<\/a>O que \u00e9 um Ficheiro Pessoal Digital?<\/h2>\nO arquivo pessoal cont\u00e9m todos os dados e documentos relativos a um colaborador que s\u00e3o relevantes para a rela\u00e7\u00e3o de emprego. No passado, esta informa\u00e7\u00e3o s\u00f3 era registada e mantida em papel. Hoje em dia, isto \u00e9 normalmente feito de forma digital. Isto significa que as empresas podem facilmente gerir eletronicamente o ficheiro de pessoal e beneficiar de um processo administrativo simplificado.<\/p>\n
<\/a>Em que consiste um Ficheiro Pessoal Digital?<\/h2>\nA estrutura do ficheiro do pessoal n\u00e3o est\u00e1 definida por lei. No entanto, existem regulamentos que devem ser seguidos quando se mant\u00e9m um ficheiro (digital) de pessoal. Por exemplo, devido ao sigilo m\u00e9dico, nenhuma descoberta m\u00e9dica, documentos ou motivos de doen\u00e7a podem ser mantidos no processo pessoal.<\/p>\n
Como funcion\u00e1rio, pode determinar por si mesmo quais os documentos e registos que pertencem ao processo pessoal. A seguinte lista pode ajud\u00e1-lo:<\/p>\n
\n- Dados pessoais:<\/strong> Isto inclui todos os dados pessoais, tais como endere\u00e7o e data de nascimento, mas tamb\u00e9m documentos de candidatura, refer\u00eancias, curriculum vitae, certificados e atestados para forma\u00e7\u00e3o cont\u00ednua, etc.<\/li>\n
- Contratos:<\/strong> Aqui pode registar contratos de emprego e\/ou de forma\u00e7\u00e3o, avisos de rescis\u00e3o e altera\u00e7\u00f5es contratuais.<\/li>\n
- Dados Fiscais:<\/strong> Inclui n\u00famero de seguran\u00e7a social, seguros de sa\u00fade e documentos sobre impostos e rendimento.<\/li>\n
- Sal\u00e1rio:<\/strong> Inclui dados salariais, tais como sal\u00e1rios e outros benef\u00edcios.<\/li>\n
- Hor\u00e1rio de trabalho:<\/strong> Pedidos e licen\u00e7as de f\u00e9rias, faltas, hor\u00e1rio de trabalho e horas extraordin\u00e1rias<\/li>\n
- Outros<\/strong>: documentos, certificados, c\u00f3pias de cartas de condu\u00e7\u00e3o e outros documentos de identidade relevantes e, quando apropriado, correspond\u00eancia com o membro do pessoal<\/li>\n<\/ul>\n
![\"profissional](\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/26163521\/software-recursos-humanos-pt.png\")
<\/a><\/h3>\n<\/a>Ficheiro Pessoal Digital – Vantagens e Desvantagens<\/h2>\nVantagens<\/strong><\/p>\n\n- Acesso r\u00e1pido a todos os ficheiros<\/li>\n
- Vis\u00e3o geral estruturada dos documentos atrav\u00e9s de um sistema uniforme<\/li>\n
- Menos esfor\u00e7o administrativo e tempo de trabalho adicional ganho atrav\u00e9s de processos automatizados<\/li>\n
- Minimiza\u00e7\u00e3o do esfor\u00e7o log\u00edstico (poupan\u00e7a de espa\u00e7o e tempo)<\/li>\n
- Redu\u00e7\u00e3o de custos atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o criadora de espa\u00e7o e redu\u00e7\u00e3o dos custos de impress\u00e3o e papel<\/li>\n
- Protec\u00e7\u00e3o de dados sens\u00edveis atrav\u00e9s de armazenamento seguro em formato eletr\u00f3nico<\/li>\n
- Protec\u00e7\u00e3o de dados atrav\u00e9s de direitos de acesso estritos<\/li>\n
- A acessibilidade. Textos podem ser ampliados ou lidos em voz alta.<\/li>\n
- As barreiras lingu\u00edsticas (tradu\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica) podem ser ultrapassadas<\/li>\n<\/ul>\n
Desvantagens<\/strong><\/p>\n\n- Dependendo do fornecedor, elevados custos e despesas de tempo para a introdu\u00e7\u00e3o do ficheiro pessoal digital<\/li>\n
- Risco de acesso aos dados pessoais<\/li>\n<\/ul>\n
<\/a>Introdu\u00e7\u00e3o e Convers\u00e3o ao Ficheiro Pessoal Digital<\/h2>\nUma convers\u00e3o de ficheiros pessoais em papel para ficheiros pessoais digitais deve ser bem planeada.<\/p>\n
\n- Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong>: Uma introdu\u00e7\u00e3o passo a passo come\u00e7a com a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos em papel j\u00e1 existentes. Os documentos que j\u00e1 n\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rios ou que precisam de ser guardados podem ser classificados, uma vez que a sua digitaliza\u00e7\u00e3o significa trabalho adicional desnecess\u00e1rio. Al\u00e9m disso, no primeiro passo pode criar documentos e dados pessoais no ficheiro pessoal digital.<\/li>\n
- Utiliza\u00e7\u00e3o:<\/strong> O passo seguinte \u00e9 o armazenamento, “arquivamento”, de documentos eletr\u00f3nicos. \u00c9 aqui que se gerem os dados. Todos os processos que anteriormente eram feitos em papel s\u00e3o agora processados, pesquisados, enviados, avaliados e at\u00e9 assinados electronicamente.<\/li>\n
- Arquivo:<\/strong> Dependendo do tipo de documentos, estes s\u00e3o armazenados por diferentes per\u00edodos de tempo durante o arquivamento e eliminados, se necess\u00e1rio.<\/li>\n<\/ol>\n
<\/a>Manter ou n\u00e3o os originais?<\/h2>\nAp\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos, a maioria dos documentos em papel pode ser destru\u00edda sem risco, mas nem todos eles. Como precau\u00e7\u00e3o, deve guardar alguns documentos na sua vers\u00e3o original – para al\u00e9m da forma digital. Estes incluem contratos e documentos oficiais com assinaturas, tais como contratos de trabalho e cartas de demiss\u00e3o. Se mais tarde houver uma disputa legal, os documentos originais servem como as chamadas provas documentais. Se apenas estiver dispon\u00edvel um documento digitalizado, isto \u00e9 apenas prova visual em tribunal e menos significativa.<\/p>\n
Dica:<\/strong> Obtenha apoio jur\u00eddico para saber exatamente quais os documentos que pode destruir ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o e quais n\u00e3o.<\/p>\n <\/p>\n
<\/a>Ficheiro pessoal digital e o RGPD: Aspectos jur\u00eddicos da protec\u00e7\u00e3o de dados<\/h2>\nUma vez que os ficheiros pessoais digitais cont\u00eam dados pessoais sens\u00edveis, deve assegurar-se de que estes s\u00e3o mantidos confidenciais aquando da sua introdu\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o. Al\u00e9m disso, certos pap\u00e9is, compet\u00eancias e direitos de acesso devem ser definidos para satisfazer os requisitos de um sistema \u00e0 prova de auditoria.<\/p>\n
No que diz respeito aos requisitos de protec\u00e7\u00e3o de dados, devem ser tidos em conta os seguintes aspetos:<\/p>\n
\n- Os documentos devem ser armazenados em seguran\u00e7a e de forma atempada.<\/li>\n
- O acesso aos dados deve ser controlado atrav\u00e9s da defini\u00e7\u00e3o dos direitos de acesso.<\/li>\n
- Os dados n\u00e3o podem ser transmitidos a terceiros.<\/li>\n
- Cada colaborador tem o direito de inspecionar o seu pr\u00f3prio ficheiro pessoal.<\/li>\n
- O per\u00edodo m\u00ednimo de reten\u00e7\u00e3o deve ser respeitado e os documentos devem ser apagados permanentemente posteriormente.<\/li>\n<\/ul>\n
\u2714\ufe0f <\/a>Dados Pessoais Digitais com o Software certo<\/h2>\nCom uma solu\u00e7\u00e3o completa de RH como a Factorial, pode implementar o ficheiro digital de pessoal na sua empresa juntamente com outras fun\u00e7\u00f5es importantes de gest\u00e3o de RH, tais como registo de tempo, gest\u00e3o de f\u00e9rias e muito mais.<\/p>\n
\u00c9 importante que o software tenha uma funcionalidade de auto-gest\u00e3o para os funcion\u00e1rios. Isto significa que os seus colaboradores t\u00eam acesso ao seu pr\u00f3prio portal de colaborador e podem realizar a\u00e7\u00f5es por conta pr\u00f3pria, tais como alterar os seus dados quando mudam de endere\u00e7o ou carregar documentos importantes, tais como certificados m\u00e9dicos. Isto n\u00e3o s\u00f3 poupa aos respons\u00e1veis do departamento de pessoal muito trabalho administrativo, mas tamb\u00e9m muito tempo!<\/p>\n
A estrutura do ficheiro do pessoal n\u00e3o est\u00e1 definida por lei. No entanto, existem regulamentos que devem ser seguidos quando se mant\u00e9m um ficheiro (digital) de pessoal. Por exemplo, devido ao sigilo m\u00e9dico, nenhuma descoberta m\u00e9dica, documentos ou motivos de doen\u00e7a podem ser mantidos no processo pessoal.<\/p>\n
Como funcion\u00e1rio, pode determinar por si mesmo quais os documentos e registos que pertencem ao processo pessoal. A seguinte lista pode ajud\u00e1-lo:<\/p>\n
- \n
- Dados pessoais:<\/strong> Isto inclui todos os dados pessoais, tais como endere\u00e7o e data de nascimento, mas tamb\u00e9m documentos de candidatura, refer\u00eancias, curriculum vitae, certificados e atestados para forma\u00e7\u00e3o cont\u00ednua, etc.<\/li>\n
- Contratos:<\/strong> Aqui pode registar contratos de emprego e\/ou de forma\u00e7\u00e3o, avisos de rescis\u00e3o e altera\u00e7\u00f5es contratuais.<\/li>\n
- Dados Fiscais:<\/strong> Inclui n\u00famero de seguran\u00e7a social, seguros de sa\u00fade e documentos sobre impostos e rendimento.<\/li>\n
- Sal\u00e1rio:<\/strong> Inclui dados salariais, tais como sal\u00e1rios e outros benef\u00edcios.<\/li>\n
- Hor\u00e1rio de trabalho:<\/strong> Pedidos e licen\u00e7as de f\u00e9rias, faltas, hor\u00e1rio de trabalho e horas extraordin\u00e1rias<\/li>\n
- Outros<\/strong>: documentos, certificados, c\u00f3pias de cartas de condu\u00e7\u00e3o e outros documentos de identidade relevantes e, quando apropriado, correspond\u00eancia com o membro do pessoal<\/li>\n<\/ul>\n
<\/a><\/h3>\n<\/a>Ficheiro Pessoal Digital – Vantagens e Desvantagens<\/h2>\n
Vantagens<\/strong><\/p>\n
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- Acesso r\u00e1pido a todos os ficheiros<\/li>\n
- Vis\u00e3o geral estruturada dos documentos atrav\u00e9s de um sistema uniforme<\/li>\n
- Menos esfor\u00e7o administrativo e tempo de trabalho adicional ganho atrav\u00e9s de processos automatizados<\/li>\n
- Minimiza\u00e7\u00e3o do esfor\u00e7o log\u00edstico (poupan\u00e7a de espa\u00e7o e tempo)<\/li>\n
- Redu\u00e7\u00e3o de custos atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o criadora de espa\u00e7o e redu\u00e7\u00e3o dos custos de impress\u00e3o e papel<\/li>\n
- Protec\u00e7\u00e3o de dados sens\u00edveis atrav\u00e9s de armazenamento seguro em formato eletr\u00f3nico<\/li>\n
- Protec\u00e7\u00e3o de dados atrav\u00e9s de direitos de acesso estritos<\/li>\n
- A acessibilidade. Textos podem ser ampliados ou lidos em voz alta.<\/li>\n
- As barreiras lingu\u00edsticas (tradu\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica) podem ser ultrapassadas<\/li>\n<\/ul>\n
Desvantagens<\/strong><\/p>\n
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- Dependendo do fornecedor, elevados custos e despesas de tempo para a introdu\u00e7\u00e3o do ficheiro pessoal digital<\/li>\n
- Risco de acesso aos dados pessoais<\/li>\n<\/ul>\n
<\/a>Introdu\u00e7\u00e3o e Convers\u00e3o ao Ficheiro Pessoal Digital<\/h2>\n
Uma convers\u00e3o de ficheiros pessoais em papel para ficheiros pessoais digitais deve ser bem planeada.<\/p>\n
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- Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong>: Uma introdu\u00e7\u00e3o passo a passo come\u00e7a com a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos em papel j\u00e1 existentes. Os documentos que j\u00e1 n\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rios ou que precisam de ser guardados podem ser classificados, uma vez que a sua digitaliza\u00e7\u00e3o significa trabalho adicional desnecess\u00e1rio. Al\u00e9m disso, no primeiro passo pode criar documentos e dados pessoais no ficheiro pessoal digital.<\/li>\n
- Utiliza\u00e7\u00e3o:<\/strong> O passo seguinte \u00e9 o armazenamento, “arquivamento”, de documentos eletr\u00f3nicos. \u00c9 aqui que se gerem os dados. Todos os processos que anteriormente eram feitos em papel s\u00e3o agora processados, pesquisados, enviados, avaliados e at\u00e9 assinados electronicamente.<\/li>\n
- Arquivo:<\/strong> Dependendo do tipo de documentos, estes s\u00e3o armazenados por diferentes per\u00edodos de tempo durante o arquivamento e eliminados, se necess\u00e1rio.<\/li>\n<\/ol>\n
<\/a>Manter ou n\u00e3o os originais?<\/h2>\n
Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos, a maioria dos documentos em papel pode ser destru\u00edda sem risco, mas nem todos eles. Como precau\u00e7\u00e3o, deve guardar alguns documentos na sua vers\u00e3o original – para al\u00e9m da forma digital. Estes incluem contratos e documentos oficiais com assinaturas, tais como contratos de trabalho e cartas de demiss\u00e3o. Se mais tarde houver uma disputa legal, os documentos originais servem como as chamadas provas documentais. Se apenas estiver dispon\u00edvel um documento digitalizado, isto \u00e9 apenas prova visual em tribunal e menos significativa.<\/p>\n
Dica:<\/strong> Obtenha apoio jur\u00eddico para saber exatamente quais os documentos que pode destruir ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o e quais n\u00e3o.<\/p>\n
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<\/a>Ficheiro pessoal digital e o RGPD: Aspectos jur\u00eddicos da protec\u00e7\u00e3o de dados<\/h2>\n
Uma vez que os ficheiros pessoais digitais cont\u00eam dados pessoais sens\u00edveis, deve assegurar-se de que estes s\u00e3o mantidos confidenciais aquando da sua introdu\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o. Al\u00e9m disso, certos pap\u00e9is, compet\u00eancias e direitos de acesso devem ser definidos para satisfazer os requisitos de um sistema \u00e0 prova de auditoria.<\/p>\n
No que diz respeito aos requisitos de protec\u00e7\u00e3o de dados, devem ser tidos em conta os seguintes aspetos:<\/p>\n
- \n
- Os documentos devem ser armazenados em seguran\u00e7a e de forma atempada.<\/li>\n
- O acesso aos dados deve ser controlado atrav\u00e9s da defini\u00e7\u00e3o dos direitos de acesso.<\/li>\n
- Os dados n\u00e3o podem ser transmitidos a terceiros.<\/li>\n
- Cada colaborador tem o direito de inspecionar o seu pr\u00f3prio ficheiro pessoal.<\/li>\n
- O per\u00edodo m\u00ednimo de reten\u00e7\u00e3o deve ser respeitado e os documentos devem ser apagados permanentemente posteriormente.<\/li>\n<\/ul>\n
\u2714\ufe0f <\/a>Dados Pessoais Digitais com o Software certo<\/h2>\n
Com uma solu\u00e7\u00e3o completa de RH como a Factorial, pode implementar o ficheiro digital de pessoal na sua empresa juntamente com outras fun\u00e7\u00f5es importantes de gest\u00e3o de RH, tais como registo de tempo, gest\u00e3o de f\u00e9rias e muito mais.<\/p>\n
\u00c9 importante que o software tenha uma funcionalidade de auto-gest\u00e3o para os funcion\u00e1rios. Isto significa que os seus colaboradores t\u00eam acesso ao seu pr\u00f3prio portal de colaborador e podem realizar a\u00e7\u00f5es por conta pr\u00f3pria, tais como alterar os seus dados quando mudam de endere\u00e7o ou carregar documentos importantes, tais como certificados m\u00e9dicos. Isto n\u00e3o s\u00f3 poupa aos respons\u00e1veis do departamento de pessoal muito trabalho administrativo, mas tamb\u00e9m muito tempo!<\/p>\n
- Utiliza\u00e7\u00e3o:<\/strong> O passo seguinte \u00e9 o armazenamento, “arquivamento”, de documentos eletr\u00f3nicos. \u00c9 aqui que se gerem os dados. Todos os processos que anteriormente eram feitos em papel s\u00e3o agora processados, pesquisados, enviados, avaliados e at\u00e9 assinados electronicamente.<\/li>\n
- Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong>: Uma introdu\u00e7\u00e3o passo a passo come\u00e7a com a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos em papel j\u00e1 existentes. Os documentos que j\u00e1 n\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rios ou que precisam de ser guardados podem ser classificados, uma vez que a sua digitaliza\u00e7\u00e3o significa trabalho adicional desnecess\u00e1rio. Al\u00e9m disso, no primeiro passo pode criar documentos e dados pessoais no ficheiro pessoal digital.<\/li>\n
- Contratos:<\/strong> Aqui pode registar contratos de emprego e\/ou de forma\u00e7\u00e3o, avisos de rescis\u00e3o e altera\u00e7\u00f5es contratuais.<\/li>\n