Como fazer uma boa gestão documental durante o teletrabalho

A gestão documental está a ser transformada nas empresas com a chegada do teletrabalho, e uma das áreas que mais percebe essa mudança é a de Recursos Humanos.

Por que os Recursos Humanos percebem isso mais do que outras áreas? Porque é uma fonte de papelada que não tem fim. Na área de Recursos Humanos há o curriculum vitae, as informações de cada um dos colaboradores, avaliações de desempenho, relatórios, recibos de vencimento … e isso é só o começo.

Hoje, a gestão documental em Recursos Humanos está bastante digitalizada, mas ainda existem muitos documentos em papel. Além disso, se os colaboradores da empresa não estão por perto por conta do teletrabalho, fica claro que praticamente tudo tem que ser feito online.

Se é o responsável pelo departamento de Recursos Humanos, pode perguntar-se como otimizar a gestão de documentos quando o teletrabalho predomina. Continue a ler e encontrará a resposta.

 

Problemas de gestão documental enfrentados pelos Recursos Humanos durante o teletrabalho

A dependência excessiva de papel nas empresas apresenta os seguintes problemas:

  1. O Teletrabalho impossibilita a gestão de documentos com arquivos físicos.

Na situação atual, muitos funcionários estão a trabalhar a partir de casa. Caso eles precisem que um documento seja emitido, não poderão ir ao escritório para solicitá-lo. O mesmo acontece ao contrário, se os Recursos Humanos necessitar de algum documento dos colaboradores.

É muito comum a área de Recursos Humanos solicitar aos funcionários a assinatura de documentos como contratos, abandono voluntário da empresa ou demissões, entre outros. Isso pode ser feito com a assinatura digital quando está a implantar o regime de teletrabalho.

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Como fazer isso se a empresa ainda depende de suporte físico?

assinatura digital online

2. Diminuição da produtividade e perda de tempo

Ter um grande número de documentos em papel é um inimigo da produtividade por dois motivos:

  • Ocupa muito espaço de armazenamento e, se começarmos a revisar, muitos desses documentos serão inúteis, seja porque são muito antigos ou porque estão duplicados.
  • Quanto mais papel houver, mais difícil será encontrar qualquer coisa e mais tempo levará para pesquisar.

Em resumo, a ausência de papel melhora a produtividade porque é mais fácil solicitar e pesquisar em formatos digitais. Portanto, o tempo que é economizado em pesquisa é usado para realizar mais trabalhos.

No entanto, os formatos digitais nem sempre ajudam a economizar tempo de pesquisa.

Se tem o Microsoft Office instalado em seu computador, certamente criará e armazenará muitos arquivos em Word e Excel todos os dias. Todos os arquivos devem ser nomeados e armazenados de forma organizada para que sejam fáceis de encontrar quando precisar deles.

Se antes sua realidade era de muitos papéis, agora é de muitas pastas e arquivos. Aqui nós insistimos, cuidado com a organização pois quando há muitos arquivos em um computador é possível esquecer o nome que deu a eles e então a busca fica complicada.

O mesmo acontece quando os arquivos são armazenados na nuvem (OneDrive, Google Drive ou Dropbox).

gestao documentos empresa

3. Danos ao meio ambiente

Todo o papel usado é jogado fora. Quanto menos papel é usado, menos árvores serão cortadas. Antigamente isso não era importante, mas agora a Responsabilidade Social Corporativa está a ser aplicada em muitas empresas, o que envolve a análise do impacto ambiental que as empresas têm no seu entorno.

Tanto para reduzir a quantidade de papel quanto para trocar informações e documentação entre a área de Recursos Humanos e o restante da força de trabalho, a melhor solução é um software de gestão de Recursos Humanos que ofereça as opções de que precisa.

A escolha do software certo requer a seguinte análise do departamento de Recursos Humanos:

# 1 – Em primeiro lugar, trata-se de saber o que queremos que o software faça.
# 2 – Feito isso, é importante conhecer as possibilidades que o mercado oferece e comparar funções e preços.
O uso de softwares específicos é a opção que permite otimizar melhor o tempo de trabalho. Do próprio software é possível acessar muitas informações e opções sem perder-se em milhares de arquivos e e-mails. Tudo está no mesmo lugar.

O software da Factorial otimiza a gestão documental durante o teletrabalho

O software que oferecemos na Factorial está totalmente adaptado às funções dos departamentos de Recursos Humanos. Além disso, ultimamente temos feito algumas adaptações porque desde o estabelecimento do estado de alarme para o coronavírus, a área de Recursos Humanos passa a ter mais funções.

Por exemplo, agora que há tantas pessoas a trabalhar desde casa, guias de teletrabalho podem ser publicadas. Quem precisar consultá-las, basta abrir o software. Como podemos ver, é muito mais confortável carregar documentos em um mesmo espaço para todos do que enviar e-mails.

Nosso software também é adaptado para que cada funcionário possa acessar documentos específicos, que são aqueles que levarão o seu nome. Por exemplo, comprovativos de deslocamento ao local de trabalho. E mais: envie documentos em massa para que os funcionários possam assiná-los por meio de assinatura eletrônica!

O teletrabalho está a melhorar a gestão de documentos?

Sem dúvida, a gestão documental dos departamentos de Recursos Humanos está a mudar a passos largos. Com o advento do teletrabalho, não há escolha a não ser trabalhar com documentos em formato digital e dizer adeus ao papel.

Isso nos leva a um modelo de gestão documental mais simples, rápida, eficiente e ecologicamente correta.

Quer saber se o recurso de gestão de documentos da Factorial funciona para sua empresa? Agora é possível desfrutar de um período de teste gratuito e ilimitado.

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