Um sistema de controlo de assiduidade pode ser a chave para um dos principais desafios enfrentados pelas equipas de recursos humanos. Ter um controlo eficiente da assiduidade dos colaboradores é uma tarefa demorada e trabalhosa, quando os RH não se munem das ferramentas certas.
Neste contexto, os sistemas de controlo de assiduidade desempenham um papel crucial. Quer saber como? Explore este artigo! Apresentamos os benefícios deste tipo de sistema tanto para as empresas quanto para os departamentos de recursos humanos. Exploramos ainda as funcionalidades oferecidas pela plataforma de controlo de assiduidade da Factorial.
Tabela de conteúdos:
- O que é um sistema de controlo de assiduidade?
- Porque é importante ter um sistema de controlo de assiduidade?
- Como pode um sistema de controlo de assiduidade beneficiar grandes empresas?
- 👉 Factorial: como utilizar este sistema de controlo de assiduidade?
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O que é um sistema de controlo de assiduidade?
Um sistema de controlo de assiduidade é uma ferramenta essencial para empresas de todas as dimensões. É uma solução tecnológica que permite às empresas monitorar e registar a presença dos seus colaboradores.
Pode ser implementado de diferentes formas, como sistemas de ponto eletrónico, apps de controlo de horário ou até mesmo através de tecnologias biométricas, como o reconhecimento facial. Esta ferramenta permite rastrear a entrada e saída dos funcionários, bem como as suas horas de trabalho semanais, faltas, atrasos e acompanhar as pausas automáticas.
Porque é importante ter um sistema de controlo de assiduidade?
Ter um sistema de assiduidade é fundamental para garantir a eficiência e produtividade de uma empresa. Ajuda a evitar o absenteísmo e o abuso de horários por parte dos colaboradores. Consequentemente, reduz os custos relacionados à falta de pontualidade.
Além disso, um software de gestão de assiduidade também é uma forma de garantir a conformidade com as leis trabalhistas e os acordos sindicais. Evita, assim, possíveis processos judiciais relacionados ao cumprimento de horários de trabalho.
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Como pode um sistema de controlo de assiduidade beneficiar grandes empresas?
Se tem uma grande empresa, sabe que estas têm uma estrutura complexa, com muitos colaboradores e diferentes departamentos. Neste sentido, este tipo de sistemas podem oferecer várias vantagens, tais como:
1) Monitorização eficiente
Com um sistema de controlo, é possível monitorar a presença de um grande número de colaboradores, em tempo real. Isto facilita a identificação de faltas, atrasos ou saídas antecipadas, permitindo que a empresa tome medidas corretivas imediatas. Deixe os papéis de lado ou as contagens manuais.
2) Planeamento de recursos
Com base nas informações recolhidas por este tipo de sistema, as empresas podem planear melhor a alocação de recursos humanos. O ajuste de escalas de trabalho, a distribuição de tarefas e a previsão de necessidades de mão de obra em diferentes áreas da organização.
3) Otimização da gestão de férias e licenças
Um sistema de controlo de assiduidade pode facilitar o processo de solicitação e aprovação de férias e licenças, evitando conflitos de agenda e garantindo que a empresa tenha cobertura adequada durante os períodos de ausência dos seus colaboradores.
4) Cumprimento das políticas internas
Com um sistema de controlo, é mais fácil garantir que todos os colaboradores estejam a seguir as políticas internas relacionadas com os horários de trabalho. Garante o cumprimento de intervalos de descanso, limite de horas extras e regras de pontualidade.
5) Análise de produtividade
O software de gestão de assiduidade permite gerar relatórios e análises sobre a produtividade dos seus colaboradores. Essas informações são valiosas para identificar padrões, otimizar processos e promover a melhoria contínua dentro da empresa.
Benefícios de um sistema de controlo de assiduidade para os recursos humanos
Além dos benefícios mencionados acima, os sistemas de controlo de assiduidade também oferecem vantagens específicas para os departamentos de recursos humanos. Alguns desses benefícios incluem:
1) Simplificação da gestão de dados
Com um sistema que controle a assiduidade, os RH podem ter acesso fácil a informações precisas sobre a presença e as horas de trabalho de cada colaborador. Elimina a necessidade de recolher manualmente esses dados, reduzindo erros e economizando tempo.
2) Automatização de tarefas burocráticas
Os sistemas de controlo de assiduidade podem automatizar tarefas burocráticas. O cálculo de horas trabalhadas, o cálculo de salários e a geração de relatórios são alguns exemplos. Desta forma, permite que os recursos humanos se foquem em atividades estratégicas. Esqueça as preocupações com tarefas repetitivas e demoradas.
3) Gestão eficiente de recibo de vencimento
Com base nas informações registadas pelo sistema de controlo de assiduidade, os recursos humanos podem garantir uma gestão mais eficiente das folhas de pagamento. Inclui o cálculo preciso de horas extras, subsídios noturnos e outras bonificações relacionadas com a assiduidade e pontualidade.
4) Cumprimento das obrigações legais
Um sistema de controlo de assiduidade ajuda este departamento a garantir o cumprimento das obrigações legais relacionadas à gestão de horários de trabalho, intervalos de descanso e limites de horas extras. Reduz o risco de não conformidade e possíveis penalidades legais.
Além das vantagens mencionadas, é importante destacar que um software de gestão de assiduidade também pode promover a transparência e a equidade dentro da organização. Ao registar de forma precisa a presença dos funcionários, evita situações de favoritismo ou desigualdade no tratamento dos colaboradores.
Um sistema de controlo de assiduidade pode também ser uma ferramenta útil para a gestão do teletrabalho ou trabalho remoto. Com o aumento da adoção dessas modalidades de trabalho, é fundamental ter mecanismos para monitorar a presença e a produtividade dos funcionários, mesmo quando estão fora do ambiente físico da empresa.
Como utilizar o sistema de controlo de assiduidade da Factorial?
A Factorial é uma plataforma popular que oferece um sistema de controlo de assiduidade abrangente e fácil de usar. Entre as funcionalidades disponíveis, destacam-se:
- Registo de presença: através da Factorial, os colaboradores podem registar a sua presença utilizando diferentes métodos, como picar o ponto na aplicação móvel, através do computador ou até mesmo por reconhecimento facial.
- Gestão de horários: a plataforma permite configurar horários de trabalho personalizados para cada colaborador. Isto inclui dias e horários de trabalho e acompanhar pausas automáticas e folgas. Desta forma, facilita o acompanhamento da assiduidade e a gestão dos horários de cada colaborador.
- Relatórios e análises: a Factorial oferece uma ampla variedade de relatórios e análises relacionados à assiduidade dos funcionários. Essas informações ajudam a identificar tendências, a avaliar a produtividade e tomar decisões informadas para otimizar a gestão de recursos humanos.
- Integração com outras ferramentas: a plataforma da Factorial pode ser integrada com outras ferramentas de gestão. Isto permite uma maior sincronização e automatização de processos, evitando a duplicação de esforços e melhorando a eficiência do departamento de recursos humanos. A Innux é um exemplo de integração que conta com dispositivos fixos para reconhecimento facial e/ou impressão digital.
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8 tarefas que pode fazer com o sistema de assiduidade da Factorial
Estas são 8 das muitas tarefas práticas que pode fazer no software Factorial:
- Relatórios personalizados: ganhe insights valiosos através de uma plataforma fácil de usar, e crie relatórios de horas.
- Políticas de controlo horário: personalize as políticas de relógio de ponto, satisfazendo as necessidades das suas equipas e cumprindo as leis.
- Horas extraordinárias: mantenha-se informado sobre as horas extra que cada colaborador faz, e crie relatórios que meçam a produtividade.
- Integrações/API: integre o seu sistema de picagem de ponto atual com o sistema da Factorial e mantenha tudo alinhado.
- Cumprimento da lei: cumpra as leis sobre controlo horário através dos relatórios automáticos de equipa produzidos pela Factorial.
- Aprovação da folha de ponto: receba lembretes sempre que precisar de rever uma folha de ponto e aprove-a em poucos cliques.
- Sistemas de picagem de ponto: ative diferentes sistemas de picagem de ponto, e deixe que a sua equipa faça clock- in a partir do telemóvel ou computador.
- Pausas manuais e automáticas: acompanhe todas as pausas, manuais ou automáticas, de cada colaborador da sua equipa.
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Hoje é o dia para apostar num sistema de controlo de assiduidade!
Podemos concluir que um sistema de assiduidade oferece inúmeras vantagens. Seja para as empresas, seja para os departamentos de RH.
Permite monitorar e registar a presença dos colaboradores, garantindo o cumprimento dos horários de trabalho e evitando abusos. Além disso, oferece benefícios como o aumento da produtividade, melhor planeamento de recursos, cumprimento das políticas internas e simplificação da gestão de dados.
É fundamental consciencializar os colaboradores sobre a importância e os benefícios do controlo de assiduidade. É importante explicar como este sistema funciona, que dados são recolhidos e como essas informações são utilizadas.
Esta transparência ajudará a criar um ambiente de confiança e a promover a aceitação e o envolvimento dos colaboradores com a ferramenta.
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