A gestão de despesas corporativas é um pilar fundamental de saúde financeira para empresas. É uma prática que envolve o registo, controlo e análise de todos os gastos financeiros, visando uma melhor compreensão de como o dinheiro é utilizado.
Neste artigo, exploramos o mundo da gestão de despesas, explorando a sua importância, estratégias eficazes de implementação e como garantir a conformidade legal. Ficou curiosidade? Leia o artigo!
Tabela de conteúdos:
- O que são despesas corporativas?
- Importância da gestão de despesas
- 5 dicas para implementar a gestão de despesas corporativas
- Quais são as melhores práticas para controlar as despesas empresariais?
- Conformidade legal na gestão de despesas corporativas
- Quais são as despesas dedutíveis para empresas em Portugal?
- 👉 Software da Factorial: uma forma prática de gerir despesas
Aprenda mais sobre a Factorial e deixe que o nosso software o ajude no dia-a-dia! ⬇️
O que são despesas corporativas?
As despesas corporativas referem-se a gastos incorridos pelas empresas para suportar suas operações. Isso inclui despesas como viagens de negócios, material de escritório, despesas de representação, entre outras.
O que é a política de despesas corporativas?
Uma política de gestão de despesas corporativas é um conjunto de regras e diretrizes estabelecidas por uma empresa para regulamentar como os seus colaboradores devem lidar com as despesas relacionadas com o trabalho. Esta política define o que é elegível como despesa, os procedimentos para submissão e aprovação de despesas, limites de gastos, bem como as consequências da não conformidade com a política.
Uma política de despesas é essencial para promover a responsabilidade financeira, evitar abusos e garantir que todas as despesas estejam em conformidade com as regulamentações fiscais e contabilísticas e o Código do Trabalho. Proporciona clareza e transparência, tanto para os funcionários quanto para a administração da empresa.
Importância da gestão de despesas
A gestão de despesas corporativas é muito mais do que apenas um procedimento contabilístico: é um fator-chave para a saúde financeira de uma empresa. A capacidade de controlar, acompanhar e otimizar os gastos corporativos desempenha um papel vital em como as empresas operam e crescem.
Nesta secção, exploraremos os motivos pelos quais a gestão de despesas corporativas é crucial, desde o controlo financeiro até ao planeamento e à otimização de recursos.
1. Controlo financeiro
A gestão de despesas permite que as empresas tenham um controlo apurado sobre onde o seu capital está a ser alocado. Proporciona uma visão detalhada e em tempo real de como os fundos da empresa estão a ser utilizados, ajudando a evitar excessos orçamentários e facilitando as tomadas de decisão informadas.
Este controlo, é vital num ambiente empresarial em constante evolução, onde despesas podem ocorrer de várias formas e em diversos locais. Ajuda a evitar gastos excessivos, mas também permite que o departamento de gestão tome decisões financeiras informadas, fundamentais em tempos de mudanças económicas frequentes e desafios financeiros.
2. Melhor planeamento financeiro
Ao analisar e controlar as despesas, as empresas podem criar orçamentos sólidos que atendam às necessidades operacionais e estabeleçam metas financeiras realistas. Esse planeamento auxilia no estabelecimento de um plano financeiro sólido, contribuindo para o crescimento sustentável.
3. Otimização de recursos
A gestão de despesas corporativas é uma ferramenta poderosa para identificar oportunidades de poupança e otimização de recursos. A renegociação de contratos com fornecedores, a procura de alternativas mais económicas e a eliminação de gastos desnecessários são apenas algumas das formas pelas quais as empresas podem beneficiar da otimização de recursos.
A gestão de despesas eficaz, quando implementada a longo prazo, ajuda as empresas a reduzir custos de forma sustentável.
👉 Explore o nosso artigo sobre gestão de custos: o que é e qual o papel dos RH?
5 dicas para implementar a gestão de despesas corporativas
A importância da criação de uma política de gestão de despesas corporativas já conhece. Contudo, saiba que implementar com sucesso a gestão de despesas corporativas requer um conjunto de estratégias e práticas bem definidas.
Nesta secção, exploraremos as etapas necessárias para estabelecer um sistema eficaz de gestão de despesas corporativas dentro de uma empresa. Desde a criação de políticas de despesas claras até à utilização de ferramentas de gestão de despesas, este guia prático fornece informações valiosas para empresas que procuram um maior controlo financeiro e eficiência.
1. Política da gestão de despesas corporativas
Toda empresa deve estabelecer uma política de despesas clara. Esta política deve definir quais despesas são elegíveis, os limites de reembolso e o processo de apresentação de despesas.
É fundamental que todos os colaboradores estejam cientes e compreendam essa política. Deve ser atualizada à medida que a empresa vá evoluindo e seja necessária a adaptação de processos.
2. Registo preciso
Os colaboradores que desejam ser reembolsados devem manter registos detalhados das despesas, incluindo recibos e documentação comprobatória. O registo preciso é fundamental para evitar disputas e garantir que apenas as despesas legítimas são reembolsadas.
Implemente um sistema de registo e controlo de despesas. Pode optar por utilizar software de gestão de despesas específico ou manter um registo manual das despesas. Independentemente do método escolhido, é crucial manter registos precisos e detalhados de todas as transações financeiras.
3. Ferramentas de gestão de despesas corporativas
A tecnologia desempenha um papel importante na gestão de despesas corporativas. A utilização de softwares de gestão de despesas (como o da Factorial 😉) pode automatizar tarefas, fornecer análises detalhadas e manter um registo organizado de todas as transações financeiras.
Com a automatização do processo de aprovação de despesas, as empresas podem acelerar o fluxo de trabalho, garantindo que as despesas sejam aprovadas de forma mais rápida e eficiente. Isso é benéfico para os funcionários, que recebem reembolsos mais rapidamente.
👉Aprenda a fazer a gestão de despesas através de um software: como implementar nas empresas?
4. Processo de revisão e aprovação
Estabeleça um processo de revisão e aprovação de despesas. Desta forma, ajudará a garantir que todas as despesas estejam em conformidade com a política da empresa e com as regulamentações fiscais em vigor.
Para certificar-se de que o processo é cumprido, realize auditorias regulares para garantir a conformidade e identificar quaisquer áreas onde a gestão de despesas corporativas pode ser aprimorada.
5. Formação dos colaboradores
Explique aos seus colaboradores a importância de seguir a política de despesas, e como o deverão fazer. Certifique-se de que todos os colaboradores entendam as regras e regulamentos relacionados com as despesas corporativas e estejam cientes dos procedimentos a seguir.
Quais são as melhores práticas para controlar as despesas empresariais?
Controlar despesas empresariais eficazmente é essencial para manter a rentabilidade e a eficiência da empresa. Algumas das melhores práticas passam por:
- Criar uma política de despesas clara: defina diretrizes específicas para as despesas da empresa, incluindo o que é elegível e os limites de gastos.
- Automatizar processos: utilize software de gestão de despesas para automatizar a submissão, aprovação e registo de despesas, economizando tempo e minimizando erros.
- Analisar as despesas regularmente: revise e analise as despesas periodicamente para identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos. Não se esqueça de incluir os custos dos trabalhadores para a empresa. Através de relatórios detalhados, as empresas podem identificar tendências nas despesas ao longo do tempo. Esta funcionalidade ajuda na tomada de decisões estratégicas, como ajustar orçamentos e políticas de despesas com base em dados reais.
- Negociar com fornecedores: procure oportunidades para renegociar contratos com fornecedores e conseguir melhores preços.
- Promover a consciência financeira: eduque os funcionários sobre a importância de controlar as despesas e incentive a responsabilidade financeira em toda a empresa.
Conformidade legal na gestão de despesas corporativas
Cumprir as regulamentações fiscais e contabilísticas relacionadas com a gestão de despesas corporativas é de importância crítica para empresas. Saiba quais as considerações legais específicas que as empresas devem ter em mente para evitar problemas fiscais e jurídicos.
- Registo Contabilístico: Manter registos contabilísticos precisos é uma exigência fundamental. Inclui a correta classificação de despesas e garantir que todas as transações estejam em conformidade com as normas contabilísticas em vigor, em Portugal. Registos adequados são essenciais para relatórios financeiros transparentes e precisos.
- Fiscalização: a Autoridade Tributária em Portugal pode efetuar auditorias fiscais. Portanto, a conformidade é crucial para evitar penalizações e problemas legais. Manter a documentação organizada e facilmente acessível é uma prática recomendada para enfrentar auditorias com confiança.
Como evitar fraudes nas despesas corporativas?
Evitar fraudes nas despesas corporativas é essencial para a integridade financeira de uma empresa. Saiba como o fazer:
- Política de despesas clara: estabeleça uma política de despesas corporativas clara e rigorosa que defina as regras e diretrizes para as despesas. Certifique-se de que todos os colaboradores compreendam e sigam a política.
- Software de gestão de despesas: utilize software de gestão de despesas que permita a automação do processo de submissão e aprovação de despesas. Isso ajuda a reduzir erros e fraudes.
- Auditorias regulares: realize auditorias regulares para identificar atividades suspeitas, como despesas não autorizadas, recibos falsos ou duplicados.
- Consciencialização dos funcionários: eduque os funcionários sobre as políticas de despesas e a importância de relatar atividades fraudulentas. Encoraje a denúncia de fraudes.
- Aprovações escalonadas: estabeleça limites de gastos para diferentes categorias de despesas e implemente aprovações escalonadas para despesas acima de um determinado valor.
A prevenção de fraudes é uma responsabilidade coletiva que envolve a empresa como um todo. Desde a alta administração até aos funcionários que lidam com as despesas.
👉 Leia o nosso artigo sobre a Inspeção Geral do Trabalho: o que é e como preparar a sua empresa?
Quais são as despesas dedutíveis para empresas em Portugal?
Em Portugal, as despesas dedutíveis são despesas empresariais que podem ser subtraídas do rendimento tributável da empresa, reduzindo assim o montante sujeito a imposto. Identificar e aproveitar despesas dedutíveis é uma estratégia essencial para otimizar a carga fiscal das empresas. Algumas das despesas dedutíveis mais comuns em Portugal incluem:
- Despesas de pessoal: salários, contribuições para a Segurança Social, benefícios para os funcionários, como seguros de saúde e planos de pensões, podem ser deduzidos.
- Despesas de comercialização: despesas relacionadas com marketing, publicidade, promoções e relações públicas são geralmente dedutíveis.
- Despesas de viagem e representação: gastos em viagens de negócios, refeições de negócios e entretenimento de clientes podem ser deduzidos, desde que estejam relacionados com a atividade da empresa.
- Despesas de formação: gastos em formação e desenvolvimento de funcionários podem ser considerados dedutíveis.
- Despesas com fornecedores: custos associados à compra de matérias-primas, produtos ou serviços de fornecedores são dedutíveis.
É importante salientar que as regras fiscais podem variar para diferentes tipos de empresas e atividades comerciais. É aconselhável consultar um contabilista ou especialista fiscal para garantir que todas as despesas dedutíveis sejam corretamente identificadas e documentadas, ajudando assim a maximizar a eficiência fiscal da empresa.
👉 Saiba como funcionam as deslocações em serviço em Portugal?
Software da Factorial: uma forma prática de gerir despesas
O software da Factorial permite-lhe automatizar o controlo e gestão de despesas da sua empresa. Poupa tempo e custos. De uma forma prática:
- Controla as despesas através de um único software: e acaba com a inserção das despesas em excel ou com a revisão de todas as faturas, uma por uma.
- Acompanha todas as despesas em tempo real: assim como custos e receitas. Isto permite-lhe analisar as áreas em que está a investir mais.
- Aprova ou rejeita as despesas em segundos: os seus colaboradores apenas têm de submeter as despesas com a respetiva fatura e aguardar validação. Isso mesmo! Sempre que um dos seus colaboradores fizer um pagamento com o seu próprio dinheiro, tem de fazer reembolso, certo? E se forem várias despesas, já pensou na quantidade de transferências mensais? Com a Factorial as despesas são refletidas automaticamente, como um suplemento adicional no recibo de vencimento, para que não se preocupe com nada!
Em alternativa, pode também optar pelo Cartão Factorial. Este cartão é pessoal, para cada colaborador. Sempre que precisar de fazer um pagamento ou despesa, poderá utilizar este cartão. O pagamento é registado automaticamente e o seu gestor ou responsável será notificado. Poderá aprovar ou rejeitar esta despesa em segundos.
A gestão de despesas corporativas é um elemento-chave na administração financeira de qualquer empresa. Fornece o controlo necessário sobre os gastos, contribui para um planeamento financeiro sólido e permite a otimização de recursos.
Garantir a conformidade legal é essencial para evitar problemas fiscais e jurídicos. Ao aplicar boas práticas de gestão de despesas, as empresas podem otimizar seus recursos e garantir uma base financeira sólida para o crescimento futuro.
✅ Marque uma demonstração grátis com um dos nossos consultores e conheça melhor a gestão de despesas da Factorial!
O software da Factorial tem mais funcionalidades?
Boas notícias: é um software tudo-em-um, de recursos humanos. Ao investir na Factorial, centralizará todos os processos de RH num único sítio. Além disso, poupa tempo que poderá destinar a outras tarefas e aumentar a produtividade das suas equipas. Conheça algumas das funcionalidades da Factorial no vídeo abaixo, ou leia os bullet points que preparámos para si:
- Gestão de colaboradores, que permite criar perfis detalhados para os colaboradores, incluindo informações pessoais, de contacto e contratuais. Além disso, a plataforma facilita a gestão de licenças, férias, faltas e outras ausências. Garantindo assim que as políticas da empresa sejam respeitadas;
- A organização de documentos de recursos humanos é simplificada com a Factorial. Os utilizadores podem armazenar e aceder a documentos importantes de forma segura, como contratos de trabalho, regulamentos internos e documentos fiscais, tudo num local centralizado.
- A personalização é um dos pontos fortes da Factorial. Os utilizadores podem configurar políticas e procedimentos personalizados, adaptando as políticas de férias, licenças e despesas às necessidades específicas da sua empresa. Isso permite uma maior flexibilidade na gestão de recursos humanos.
- A gestão de horas e assiduidade é outra funcionalidade relevante, permitindo o registo preciso das horas trabalhadas, o controlo de presenças e a gestão de horas extraordinárias. A plataforma ajuda as empresas a garantir que os horários de trabalho sejam respeitados e que os colaboradores sejam devidamente compensados.
- Para uma tomada de decisão informada, a Factorial disponibiliza uma variedade de relatórios e analytics. Esses relatórios ajudam as empresas a avaliar o desempenho dos recursos humanos e a tomar decisões informadas sobre finanças e estratégias de recursos humanos.
E não ficamos por aqui!
- Os funcionários têm acesso a um portal de funcionário, onde podem consultar os seus dados pessoais, pedir férias, submeter despesas e realizar outras tarefas de autoatendimento. Isso reduz a carga administrativa e empodera os colaboradores.
- Funcionalidade de recrutamento e onboarding, onde as empresas podem publicar ofertas de emprego e gerir o processo de recrutamento, bem como garantir uma integração suave de novos colaboradores. A Factorial também suporta integrações com ferramentas de terceiros, como sistemas de contabilidade, pagamento e calendários.
- A conformidade com as normas de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), é uma preocupação importante. E a Factorial ajuda as empresas a cumprir essas regulamentações.
Na Factorial, temos suporte ao cliente, garantindo que os utilizadores possam obter assistência sempre que necessário. Por fim, a acessibilidade em dispositivos móveis também é possível. O que permite que os utilizadores acedam às informações e realizem tarefas enquanto estão em movimento, oferecendo maior flexibilidade e mobilidade.
💡 Quer descobrir todas as funcionalidades? Experimente grátis a Factorial ou marque, sem compromisso, uma demonstração com um dos nossos consultores!
