A assiduidade e a pontualidade dos colaboradores são aspetos fundamentais para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do setor de atividade em que atua. Um colaborador que não comparece regularmente no trabalho, ou que chega atrasado pode prejudicar o desempenho de toda a equipa e afetar a produtividade da empresa como um todo.
Para controlar a assiduidade e a pontualidade dos colaboradores , existem diversas técnicas e ferramentas disponíveis. Leia neste artigo quais são!
Tabela de conteúdos:
- 4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores
- O controlo da assiduidade e pontualidade por setores
- Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de um software?
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4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores
O controlo da assiduidade e pontualidade dos colaboradores é um desafio constante para muitas empresas. A gestão eficiente desses aspetos pode impactar diretamente a produtividade e o desempenho da equipa, além de garantir o cumprimento das leis, estabelecidas pela ACT.
Existem diversas formas de controlar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores, desde métodos mais tradicionais, como relógios de ponto, até soluções mais modernas , como apps de gestão de recursos humanos. Saiba quais as quatro principais formas de fazer o controlo de assiduidade e pontualidade:
1. Registo manual em papel ou Excel
Uma das formas mais tradicionais de controlar a assiduidade é através de um registo manual, geralmente feito em folhas de papel, em cartões de ponto, ou em folhas de Excel. Os colaboradores precisam de registar a sua entrada e saída no local de trabalho, que depois é recolhido pelo departamento de recursos humanos para posterior tratamento.
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2. Registo digital
Atualmente, muitas empresas já adotaram relógios de ponto digitais para o registo de assiduidade e pontualidade. Esses sistemas podem ser utilizados através de equipamentos específicos, como relógios de ponto, ou através de aplicações para smartphones.
Alguns exemplos de aplicações que podem ser utilizadas para esse fim são o Trello, Clockify ou a app da Factorial (um software de gestão de recursos humanos).
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3. Controlo de acesso
Alguns setores, como as fábricas e armazéns, utilizam sistemas de controlo de acesso para controlar a entrada e saída dos colaboradores. Estes sistemas podem utilizar cartões magnéticos ou biometria para verificar a identidade do colaborador.
4. Softwares de gestão de recursos humanos
Existem diversos softwares de gestão de recursos humanos que incluem funcionalidades para o registo de assiduidade e pontualidade dos colaboradores.
Um exemplo é a Factorial , que permite registar a entrada e saída dos colaboradores através de uma aplicação para smartphones ou num computador . A plataforma também inclui funcionalidades para monitorizar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores, emitir relatórios e gerir faltas e atrasos.
O controlo da assiduidade e pontualidade por setores
É importante ressaltar que o controlo de assiduidade e pontualidade pode variar de acordo com o setor de atividade. No setor da restauração e hotelaria, por exemplo, é comum utilizar sistemas de registo manual ou digital, enquanto em setores operários é mais comum utilizar sistemas de controlo de acesso.
Assiduidade e pontualidade no setor hoteleiro e restauração
No setor da restauração e hotelaria , o controlo de assiduidade pode ser feito através de sistemas digitais , como leitores de cartões ou aplicações para smartphones , ou através de sistemas manuais , como folhas de ponto.
Alguns estabelecimentos podem também adotar sistemas de reconhecimento facial para o registo de entrada e saída dos colaboradores. Além disso, pode ser útil implementar uma política de atrasos e faltas para evitar prejuízos ao negócio.
Fábricas e indústrias
Nas fábricas e indústrias, é comum utilizar sistemas de controlo de acesso. Esta é uma forma de garantir que apenas os colaboradores autorizados acedam às instalações. Estes sistemas podem incluir leitores de cartões ou reconhecimento biométrico, por exemplo.
Além disso, o controlo de assiduidade pode ser feito através de folhas de ponto, relógios de ponto digitais ou sistemas de monitoramento de entrada e saída de veículos de transporte de funcionários.
Setor da saúde
No setor da saúde, o controlo de assiduidade e pontualidade é crucial para garantir que os pacientes recebam o atendimento necessário e dentro dos prazos estabelecidos. Alguns hospitais e clínicas podem utilizar sistemas de ponto eletrónicos ou aplicações para smartphones para registar a entrada e saída dos colaboradores.
É também importante estabelecer políticas claras de atrasos e faltas , e ter uma equipa de recursos humanos dedicada a lidar com essas questões.
Setor Tecnológico
Na área tecnológica, muitas empresas adotam uma política de horários flexíveis e trabalho remoto, o que pode tornar o controlo de assiduidade mais desafiador.
Nesse caso, pode ser útil utilizar ferramentas de monitorização de atividades dos colaboradores, como o RescueTime ou o Toggl. Além disso, é importante estabelecer políticas claras sobre horários de trabalho e comunicação entre os colaboradores.
Qualquer que seja o setor escolhido, lembre-se que a inovação tecnológica em RH tem um impacto bastante positivo nos diversos setores de trabalho.
Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de aplicações?
A Factorial é uma plataforma de recursos humanos que oferece uma série de ferramentas. Entre elas, está incluído um sistema de registo de assiduidade e pontualidade online.
Esta funcionalidade permite que os colaboradores registem a sua entrada e saída através de uma aplicação para smartphone. Eliminando, assim, a necessidade de relógios de ponto físicos ou folhas de ponto em papel.
App Factorial: controlo de assiduidade e pontualidade
Para utilizar o sistema de registo de assiduidade e pontualidade da Factorial, é necessário que os colaboradores descarreguem a aplicação móvel Factorial e se registem na plataforma. Fazendo este primeiro passo, conseguem depois facilmente registar a sua entrada e saída no trabalho através da app, que regista automaticamente a data e hora.
Além disso, a plataforma oferece recursos de relatórios e análises que permitem que os gestores monitorem o desempenho dos funcionários em relação à assiduidade e pontualidade. Consegue gerar relatórios com informações sobre atrasos, faltas e horas trabalhadas, permitindo uma análise mais precisa da produtividade dos colaboradores.
O que posso fazer, na prática, através do controlo de assiduidade da Factorial?
Sabemos que juntar, manualmente, as horas trabalhadas de todos os colaboradores significam horas e horas perdidas. Ou que é importante ter uma visão geral sobre a assiduidade dos trabalhadores , para tomar decisões estratégicas e, para isso, é necessário ter relatórios personalizados. Também sabemos a importância de garantir que a sua empresa está em cumprimento com todas as leis trabalhistas.
A pensar nas necessidades de pequenas, médias e grandes empresas , criámos a Factorial Controlo de Assiduidade. Na prática, esta funcionalidade dá acesso a várias vantagens como:
- Relatórios personalizados: consegue obter insights valiosos sobre o desempenho dos seus colaboradores, através de relatórios personalizados que medem a produtividade e o número de horas trabalhadas.
- Políticas de controlo horário: crie políticas de assiduidade e pontualidade, em conformidade com as necessidades da sua empresa.
- Horas extraordinárias: monitorize todas as horas extra realizadas pelos seus colaboradores.
- Integrações/API: tem já um sistema de picagem de ponto em vigor? Integre-o com o software da Factorial.
- Cumprimento da lei: todos os dados fornecidos pelo software são transformados em relatórios que garantem o cumprimento das leis trabalhistas.
- Aprovação da folha de ponto: o software envia-lhe lembretes para revisão e aprovação das folhas de ponto.
- Sistema de picagem de ponto: picar através do telemóvel ou computador é possível. Só tem de decidir todos os sistemas de picagem que quer ativar. Um relógio de ponto diferente para cada funcionário? É possível!
- Pausas manuais e automáticas: consegue controlar todas as pausas que os seus colaboradores fazem.
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A Factorial tem mais funcionalidades?
Sim! A Factorial é um software de gestão de recursos humanos, tudo-em-um. Isto significa que, além do controlo de assiduidade e pontualidade, tem acesso a outras funcionalidades para gerir o dia-a-dia da sua equipa de RH:
- Gestão de talentos: recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, onboarding/offboarding , gestão de formações internas, monitorização de objetivos;
- Gestão de horários: gestão de ausências, turnos, relógio de ponto e controlo de assiduidade;
- Funcionalidades jurídicas e financeiras: gestão de recibos de vencimento, despesas e assinatura eletrónica;
- E muito mais!
Em suma, a utilização da aplicações como a da Factorial para registo de assiduidade e pontualidade traz diversas vantagens para a empresa. Maior praticidade e precisão na gestão de horários, redução de custos com a aquisição e manutenção de equipamentos físicos de registo de ponto, são alguns exemplos.
Se aliarmos as vantagens de um software de RH desta dimensão, conseguirá tornar os seus processos de RH mais produtivos e eficientes!✅ Marque uma demonstração grátis do software da Factorial e automatize a gestão de RH da sua empresa!
