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Automatização de processos em escritórios: devem os RH aderir?

Automatização de Processos em Escritórios

Neste artigo falamos-lhe sobre a automatização de processos em escritórios. Saiba qual a importância e vantagens de automatizar processos e reflita se devem os RH digitalizar as suas atividades, ou não.

Numa sociedade tão competitiva e digital como a que vivemos, sente-se a necessidade de inovar todos os dias. O aparecimento de novas tecnologias é constante e as gerações mais novas sentem a necessidade de iniciar a sua carreira profissional em empresas que satisfaçam a sua necessidade do digital.

Leia o artigo e informe-se sobre como automatizar os processos de RH e, assim, atrair melhores talentos para a sua empresa.

Tabela de Conteúdos

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O que é a automatização de processos em escritórios?

A automatização de processos em escritórios é algo cada vez mais importante nas empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Certos processos organizacionais tornaram-se obsoletos e demasiado tradicionais e, numa sociedade tão competitiva como a que vivemos, é necessário digitalizar tarefas.

A automatização de processos é isto mesmo. É a utilização da tecnologia e digitalização para otimizar e centralizar processos, poupar tempo e dinheiro, e tornar as tarefas do dia a dia o mais simples possível.

Existem ferramentas, tais como o software da Factorial, que o ajudam e apoiam neste desafio que é a automatização de processos em escritórios e tornam as suas atividades administrativas mais acessíveis.

A seguir, explicamos-lhe como otimizar os processos de recursos humanos e quais são as vantagens para este departamento. Será que faz sentido os RH adotarem estas novas ferramentas digitais nas suas atividades, muitas vezes, altamente demoradas e tradicionais? Descubra abaixo.

🎙 Entrevista: Leia o que Bruno Ribeiro tem a dizer sobre a Inovação em Recursos Humanos.

Automatização de processos de RH

A automatização de processos em escritórios pode aplicar-se a qualquer processo da empresa, seja ele, gestão de projetos, gestão de recursos humanos, tarefas administrativas, controlo de mercadorias, contabilidade, etc. Ainda assim, os processos de recursos humanos são uns dos que mais precisam de inovar nas suas atividades.

Importância da automatização de processos organizacionais

Como lhe dissemos acima, a automatização de processos em escritórios é algo necessário num mundo tão digital como o que vivemos. Incorporar processos digitais e otimizados na sua organização não só aumentará a produtividade, mas também incentivará os seus colaboradores a fazerem mais e melhor.

No departamento de RH, ao automatizar tarefas como gestão de despesas, recrutamento e seleção ou, até, assinatura de documentos, poupará tempo, papel e dinheiro. Já para não falar da enorme vantagem competitiva que a transformação digital dará a uma empresa, face a outra que mantenha processos tradicionais.

Adicionalmente, a automatização de processos em escritórios é um importante fator para a definição da cultura organizacional da empresa. Por norma, as gerações mais novas tendem a procurar por empresas tecnológicas e digitalizadas. Consequentemente, a sua empresa só beneficiará com a atração de talentos jovens e cheios de ideias inovadoras.

🎙 Entrevista: Produtividade e Desenvolvimento Pessoal, com Fred Canto e Castro.

Importância da Automatização de Processos

Vantagens da automatização dos processos de RH

Como já pôde perceber, automatizar processos em escritórios é importante e tem inúmeros benefícios e vantagens para uma empresa. Abaixo, dizemos-lhe quais as vantagens de automatizar os processos/atividades de RH:

1) Simplificação da Gestão de Férias e Ausências

A gestão de férias e ausências dos colaboradores pode tornar-se um processo confuso e, por vezes, alguns pedidos de férias ficam perdidos no esquecimento. Ao adotar um software que automatize este processo, não só facilitará a sua vida enquanto gestor, mas também tornará a gestão de férias um processo mais simples e claro para os funcionários.

💡 Saiba mais sobre a funcionalidade de Gestão de Férias e Ausências da Factorial.

2) Gestão de Despesas em formato online e sem erros

Gerir despesas e fazer o controlo de custos da empresa pode ser uma tarefa stressante para o departamento de RH. Um dos maiores receios de um profissional de RH é errar na atribuição de salários e/ou no controlo dos custos do orçamento de RH.

Com um software de gestão de pessoas é possível automatizar este processo. O software da Factorial, por exemplo, permite-lhe fazer toda esta gestão numa única plataforma, de forma a reduzir a possibilidade de ocorrerem erros. Todas as informações são introduzidas de forma automática e ficam guardadas na plataforma, para futuras consultas.

💡 Saiba mais sobre a funcionalidade de Gestão de Despesas da Factorial.

3) Liberdade no Controlo Horário

Em teletrabalho, controlar o horário de entrada e saída dos seus colaboradores pode ser uma tarefa difícil. Adicionalmente, certos setores, como o setor industrial ou de manufatura, veem o controlo horário como algo complicado de gerir e acompanhar.

Ao automatizar este processo, dará a liberdade a cada colaborador para picar o ponto a qualquer hora e a partir de qualquer lugar. Só tem de confiar que os colaboradores serão honestos e, no fim do mês, confirme e aprove as horas trabalhadas.

💡 Saiba mais sobre a funcionalidade de Gestão de Despesas da Factorial.

4) Recrutamento e Seleção (ATS) centralizado

Já lhe aconteceu perder o controlo de quantos candidatos tem no processo de recrutamento? Já se esqueceu de enviar e-mails de seguimento aos candidatos não escolhidos? Tem dificuldade em criar anúncios de emprego em diferentes plataformas?

Ao utilizar um software ATS no processo de recrutamento e seleção, todas as tarefas de recrutamento serão otimizadas e centralizadas numa só plataforma integrada. Poderá preparar e-mails automáticos, criar portais de carreiras mais atrativos e guardar as informações de todos os candidatos.

💡 Saiba mais sobre a funcionalidade de Recrutamento e Seleção da Factorial.

5) Melhor organização e gestão de documentos

Gerir todos os documentos dos seus colaboradores e da empresa torna-se uma tarefa muito dispendiosa, ambos monetariamente e na utilização de papel. E, muitas vezes, acontece que os documentos se perdem no meio de pilhas de folhas e dossiês.

Automatizar este processo ajuda-o a não perder nenhum documento, a manter todas as informações numa única plataforma e a criar uma base de dados com todos os documentos de cada colaborador. Assim, é muito mais fácil para o funcionário e para o gestor encontrar os documentos de que precisam.

💡 Saiba mais sobre a funcionalidade de Recrutamento e Seleção da Factorial.

Afinal, devem os RH digitalizar os seus processos?

Agora que já leu sobre a automatização de processos em escritórios e as suas vantagens para o departamento de RH, a pergunta que se mantém é: devem os RH automatizar os seus processos, ou não?

Se as vantagens da utilização de um software de RH acima descritas não são motivos suficientes, dizemos-lhe mais alguns benefícios:

  • Aumento da produtividade dos funcionários;
  • Possibilidade de fazer uma avaliação de desempenho 360º de cada colaborador;
  • Aumento da transparência na empresa, visto que as informações são acessíveis a todos os funcionários;
  • Motivação de toda a equipa;
  • Redução de erros em processos numéricos.

É por isto que a resposta à pergunta acima é sim. Os RH devem adotar as novas tecnologias e as tendências digitais do mercado, no que diz respeito a otimizar os seus processos.

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Como automatizar processos em escritórios?

Antes de começar a automatizar os processos da sua empresa, existem alguns passos que deve cumprir. Só assim terá a certeza de que está a automatizar os processos certos e os que realmente precisam. Veja abaixo, quais são as 4 etapas:

1) Analise quais os processos principais de cada departamento

Antes de fazer mudanças na sua organização, é importante que faça uma análise interna de todos os processos da sua empresa. Fale com os seus funcionários e pergunte-lhes que processos funcionam bem e quais são aqueles que eles gostariam de mudar.

É crucial que oiça os seus funcionários, para que obtenha informações relevantes e verdadeiras.

2) Veja que processos funcionam e os que precisam de ser melhorados

Após analisar os processos da sua organização e falar com os membros da sua equipa, está na altura de separar os processos que realmente funcionam bem dos que funcionam menos bem e precisam de melhorias.

O objetivo é que se foque nas atividades que precisam de melhorias e, a partir daí, pensar em possíveis soluções para otimizar e facilitar as mesmas.

3) Encontre diferentes possíveis soluções

Agora que já sabe que processos quer melhorar dentro da sua empresa, deve pensar em possíveis soluções para os mesmos. Para tal, deve novamente pedir opinião aos membros da sua equipa que realizam o processo em questão. As melhores soluções sairão, certamente, dessas conversas.

Temos duas sugestões de como melhorar processos:

  • Utilize modelos digitais, em Excel ou Word, para organizar certos processos. Pode utilizar checklists ou modelos numéricos em Excel. Na Factorial, criámos alguns modelos que otimizam processos de RH; descubra-os aqui!
  • Recorra a um software de recursos humanos. Através de um software de RH pode organizar e gerir todos os processos de recursos humanos numa única plataforma integrada.

4) Escolha o software que melhor se adapta às suas necessidades

Se optar por escolher um software de recursos humanos para automatizar os processos da sua empresa, aconselhamos que faça uma escolha informada. Procure no Google por “softwares de RH” e leia sobre alguns. Pesquise reviews e preços, e compare-os.

Quando reduzir as suas opções a 2 ou 3 softwares, peça uma demonstração grátis de todos ou experimente você mesmo o software. Normalmente, as empresas de softwares proporcionam um teste grátis com a duração de uma ou duas semanas.

Por fim, não se esqueça que quantas mais funcionalidades e integrações o software tiver, mais fácil será organizar os processos e integrá-los entre equipas e departamentos.

Devem os RH aderir à automatização de processos

Factorial HR: software que otimiza e centraliza os processos de RH

Agora que já sabe as 4 etapas para a automatização de processos em escritórios, e assumindo que opta por utilizar um software de RH para tal, aconselhamo-lo que tenha em consideração a Factorial.

O software de gestão de pessoas da Factorial ajuda-o a otimizar e centralizar todos os processos de RH da sua empresa. Com a Factorial pode:

  • Criar um calendário online, ao qual todos os colaboradores têm acesso;
  • Gerir férias e ausências online, sem margem para erros;
  • Planear e organizar um fácil onboarding e offboarding de colaboradores;
  • Criar um portal do colaborador, onde todas as informações estão armazenadas;
  • Assinar documentos online;
  • E muito mais!

Peça já uma demonstração grátis da Factorial ou experimente o software durante 14 dias, grátis e sem compromisso!

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