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Gestão documental nas empresas: dicas para o seu RH

gestao documental empresas

Grandes ou pequenas, todas as empresas processam grandes quantidades de documentos; contratos, recibos de vencimento, despedimentos, baixas médicas, calendários, folhas de presença, informações de turnos, mapa de férias… e poderíamos listar exemplos sem parar. Mas a gestão documental nas empresas é a única função dos departamentos de Recursos Humanos? Definitivamente não.

É por isso que os profissionais deste setor têm que se tornar especialistas em gestão documental, para otimizá-la e poder dedicar-se ao mais importante; as pessoas que fazem parte das equipas das empresas.

Neste artigo veremos o que é a gestão documental nas empresas, como pode ser administrada, que tipo de processos ela envolve e como devem ser executados para facilitar o trabalho de todos na empresa.

Gestão de documentos em Recursos Humanos para PMEs

A quantidade de papelada que uma PME gera diariamente é muito extensa, por isso os departamentos de Recursos Humanos têm dificuldade de armazená-la de forma ordenada, segura e atualizada.

Como as empresas resolvem o problema da gestão de documentos? Com ferramentas adequadas às suas necessidades.

Confira abaixo que processos a gestão de documentos envolve e de que forma um sistema eficiente e prático pode ajudar as empresas a otimizar a gestão documental nas empresas.

recibo-de-vencimento

Gestão documental durante o teletrabalho

Quanto papel você utiliza com a gestão documental tradicional nas empresas, que depende desse suporte físico? Este método arcaico não é apenas ineficiente, mas também prejudicial ao meio ambiente.

Em um momento em que o teletrabalho faz parte da realidade de tantas empresas, depender dos documentos em papel pode ser um grande problema! Nos últimos meses vimos o quanto a digitalização de documentos é essencial para uma gestão documental mais eficiente e com menos erros.

Com a digitalização de documentos, há mais segurança e cuidado com informações sigilosas e maior agilidade com as assinaturas eletrônicas ou digitais.

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Tudo sobre contratos de trabalho

A criação, gestão e rescisão de contratos de trabalho é uma parte muito importante da gestão documental de uma empresa. Dos tipos de contratos de trabalho aos seus códigos numéricos, passando pela forma de realização do contrato de pré-trabalho, até o processo de despedimento. Gerir esses contratos não é fácil e pode levar tempo, mas um software de gestão documental pode tornar tudo mais simples.

👉Clique aqui para saber mais sobre os tipos de contratos de trabalho

A assinatura digital na gestão dos contratos de trabalho

Seria perfeito se os seus funcionários possam assinar qualquer documento sem sair de casa e sem ter que imprimir e digitalizar cada um deles, certo?

Para isso, existem vários tipos de assinatura eletrônica, então o mais seguro é que uma delas se adapte às necessidades da sua empresa e ajude a agilizar os processos. Com a assinatura eletrônica, é possível enviar um documento online e recebê-lo já assinado rapidamente.

👉Clique aqui para saber mais sobre assinaturas digitais e contratos de trabalho

gestao de documentos

Como deve ser feita a indemnização por despedimento?

Faz parte do trabalho do RH cuidar do processo de despedimento de um funcionário. Saber todas as regras e direitos dos colaboradores neste momento não é fácil, e lidar com tantos documentos para finalizar esta tarefa é ainda pior.

O direito à indemnização por despedimento vai depender da modalidade de despedimento em que o caso está relacionado e se baseia no cumprimento ou não de algumas normas da legislação do trabalho. Para facilitar o acesso às informações do contrato e de todos os dados do colaborador, um software de gestão documental nas empresas é essencial.

👉Clique aqui para saber mais sobre como calcular a indemnização por despedimento

Registo de dados do Colaborador

Um único funcionário de uma empresa pode ter dezenas de dados importantes em uma empresa. Esses dados e documentos pessoais devem ser organizados e controlados tanto pela empresa quanto pelo colaborador.

Para além disso, quando alguém inicia ou encerra a prestação de serviços para uma empresa, há muitos dados que devem ser administrados.

Para ter o controlo sobre todas essas informações, contar com um ficheiro pessoal digital que organiza e centraliza os dados e documentos de um funcionário é fundamental.

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O que é baixa médica e como ter controlo sobre ela?

O afastamento do trabalho ou Invalidez Temporária ocorre quando o funcionário não consegue exercer a sua atividade por um período de tempo por motivos de saúde. Esse afastamento pode ser decorrente de acidentes ocorridos fora ou dentro do centro e no horário de trabalho e, quando por doença, também pode ser comum ou profissional.

Em Portugal, alguns requisitos devem ser cumpridos para solicitar uma baixa médica, e há um procedimento específico que as empresas devem seguir.

👉Clique aqui para saber tudo sobre baixas médicas

Baixa médica online e Covid-19

O Coronavírus revolucionou os departamentos de Recursos Humanos de várias maneiras, e uma delas é a baixa médica por conta da doença.

Um dos recursos que pode ser utilizado nesse e em outros casos de doença é o envio da baixa médica online. Esse recurso permite que o colaborador envie o documento comprovando a baixa online para a empresa, e só precise entregar o documento original um tempo depois. É possível obter esse documento na Área do Cidadão do SNS.

👉Clique aqui para saber mais sobre baixa médica online.

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Licença parental em Portugal

Este tipo de licença está regulamentada pelo lei n.º 7/2009 do Código do Trabalho. Desde 2009, não falamos mais apenas em licença de maternidade ou paternidade, mas em licença parental como um todo.

O novo regulamento surge com o objetivo de igualar os benefícios, tanto na duração da ausência laboral, quanto no tratamento.

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Gestão de recibos de vencimento dos funcionários

Uma das principais partes da gestão documental é gerir as informações que influenciam no recibo de vencimento dos funcionários, e há muitos aspetos a serem considerados e dominados.

Ainda que o contador seja responsável por gerar os recibos de vencimento, existem muitos dados e informações que mudam mensalmente e que suem deverão ser atualizadas para que não haja erros.

👉Clique aqui para saber tudo sobre recibo de vencimento

O que é um software de gestão documental para empresas?

Você sabe o que é o software de gestão documental HRIS? É um programa ou sistema de gestão de Recursos Humanos para administrar todos os documentos da empresa por meio da digitalização.

Esse tipo de solução torna as informações mais seguras, acessíveis aos colaboradores e à empresa e mais organizadas, sem ocupar espaço físico. Sem esquecer o tempo que os profissionais do departamento de RH economizam!

👉Clique aqui para saber mais sobre software de gestão documental

O melhor software de gestão documental para empresas

Na Factorial trabalhamos todos os dias para disponibilizar o melhor gestor documental do mercado, por isso somos muito cuidadosos no que se refere a cumprir todos os requisitos e adequar-nos a todas as necessidades da empresa.

Com o software da Factorial capacitaremos seu departamento de Recursos Humanos, e nossos clientes garantem isso. Para além disso, temos muitos outros recursos que apoiam as empresas no processo de digitalização de tarefas diárias.

Quer digitalizar todo o seu departamento de Recursos Humanos a começar pela gestão documental? A Factorial oferece um período de teste gratuito de 14 dias para que a sua empresa possa avaliar se esta é a solução que procura.

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Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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