O Melhor Gestor Documental Para a Tua Empresa – Factorial Docs

A gestão documental nas empresas nem sempre é fácil. Gerir a visibilidade de cada documento, armazenar de forma segura a informação mais importante da empresa e unificar em uma só plataforma os contratos, os acordos, as políticas da empresa, os recibos de vencimento… é complexo.

Muitas empresas confiam num software de gestão documental para cumprir todas estas tarefas mas na maioria das vezes acaba por ser um solução cara e pouco eficiente. Muitos dos gestores documentais que existem no mercado só servem para armazenar documentos e acabam por não serem integrados na empresa. O simples facto de acessar a uma plataforma distinta daquela que utiliza para a gestão de férias e ausências ou, para comunicar com os colaboradores faz com que a gestão documental fique para segundo plano.

Para que o gestor documental seja realmente útil na tua empresa deve cumprir com alguns requisitos básicos:

  • Deve sincronizar-se com o teu software de gestão de ausências para armazenar as ausências, as licenças e outros documentos relativos às ausências geradas na empresa do colaborador.
  • Assegurar que os recibos de vencimento sejam visíveis só para o colaborador que deve vê-los.
  • Deve ter uma área privada para cada colaborador na qual possam armazenar contratos, licenças, payroll e documentos de identidade.
  • Deve ser disponível em qualquer dispositivo sem a necessidade de descarregar programas adicionais e deve ser compatível com qualquer tipo de ficheiro.
  • Deve servir como ferramenta interna para compartilhar documentos e comunicados com toda a empresa.
  • Deve cumprir com os critérios de segurança e o RGPD.

O gestor documental mais inteligente:

Em Factorial trabalhamos para simplificar o dia a dia do seu departamento de recursos humanos para que possa estar mais atento aos seus colaboradores. Depois de falar com dezenas de empresas que já usam Factorial e entender quais são as suas necessidades criamos um gestor documental inteligente que o ajuda a poupar tempo.

Com o gestor documental da Factorial pode armazenar toda a documentação da sua empresa e dos seus trabalhadores numa plataforma 100% segura. Com acesso 24 horas ao dia, em qualquer dispositivo e sem necessidade de instalar nada. Entre em Factorial, inicie a sessão e pronto.

Uma pasta para cada colaborador na qual pode armazenar toda a sua informação pessoal. Desta forma evita erros e assegura que apenas só aquele colaborador verá os seus documentos pessoais. Além disso, quando um colaborador anexar um documento de baixa, nós o carregaremos automaticamente na sua pasta pessoal.

Designe, envie e guarde os recibos de vencimento para cada colaborador. O gestor documental da Factorial é capaz de ler um único documento com todos os recibos de vencimento da empresa e dividi-lo por colaboradores. Deste modo, Factorial reconhecerá todos os dados do colaborador e atribuirá a recibo de vencimento ao trabalhador correto automaticamente. Pode rever todo o processo e clicar em enviar quando tiver certificado que está tudo correto. O gestor de recibos de vencimento enviará uma notificação ao colaborador para que possa consultar o seu recibo de vencimento e o guardará na pasta pessoal do trabalhador, dentro da sua secção de recibos de vencimento.

Documentos internos visíveis ou invisíveis. A melhor maneira de compartilhar documentos com os seus colaboradores. Carregue qualquer tipo de ficheiro e escolhe se será público para todos os colaboradores ou privado para administradores. Poderá modificar a visibilidade tantas vezes quanto achar conveniente. Simplesmente arraste o documento e torne-o visível ou privado.

Comece a usar o gestor documental inteligente da Factorial e poupe entre 5 a 6 horas de gestão à semana.

gestor documental factorial

 

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