Coordenar quem está ausente e quem trabalha remotamente é mais fácil em empresas menores. Porém, quando a equipa começa a aumentar, a gestão das ausências e do teletrabalho se torna cada vez mais complicada e pode parecer um jogo de Tetris.
É por isso que uma empresa deve pensar cuidadosamente quando define uma estratégia de gestão de ausências. Caso contrário, Recursos Humanos estarão sobrecarregados com pedidos de folgas incompatíveis. Por isso, partilhamos consigo as melhores dicas para ajudá-lo a gerir as ausências dos seus funcionários de maneira eficiente para todos.
Pontos-chave para uma gestão de ausências eficaz
- Saiba o que diz a lei e o contrato de cada funcionário
- Conheça os critérios de prioridade na sua empresa
- Utilize um Software de RH apropriado para a gestão de ausências
Pontos-chave para uma gestão de ausências eficaz
Saiba o que diz a Lei e o Contrato de cada Funcionário
Isso pode parecer óbvio, mas vale a pena repetir. Principalmente, se sua a empresa possui escritórios diferentes em todo o mundo.
Cada país tem as suas próprias leis sobre férias, ausências e teletrabalho e deve conhecê-las detalhadamente. O funcionário pode abandonar suas férias em troca de dinheiro? Qual é o tempo mínimo de folga que se pode obter?
Além disso, podem existir acordos coletivos dos sindicatos para diferentes tipos de trabalhadores ou setores. Por exemplo: o sindicato que rege os profissionais da indústria têxtil é diferente do que rege os funcionário do setor automobilístico.
O responsável de recursos humanos deve estar atento às notícias e às leis para evitar problemas muito sérios. Por outro lado, o funcionário deve estar ciente do que o contrato e a legislação dizem sobre a gestão de ausências, férias e trabalho remoto.
É importante também verificar os pronunciamentos oficiais do governo e do Ministério do Trabalho. Já que em momentos específicos, como a atual crise do COVID-19, poder ocorrer exceções. Para saber mais sobre a posição do governo português nestes casos, aceda ao nosso artigo sobre as quarentenas e os lay-offs provocados pela crise do coronavírus.
Conheça os Critérios de Prioridade
Algumas empresas possuem uma política de férias e ausências que prioriza grupos de funcionários na hora das solicitações de ausência. Em outros casos, a empresa decide, deliberadamente, quem obtém preferência num cenário de sobreposição. Estes critérios normalmente concentram-se em:
- Funcionários com filhos. Para ajudar os seus funcionários a conciliar trabalho e família, muitas empresas favorecem os funcionários com crianças em idade escolar. Assim, este podem pedir folgas ou férias quando os seus filhos não precisam ir à escola. Por exemplo, no verão.
- Antiguidade. Os colaboradores que estão há mais tempo na empresa são os primeiros a escolher. Isto pode ser visto como um sinal de que a empresa valoriza a lealdade.
- Sistema de rotação. Uma das maneiras mais justas de decidir quem pode solicitar ausências e férias. Assim, todos conseguem ter a prioridade em algum momento.
Os funcionários devem saber qual sistema é usado na sua empresa para que possam se adaptar e organizar para evitar mal-entendidos e um ambiente de trabalho tenso.
No entanto, em casos especiais como o isolamento da população devido ao Coronavírus, as empresas devem seguir as diretrizes do governo.
Utilize um Software de RH apropriado para a Gestão de Ausências e Trabalho Remoto
Depois que soubermos o que a lei diz e qual é a ordem de prioridade na nossa empresa (se houver), precisamos de uma maneira de acompanhar todas as solicitações de férias, ausências e de teletrabalho.
Muitas empresas e funcionários de recursos humanos ainda usam folhas de excel complexas. Isso pode parecer uma boa solução, mas, a longo prazo, pode ser confuso e consumir bastante tempo. Uma folha de cálculo precisa de personalização, habilidades técnicas e muito tempo. Além disso, desatualiza-se com muita rapidez e facilidade se alguém receber o documento errado.
A melhor maneira de gerir as ausências dos seus funcionários é automatizar todas essas tarefas. Com a Factorial, um software on-line de recursos humanos, cada funcionário pode aceder à sua conta e pedir dias de ausência ou de teletrabalho em apenas alguns cliques.
O supervisor irá receber um e-mail e aceita ou rejeita o pedido. Ao observar o calendário da equipa, é possível garantir que ainda haja pessoas suficientes na equipa para concluir o trabalho. O calendário será atualizado automaticamente com essa nova ausência e todos na empresa saberão que o funcionário não estará disponível no escritório e se adaptarão de acordo.
Os calendários da Factorial podem adaptar-se aos feriados da sua cidade e país. Além disso, o administrador pode criar uma política de férias para garantir que todos os funcionários saibam quantos dias de folga têm. Inclusive podem saber se é possível acumular estes dias de folga de um ano para outro.
