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Controlo de assiduidade no teletrabalho: Como executá-lo?

A menos que uma vacina totalmente adequada para uso humano seja desenvolvida nos próximos meses, tudo indica que as medidas de segurança e higiene impostas pela pandemia vieram para ficar. Uma das muitas modificações que sofremos, principalmente na área de escritórios, é a mudança na forma de controlo de assiduidade no trabalho.

Devido às grandes chances de infecções por Covid-19, os regulamentos impostos em maio passado excluem completamente a implementação da impressão digital como forma de picar o ponto para os trabalhadores. Neste contexto, felizmente, existem métodos alternativos, eficazes e seguros de manter o controlo sobre este aspecto fundamental para qualquer empresa.

Controlo de assiduidade: O que diz a lei atual?

Em princípio, é sempre válido lembrar que o controlo de assiduidade é uma obrigação legal que todas as empresas sediadas em Portugal devem cumprir. De acordo com o artigo 202° do Código do Trabalho, o registo de tempo de trabalho de cada colaborador é obrigatório. Esse registo deve indicar as horas de início e de termo do tempo de trabalho, bem como das interrupções ou intervalos feitos.

No caso de teletrabalho ou trabalhadores remotos,  essa obrigação continua a valer. Nesse caso, a empresa deve assegurar que o trabalhador vise o registo imediatamente após o seu regresso à empresa, ou envie o mesmo devidamente visado.

O incumprimento das obrigações impostas pela norma implicará no pagamento de multas. O objetivo do regulamento é dar mais transparência às atividades das empresas e não dar espaço à exploração laboral.

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Em segundo lugar, deve-se considerar que as últimas regulamentações introduzidas durante o confinamento limitam significativamente as metodologias de controlo de assiduidade. Isso, é claro, devido aos riscos envolvidos no uso da impressão digital para picar o ponto.

Vantagens do controlo de assiduidade nas empresas

Independentemente da obrigatoriedade de mensuração desse aspeto na vida profissional dos trabalhadores de uma empresa, é necessário também que haja outros benefícios que sejam concedidos adicionalmente no momento da execução do controlo de assiduidade.

Isso ajuda a medir o desempenho dos colaboradores, bem como sua produtividade, sabendo exatamente quantas pessoas compõem uma equipa. Junto com isso, a diminuição das faltas (principalmente as não justificadas) é significativamente reduzida. Isso se traduz em uma redução significativa do absenteísmo.

Por outro lado, a automação desse tipo de tarefa, que pode ser entediante e exigir muito da área de RH por se tratar de uma informação sigilosa, ajuda a agilizar as tarefas administrativas. Isso significa que a gestão do capital humano pode se concentrar em outros aspetos da cultura da empresa que são ainda mais importantes, como a criação de laços que fortaleçam as equipas e o foco no bem-estar dos funcionários.

Por último, mas não menos importante, ter as informações-chave classificadas de forma centralizada e perfeita, sem margem de erro, facilita a tomada de decisões pelos gestores. Quer se trate de implementar turnos rotativos ou simplesmente proporcionar maior flexibilidade na faixa horária de trabalho, tudo isso é possível graças ao controlo de assiduidade no trabalho.

Três alternativas para o controlo de assiduidade em teletrabalho

Apesar das limitações ao controlo de assiduidade tradicional devido à crise de saúde, é possível implementar diferentes formas de realizá-lo. Cada um tem vantagens e desvantagens únicas, específicas para cada opção a ser considerada.

Aplicações e software para controlar o horário de trabalho

Sem dúvida, esta é de longe a melhor alternativa ao controlo de assiduidade tradicional. Em princípio, porque elimina completamente a necessidade de o trabalhador interagir com as superfícies. Em segundo lugar, sua implementação é imediata e seu custo costuma ser mínimo.

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Este último se deve ao fato de que o software de gestão de RH muitas vezes inclui o controlo da jornada de trabalho em suas funcionalidades. Para viabilizar esse recurso, é necessário apenas cadastrar o funcionário no sistema da empresa por meio do software escolhido e que o funcionário faça o download da versão mobile no telemóvel.

Isso permite não só controlar receitas e despesas, mas também organizar com eficiência os diferentes turnos de trabalho, bem como gerir as ausências, férias e baixas médicas.

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Reconhecimento facial

O reconhecimento facial aplicado ao controlo de assiduidade no trabalho utiliza exatamente a mesma tecnologia dos atuais telemóveis. Uma vez registados os dados biométricos dos funcionários, estes são armazenados numa base de dados que lhes permitirá entrar e sair dos escritórios como acontece com a impressão digital.

Embora seja verdade que o contacto com as superfícies diminui significativamente, a verdade é que este tipo de sistema envolve um investimento inicial significativo. Tanto no que se refere ao equipamento físico quanto ao próprio sistema para operá-lo.

Às vezes, junto com o reconhecimento facial, o funcionário também deve interagir com um teclado de toque para confirmar certas operações. Este último, ainda não é muito recomendado neste momento.

Terminais de controlo de assiduidade com cartões

Se forem tomadas as devidas precauções, o controlo de assiduidade no trabalho feito com cartão reduz quase ao mínimo a interacção do pessoal com as superfícies.

Semelhante ao funcionamento dos cartões de débito e crédito sem contacto, a assinatura desse tipo de máquina envolve a compra de equipamentos específicos (muitas vezes a preços altos), juntamente com plásticos especiais que possuem identificadores exclusivos (microchips) atribuídos a cada trabalhador.

A maior desvantagem desse tipo de sistema não é apenas o orçamento envolvido na implantação dessa tecnologia, mas também as desvantagens de depender de terceiros para gerir detalhes e resolver possíveis problemas técnicos. Estes podem ser a perda ou falta de cartões como a configuração incorreta do equipamento de leitura.

Controlo de assiduidade no teletrabalho

O teletrabalho é de longe um dos melhores aliados para enfrentar o novo normal nas empresas. Além de dar aos funcionários mais liberdade e conforto (e, consequentemente, melhorar a produtividade), também restringe o risco de contágio, pois evita que o funcionário se desloque ao escritório.

Mas, independente de todos esses confortos, a realidade indica que esse regime de teletrabalho não está isento do controlo de assiduidade. De facto, é precisamente com o teletrabalho que temos não só uma maior flexibilidade para o trabalhador mas também um maior número de ferramentas e criatividade para registar a sua actividade.

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Neste caso, e como sempre, o mais aconselhável é passar toda esta responsabilidade para um software de gestão de RH e sua versão mobile. No entanto, eles também podem levar em consideração outras possibilidades:

  • Caso o trabalhador utilize ferramentas disponibilizadas pela empresa, estas podem ter software que toma como parâmetro o horário de ligação e desligamento dos dispositivos.
  • O registo a partir do telemóvel usando aplicações de geolocalização também é uma possibilidade, embora dependa em grande parte da precisão do GPS de cada dispositivo. A menos que a empresa dedique um orçamento especial para fornecer um dispositivo móvel a cada funcionário, com tudo o que isso implica.
  • Alguns programas (especialmente para computadores) que são responsáveis ​​por rastrear exaustivamente o uso do mouse e do teclado. Como também existem outros que são utilizados para registrar e cronometrar cada tarefa realizada pelo trabalhador.

No entanto, é muito provável que isso não seja contemplado pela lei do teletrabalho, que é alterada e adaptada constantemente. Para além disso, afeta significativamente a produtividade dos funcionários, e pode gerar muito estresse.

Controle de assiduidade no teletrabalho com planilhas Excel

Uma forma interessante de controlar as entradas e saídas dos colaboradores da nossa empresa, é através de uma planilha. É um velho conhecido que pode ser usado tanto a partir do pacote Office quanto da funcionalidade oferecida pelo Google Drive.

Neste caso, é aconselhável, a princípio, descarregar um modelo de template de controlo de horário de trabalho que seja editável e completá-lo com campos-chave para coleta de dados (nome completo do trabalhador, área, supervisor direto e claro, horário de entrada e saída).

Embora este seja um método clássico relativamente fácil de usar, a verdade é que ao lidar com grandes volumes de dados, ele pode tornar as tarefas mais complexas

. E vale lembrar, mais uma vez, que tanto a perda quanto a alteração do controlo de assiduidade no teletrabalho sempre entendidas pela lei como uma tentativa da empresa de operar em seu próprio benefício. No caso de uma inspeção do trabalho, isso pode significar a imposição de penalidades monetárias significativas.

Quatro benefícios do controlo de assiduidade no teletrabalho com software e aplicações

Definitivamente e obedecendo às tendências gerais, tudo indica que, mais cedo ou mais tarde, as organizações de médio e grande porte, gradativamente, passarão a escolher uma plataforma específica para operar a partir da nuvem.

As razões para optar por esta metodologia de controlo de assiduidade no teletrabalho ou até em regime presencial, são múltiplas mas optamos por destacar as cinco melhores vantagens de optar por um software de gestão de RH para aderir ao nosso software.

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4 vantagens dos softwares de RH

  1. Economize tempo e espaço Não é necessário instalar recursos físicos, nem computadores especiais, máquinas específicas ou mesmo servidores dedicados para a coleta de dados. A gestão do capital humano a partir de softwares e aplicações permite controlar as horas de trabalho que e não requerem um grande investimento inicial. Para além disso, como tudo que funciona a partir da digitalização, dispensa completamente o suporte físico em papel. Isso não só agiliza as tarefas de coleta, gestão e envio de informações, mas também contribui para a preservação do meio ambiente.
  2. Não requer conhecimento prévio. Não é necessário possuir conhecimentos matemáticos ou algébricos. O uso de fórmulas, como quando se usa planilhas para controlo de dados, é totalmente desnecessário. Isso porque, quando aplicações e softwares são usados ​​para controlo de assiduidade no teletrabalho, é a mesma inteligência artificial que se encarrega de fazer o trabalho pesado. A interface do usuário, ou seja, o que vemos quando abrimos a plataforma, é amigável, intuitiva e fácil de perceber quando é colocado em funcionamento. Isso contribui não só para agilizar as tarefas de RH da área responsável, mas também incentiva a utilização pelos colaboradores.
  3. Pode ser usado sem download Como todas as plataformas que baseiam seu funcionamento na nuvem, para a gestão do capital humano em uma empresa por meio de softwares, não é necessário descarregar nenhum programa para os computadores dos funcionários. O software baseado em nuvem não só facilita, mas também garante acesso remoto e trabalho colaborativo usando qualquer dispositivo que tenha conexão com a Internet. E quando se trata de dispositivos móveis, a versão do app é especificamente adaptada para controlar a jornada de trabalho e cuidará disso da forma mais dinâmica possível.
  4. Tem 100% de validade legal, tal como a gestão de documentos ou assinatura digital, o controlo de assiduidade no teletrabalho efectuado através de software e aplicações de gestão de recursos humanos tem a mesma validade legal que qualquer método tradicional. Além disso, se necessário, como as informações estão centralizadas em um mesmo local, é possível fazer ajustes, revisões e modificações necessárias.

Conclusão sobre a melhor opção para controlo de assiduidade:

O controlo de assiduidade é um recurso fundamental, tanto para o departamento de recursos humanos de qualquer empresa, como para colaboradores. Embora tradicionalmente associada a uma tarefa demasiado exigente e tediosa, cuja má gestão pode ter consequências graves, felizmente as tecnologias actuais permitem a implementação de políticas de controlo de horário amigáveis, dinâmicas, eficientes e seguras.

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