Teletrabalho: 8 dicas para ser eficiente no trabalho remoto

Seja em casa, em um coworking ou em outro continente, existem vários fatores que possibilitam que os funcionários trabalhem como se estivessem no mesmo escritório. O trabalho remoto pode parecer ficção científica para si. Mas a verdade é que cada vez mais empresas optam por oferecer essa possibilidade aos trabalhadores.

Pode ser que não saiba, mas o teletrabalho é bom para o trabalhador e para a empresa. Este é económico para o funcionário, ao não investir no deslocamento para o escritório. Mas também pode ser uma vantagem competitiva para a empresa.

Ter pessoas em fusos horários diferentes ajuda a fornecer atendimento 24 horas para os clientes. Além de ser uma possibilidade para recrutar talentos de qualquer lugar do mundo.

Por esses motivos, muitas empresas e trabalhadores já adotam o trabalho remoto como uma filosofia. Muitos dos funcionários que têm a possibilidade de trabalhar remotamente se sentem mais valorizados, felizes e produtivos quando sentem que a empresa confia neles. Quando equipas e funcionários têm flexibilidade quando e onde trabalhar. Assim elas podem reduzir o estresse, as distrações e adaptar a sua vida profissional às situações pessoais e familiares.

O desafio surge ao tentar manter uma equipa robusta, capaz de se comunicar com eficiência e preservar a cultura da empresa. A boa notícia é que a sua empresa não é a primeira a passar por isso e existem muitas soluções para esse problema.

Partilhamos aqui as melhores dicas para trabalhar em casa e para gerir os funcionários que estão à distância:

1. Integre o teletrabalho ao DNA da sua empresa
2. Lidere pelo exemplo
3. Tenha um espaço de trabalho dedicado com tudo o que precisa
4. Adapte as vantagens do escritório
5. Mantenha as suas horas de trabalho e os objetivos do dia
6. Marque reuniões e conversas frequentes para otimizar o teletrabalho
7. Descarregue a nossa checklist para otimizar o seu teletrabalho
8. Use ferramentas e técnicas que otimizam o trabalho remoto

1. Integre o teletrabalho ao DNA da sua empresa:

Se decidir permitir trabalho remoto ou contratar funcionários que trabalham à distância, é essencial criar uma estratégia. Além de manter uma comunicação constante, necessitará estabelecer regras claras para que os funcionários entendam as vantagens e os desafios do teletrabalho.

Um exemplo seria é o teletrabalho ocasional por parte de uma equipa ou te toda a empresa. Se já utiliza a Factorial, pode usar esse recurso que aparece na secção de ausências. Este será permitido desde que tenha sido notificado com antecedência e com a aprovação de um gestor.

Se for a primeira vez que essa opção é adotada, o ideal seria oferecer uma breve introdução à equipa. Além de explicar como solicitá-la e fornecer orientações sobre como trabalhar quando parte da equipa não coincidir.

A chave para uma estratégia bem-sucedida e eficiente é criar uma cultura do teletrabalho na sua empresa. Assim, todos os funcionários reconhecerão os desafios, benefícios e as regras do trabalho remoto.

Se os funcionários que trabalham no mesmo escritório não entenderem o valor do teletrabalho, ou como lidar com os desafios de colaborar com colegas trabalhando remotamente, ambos os grupos e o seu trabalho poderão sofrer. Este ponto é geralmente decisivo para as empresas que tentam estabelecer esse novo tipo de trabalho.

2. Lidere pelo exemplo

Pode ser fácil perder o controlo do desempenho, dos desafios ou das necessidades diárias dos trabalhadores remotos. Mas deve esforçar-se para que os que estão a trabalhar à distância sejam sempre uma prioridade na empresa.

Os líderes devem garantir as necessidades dos funcionários remotos. Entre outras coisas, é importante chamar funcionários remotos para falar durante as reuniões e fornecer a eles as ferramentas e a tecnologia que lhes permitam participar. Um espaço tranquilo, ecrãs e excelente equipamento de som são essenciais. Uma vez estabelecido o precedente, o restante da empresa deve seguir o exemplo.

Mesmo que não seja o diretor ou o gestor da sua equipa, é importante dar o exemplo nestes casos.

3. Tenha um espaço de trabalho dedicado com tudo o que precisa

A nível individual, é importante adaptar a sua casa ou outro local, como um coworking, e transformá-lo no seu escritório. Normalmente não estamos acostumados a trabalhar a distância porque não vemos na nossa casa um local de trabalho. Por isso, é importante dedicar um espaço específico da sua casa para trabalhar. Se possui uma mesa de estudos ou uma mesa confortável fora do seu quarto, perfeito.

Além disso, certifique-se de que tem todo o material necessário para exercer o seu trabalho fora do escritório. Além de um computador de trabalho, verifique se possui todos os softwares instalados e as senhas de todos os programas que precisa utilizar. Mas o mais importante é ter uma conexão rápida e estável de internet. Assim, é mais fácil e rápido comunicar-se com os seus colegas de trabalho e ter inclusive reuniões on-line.

Auscultadores e microfones também são muito importantes para as equipas. Principalmente para as pessoas que trabalham com vendas e realizam dezenas de vídeo chamadas por dia. Para um maior controlo de dados entre as equipas é essencial trabalhar com documentos na nuvem. Um sistema como o Google Drive ou o Dropbox pode ser utilizado para gerir e editar os seus documentos.

4. Adapte as vantagens do escritório

As pessoas que trabalham remotamente tendem a perder as pequenas vantagens de estar no escritório. Como o pequeno almoço, frutas e outras atividades divertidas. Estes benefícios contribuem para a moral dos funcionários e devem ser replicáveis ​​para os trabalhadores remotos. Por isso, estes podem ser substituídos por cupões de benefícios.

Mas é importante pensar nas vantagens que não sejam apenas materiais. Os funcionários que não estão presentes no escritório também podem perder pequenas conversas com colegas que lhes permitem fazer amizade ou trocar informações sobre o trabalho.

Em muitas empresas, pequenas notas ou boletins internos com informações sobre a equipa são enviados para que todos saibam o que acontece. Além das clássicas newsletters, é importante comunicar-se com a equipa através de ferramentas como o Slack. Crie canais para cada equipa e grupo de trabalho.

Aqui na Factorial também usamos outra ferramenta, o Discord, uma solução de áudio para conversar com várias pessoas ao mesmo tempo. E dentro do software da Factorial também encontrará uma solução para eventos e comunicados. Assim, é possível enviar mensagens gerais sem a necessidade de criar dezenas de emails.

5. Mantenha as suas horas de trabalho e os objetivos do dia

Além do espaço de trabalho é importante manter uma rotina constante. Isso significa estabelecer e cumprir com as horas trabalhadas. Ter sempre uma rotina similar a do escritório ou estabelecer uma rotina única para o teletrabalho. O importante é evitar ao máximo as distrações exteriores nas horas de trabalho.

Recomendamos que tenha uma lista com tudo o que deve fazer durante cada dia. Se esta estiver numa plataforma online, é ainda mais fácil de geri-la. Existem plataformas limitadas e gratuitas como o Google Keeps e o Trello e outras mais robustas como o Zoho, o Jira ou o Airtable. Aqui na Factorial utilizamos o último para verificar as tarefas de todas as equipas, definir prioridades e acompanhar o seguimento de cada projeto.

Mais além das tarefas diárias, é importante verificar também as tarefas semanais e mensais. Principalmente se há alguém na equipa que está a trabalhar em remoto por muitos dias.

6. Marque reuniões e conversas frequentes para otimizar o teletrabalho

Uma das partes mais difíceis de estar numa equipa que trabalha remotamente é motivá-la.

Mas há uma camada adicional de dificuldade quando não pode ir até a mesa de alguém. Seja para verificar um projeto, fazer uma pergunta ou atribuir uma tarefa. Em teoria, a tecnologia deve facilitar isso. Mas apenas escrever uma mensagem no Slack não é suficiente.

Por isso, é importante marcar reuniões ou conversas rápidas frequentemente para garantir os progressos da equipa e que todos tenham os recursos de que precisam. Os chamados “One to one” entre os gestores e cada um dos seus subordinados são ainda mais relevantes nesses casos, principalmente quando realizamos uma vídeo chamada.

Muitas empresas utilizam também grupos de Whatsapp para verificar como estão os seus funcionários. No entanto, é importante lembrar que esta é uma ferramenta de lazer e não de trabalho. Inclusive quando os colaboradores estão a trabalhar fora do escritório. Para isso, existem outras ferramentas, aplicativos e, caso seja relevante, um número de telemóvel de trabalho.

7. Descarregue a nossa checklist para otimizar o seu home office

Não está acostumado a trabalhar remotamente? Faça download da nossa lista com tudo o que precisa para trabalhar em casa sem perder a produtividade.

8. Use ferramentas e técnicas que aprimoram o teletrabalho

A comunicação presencial e as ferramentas de colaboração em tempo real são necessárias para que todos sejam mais eficientes e produtivos. Ter as ferramentas certas permite que as pessoas se comprometam com a experiência remota.

Aqui estão algumas das ferramentas mais populares que os especialistas recomendam:

• Slack: chat para equipas grandes ou pequenas, que possibilita a criação de diferentes grupos de empresas e canais múltiplos. Utilizado para conversas rápidas e escritas.
• Skype: o programa mais popular de vídeo chamadas. Está conectado às contas Microsoft e é mais eficaz para conversas com apenas duas pessoas.
• Zoom: outra plataforma de vídeo chamada, o Zoom é especializado nas chamadas com muitas pessoas. É o programa que usamos na Factorial para reuniões a distância.
• Google Drive: a plataforma do Google para criar e partilhar diferentes tipos de documentos. Como textos, planilhas, apresentações, imagens e muito mais. É muito útil já que várias pessoas podem utilizá-la ao mesmo tempo e abrir os documentos em qualquer dispositivo.
• Trello: um dos programas mais utilizados para a gestão e organização de tarefas. Também está disponível para todos os dispositivos móveis.
• Airtable: um software completo e user-friendly para a gestão de tarefas. Na Factorial todas as equipas utilizam o Airtable, do Marketing até os desenvolvedores.
• Pomofocus: não sabe como ser mais produtivo e quanto tempo gasta em cada tarefa? O Pomofocus é uma ferramenta que te ajuda a administrar o tempo através da técnica pomodoro.
• Factorial: com o nosso software é possível verificar quais colaboradores trabalham desde casa e quais estão ausentes. Além disso, é possível registar o ponto fora do escritório, através da nossa aplicação móvel. E para os gestores, também oferecemos um sistema geolocalização que lhes permite ver de onde os funcionários estão a picar o ponto.

Administre o teletrabalho dos seus funcionários com o software de gestão de ausências da Factorial