Ao contar com um software de gestão de RH é possível melhorar a organização administrativa e financeira da empresa. Um dos benefícios de contar com este tipo de tecnologia é poder gerar relatórios de RH de diferentes tipos, para diferentes situações.
A tecnologia é uma grande aliada dos profissionais de Recursos Humanos. Ela deve ser utilizada não apenas para facilitar o fluxo de trabalho, mas também tornar mais eficiente (e por vezes automatizar) algumas atividades do setor. Uma das possibilidades que o uso de um software de gestão de RH oferece é gerar relatórios sempre que necessário, para diferentes finalidades.
Neste artigo, explicamos-lhe mais sobre como criar e gerar relatórios de RH e como isso pode fazer toda a diferença na gestão de pessoas e de Recursos Humanos da sua empresa. Acompanhe-nos!
Tabela de Conteúdos:
- O que são relatórios de Recursos Humanos?
- A importância de criar relatórios de RH
- Exemplos de relatórios para gestão de RH
- Benefícios do uso de um software para gerar relatórios de RH
- 👉 Factorial: software com relatórios de RH automáticos
O que são relatórios de Recursos Humanos?
Um relatório de RH é uma ferramenta criada pelo setor de Recursos Humanos a fim de adquirir, reunir e analisar diferentes dados e informações a respeito da empresa. Por outras palavras, o documento existe para facilitar a análise e o panorama geral de determinada situação, seja financeira ou administrativa, com informações relacionadas a diversas questões da empresa.
Com estes relatórios, os profissionais de Recursos Humanos podem fazer uma análise completa desses dados. Seja traçando objetivos, seja estabelecendo indicadores importantes para a organização.
Através de um relatório de RH é possível saber, por exemplo, a taxa de rotatividade de funcionários de uma empresa, ou identificar um mau desempenho através de inquéritos de clima organizacional com as equipas. A partir dessa constatação, o setor de RH pode tomar decisões para resolver a situação com mais eficiência.
Através de um relatório de RH, também é possível selecionar dados relevantes sobre um determinado período, bem como organizar e comparar informações a respeito de colaboradores ou gestores. E se tudo isso puder ser feito através de uma mesma ferramenta, melhor.
A importância de criar relatórios de RH
O setor de Recursos Humanos é um setor extremamente estratégico, uma vez que auxilia em diversas tomadas de decisão dentro da organização. Isso, em geral, acontece através da análise de dados sobre a situação atual do negócio. Justamente por isso existem os relatórios de RH.
👉 Leia mais sobre RH estratégico nas organizações: 15 dicas e ferramentas
Neste sentido, criar e gerar relatórios de RH de forma eficaz e eficiente é essencial para passar todas as informações necessárias à empresa. E também para permitir uma análise mais profunda sobre diferentes aspetos da empresa.
Assim, as decisões tomadas não são tomadas com base na intuição. Mas sim guiadas por dados que informem quais são os pontos fortes e fracos da organização em determinado assunto.
Além disso, outros benefícios de criar relatórios de RH eficazes são:
- Documentar dados históricos da organização;
- Traçar objetivos e estabelecer indicadores;
- Organizar informações e selecionar dados relevantes;
- Fazer comparações entre dados e períodos;
- Monitorizar informações importantes;
- Gerar insights relevantes para os setores administrativo, financeiro e outros;
- Avaliar o clima organizacional da empresa;
- Auxiliar na organização interna do setor de RH;
- E muito mais!
Exemplos de relatórios para gestão de RH
Agora que entendemos a importância dos relatórios de RH, é importante destacar que estes documentos podem possuir diferentes finalidades. Conheça, a seguir, alguns tipos de relatórios de RH existentes e como cada um deles pode ajudar na rotina da sua empresa.
1) Folha de ponto
A folha de ponto é o documento que contém todas as informações de ponto referentes a determinado período de trabalho. Por outras palavras: é basicamente um resumo do horário de trabalho de um colaborador durante o mês.
Importante destacar que cada colaborador deve ter o seu próprio relatório. A empresa deve gerá-lo sempre ao final de cada mês de trabalho. Em geral, é utilizado (e deve ser armazenado) para fins legais, tanto por parte da organização quanto por autoridades fiscais.
Em geral, este relatório contém informações básicas. Entre elas, nome completo do funcionário, jornada de trabalho, horários de entrada e saída, horário de almoço, e intervalo intrajornada.
Descarregue o nosso modelo de folha de ponto/presenças em Excel, e distribua pelos seus colaboradores para que a possam preencher no seu dia-a-dia. ⬇️
2) Mapa de férias
O controlo de férias dos colaboradores é um dos grandes desafios para os gestores e para o setor de RH. E, para garantir a satisfação de toda a equipa e manter o funcionamento dos processos, um relatório que demonstre os períodos de férias de toda a equipa pode ser uma grande ajuda. Principalmente se a empresa for de maior porte e possuir muitos funcionários.
Para além disso, é possível gerar relatórios de RH que mostrem as ausências e folgas de cada colaborador. O que lhe dá um controlo muito maior sobre a mão de obra ativa da organização, e evita problemas de queda de produtividade.
Criámos um modelo em Excel de mapa de férias para utilizar na sua empresa. Não se esqueça que tem de o afixar até ao dia 15 de Abril de 2023. Descarregue abaixo e comece já a prepará-lo. ⬇️
3) Relatório para gestão de turnos
Ao gerar um relatório com informações sobre os turnos de cada colaborador, é possível criar escalas de trabalho que não prejudiquem os processos e produções diárias.
Com este documento, o setor de RH tem em mente a quantidade de colaboradores por setor, a quantidade de tarefas e a carga horária semanal de cada funcionário. Assim, poderá realizar a gestão de turnos de maneira correta, evitando também o risco de queda na produtividade.
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4) Média e distribuição de salários
Este tipo de relatório oferece ao profissional de RH o conhecimento a respeito da média e distribuição salarial da empresa. Com ele, é possível obter dados visuais sobre o pagamento de salário por colaboradores ativos, inclusive fazendo distinção de género, cargo, idade etc.
Este tipo de relatório é importante pois pode ajudar o setor de RH, tanto a pensar em novas estratégias de remuneração, como na criação de um plano de cargos e salários, caso essa seja uma necessidade da empresa.
No caso do software de RH da Factorial, por exemplo, ao gerar o relatório de RH sobre salários é possível criar filtros específicos, demonstrando salários apenas por equipa, por exemplo, ou apenas de colaboradores mulheres. Isto pode ser valioso para que a empresa identifique algum tipo de disparidade salarial entre homens e mulheres, por exemplo.
Benefícios do uso de um software para gerar relatórios de RH
Apesar de úteis, o uso de modelos em Excel em empresas de médio e grande porte pode não funcionar muito bem. Mesmo em empresas menores, este é um tipo de prática que já é obsoleta. Até porque existem soluções muito mais eficazes para a gestão de Recursos Humanos.
Uma delas é o uso de um software de gestão de RH pensado para facilitar o dia a dia dos profissionais, e também para entregar mais eficiência em diferentes processos, inclusive na criação de relatórios.
Entre outros benefícios, um bom software de RH também é capaz de:
- Manter informações atualizadas em tempo real;
- Fornecer acesso remoto aos diferentes usuários;
- Maior velocidade e facilidade de acesso a informações importantes;
- Simplicidade para analisar e apresentar dados estratégicos sempre que necessário.
Em resumo: criar e gerar relatórios de RH não precisa de ser um trabalho demorado, manual, e feito sempre em Excel. É possível facilitar este processo com o uso da tecnologia certa!
Factorial: software com relatórios automáticos
Ao utilizar o software de RH da Factorial, encontrará tudo o que precisa para criar relatórios automáticos num só lugar. Na Factorial terá acesso a um painel intuitivo e fácil de usar, que permite que sua equipa de RH:
- Centralize processos;
- Gira todos os dados dos colaboradores;
- Crie relatórios personalizados acerca dos mais diversos temas de RH;
- Adquira dados sempre que for necessário;
- Elimine os erros manuais e ganhar tempo;
- Aumente a produtividade dos gestores.
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