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O que é um software de gestão documental de RH ou HRIS?

Uma das tarefas mais importantes do departamento de Recursos Humanos de qualquer empresa é encarregar-se da gestão documental e de toda a informação necessária para que cada trabalhador possa exercer a sua função na empresa. Isso, apesar de fundamental, não é a única coisa que esse departamento tem que cuidar.

Ainda assim, esta tarefa leva tempo e usa parte das horas que o gerente de Recursos Humanos tem para se dedicar à sua empresa. Estamos a falar da chamada (e temida) burocracia, cuja gestão é obrigatória e, muitas vezes, significa que não há tempo para dedicar-se adequadamente ao que faz a diferença; os colaboradores. Como é possível pode resolver esse problema que seu departamento de Recursos Humanos também sofre? Com um software de gestão de Recursos Humanos ou HRIS.

👉 Trabalha no departamento de Recursos Humanos da sua empresa? Aqui está tudo o que precisa saber sobre gestão documental durante o teletrabalho

Graças às novas tecnologias , isso está mudando e as empresas podem automatizar alguns processos que antes demoravam horas. Quer saber como se livrar das tarefas mais pesadas e digitalizá-las para economizar tempo e evitar erros manuais? Continue a ler.

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HRIS refere-se a ‘Sistema de Informação de Recursos Humanos’, ou seja, um sistema ou software para gerir toda a informação relacionada com Recursos Humanos. Sua empresa já possui programa semelhante? Se a resposta for negativa, o que você precisa saber para escolher a mais conveniente?

O que é a gestão documental nas empresas?

A quantidade de informações que uma empresa acumula ao longo dos meses e anos é extremamente extensa. Contratos, recibos de vencimento, relatórios, demissões, baixas médicas, registos para cumprimento da legislação trabalhista … A gestão documental visa organizar todos esses documentos para mantê-los seguros, acessíveis e atualizados.

Independentemente do tamanho da empresa, as ferramentas de gestão documental tornam-se uma necessidade mais cedo ou mais tarde. Além disso, as tendências em Recursos Humanos também parecem ir nessa direção. A automação de processos, para torná-los mais eficientes, já foi implantada em diversas empresas, sendo que algumas delas até utilizam IA (Inteligência Artificial) para coleta de dados e RV (Realidade Virtual) para, por exemplo, acabar com o assédio sexual ou conduzir entrevistas nas quais o empregador possa ter uma ideia melhor das habilidades do candidato.

Outra tendência que vem se fortalecendo é a análise de Recursos Humanos ou HR Analytics, com o qual é necessário efetuar um seguimento das estatísticas a recolher. Ou seja, mais informações para a área de Recursos Humanos.

O que é um software de gestão documental ou HRIS?

Antes da transformação digital, o HRIS era conhecido como um sistema de gestão de Recursos Humanos. Hoje, os HRIS são softwares que servem para conectar a gestão de pessoas na empresa com ferramentas para gerir a informação e a comunicação entre elas: armazenam, processam e controlam todos os tipos de dados de funcionários. Assim, todas as atividades e processos relacionados a Recursos Humanos podem ser atualizados digitalmente.

Ao centralizar todas as informações sobre os colaboradores em um único repositório, é mais fácil gerir os processos relacionados a este departamento. São como bases de dados inteligentes com informações das pessoas. Assim, é possível melhorar a interação com essas informações, o tratamento e a visualização. Os dados ficam mais acessíveis e fáceis de usar na tomada de decisões, na análise de tendências e no dia-a-dia.

gestao documental

Outra forma de defini-lo é entender o HRIS como a plataforma que permite a uma empresa planear os custos de Recursos Humanos de forma mais eficaz e melhorar a qualidade e a produtividade de todos os membros da organização. Como? Um software de gestão de recursos humanos permite controlar atividades como contabilidade, gestão de pessoas, contratação e recibos de vencimento e, assim, precisar de menos funcionários para tarefas administrativas.

Além disso, um software de gestão documental também oferece algo que um departamento de Recursos Humanos, sem ele, não teria: transparência. Se o o sistema armazena as informações na nuvem (os softwares que permitem isso geralmente são os mais eficientes), pode ser consultado e até gerido por todos os colaboradores (ou, se tiver sistema de permissões, por quem o gestor quiser).

Benefícios de usar um software de gestão documental ou HRIS

Por que deveria ter um HRIS em sua empresa? Resumindo, um software de gestão de documentos terá todos esses benefícios:

  • Melhora a organização da empresa
  • Ajuda-te a estar sempre atualizado sobre as regras e regulamentos
  • Economia de tempo
  • Permite a concentração nas estratégias de Recursos Humanos (que tem a ver com lidar diretamente com os colaboradores)
  • Melhora a experiência do colaborador.
  • É uma ferramenta fácil e prática, além de intuitiva para o gestor e seus colaboradores.
  • Oferece transparência no tratamento das informações

Quer tenha uma pequena ou média empresa, e independentemente do setor ou tipo de atividade, o software de gestão de Recursos Humanos irá simplificar o seu dia a dia.

Livre-se da papelada

A gestão documental em papel torna-se obsoleta dentro de poucos meses de vida de uma empresa. Documentos em papel sempre correm o risco de serem danificados. Além disso podem ser extraviados e leva muito tempo para encontrá-los. Se um documento é digitalizado, isso leva apenas alguns cliques. O acúmulo de papéis só leva ao caos e a um uso pouco otimizado do espaço do escritório. Com um software de gestão documental todas as informações estariam centralizadas e não ocupariam espaço físico.

Um software de gestão de documentos também evitaria os problemas de privacidade que os documentos em papel têm. Nesse caso, todos podem acessá-los com mais facilidade, mesmo os que não deveriam. Permitir o acesso a determinados dados apenas para determinados colaboradores melhora a confiabilidade no manuseio das informações, a segurança e proteção das mesmas. Isso é especialmente importante nestes tempos, pois nunca houve tantos regulamentos de proteção de dados .

Mais eficiência

E isso não termina aqui: Um HRIS também ajuda na eficiência. Isto porque vai render ao departamento de Recursos Humanos horas que podem investir em outras funções e projetos estratégicos, além da parte administrativa da gestão de pessoas. Da mesma forma, os colaboradores terão mais facilidade em acessar suas próprias informações. Eles poderão administrá-las de forma mais ativa e podem atualizá-las. Muitas vezes, do conforto de seus telemóveis !

Por fim, um software especializado simplificará as tarefas repetitivas e tornará o trabalho geral mais eficiente. Por exemplo, quando um colaborador tem que solicitar o pagamento de despesas de viagens, com um software de gestão de Recursos Humanos, ele poderá fazê-lo sem a necessidade de outra pessoa para intervir e supervisionar. Ao criar procedimentos padrão, é muito mais fácil para toda a organização aprender como essas tarefas funcionam e reduzir os erros de papelada.

Como escolher um bom software de gestão documental?

A maioria dos HRIS profissionais oferece designs flexíveis que permitem trabalhar com bancos de dados e integrar gradualmente diferentes funcionalidades, como a criação de relatórios e a análise de informações de forma precisa e rápida. Mas não é só isso.

software gestao documental

Se a sua empresa deseja investir em um HRIS, há dois aspetos fundamentais que devem ser observados. Por um lado, se realmente simplifica a gestão de documentos. Por outro lado, se agiliza a gestão de recursos humanos. Parece óbvio certo? Não deixe outros recursos extras cegarem-te. O que sua empresa realmente precisa é de um software de gestão documental e RH que tenha ferramentas para melhorar a produtividade, como:

  • Gestão de pessoas e candidaturas
  • Relatório de ausências e baixas médicas
  • Receba alertas por e-mail
  • Autogestão por funcionários
  • Organogramas
  • Gestão de remuneração fixa e variável
  • Plano de carreira
  • Criação de relatório rápido
  • Avaliação de desempenho dos colaboradores.

No entanto, se quiser dar uma olhada mais de perto e escolher um software de gestão documental que se torne a principal ferramenta do departamento de Recursos Humanos da sua empresa, é preciso deve ter certeza de que ele atende aos seguintes requisitos:

7 funções essenciais em um HRIS

  • Deve permitir a sincronização com o seu software de ausências, se o tiver, para poder gerir baixas por doença, ausências e quaisquer informações relacionadas com esta área. Da mesma forma, deve ser integrado a qualquer ferramenta que esteja a usar em seu departamento de Recursos Humanos (e deseja continuar a usá-la no futuro).
  • Tornar o recibo de vencimento e qualquer tipo de informação sobre o colaborador visíveis para ele.
  • Ter um sistema de permissões que permita privacidade aos colaboradores. Ou seja, uma área exclusiva para cada colaborador, na qual ele guarda todos os seus documentos.
  • Deve estar disponível em qualquer dispositivo (ou seja, você precisa ter uma aplicação móvel), online e sem a necessidade de descarregar nada.
  • Ser compatível com qualquer tipo de arquivo, para que as informações sempre possam ser carregadas em seu banco de dados.
  • Permitir a comunicação interna com toda a empresa e a troca de documentos.
  • Deve cumprir os regulamentos de segurança.

O que oferecemos na Factorial HR?

Na Factorial centralizamos o desenvolvimento das nossas soluções online em dois módulos essenciais. Os módulos reúnem todas as ferramentas anteriormente mencionadas. Assim, é possível de otimizar a gestão de Recursos Humanos em geral e a gestão documental em particular:

  1. RH Factorial: É um software de Recursos Humanos desenvolvido para gerir férias, baixas, folgas, salário, gestão de turnos, de planos de remuneração e muito mais. E não esquecemos o portal do colaborador, para que ele possa gerir e consultar todas as informações!
  2. Recibo de Vencimento Factorial: Programa de gestão automatizada e online do recibo de vencimento (contratações, pagamentos, contabilidade, vencimentos, etc.) e gestão de impostos e Segurança Social.
    Se a sua empresa se esforça para escolher o HRIS correto, aquele que enquadra-se nos seus objetivos, missão e valores, sem dúvida irá investir no seu futuro e no seu sucesso.

👉 Confira o vídeo sobre gestão digital de documentos abaixo e acabe com qualquer dúvida que ainda tenha:

Com o período de teste gratuito da Factorial, é possível descobrir se nosso software atende às suas necessidades de gestão documental.

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