Política de Privacidade

Última atualização: Maio de 2024

A seguir, informamos sobre o tratamento de dados pessoais que realizamos na Factorial. Com a presente política de privacidade, pretendemos cumprir o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (doravante, o “Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados” ou “RGPD”), bem como qualquer legislação de proteção de dados que seja aplicável em virtude dos territórios em que operamos.

Atualmente, na Factorial, tratamos os dados de diferentes formas e com diferentes tipos de relações: contactos, clientes, utilizadores da Web, utilizadores da nossa plataforma de RH. Alguns destas secções podem aplicar-se a si por serem genéricas e pode ser necessário consultar apenas algumas subsecções doutras secções. Se for esse o caso, basta ir à subsecção que lhe interessa.

1. O que são as informações do Responsável pelo tratamento e do Encarregado da proteção de dados?

EVERYDAY SOFTWARE, S.L., uma empresa espanhola com sede social em Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, Espanha e CIF B66854530 (doravante, “Factorial HR” ou “Factorial”) compromete-se a proteger os seus dados pessoais. Esta política de privacidade (doravante, a “Política de Privacidade”) informa-o sobre a forma como tratamos os seus dados pessoais quando interage com o nosso sítio Web (doravante o “Sítio Web”), a nossa Plataforma (doravante, a “Plataforma”) ou no contexto da prestação dos nossos serviços.

Dados de contacto do responsável pelo tratamento: Telefone (+34 932 205 976), correio eletrónico (privacy@Factorial.co)

Dados de contacto do DPO: e-mail (Legal@pridatect.com), endereço postal (Av. de Josep Tarradellas, 8-10, 5º 08029 Barcelona)

2. Serviços da Plataforma Factorial HR

O serviço principal da Factorial consiste no fornecimento de uma plataforma de gestão de RH baseada na nuvem, utilizada por organizações na sua qualidade de empregadores (doravante, o “Cliente” ou os “Clientes”) para otimizar os seus processos de RH, centralizando e digitalizando as tarefas administrativas relacionadas com os seus empregados ou colaboradores (doravante, os “Utilizadores Finais”).

Neste contexto, a Factorial trata os seus dados pessoais na qualidade de subcontratante. Devido à natureza da nossa atividade, a Factorial não tem uma relação direta com os utilizadores ou titulares dos dados. Tratamos exclusivamente os dados pessoais do Utilizador Final em nome dos nossos Clientes e de acordo com as suas instruções. Por conseguinte, se for um empregado/colaborador que utiliza a nossa Plataforma como utilizador, informamo-lo de que atuamos apenas como subcontratantes dos seus dados. Os nossos Clientes decidem as finalidades para as quais a nossa Plataforma é utilizada, bem como os meios pelos quais os dados são recolhidos e tratados, de acordo com o âmbito das funções da nossa Plataforma, e qualquer tratamento posterior dos dados. 

Exemplos:

• Se for um Utilizador Final da Plataforma e pretender aceder a determinadas informações, deve contactar a sua empregador. A Factorial não lhe pode dar acesso a essas informações, a menos que tal lhe seja expressamente solicitado pelo Cliente ou por um organismo com autoridade suficiente.
• Por outro lado, no caso dos empregados do Cliente ou de terceiros (tais como profissionais independentes, candidatos em processos de seleção, antigos empregados, etc.) que queiram comunicar uma situação através do canal de informação interno que oferecemos aos nossos Clientes e não optem pelo anonimato, a Factorial será subcontratante em relação aos dados pessoais introduzidos através deste canal, sendo o Cliente quem decide as finalidades para as quais este canal é utilizado.

Os sujeitos cujos dados pessoais tratamos neste contexto referem-se aos Utilizadores Finais da Plataforma. Em alternativa, através da utilização da Plataforma, podemos vir a tratar os dados de indivíduos cujos dados são fornecidos pelos próprios Utilizadores Finais da Plataforma.

As categorias de dados pessoais que podem ser introduzidas na Plataforma são as seguintes:

• Informação diretamente identificável (por exemplo, nome, endereço eletrónico, número de telefone).
• Informação de identificação indireta (por exemplo, título de emprego, sexo, data de nascimento, identificação de utilizador).
• Informações sobre o emprego (CV, contrato de trabalho, oferta de emprego, avaliações de desempenho, etc.).
• Informação financeira (conta bancária, banco, folha de pagamentos, etc.).
• Dados de identificação do dispositivo e dados de tráfego (por exemplo, endereços IP, endereços MAC, registos web).
• Quaisquer dados pessoais fornecidos pelos Utilizadores Finais da Plataforma.
• Quaisquer dados pessoais contidos num documento fornecido pelos Utilizadores Finais e/ou pelo Cliente.

Se optar por aceder à nossa Plataforma através do sítio web utilizando a ferramenta de início de sessão do Google, Okta ou Microsoft Azure, estas empresas partilharão connosco o seu nome completo, endereço de correio eletrónico, preferências linguísticas e fotografia de perfil para efeitos de autenticação. Os dados são transmitidos para a finalidade de início de sessão indicada e de acordo com as definições feitas pelo utilizador para a sua conta Google em qualquer altura.

Quanto aos tipos de operações de tratamento, estes podem variar desde a recolha ou registo dos seus dados na Plataforma, como a sua organização ou estruturação, armazenamento, conservação e, por fim, uma vez terminada a relação, o seu apagamento definitivo e destruição a pedido do Cliente.

Caso queira ter acesso à nossa lista atual de sub-subcontratantes, pode consultar o nosso Acordo para Tratamento de Dados para obter a lista atual de sub-subcontratantes ou pode enviar diretamente uma mensagem para privacy@Factorial.co.

Para a funcionalidade específica de geolocalização, informamos o titular dos dados que a Factorial trabalha com o serviço Google Maps. A este respeito, informamos os nossos Utilizadores Finais que podem aceder às Condições Gerais de Proteção de Dados deste responsável pelo tratamento independente em: https://cloud.google.com/maps-platform/terms/maps-controller-terms.

No caso de os nossos Clientes pretenderem utilizar qualquer uma das integrações que oferecemos com a nossa Plataforma para complementar diferentes funcionalidades, devem aceitar os respetivos termos e condições e a política de privacidade desses fornecedores, e os dados serão tratados para os fins determinados nessas políticas.

Como já referimos, a Factorial não trata os seus dados pessoais para fins próprios. Podemos tratar informações de utilização e análise, bem como dados financeiros, estatísticos e agregados da Plataforma. De toda esta informação, podem existir certos dados derivados de dados pessoais. Sempre que utilizarmos estes dados para melhorar e desenvolver os nossos produtos e/ou serviços, só o faremos se forem anónimos. Note-se que este tratamento não é o mesmo que a utilização de cookies analíticos, que, enquanto utilizador do nosso Sítio Web ou da nossa Plataforma, pode autorizar ou recusar livremente na primeira vez que aceder ao mesmo.

Neste contexto, uma vez terminada a prestação de serviços de tratamento por parte da Factorial, por defeito, manteremos os dados bloqueados num sistema S3 durante doze (12) meses. Recomendamos aos nossos Clientes que aproveitem a oportunidade para remover todas as informações da Plataforma, uma vez que após este período destruiremos definitivamente os seus dados, exceto se o Cliente solicitar expressamente o apagamento definitivo dentro deste período.

Por último, podemos utilizar dispositivos de rastreio que nos permitam recolher dados de utilização ou metadados da Plataforma. Estes dados de utilização permitem-nos analisar o funcionamento da Plataforma quando os nossos utilizadores interagem com as nossas diferentes funcionalidades e detetar eventuais erros ou incidentes para tentar corrigi-los do ponto de vista técnico. No entanto, a utilização destes dispositivos para fins analíticos estará sujeita ao consentimento dos Utilizadores Finais no primeiro acesso e a sua aceitação poderá ser configurada em qualquer momento posterior, de acordo com o que informamos através da Política de Cookies da Plataforma (sempre disponível quando acede através da secção “Preferências” da sua conta de utilizador).

3. Que dados pessoais tratamos?

Nem todos os dados indicados na presente secção se aplicam a todos os tratamentos. Para poder consultar o tipo exato de dados que se aplicam a cada operação de tratamento e a sua origem, consulte esta secção e a secção seguinte sobre finalidades e bases de legitimidade.

Em geral, recolhemos os seguintes dados pessoais para podermos prestar os nossos vários serviços:

Dados dos nossos leads e/ou utilizadores da Web

Se estiver na nossa base de dados Factorial, podemos ter recebido as seguintes informações sobre si:

• Dados de identificação e leads profissionais: Por exemplo, nome e apelido, e-mail e número de telefone da empresa, título, nome de utilizador da rede social correspondente, cargo e organização a que pertence, bem como dimensão e sector da organização e país.
• Dados de navegação, tráfego e/ou metadados: Endereço IP, dados comportamentais através do nosso sítio Web (desde que tenha dado o seu consentimento).
• Dados sobre as preferências e necessidades da sua organização: Consiste em informação fornecida diretamente pelo utilizador sobre quais as aplicações da Factorial que podem ser do seu interesse, bem como informação deduzida pela Factorial sobre o comportamento do contacto ou utilizador em relação aos conteúdos e sites da Factorial e as preferências e necessidades que a organização de que faz parte possa ter.

O utilizador fornece-nos esses dados diretamente através de formulários, tais como formulários de contacto direto, formulários de pedido de demonstração, formulários de participação em eventos, feiras de negócios e/ou webinars ou formulários de pedido de materiais e/ou conteúdos digitais oferecidos pela Factorial, entre outros.

Não obstante o acima exposto, também podemos recolher os seus dados através de terceiros fornecedores com quem a Factorial tem uma relação contratual ou através de redes sociais e plataformas semelhantes, como o Linkedin.

Para todos estes casos, a Factorial tenta assegurar que estes fornecedores recolhem os consentimentos corretamente ou que têm as avaliações relevantes e se têm medidas de proteção adequadas em vigor.

Dados dos nossos clientes

Uma vez que exista um contrato entre a Factorial e os seus Clientes, como representante da sua organização ou ponto de contacto, podemos ter recebido os seguintes dados para o bom termo da relação contratual:

• Identificação e dados de contacto: Nome e apelido, endereço eletrónico e número de telefone da empresa, cargo e organização a que pertence, bem como dimensão e sector da organização e país.
• Dados comportamentais: A Factorial utilizará os seus dados comportamentais como Cliente nas interações connosco ou no contexto da prestação dos nossos serviços.

Os clientes fornecem-nos esses dados diretamente ou através do respetivo acordo contratual ou como resultado de contactos entre a Factorial e a sua organização.

Dados sobre menores

A Factorial oferece um serviço B2B a organizações, direcionado e destinado a adultos. Os serviços da Factorial não se destinam ao tratamento de dados pessoais de menores sem capacidade legal para contratar ou trabalhar. Os nossos serviços centram-se na gestão dos recursos humanos no contexto de uma organização. A este respeito, não autorizamos pessoas menores de 18 anos ou sem capacidade jurídica para contratar a criar uma conta na nossa Plataforma ou a encomendar os nossos serviços. Se tivermos conhecimento de que um menor sem capacidade jurídica para contratar pretende utilizar a nossa Plataforma, reservamo-nos o direito de cancelar a Plataforma, de eliminar imediatamente esses dados dos nossos sistemas e de tomar as medidas legais que considerarmos adequadas, entre outras medidas apropriadas.

4. Quais são as finalidades e as bases legítimas para as quais tratamos os dados?

Para lhe dar esta informação de uma forma clara e compreensível, nesta secção queremos dividir as finalidades para as quais podemos tratar os seus dados de acordo com o grupo de titulares de dados de que faz parte, bem como por base de legitimidade dentro de cada grupo de titulares de dados:

Leads e/ou utilizadores:

Tratamos os seus dados enquanto contacto ou utilizador do Sítio Web para as seguintes finalidades:

a. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base no seu consentimento (art. 6.1.a do RGPD):

Gostaríamos de salientar que, em relação a estas finalidades, o utilizador tem o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura.

• Contactar o utilizador para fins comerciais através de diferentes canais (tanto em linha como pessoalmente), bem como para enviar-lhe comunicações comerciais personalizadas. No caso de não termos obtido os seus dados de contacto diretamente do utilizador, o utilizador tem o direito de ser informado de o informarmos, entre outras coisas, da fonte de onde obtivemos os seus dados de contacto. Por exemplo, a partir de um formulário de contacto em linha, da base de dados de um fornecedor terceiro, bem como através de webinars, feiras comerciais, conferências ou eventos semelhantes a que tenha assistido e em que os seus dados de contacto sejam legitimamente recolhidos.

Dados tratados: Nome e apelido, telefone e endereço eletrónico da empresa, título, cargo, nome e/ou sector da organização.

• Para gerir a sua participação em qualquer uma das nossas atividades promocionais, eventos, cursos e/ou webinars; e, se necessário, para o informar de quaisquer atualizações dessas atividades.

Dados tratados: Nome e apelido, número de telefone e endereço eletrónico da empresa, cargo, nome, sector e/ou dimensão da organização.

• Divulgaremos os seus dados de identificação e de contacto profissional a parceiros terceiros com os quais realizamos atividades promocionais conjuntas, desde que nos tenha dado o seu consentimento específico.

Dados tratados: Nome e apelido, número de telefone e endereço eletrónico da empresa, cargo e, por vezes, nome, sector e/ou dimensão da organização.

Por vezes, gerimos estes eventos, cursos e/ou webinars em colaboração com outras organizações ou atuando como promotores. Assim, nessas situações, podemos divulgar dados pessoais que nos tenha fornecido. Nestes casos, solicitaremos o seu consentimento prévio para os comunicar a esses terceiros para os seus próprios fins comerciais, como o envio de informações e conteúdos relacionados com os seus produtos e/ou serviços. Estes parceiros terceiros terão as suas próprias políticas de privacidade e o utilizador poderá obter mais informações sobre o tratamento dos seus dados sob a sua responsabilidade. Para mais informações sobre possíveis comunicações dos seus dados a terceiros, pode contactar-nos através de privacy@Factorial.co.

• Fornecer-lhe alguns dos nossos recursos disponíveis nos nossos sítios Web.

Dados tratados: Nome e apelido, endereço eletrónico da empresa, nome e dimensão da organização.

• Analisar o seu comportamento nos nossos sítios Web para compreender as suas preferências relativamente aos nossos produtos, conteúdos e/ou serviços através de cookies e outros dispositivos de rastreio. Para mais informações, pode consultar a nossa Política de Cookies.

Dados tratados:

(a) Dados de navegação, tráfego e/ou metadados: Endereço IP, dados comportamentais através do nosso sítio Web obtidos através da utilização de cookies.

(b) Dados sobre as preferências e necessidades da sua organização: Consiste em informação fornecida diretamente pelo utilizador sobre quais as funcionalidades da Factorial que podem ser do seu interesse, bem como informações deduzidas pela Factorial sobre as preferências e necessidades que a organização de que faz parte possa ter.

• Registar as reuniões realizadas para melhorar a experiência no processo de venda.

Dados tratados: Nome e apelido, nome de utilizador, imagem e voz, língua de comunicação.

Sempre que participar numa videochamada com as nossas equipas de Vendas e a chamada for gravada, teremos em conta o seu consentimento prévio.

b. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base na execução de um contrato no qual a pessoa em causa é parte ou para a implementação, a pedido do titular dos dados, de medidas pré-contratuais (Art. 6.1.b RGPD):

• Finalização dos acordos: Em caso de avanço na relação comercial com o cliente principal ou potencial, enviar-lhe-emos uma proposta económica adaptada às necessidades da sua organização.

Dados tratados: título, cargo, nome e/ou sector da organização, funcionalidades da nossa plataforma que selecionou.

• Para tratar do seu pedido para começar a utilizar uma conta de avaliação gratuita de um dos nossos produtos ou para tratar e gerir outros pedidos relacionados com essa conta de avaliação, tais como uma extensão do período de avaliação ou alterações às definições da conta.

Dados tratados: nome e apelido, cargo, e-mail corporativo e número de telefone, nome, sector e dimensão da organização e funcionalidades da nossa plataforma que selecionou.

c. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base no nosso interesse legítimo (Art. 6.1.f RGPD):

• Para o impactar com comunicações de marketing personalizadas sobre os nossos produtos e serviços, bem como conteúdos ou outras informações relevantes, através de diferentes canais com base num perfil comercial básico sobre si e a sua organização.

Dados tratados: título, cargo, nome e apelido, dimensão, nome e/ou sector da organização, interações com produtos ou conteúdos dos nossos sítios Web (desde que tenha consentido na utilização dos nossos cookies), funcionalidades de interesse da nossa plataforma que tenha selecionado.

Desde que tenhamos o seu consentimento para receber comunicações publicitárias exclusivas ou personalizadas, as comunicações podem ser enviadas com base no perfil gerado a partir dos dados descritos e de acordo com as características detalhadas nesta política de privacidade.

Para além do correio eletrónico, a Factorial comunicará com o utilizador para fins publicitários através de diferentes canais online. Estas outras formas de comunicação incluem SMS, aplicações ou plataformas de mensagens instantâneas e, em particular, a utilização de redes sociais ou plataformas de terceiros.

Na Factorial tentamos utilizar todos estes canais da melhor forma possível e em conformidade com os princípios da proteção de dados. Neste contexto, os seus dados serão sempre partilhados com as respetivas garantias de confidencialidade e segurança dos dados.

Em relação à utilização dos canais oferecidos pelas redes sociais ou plataformas em geral, para os utilizar, devemos fornecer uma série de dados necessários e suficientes, tais como: nome, país, endereço de correio eletrónico da empresa e número de telefone. Antes de partilhar os seus dados com estas plataformas ou redes sociais, a encriptação será aplicada aos seus dados utilizando ferramentas fornecidas por estas plataformas ou redes sociais. Desta forma, apenas a rede social ou plataforma poderá verificar se existe uma correspondência com um dos seus utilizadores. Ou seja, assim que submetermos estes dados, a rede social ou plataforma atribuirá automaticamente um código de encriptação para impedir a identificação dos utilizadores e só depois verificará se existem utilizadores correspondentes na sua comunidade.

As plataformas com as quais estamos interessados em colaborar são aquelas em que podemos ter um impacto útil nos nossos leads profissionais. Cada plataforma terá a sua própria forma de o designar, mas estes métodos de geração de audiências são frequentemente designados por audiências customizadas, audiências correspondentes o audiências personalizadas. Por defeito, no contexto destas plataformas ou redes sociais, apenas aplicaremos audiências customizadas com um único segmento definido pela Factorial, que será baseado nas funcionalidades preferidas indicadas pelo próprio contacto, ou visando não receber mais publicidade relacionada com a Factorial (ou seja, para excluir o utilizador de receber os nossos anúncios e não o sobrecarregar com informações comerciais)..

A Factorial não tem acesso aos dados destas redes sociais ou plataformas. Os seus dados de utilizador da rede social não são partilhados connosco em momento algum. Teremos apenas acesso a informações estatísticas relacionadas com a base de dados que submetemos. Neste sentido, a rede ou plataforma social não nos permite comunicar diretamente consigo. Se o utilizador tiver uma conta de utilizador nessa rede social ou plataforma, ser-lhe-ão mostradas comunicações publicitárias dentro da própria rede social.

Além disso, a partir da Factorial também podemos aplicar o que é conhecido como lookalike audiences ou audiências semelhantes. Estas atividades consistem em que as plataformas ou redes sociais apresentem informações publicitárias a utilizadores terceiros com perfis semelhantes aos dos utilizadores da Factorial. Ou seja, estas plataformas determinarão que tem gostos ou preferências semelhantes aos dos nossos utilizadores e mostrar-lhe-ão conteúdos promocionais da Factorial por considerarem que poderá estar interessado nos mesmos.

Não obstante o que precede, queremos salientar que prevalecerão as definições de privacidade que tiver nessas plataformas ou redes sociais. Embora tenha consentido em receber comunicações publicitárias da Factorial, se tiver restringido as permissões de privacidade do seu perfil através da respetiva rede social ou plataforma, não poderemos realizar essas atividades. Se pretender restringir as definições de privacidade do seu perfil de utilizador, aconselhamo-lo a consultar diretamente os termos e condições e as políticas de privacidade em vigor nessas plataformas ou redes sociais.

Se desejar receber comunicações publicitárias não personalizadas e, por conseguinte, não quiser que tratemos os seus dados para realizar estas atividades publicitárias com as redes sociais, pode opor-se enviando o seu pedido diretamente para privacy@Factorial.co e nós responderemos ao seu pedido.

O interesse legítimo da Factorial em relação à nossa utilização destes serviços de publicidade nas redes sociais ou noutras plataformas é a nossa intenção de melhorar a nossa estratégia de comunicação publicitária com os nossos leads profissionais e garantir que estes recebem informações verdadeiramente relevantes para o tipo de organização de que fazem parte. O benefício que isto gera para nós é o de aumentar o conhecimento dos nossos produtos e serviços, bem como a contratação dos nossos serviços - no caso de isto se tornar efetivo. A vantagem para si, enquanto titular dos dados, é dispor de informações sobre plataformas de gestão de recursos humanos e produtos e serviços conexos que possam ser do interesse da organização de que faz parte. Se pretender ter acesso a esta ponderação, pode solicitá-la através da seguinte conta: privacy@Factorial.co.

Por último, tenha em conta que, por vezes, pode ver publicidade da Factorial numa rede social sem que tenhamos partilhado previamente quaisquer dos seus dados pessoais com essa rede. Nestes casos, é a própria plataforma ou rede social que lhe mostra a publicidade de acordo com os seus próprios critérios e a Factorial não intervirá. A apresentação desta publicidade dependerá exclusivamente da forma como o utilizador configurou o seu perfil de utilizador nessa plataforma ou rede social.

• Pontuação básica baseada num conjunto de segmentos pré-estabelecidos.

Dados tratados: Cargo, número de empregados da organização (por escalões), sector e país/região da organização, funcionalidades interessantes da nossa plataforma, origem do contacto, interação com os nossos conteúdos e sites (por exemplo, utilização de freebies, download de conteúdos, campanhas de marketing em que participou, interação com as nossas comunicações, última data de participação numa demonstração ou última data de inscrição na Factorial, se aplicável).

Na Factorial utilizamos uma série de modelos algorítmicos que nos permitem: 

(1) personalizar melhor as nossas transações e comunicações de marketing com o cliente principal; e 

(2) determinar a pontuação do segmento ou do lead. Isto permitir-nos-á seguir uma estratégia comercial a seu respeito e incorporá-loem certas sequências de tratamento predefinidas e personalizadas. Para o efeito, oferecemos ao utilizador os produtos ou serviços que consideramos serem do seu maior interesse. Se pretender aceder à  ponderação dos direitos , pode solicitá-la através da seguinte conta :  privacy@Factorial.co.

Mais concretamente, estas sequências podem implicar que, desde que o contacto tenha dado o seu consentimento, receba comunicações personalizadas em função dos interesses manifestados ou em função das características da organização a que pertence (dimensão, sector, país, etc.). 

A determinação destas sequências personalizadas é obtida através de uma série de cálculos baseados num modelo ou padrão de previsão. Para melhorar estes modelos ou padrões preditivos, fornecemos os dados acima referidos para treino e aperfeiçoamento. Desta forma, otimizamos as regras das sequências ou perfis predefinidos atribuídos a si. No final, poderemos continuar a oferecer um tratamento personalizado ao contacto e permitir-nos-á saber quais as características dos nossos produtos ou serviços que devemos destacar para gerar maior interesse.

O utilizador tem o direito de se opor a qualquer momento. Em nenhuma circunstância a oposição a este tratamento agrava ou condiciona a sua relação comercial com a Factorial. Se apenas se opuser a esta finalidade e continuarmos a ter o seu consentimento para lhe enviar publicidade ou comunicações comerciais, continuaremos a oferecer-lhe os nossos produtos ou serviços, mas de uma forma mais genérica.

• Entraremos em contacto consigo e fixaremos uma data para uma demonstração da Plataforma. Se solicitar uma demonstração da Plataforma, podemos tratar os seus dados para lhe enviar automaticamente uma chamada em função da disponibilidade mais próxima de qualquer um dos nossos agentes. No caso de avançarmos na negociação e chegarmos a um acordo na relação comercial, enviar-lhe-emos uma proposta económica adaptada às necessidades da sua organização e assinaremos o respetivo contrato.

Dados tratados: Nome e apelido, telefone e/ou endereço eletrónico da empresa, título, cargo, nome e/ou sector da organização, dados derivados de reuniões, poderes de representação e dados de contacto como representante legal (no contrato em caso de assinatura).

O interesse legítimo da Factorial em relação a estes contactos baseia-se em poder contactar a si para oferecer ou promover os nossos produtos e serviços, de acordo com o possível interesse da sua organização em iniciar ou manter uma relação comercial ou de tipo similar com a Factorial (consideramos que temos o direito de o fazer com base no art. 19 da LOPDGDD). O benefício que isto gera é o de aumentar o conhecimento dos nossos produtos e serviços, bem como a venda - se a venda for efetuada. A vantagem para si, enquanto titular dos dados, é ter informações sobre a nossa plataforma de gestão de recursos humanos, bem como sobre produtos e serviços relacionados que possam ser do interesse da organização a que pertence. Se pretender ter acesso a este coeficiente de correção, pode contactar-nos através da seguinte conta : privacy@Factorial.co.

Clientes:

Tratamos os seus dados como contacto profissional dos clientes da Factorial para as seguintes finalidades

a. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base no seu consentimento (art. 6.1.a do RGPD):

Gostaríamos de salientar que, em relação a estas finalidades, o utilizador tem o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura.

• Para gerir a sua participação em qualquer uma das nossas atividades promocionais, eventos, cursos e/ou webinars; e, se necessário, para o informar de quaisquer atualizações dessas atividades.

Dados tratados: Nome e apelido, número de telefone e endereço eletrónico da empresa, cargo, nome, sector e/ou dimensão da organização.

• Analisar o seu comportamento na nossa Plataforma para compreender as suas preferências relativamente aos nossos produtos, conteúdos e/ou serviços através de cookies e outros dispositivos de rastreio semelhantes. Para mais informações, pode consultar a nossa Política de Cookies.

Dados tratados:

(a) Dados de navegação, tráfego e/ou metadados: Endereço IP, dados comportamentais obtidos através da utilização de cookies e outros dispositivos.

(b) Dados sobre as preferências e necessidades da sua organização: Consiste em informações fornecidas diretamente pelo utilizador sobre quais as funcionalidades da Factorial que são do seu interesse, bem como informações deduzidas pela Factorial sobre as preferências e necessidades que a organização de que faz parte possa ter.

b. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base na execução de um contrato no qual a pessoa em causa é parte ou para a implementação, a pedido do titular dos dados, de medidas pré-contratuais (Art. 6.1.b RGPD):

• Gerir e manter o desenvolvimento da relação contratual com o Cliente: 

Dados tratados: Nome e apelido, e-mail corporativo e número de telefone, dados de contratação, dados financeiros da organização, dados e metadados sobre a utilização da plataforma, voz e imagem (no caso de realização de videoconferências) e outros dados derivados das comunicações mantidas com o titular dos dados.

Neste contexto, a Factorial levará a cabo várias atividades de tratamento centradas na prestação de um serviço ao longo do ciclo de vida da prestação do serviço e para estabelecer uma boa comunicação com os administradores da conta do Cliente e/ou outros utilizadores que solicitem assistência. Estas podem ir desde a assistência no carregamento de informação e apoio inicial aos utilizadores administradores que utilizarão a Plataforma, como o envio de ofertas de novas funcionalidades e a sua posterior ativação, gestão de pagamentos ou cobranças, comunicações informativas relacionadas com a relação contratual, assistência e apoio aos utilizadores no esclarecimento de dúvidas, prestação de informações ou resolução de incidentes, realização de reuniões e até o apoio final à gestão do offboarding do Cliente com a Factorial.

c. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base na nossa obrigação jurídica (Art. 6.1.c RGPD):

• Receção e gestão das comunicações através do canal interno de reclamações da Factorial.

Dados tratados: Enquanto comunicador, os dados que tratamos são o nome e apelido, a voz (consoante o tipo de queixa), o correio eletrónico, o telefone e/ou o endereço postal, bem como a descrição dos factos, os documentos e as provas apresentadas. Isto sem prejuízo do facto de, enquanto denunciante, ter o direito de apresentar uma queixa anónima.

Para compreender melhor o contexto deste tratamento dos seus dados, recomendamos que consulte sempre a respetiva política de privacidade do nosso canal interno para obter mais detalhes sobre as finalidades para as quais tratamos os seus dados, bem como as outras informações sobre proteção de dados.

• Cumprimento das obrigações legais, incluindo as relacionadas com a prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo e a prevenção da fraude. 

Dados tratados: Nome e apelido, endereço eletrónico e número de telefone da empresa, dados de recrutamento e dados financeiros da organização.

Estas atividades de tratamento destinam-se principalmente ao cumprimento das medidas de diligência a que estamos sujeitos, em conformidade com a regulamentação aplicável em vigor.

d. As seguintes finalidades de tratamento aplicam-se com base no nosso interesse legítimo (Art. 6.1.f RGPD):

• Registo das chamadas dos clientes.

Registo e retenção de chamadas de serviço ao cliente para verificar a qualidade do serviço e, se necessário, melhorar a experiência do processo ou se o utilizador participar em sessões de pesquisa de produtos.

Dados processados: Imagem e voz, dados de base derivados das comunicações e feedback fornecidos pelo cliente nestas chamadas.

Sempre que for necessário e participar numa videochamada que vai ser gravada, será devidamente informado.

A partir da Fatorial realizamos estas gravações com a intenção de detetar áreas de melhoria, tanto no serviço prestado aos nossos clientes como na qualidade de qualquer um dos nossos produtos e serviços. Como Cliente, a vantagem é que, com base nas opiniões ou sugestões que emite durante estas reuniões, podemos corrigir possíveis erros detectados nos nossos produtos e serviços, bem como no serviço prestado. Na Fatorial esforçamo-nos continuamente para que o seu nível de satisfação se mantenha elevado.

• Realização de inquéritos aos nossos Clientes para conhecer o grau de satisfação com a nossa Plataforma e outros serviços.

Dados tratados: Nome e apelido (exceto para inquéritos anónimos), dados derivados de comunicações com o titular dos dados, como opiniões ou sugestões.

Estes inquéritos não são obrigatórios, mas são muito valiosos para nós. 

Na Factorial realizamo-las com a intenção de detetar áreas de melhoria, tanto no serviço prestado aos nossos Clientes como na qualidade de qualquer um dos nossos produtos e serviços. Como Cliente, a vantagem de responder a estas perguntas é que, com base nas suas opiniões ou sugestões, melhoramos os nossos produtos e serviços e esforçamo-nos por manter o seu nível de satisfação elevado.

• Pontuação básica da sua organização com base num conjunto de segmentos pré-estabelecidos e através da aplicação de modelos preditivos que nos permitirão calcular e prever o valor do ciclo de vida das organizações clientes de forma a orientar a estratégia de tratamento para uma mais personalizada. Desta forma, poderemos identificar atempadamente os clientes em risco de insatisfação com a Factorial.

Dados tratados: Cargo, número de empregados da organização (por escalões), sector e país/região da organização, funcionalidades da nossa plataforma que nos indicou serem do interesse da sua organização, origem do contacto, interação com o conteúdo dos nossos sites (por exemplo, utilização de ofertas gratuitas, download de conteúdos, campanhas de marketing em que participou, interação com as nossas comunicações, última data de participação numa demonstração ou última data de inscrição na Factorial, se aplicável).

Estes modelos preditivos consistirão no seguinte:

(a) Determinar o segmento do sistema de pontuação em que a sua organização se insere e incorporá-lo em determinadas sequências personalizadas para esse segmento do tratamento dos contactos dos nossos Clientes e concentrar-se melhor no contacto comercial. Este tratamento consistirá na análise da adequação da estratégia comercial apropriada para os Clientes. O objetivo deste tratamento é a classificação da organização Cliente de acordo com um sistema de pontuação predefinido pela Factorial, com diferentes grupos de acordo com os dados da própria organização (sector, dimensão, país, etc.) e os dados comportamentais dos contactos da organização. Tudo isto, com base em modelos ou padrões preditivos que indicarão quando um Cliente pode estar insatisfeito e, em seguida, ajustarão a nossa estratégia comercial ou as nossas relações com esse Cliente.

(b) Analisar o ciclo de vida do Cliente.

(c) Identificar oportunidades de atualização para planos superiores para os nossos Clientes.

Para melhorar estes modelos ou padrões de previsão, incorporamos os dados acima referidos para efeitos de formação e melhoria. Por outras palavras, apenas trataremos dados provenientes de fontes internas da Factorial e informações derivadas da relação contratual entre a Factorial e o Cliente.  Desta forma, otimizamos as regras destas sequências ou segmentos pré-estabelecidos aos quais a sua organização foi atribuída.

Não obstante o acima exposto, estes modelos de previsão não tomam quaisquer decisões em nosso nome. Utilizamo-las simplesmente como mais um recurso de análise de dados. A tomada de decisões será sempre feita pela Factorial e sempre em busca do benefício comum - o nosso e o dos nossos Clientes.

O utilizador tem o direito de se opor a qualquer momento. Em caso algum a oposição piora ou condiciona a sua relação com a Factorial. Se apenas se opuser a esta finalidade, continuaremos a prestar-lheos nossos serviços de apoio ao Cliente, mas de uma forma mais genérica. Se pretender aceder à ponderação efetuada, pode solicitá-la através da seguinte conta: privacy@Factorial.co.

• Análise de dados estatísticos e de utilização da nossa Plataforma - derivados dos dados de utilização da Plataforma dos Utilizadores Finais da Plataforma - para a melhoria e desenvolvimento das nossas funcionalidades e serviços.

Dados tratados: dados derivados do recrutamento; dados de utilização da plataforma observados (por exemplo, número de perfis de utilizador preenchidos, número de avaliações de desempenho lançadas, etc.); dados de comunicações com o titular dos dados; dados de navegação; dados obtidos a partir da execução de modelos estatísticos.

O tratamento de dados neste contexto é efetuado de forma anónima. Por outras palavras, só utilizaremos esses dados depois de terem sido devidamente anonimizados.

Este tratamento permitir-nos-á igualmente analisar as suas consultas ou outros contactos relacionados com incidentes, bugs ou problemas recorrentes na nossa Plataforma, a fim de compreendermos melhor esses erros levantados pelos nossos Clientes e tentarmos resolvê-los.

Outras finalidades:

Para efeitos dos processos de seleção da Factorial, caso pretenda integrar a nossa equipa, seja porque existe uma vaga que se enquadra no seu perfil, seja porque pretende enviar-nos o seu CV, recomendamos que consulte sempre a respetiva política de privacidade para conhecer as finalidades para as quais trataremos os seus dados, bem como as restantes informações sobre proteção de dados.

5. Partilhamos os seus dados pessoais? Efetuamos transferências internacionais de dados?  

Como regra geral, os dados tratados pela Factorial não são partilhados com terceiros. No entanto, podemos colaborar com outras entidades e partilhar os seus dados com elas:

• No âmbito de webinars, eventos ou ações comerciais e/ou promocionais, comunicaremos os seus dados de contacto aos nossos colaboradores, parceiros ou promotores para que estes o possam contactar posteriormente para fins comerciais, desde que nos tenha dado o seu consentimento para tal.
• Da mesma forma, desde que como contacto de um Cliente ou como contacto tenha dado o seu consentimento prévio, comunicaremos os seus dados aos nossos parceiros ou colaboradores para que estes o possam contactar e enviar-lhe informações comerciais.
• Podemos partilhar determinados dados com redes ou plataformas sociais de terceiros para otimizar a ligação e a organização dos seus dados no nosso CRM, bem como para a determinação de audiências personalizadas ou semelhantes nos seus próprios ambientes em ligação com as nossas comunicações de marketing personalizadas.
• Prestadores de serviços de pagamento ou parceiros que prestem serviços bancários devidamente aprovados/regulados ao abrigo da respectiva licença. Para o processamento de transacções de pagamento e dependendo do método de pagamento escolhido pelo Cliente, estes serviços podem reter e processar os seus dados para completar as transacções de pagamento como parte essencial da execução da relação contratual com esse parceiro. Para a gestão de contas bancárias por parceiros terceiros, a utilização de serviços de pagamento e incluindo o pagamento por transferência bancária ou cartão de crédito, poderemos ter de partilhar os seus dados enquanto Cliente. Esta comunicação deve ser considerada no contexto da relação contratual exclusiva entre o Cliente e o parceiro terceiro e, por conseguinte, aplicar-se-ão os Termos e Condições específicos do parceiro terceiro.
• Para cumprir determinadas obrigações legais, poderemos ter de divulgar os seus dados a autoridades policiais, agências, administrações públicas, juízes ou tribunais e/ou autoridades competentes.
• Também podemos divulgar os seus dados a potenciais adquirentes e outras partes interessadas no caso de uma fusão, transação de reestruturação empresarial, como uma aquisição, joint venture, alienação, cisão ou alienação. Nesse caso, iremos fazê-lo por adotar as respetivas salvaguardas em matéria de proteção de dados.

Além disso, em alguns casos, damos acesso aos seus dados aos nossos fornecedores, que prestam um serviço à Factorial, mas nunca para os seus próprios fins. Ao selecioná-los, tentamos sempre escolher fornecedores que nos dêem garantias apropriadas suficientes no tratamento dos seus dados. Entre as diferentes categorias de fornecedores que utilizamos, podemos encontrar

• Serviços de alojamento.
• Serviços de call center, chat e videoconferência.
• Serviços de marketing e publicidade (por exemplo, envio de correio com conteúdo personalizado, gestão de inquéritos, gestão de eventos).
• Serviços pagos.
• Serviços de logística.
• Serviços analíticos.
• Plataformas para a gestão de contratos ou convenções, incluindo a sua assinatura.
• Fornecimento de uma plataforma de CRM e de serviços complementares conexos, como o agendamento de reuniões, bem como a sincronização entre algumas das nossas bases de dados e o nosso CRM.
• Serviços de cibersegurança
• Serviços de definição de perfis comerciais e/ou classificação dos nossos contactos e organizações de clientes.
• Serviços de gestão financeira, contabilidade, auditoria, consultoria, aconselhamento fiscal e jurídico.

Quando tratamos os seus dados, estes são alojados na UE e tratados na UE. Para o efeito, os seus dados serão armazenados na região Eu-Central1 da Amazon Web Services (AWS). Concretamente, em Frankfurt. Em geral, contratamos prestadores de serviços que também estão localizados no Espaço Económico Europeu ou em países que foram declarados como tendo um nível adequado de proteção de dados.

Em alguns casos, os dados que recolhemos serão transferidos para subcontratantes em países terceiros na aceção do artigo 44 do RGPD, como os Estados Unidos. Basearemos essas transferências, em primeiro lugar, numa decisão de adequação da UE ao abrigo do artigo 45 do RGPD. Na ausência de uma decisão de adequação para transferir os seus dados para um país terceiro, recorremos a outras salvaguardas ao abrigo do Capítulo V do RGPD. A transferência dos seus dados será efetuada, em primeiro lugar, com base nas cláusulas contratuais-tipo em vigor. No entanto, podemos utilizar outras medidas previstas no RGPD, desde que nos permitam assegurar uma proteção adequada dos seus dados, que pode consultar a pedido.

6. Fazemos algum tipo de definição de perfis? Tomamos decisões automatizadas?

Na Factorial realizamos perfis dos nossos Clientes e dos nossos leads, bem como de alguns dos nossos utilizadores da web. Todos estes perfis têm um objetivo puramente comercial e estão especialmente orientados para os nossos Clientes com personalidade jurídica e no âmbito da nossa relação comercial com eles ou com contactos potenciais ou organizações com quem estamos a negociar ou a quem estamos a oferecer os nossos produtos e/ou serviços.

Como explicámos nas respetivas secções anteriores sobre finalidades e fundamentos de legitimidade, baseamos estas atividades no interesse legítimo da Factorial, em benefício de que os nossos Clientes e potenciais Clientes recebam a informação que lhes é mais útil e recebam um tratamento efetivamente personalizado, consoante o segmento em que consideramos que um Cliente ou potencial Cliente se insere. De acordo com isto, a Factorial realizou as correspondentes ponderações de interesse legítimo, nas quais analisámos os benefícios ou interesses que temos como responsável pelo tratamento dos dados, bem como os interesses e direitos dos titulares dos dados cujos dados tratamos nestas atividades. Caso pretenda aceder ou que lhe expliquemos mais pormenorizadamente os elementos fundamentais dessa ponderação, pode contactar-nos diretamente: privacy@Factorial.co.

Em caso algum estes perfis o impedirão de exercer os seus direitos em matéria de proteção de dados. Além disso, este conjunto de operações de definição de perfis nunca se baseia em decisões automatizadas, uma vez que existe intervenção humana da nossa parte e somos nós que determinamos as condições para a segmentação ou pontuação dos clientes e acabamos por decidir como atuar para/com os nossos Clientes ou potenciais clientes. A este respeito, também não têm qualquer efeito jurídico sobre os contactos, nem os afetam de forma semelhante. Utilizamo-las apenas para segmentar os destinatários das nossas comunicações, que são, em última análise, os nossos Clientes ou potenciais Clientes que sejam pessoas coletivas.

No caso de a definição de perfis ser efetuada e de serem tomadas decisões baseadas única e exclusivamente no tratamento automatizado e de estas poderem causar efeitos jurídicos ou afetá-lo significativamente, será devidamente informado desse facto, da lógica aplicada a essas decisões, bem como dos seus direitos de obter intervenção humana, de expressar o seu ponto de vista e de contestar essas decisões.

7. Quais são os períodos ou critérios de conservação que temos para o tratamento dos seus dados pessoais?

A Factorial conserva os dados pessoais por períodos diferentes e consoante o tipo de informação, o período de vigência do contrato com os nossos Clientes, os requisitos legais relativos a determinados tipos de dados e outros fatores. De maneira geral, sempre que os seus dados deixarem de ser necessários para os fins para que foram recolhidos, deixaremos de os tratar.

Se tivermos de conservar os seus dados para cumprir uma obrigação contratual ou legal, ou para resolver litígios, iremos conservá-los apenas para efeitos de cumprimento dessas obrigações e para exercer os nossos direitos de defesa. A este respeito, restringiremos o acesso a pessoas ou funções específicas.

Se nos tiver dado o seu consentimento, conservaremos os seus dados até que retire o seu consentimento.

No caso de existir uma relação contratual entre a Factorial e a organização de que faz parte, trataremos os seus dados enquanto a relação contratual se mantiver em vigor.

Em relação às informações comunicadas através do canal de denúncias, estas serão armazenadas apenas durante o tempo necessário e proporcional para cumprir os requisitos impostos pelos regulamentos de proteção de denunciantes aplicáveis, caso existam. Após esse período, os relatórios serão eliminados com medidas de segurança adequadas, sem qualquer obrigação de bloquear os dados.

Uma vez decorridos os prazos acima mencionados, os seus dados serão mantidos devidamente bloqueados com a finalidade de serem colocados à disposição das Administrações Públicas, Juízes e Tribunais e outras autoridades competentes com o único objetivo de poderem instruir reclamações até ao termo do prazo de prescrição das respetivas ações. Depois disso, os seus dados serão destruídos.

8. Que direitos de proteção de dados tem e como os pode exercer?  

De acordo com o regulamento de proteção de dados aplicável (RGPD), enquanto titular dos dados tem determinados direitos quando tratamos os seus dados pessoais. Por conseguinte, daremos ao utilizador uma resposta adequada e atempada quando este solicitar o exercício dos seus direitos. A título de exemplo, eis alguns dos direitos que pode exercer:

• Direito de ser informado: O utilizador tem o direito de receber informações claras, transparentes e facilmente compreensíveis sobre a forma como utilizamos os seus dados pessoais e os seus direitos.
• Direito de acesso: O utilizador tem o direito de obter acesso aos seus dados pessoais.
• Direito de retificação: O utilizador tem o direito de solicitar a retificação dos seus dados pessoais se estes estiverem incorretos ou incompletos.
• Direito ao apagamento: este direito permite-lhe solicitar o apagamento ou a supressão dos seus dados pessoais sempre que não exista uma razão imperiosa para continuarmos a utilizá-los.
• Direito à limitação do tratamento: O utilizador tem o direito de “bloquear” ou eliminar a utilização posterior dos seus dados pessoais. Quando o tratamento é limitado, podemos continuar a armazenar os seus dados pessoais, mas já não os podemos utilizar.
• Direito de portabilidade dos dados: O utilizador tem o direito de obter e reutilizar os seus dados pessoais para os seus próprios fins em diferentes serviços.
• Direito de oposição ao tratamento: O utilizador tem o direito de se opor a determinados tipos de tratamento. Por exemplo, se quiser opor-se ao tratamento com base em interesses legítimos.
• Direito de retirar o consentimento: Se o utilizador nos tiver dado o seu consentimento para uma operação de tratamento específica, tem o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura.
• Direito de não ser objeto de uma decisão automatizada: O utilizador tem o direito de não ser objeto de uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado (incluindo a definição de perfis) que produza efeitos jurídicos (ou igualmente importantes) para si.

Normalmente, a Factorial dá seguimento aos pedidos e fornece as informações a título gratuito. Para exercer os seus direitos, pode enviar uma comunicação escrita para o seguinte endereço eletrónico privacy@Factorial.co. Caso deseje fazer uma consulta ou sugestão em relação ao tratamento de dados pela Factorial, pode contactar-nos através deste mesmo endereço.

Note-se que, em alguns casos, poderemos ter de verificar a sua identidade e exigir documentos comprovativos. Da mesma maneira, em casos muito específicos, podemos cobrar ao utilizador uma taxa razoável para cobrir os nossos custos administrativos de fornecimento das informações ao utilizador:

• pedidos infundados ou excessivos/repetidos; ou
• mais cópias da mesma informação.

O utilizador tem o direito de apresentar uma reclamação sobre o tratamento dos seus dados pessoais junto da autoridade de controlo competente em matéria de proteção de dados. Antes de apresentar uma reclamação à autoridade de controlo, tem o direito de contactar o nosso DPO.

9. Quais são as nossas medidas de segurança?

A Factorial implementa normas de segurança de última geração para impedir o acesso não autorizado, manter a exatidão dos dados e garantir a utilização correta das informações. Também implementamos medidas organizacionais adequadas para proteger os seus dados.

Aplicamos estas mesmas normas ou padrões de segurança também quando trabalhamos com parceiros comerciais e tecnológicos. Só selecionamos e contratamos subcontratantes e fornecedores terceiros que tenham implementado medidas de segurança adequadas e que ofereçam garantias suficientes, incluindo medidas técnicas e organizacionais, para assegurar uma proteção adequada dos dados que lhes confiamos.

Além disso, internamente também garantimos que qualquer membro da Factorial que tenha acesso aos seus dados tenha assinado um acordo ou cláusula de não divulgação e estabelecemos medidas e processos internos como a formação contínua e uma série de políticas que são atualizadas recorrentemente para garantir a segurança dos dados, bem como a confidencialidade, disponibilidade e resiliência dos nossos sistemas e serviços. Entre outras medidas, destacamos que na Factorial definimos um procedimento de gestão e um plano de resposta a incidentes em caso de deteção de qualquer vulnerabilidade nos nossos sistemas e/ou que possa afetar os seus dados pessoais.

Para mais informações relacionadas com as nossas medidas de segurança, pode consultar a nossa Página de segurança.

10. Alterações a esta política de privacidade na Internet

Reservamo-nos o direito de alterar esta política de privacidade periodicamente, conforme considerarmos necessário, para a manter atualizada em relação ao desenvolvimento dos nossos produtos e serviços, às normas do sector ou a novos regulamentos. Se essas alterações forem substanciais ou importantes, faremos o nosso melhor para o informar.