{"id":27444,"date":"2020-08-18T14:16:18","date_gmt":"2020-08-18T12:16:18","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=27444"},"modified":"2023-06-23T11:28:29","modified_gmt":"2023-06-23T09:28:29","slug":"gestao-documental-teletrabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/gestao-documental-teletrabalho\/","title":{"rendered":"Como fazer uma boa gest\u00e3o documental durante o teletrabalho?"},"content":{"rendered":"<p>A gest\u00e3o documental est\u00e1 a ser transformada nas empresas com a chegada do <a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/teletrabalho-empresa-coronavirus\/\">teletrabalho<\/a>, e uma das \u00e1reas que mais percebe essa mudan\u00e7a \u00e9 a de Recursos Humanos.<\/p>\n<p>Por que os Recursos Humanos percebem isso mais do que outras \u00e1reas? Porque \u00e9 uma fonte de papelada que n\u00e3o tem fim. Na \u00e1rea de Recursos Humanos h\u00e1 o curriculum vitae, as informa\u00e7\u00f5es de cada um dos colaboradores, avalia\u00e7\u00f5es de desempenho, relat\u00f3rios, recibos de vencimento &#8230; e isso \u00e9 s\u00f3 o come\u00e7o.<\/p>\n<p>Hoje, <strong>a <a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/gestao-documental-empresas\/\">gest\u00e3o documental em Recursos Humanos<\/a> est\u00e1 bastante digitalizada<\/strong>, <strong>mas ainda existem muitos documentos em papel<\/strong>. Al\u00e9m disso, se os colaboradores da empresa n\u00e3o est\u00e3o por perto por conta do teletrabalho, fica claro que praticamente tudo tem que ser feito online.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/pt.wikipedia.org\/wiki\/Responsabilidade_social_corporativa\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-25906\" src=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min-300x103.png\" alt=\"\" width=\"618\" height=\"212\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min-300x103.png 300w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min-1024x350.png 1024w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min-768x263.png 768w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min-1536x526.png 1536w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/28162656\/horizontal%402x-min.png 1800w\" sizes=\"(max-width: 618px) 100vw, 618px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Se \u00e9 o respons\u00e1vel pelo departamento de Recursos Humanos, pode perguntar-se <strong>como otimizar a gest\u00e3o de documentos quando o teletrabalho predomina<\/strong>. Continue a ler e encontrar\u00e1 a resposta.<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#1\">Problemas da gest\u00e3o documental tradicional<\/a>\n<ul>\n<li><a href=\"#2\">N\u00e3o funciona em regime de teletrabalho<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#3\">Diminui a produtividade (e nos faz perder tempo)<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#4\">Prejudica o meio ambiente<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#5\">Por que um software de Recursos Humanos \u00e9 necess\u00e1rio?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#6\">O futuro da gest\u00e3o de documentos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/gestao-documental\">\u2705Experimente o software da Factorial gratuitamente<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><a name=\"1\"><\/a><strong>Problemas de gest\u00e3o documental enfrentados pelos Recursos Humanos durante o teletrabalho<\/strong><\/h2>\n<p>A depend\u00eancia excessiva de papel nas empresas apresenta os seguintes problemas:<\/p>\n<ol>\n<li>\n<h3><a name=\"2\"><\/a><strong>O Teletrabalho impossibilita a gest\u00e3o de documentos com arquivos f\u00edsicos.<\/strong><\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Na situa\u00e7\u00e3o atual, muitos funcion\u00e1rios est\u00e3o a trabalhar a partir de casa. Caso eles precisem que um documento seja emitido, n\u00e3o poder\u00e3o ir ao escrit\u00f3rio para solicit\u00e1-lo. O mesmo acontece ao contr\u00e1rio, se os Recursos Humanos necessitar de algum documento dos colaboradores.<\/p>\n<p>\u00c9 muito comum a \u00e1rea de Recursos Humanos solicitar aos funcion\u00e1rios a assinatura de documentos como contratos, abandono volunt\u00e1rio da empresa ou demiss\u00f5es, entre outros. Isso pode ser feito com a <a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/assinatura-digital-recursos-humanos\/\">assinatura digital<\/a> quando est\u00e1 a implantar o regime de teletrabalho.<\/p>\n<p>\ud83d\udc49<strong><span style=\"color: #008000;\"> Se interessa pelo mundo do teletrabalho? <\/span>\u00a0<a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/equipa-tempos-coronavirus\/\">Aqui est\u00e1 nosso guia online com informa\u00e7\u00f5es para te ajudar com o controlo do teletrabalho da sua equipa<\/a><\/strong><\/p>\n<p>Como fazer isso se a empresa ainda depende de suporte f\u00edsico?<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-27455\" src=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174210\/assinatura-digital-300x170.jpg\" alt=\"assinatura digital online\" width=\"755\" height=\"428\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174210\/assinatura-digital-300x170.jpg 300w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174210\/assinatura-digital-768x435.jpg 768w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174210\/assinatura-digital.jpg 795w\" sizes=\"(max-width: 755px) 100vw, 755px\" \/><\/p>\n<h3><a name=\"3\"><\/a><strong>2. Diminui\u00e7\u00e3o da produtividade e perda de tempo<\/strong><\/h3>\n<p>Ter um grande n\u00famero de documentos em papel \u00e9 um inimigo da produtividade por dois motivos:<\/p>\n<ul>\n<li>Ocupa muito espa\u00e7o de armazenamento e, se come\u00e7armos a revisar, muitos desses documentos ser\u00e3o in\u00fateis, seja porque s\u00e3o muito antigos ou porque est\u00e3o duplicados.<\/li>\n<li><strong>Quanto mais papel houver<\/strong>, mais dif\u00edcil ser\u00e1 encontrar qualquer coisa e <strong>mais tempo levar\u00e1 para pesquisar.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Em resumo, a aus\u00eancia de papel melhora a produtividade porque \u00e9 mais f\u00e1cil solicitar e pesquisar em formatos digitais. Portanto, o tempo que \u00e9 economizado em pesquisa \u00e9 usado para realizar mais trabalhos.<\/p>\n<p>No entanto, os formatos digitais nem sempre ajudam a economizar tempo de pesquisa.<\/p>\n<p>Se tem o Microsoft Office instalado em seu computador, certamente criar\u00e1 e armazenar\u00e1 muitos arquivos em Word e Excel todos os dias. Todos os arquivos devem ser nomeados e armazenados de forma organizada para que sejam f\u00e1ceis de encontrar quando precisar deles.<\/p>\n<p><strong>Se antes sua realidade era de muitos pap\u00e9is, agora \u00e9 de muitas pastas e arquivos.<\/strong> Aqui n\u00f3s insistimos, cuidado com a organiza\u00e7\u00e3o pois quando h\u00e1 muitos arquivos em um computador \u00e9 poss\u00edvel esquecer o nome que deu a eles e ent\u00e3o a busca fica complicada.<\/p>\n<p>O mesmo acontece quando os arquivos s\u00e3o armazenados na nuvem (OneDrive, Google Drive ou Dropbox).<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-27456\" src=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174337\/gestao-documentos-empresa-300x170.jpg\" alt=\"gestao documentos empresa\" width=\"731\" height=\"414\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174337\/gestao-documentos-empresa-300x170.jpg 300w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174337\/gestao-documentos-empresa-768x435.jpg 768w, https:\/\/factorialhr.pt\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/17174337\/gestao-documentos-empresa.jpg 795w\" sizes=\"(max-width: 731px) 100vw, 731px\" \/><\/p>\n<h3><a name=\"4\"><\/a><strong>3. Danos ao meio ambiente<\/strong><\/h3>\n<p><strong>Todo o papel usado \u00e9 jogado fora<\/strong>. Quanto menos papel \u00e9 usado, menos \u00e1rvores ser\u00e3o cortadas. Antigamente isso n\u00e3o era importante, mas agora a <a href=\"https:\/\/pt.wikipedia.org\/wiki\/Responsabilidade_social_corporativa\">Responsabilidade Social Corporativa<\/a> est\u00e1 a ser aplicada em muitas empresas, o que envolve a an\u00e1lise do impacto ambiental que as empresas t\u00eam no seu entorno.<\/p>\n<p>Tanto para reduzir a quantidade de papel quanto para trocar informa\u00e7\u00f5es e documenta\u00e7\u00e3o entre a \u00e1rea de Recursos Humanos e o restante da for\u00e7a de trabalho, <strong>a melhor solu\u00e7\u00e3o \u00e9 um software de gest\u00e3o de Recursos Humanos que ofere\u00e7a as op\u00e7\u00f5es de que precisa.<\/strong><\/p>\n<p>A escolha do software certo requer a seguinte an\u00e1lise do departamento de Recursos Humanos:<\/p>\n<p><strong># 1 &#8211;<\/strong> Em primeiro lugar, trata-se de saber o que queremos que o software fa\u00e7a.<br \/>\n<strong># 2 &#8211;<\/strong> Feito isso, \u00e9 importante conhecer as possibilidades que o mercado oferece e comparar fun\u00e7\u00f5es e pre\u00e7os.<br \/>\nO uso de softwares espec\u00edficos \u00e9 a op\u00e7\u00e3o que permite otimizar melhor o tempo de trabalho. <strong>Do pr\u00f3prio software \u00e9 poss\u00edvel acessar muitas informa\u00e7\u00f5es e op\u00e7\u00f5es sem perder-se em milhares de arquivos e e-mails<\/strong>. Tudo est\u00e1 no mesmo lugar.<\/p>\n<h2><a name=\"5\"><\/a><strong>O software da Factorial otimiza a gest\u00e3o documental durante o teletrabalho<\/strong><\/h2>\n<p>O software que oferecemos na Factorial est\u00e1 totalmente adaptado \u00e0s fun\u00e7\u00f5es dos departamentos de Recursos Humanos. Al\u00e9m disso, ultimamente temos feito algumas adapta\u00e7\u00f5es porque desde o estabelecimento do estado de alarme para o coronav\u00edrus, <a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/blog\/tendencias-recursos-humanos-crise\/\">a \u00e1rea de Recursos Humanos passa a ter mais fun\u00e7\u00f5es<\/a>.<\/p>\n<p>Por exemplo, agora que h\u00e1 tantas pessoas a trabalhar desde casa, gui<strong>as de teletrabalho podem ser publicadas<\/strong>. Quem precisar consult\u00e1-las, basta abrir o software. Como podemos ver, \u00e9 muito mais confort\u00e1vel carregar documentos em um mesmo espa\u00e7o para todos do que enviar e-mails.<\/p>\n<p><strong>Nosso software tamb\u00e9m \u00e9 adaptado para que cada funcion\u00e1rio possa acessar documentos espec\u00edficos, que s\u00e3o aqueles que levar\u00e3o o seu nome.<\/strong> Por exemplo, comprovativos de deslocamento ao local de trabalho. E mais: envie documentos em massa para que os funcion\u00e1rios possam assin\u00e1-los por meio de assinatura eletr\u00f4nica!<\/p>\n<h2><a name=\"6\"><\/a><strong>O teletrabalho est\u00e1 a melhorar a gest\u00e3o de documentos?<\/strong><\/h2>\n<p>Sem d\u00favida, a gest\u00e3o documental dos departamentos de Recursos Humanos est\u00e1 a mudar a passos largos. <strong>Com o advento do teletrabalho, n\u00e3o h\u00e1 escolha a n\u00e3o ser trabalhar com documentos em formato digital e dizer adeus ao papel.<\/strong><\/p>\n<p>Isso nos leva a um modelo de gest\u00e3o documental mais simples, r\u00e1pida, eficiente e ecologicamente correta.<\/p>\n<p><strong>Quer saber se o recurso de gest\u00e3o de documentos da Factorial funciona para sua empresa? Agora \u00e9 poss\u00edvel desfrutar de um per\u00edodo de teste gratuito e ilimitado.<\/strong><\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-size: 14pt; color: #008000;\">\u2705 <a href=\"https:\/\/factorialhr.pt\/gestao-documental\">Obtenha nosso software de RH e mude a gest\u00e3o documental da sua empresa para sempre<\/a><\/span><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A gest\u00e3o documental est\u00e1 a ser transformada nas empresas com a chegada do teletrabalho, e uma das \u00e1reas que mais percebe essa mudan\u00e7a \u00e9 a de Recursos Humanos. Por que os Recursos Humanos percebem isso mais do que outras \u00e1reas? Porque \u00e9 uma fonte de papelada que n\u00e3o tem fim. 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