Gerir o horário de trabalho com flexibilidade e organização, em setores altamente dinâmicos como a restauração e a hotelaria é fundamental para garantir o sucesso operacional.
A gestão eficiente dos horários de trabalho e dos turnos assegura o bom funcionamento diário. Além de melhorar a experiência dos clientes e o bem-estar das equipas.
Neste artigo, exploramos os desafios e as melhores práticas para gerir o horário e turnos, com foco nas necessidades específicas destes setores. E como ferramentas tecnológicas, como a Factorial, podem simplificar e otimizar este processo.
Tabela de conteúdos:
- Como controlar a assiduidade e pontualidade num hotel ou restaurante?
- Gerir o horário de trabalho semanal no setor hoteleiro
- Gestão de turnos no setor hoteleiro
- 10 benefícios do uso de um software de RH
- Como escolher o melhor software para a restauração e hotelaria?
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Como controlar a assiduidade e pontualidade num hotel ou restaurante?
A gestão eficaz da assiduidade e pontualidade é essencial para manter um bom funcionamento nos setores de hotelaria e restauração. Já que os atrasos ou ausências podem afetar diretamente quer a experiência do cliente e a eficiência das operações.
Lembra-se dos cartões magnéticos para picar o ponto? Era comum os superiores de cada trabalhador fazerem o controlo das horas trabalhadas através dessa máquina de ponto, onde era marcado o cartão do funcionário.
No entanto, o mundo evoluiu e os seus sistemas de RH devem acompanhar este processo. Por exemplo, se um colaborador tem um contrato de trabalho remoto, a máquina de registo de ponto à porta do escritório já não faz sentido.
As novas versões para gerir o horário de trabalho semanal passaram a ser os modelos em Excel e/ou os softwares na nuvem. Sendo que um software é uma ferramenta muito mais sofisticada e completa que qualquer modelo.
E utilizar um software permite-lhe gerir muito mais do que a picagem de ponto.
Através de um software de RH, pode:
- Cumprir as leis de horário de trabalho e ausências em Portugal;
- Monitorizar as horas trabalhadas;
- Sincronizar as horas trabalhadas com relatórios mensais;
- Verificar folgas, ausências e baixas médicas;
- Gerir recibos de vencimento;
- Administrar turnos de trabalho para evitar erros e sobreposições;
- Ver a presença do funcionário em tempo real;
- Disponibilizar o horário de trabalho semanal e turnos de um determinado funcionário ao seu superior.
Gerir o horário de trabalho semanal no setor hoteleiro
Existem softwares que possuem funcionalidades que podem ajudar os gestores de recursos humanos e os proprietários de restaurantes e hotéis. Permitem não só gerir o horário, como ter maior controlo sobre as horas trabalhadas por cada um.
Por norma, estas soluções também reúnem dados e insights valiosos. Com eles, posteriormente, os gestores podem avaliar e tomar melhores decisões sobre a organização das equipas.
Neste tipo de software, o problema da contabilização de horas extra fica também resolvido. E a quantidade de papelada necessária para fazer o controlo de assiduidade, de férias e de ausências deixa de existir!
Vejamos, então, duas soluções para fazer este controlo horário nos restaurantes e hotéis: uma folha de ponto em Excel e a Factorial! ⬇️
1) Folha de Ponto em Excel [Grátis]
Temos um modelo de folha de ponto mensal em Excel para que possa descarregar e entregar aos seus colaboradores para preencherem no seu dia a dia. Descarregue abaixo!
No entanto, como dissemos, utilizando um sistema na nuvem, a gestão de pessoas do seu negócio seria muito mais simples. E os erros seriam inexistentes. Veja como a seguir!
2) Factorial: software para controlo do horário de trabalho semanal nos setores de hotelaria e restauração
Na hotelaria e restauração é fundamental economizar tempo e otimizar processos internos. Muitas vezes, acontece que os gestores de equipa deste tipo de negócio têm dificuldade em encontrar o sistema para gerir o horário de trabalho que melhor se adapta à maneira de trabalhar da equipa.
Se tem procurado pelo sistema ideal para a sua empresa, pode ter aqui a solução. A Factorial é um software de RH que permite otimizar e simplificar os processos de picagem de ponto. Bem como do acompanhamento de horas trabalhadas de qualquer funcionário.
Eis tudo o que pode fazer com a funcionalidade de controlo horário da Factorial:
- Criar relatórios de horas personalizados;
- Definir políticas de horário personalizadas;
- Picar o ponto a partir de qualquer lugar, já que é um software na nuvem;
- Cumprir as obrigações legais impostas no Código do Trabalho;
- Armazenar todos os dados da assiduidade;
- E muito mais!
Gestão de turnos no setor hoteleiro
Dois dos setores mais afetados pelo trabalho por turnos são, justamente, a hotelaria e a restauração. E, por isso, necessitam de uma ferramenta mais avançada para gerir o horário de cada trabalhador.
Para tal, pode utilizar um template em Excel mais específico e completo do que a folha de ponto. Ou, melhor ainda, optar por adicionar a funcionalidade de gestão de turnos ao controlo de assiduidade da Factorial. Quer saber como? Contamos-lhe tudo nas próximas secções.
1) Excel para gestão de turnos [Grátis]
Este modelo pronto em Excel é muito semelhante ao da folha de ponto. No entanto, as fórmulas nele inseridas foram criadas com base nas necessidades dos trabalhadores por turnos. Descarregue o modelo abaixo! ⬇️
2) Factorial: como fazer a gestão de turnos com um software ou app?
Tal como dissemos acima, o software Factorial permite-lhe adicionar a funcionalidade de gestão de turnos ao seu plano habitual. Aqui estão algumas dicas para aproveitar as vantagens desta solução digital:
- Planeie com antecedência. Com uma solução para isso, poderá visualizar os turnos de cada trabalhador num calendário semanal ou mensal. Isso permitir-lhe-á estar preparado para os horários de maior afluência, além de antecipar possíveis problemas ou conflitos de turnos.
- Atribua o mesmo número de horas a todos. Havendo maior visibilidade dos turnos dos funcionários, fica mais fácil garantir que distribuiu as horas de trabalho de forma justa.
- Comunique possíveis alterações à sua equipa. Com a Factorial, sempre que publicar, modificar ou apagar um turno, o funcionário correspondente poderá visualizá-lo em tempo real. Seja por e-mail ou na própria plataforma.
- Evite que os turnos se sobreponham. O software Factorial alerta-o para a possibilidade de sobreposição de turnos, para que seja possível evitar essa situação.
- Integre o software com outras plataformas: Como por exemplo, a Innux, que conta com dispositivos para reconhecimento facial e/ou impressão digital.
💡 Se ainda não ficou convencido, teste por si mesmo! Experimente grátis hoje mesmo!
10 benefícios do uso de um software de RH ao gerir o horário de trabalho semanal
Agora que já conhece algumas das funcionalidades do software Factorial, veja quais são os 10 benefícios em utilizar um software de RH em hotéis, restaurantes, bares, cafés, etc:
- Gerir o horário de trabalho semanal da sua equipa;
- Economizar tempo na gestão de documentos e outros processos;
- Estar em conformidade com as leis laborais do Código do Trabalho;
- Melhorar a experiência do funcionário;
- Aumentar a produtividade;
- Otimizar comunicação entre os funcionários;
- Simplificar os processos de gestão;
- Ter maior transparência, tanto para o funcionário quanto para o empregador;
- Controlar mais eficazmente as horas extra;
- Obter mais informações para uma melhor tomada de decisão.
Como escolher o melhor software para gerir o horário na restauração e hotelaria?
Se procura de um software para gerir processos no seu restaurante ou hotel, recomendamos que uma aplicação ou software intuitivos. Tanto para o departamento de Recursos Humanos, como para os próprios funcionários.
Se, para além disto, estiver interessado numa solução que permita:
- Picar o ponto através de um código QR, que seria lido ao entrar no trabalho;
- Informar colaboradores e managers sobre os horários e turnos;
- Pedir férias e folgas através de uma app.
Então, pode (e deve!) testar a Factorial. Além destes 3 pontos, o software Factorial fornece ainda informações sobre o local onde ocorre o início e o fim do turno, através do recurso de geolocalização.
Os funcionários poderão gerir facilmente o horário de trabalho semanal e os turnos. Ao mesmo tempo, os gestores poderão aceder a toda e qualquer informação, em tempo real, na plataforma.
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