Um software de gestão de documentos (ou, em inglês, software HRIS) otimiza os processos de recursos humanos da sua empresa? Sem dúvida. Uma das tarefas mais importantes do departamento de recursos humanos de qualquer empresa é a gestão documental e de toda a informação necessária para que cada trabalhador possa exercer a sua função na empresa. Esta tarefa, apesar de ser fundamental, não é a única coisa que o departamento de recursos humanos tem de concretizar.
Quer saber como se pode livrar de tarefas demoradas e otimizá-las, para economizar tempo e evitar erros manuais? Leia o nosso artigo e saiba como um software de gestão de documentos pode ajudar o seu negócio.
Tabela de conteúdos
- O que é a gestão documental nas empresas?
- O que é um software de gestão de documentos e como pode ajudar?
- Benefícios de usar um software HRIS
- 4 exemplos de softwares de gestão documental
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O que é a gestão documental nas empresas?
A quantidade de dados e informações que uma empresa acumula ao longo da sua existência é extremamente densa. Contratos, recibos de vencimento, relatórios, demissões, baixas médicas, registos para cumprimento do código de trabalho e tantos outros. A gestão documental surge para organizar todos esses documentos. Mantê-los seguros, acessíveis e atualizados é fulcral.
Independentemente do tamanho da empresa, as ferramentas de gestão documental são necessárias. Se começar desde o início a organizar os seus documentos, será muito mais fácil e prático quando o seu negócio crescer e não tiver mãos para tantos documentos.
Além disso, uma das grandes tendências de recursos humanos é o uso de softwares que ajudem na gestão de recursos humanos, como os softwares de gestão de documentos.
A automatização de processos, para torná-los mais eficientes, já foi implantada em diversas empresas. Algumas, inclusive, utilizam IA (inteligência artificial) para recolher dados e RV (Realidade Virtual) para, por exemplo, acabar com o assédio sexual ou conduzir entrevistas nas quais o empregador possa ter uma ideia melhor das habilidades do candidato.
Outra tendência que se tem vindo a fortalecer é a análise de Recursos Humanos ou HR Analytics, com o qual é necessário efetuar um seguimento das estatísticas a recolher. Ou seja, mais informações para a área de Recursos Humanos.
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O que é um software de gestão de documentos e como pode ajudar?
A gestão de documentos é uma tarefa que demora tempo. Estamos a falar da chamada (e temida) burocracia, cuja gestão é obrigatória e, muitas vezes, significa que não há tempo para dedicar-se adequadamente ao que faz a diferença: os colaboradores e à cultura empresarial da empresa. Como pode solucionar esse problema? Através de um software de gestão de documentos. Graças às novas tecnologias , pode automatizar alguns processos que antes demoravam horas.
Um software de gestão de documentos é uma ferramenta que ajuda a armazenar, gerir e controlar o fluxo de documentos dentro de uma empresa. Esse tipo de software é projetado para tornar o processo de gestão documental mais eficiente, permitindo que as empresas consigam gerir todos os seus documentos, de forma centralizada e organizada.
Ao usar um software de gestão documental, as empresas podem digitalizar e armazenar todos os seus documentos num único local, facilitando a procura e o acesso aos documentos. Além disso, esse tipo de software permite que as empresas controlem quem tem acesso a cada documento, garantindo a segurança e a privacidade das informações.
O software HRIS também pode ajudar a empresa a automatizar o processo de fluxo de trabalho, permitindo que os documentos sejam encaminhados automaticamente para os colaboradores que precisam deles, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
Assim, um software de gestão de documentos pode ajudar a empresa a fazer a gestão documental de forma mais organizada, eficiente e segura, melhorando a produtividade e reduzindo os custos associados à gestão documental manual.
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Benefícios de usar um software HRIS
Existem diversos benefícios associados à utilização de um software HRIS. Quer tenha uma pequena ou média empresa, e independentemente do setor (indústria e manufatura, consultoria, tecnologia, setor de saúde, entre outros) ou tipo de atividade, um software de gestão de recursos humanos irá simplificar o seu dia a dia.
Um software de gestão de documentos permite:
- Melhorar a organização da empresa;
- Estar sempre a par das regras e regulamentos relativos a documentos;
- Economizar tempo;
- Dedicar tempo à estratégia de recursos humanos e menos a burocracias;
- Melhorar a experiência dos colaboradores;
- E tantos outros.
Leia, em detalhe, alguns benefícios:
Centralização digital de dados e informação
O software de gestão de documentos permite que todos os documentos da empresa sejam armazenados num único local, facilitando a procura e o acesso aos documentos. Ao digitalizar documentos, é possível reduzir o espaço físico necessário para armazená-los, o que pode resultar numa economização de espaço e redução de custos associados.
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Livre-se da papelada
A gestão documental em papel torna-se obsoleta nos primeiros meses de vida de uma empresa. Documentos em papel correm o risco de serem danificados. Além disso, podem ser extraviados e leva muito tempo para encontrá-los.
Se um documento é digitalizado, necessita apenas de uns cliques para aceder a ele. Acumular papéis leva ao caos e a um uso pouco otimizado do espaço do escritório (especialmente em empresas com um maior número de funcionários). Com um software HRIS todas as informações estariam centralizadas e não ocupariam espaço físico.
Um software de gestão de documentos também evita os problemas de privacidade que os documentos em papel têm. Em papel, todos podem aceder aos documentos com mais facilidade, mesmo quem não deveria.
Permitir o acesso a determinados dados, apenas para determinados colaboradores melhora a confiabilidade no manuseio das informações, a segurança e a proteção das mesmas. Isto é especialmente importante nestes tempos, em que vigoram regulamentos de proteção de dados.
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Mais eficiência
O software de gestão de documentos também ajuda na eficiência. Rende ao departamento de recursos humanos horas que podem investir noutras funções e projetos estratégicos, além da parte administrativa da gestão de pessoas.
Da mesma forma, os colaboradores terão mais facilidade em aceder às suas próprias informações. Podem, assim, administrá-las de forma mais ativa e podem atualizá-las.
Por fim, um software especializado simplificará as tarefas repetitivas e tornará o trabalho geral mais eficiente. Por exemplo, quando um colaborador tem que solicitar o pagamento de despesas de viagens, com um software de gestão de recursos humanos, ele poderá fazê-lo sem a necessidade de outra pessoa para intervir e supervisionar. Ao criar procedimentos padrão, é muito mais fácil para toda a organização aprender como essas tarefas funcionam e reduzir os erros de papelada.
4 exemplos de softwares de gestão de documentos
Desconhece que tipo de softwares de gestão de documentos existem para o seu departamento de recursos humanos? Mostramos-lhe alguns exemplos:
1) Factorial: software de RH tudo-em-um
Com o software de gestão de documentos da Factorial, consegue gerir os documentos da sua empresa de forma mais eficiente.
Quer administrar todos os documentos da sua empresa e dos seus colaboradores de forma mais simples e segura? A Factorial permite que a sua empresa armazene e organize todos os seus documentos mum único lugar. Os colaboradores encontram, assim, facilmente tudo o que precisam. Com este software:
- Deixa de ter a necessidade de enviar dezenas de e-mails aos seus colaboradores para gerir as suas férias e ausências;
- Tem toda a informação que precisa, sempre disponível e atualizada;
- Partilha os documentos com quem quiser, de forma prática, rápida e fácil;
- Importa documentos da empresa, sejam eles privados ou públicos;
- Consegue assinar os documentos através da assinatura digital;
- Aprova ou recusa os documentos dos seus colaboradores;
- Cria worklfows de aprovação automatizados;
- Seleciona os responsáveis por rever cada tipo de documento;
- Anexa informação adicional aos seus documentos;
- Cria campos personalizados;
- Cria relatórios personalizados, sobre os dados dos seus documentos;
- Configura se os gestores na sua empresa podem ver os documentos dos colaboradores;
- Entra em todas as suas pastas e documentos a partir da app no seu telemóvel;
- E muito mais!
O software também oferece recursos de colaboração, permitindo que vários utilizadores trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo, e recursos de segurança para proteger informações confidenciais.
Todavia, a Factorial é muito mais que um software de gestão documental. É um software de recursos humanos, tudo-em-um, desenvolvido para gerir férias, ausências, recibos de vencimento, turnos e muito mais. São várias a funcionalidades disponíveis. Tem ainda um portal do colaborador, para que ele possa gerir e consultar todas as informações!
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2) Google Drive
O Google Drive é uma plataforma de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem, que pode ser usada como um software de gestão de documentos.
Permite que os utilizadores armazenem e organizem os seus documentos em pastas, partilhem documentos com outras pessoas e acedam aos seus documentos em qualquer sítio, a partir do seu dispositivo. Além disso, o Google Drive oferece recursos de colaboração, permitindo que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo.
3) Dropbox
O Dropbox é outro software HRIS em nuvem, muito semelhante ao Google Drive. Contudo o Google Drive e o Dropbox permitem apenas armazenar documentos, organizar em pastas e partilhar com outros colaboradores.
As suas funcionalidades são limitadas, se procura um software de gestão de documentos completo, que permite fazer várias integrações com outras ferramentas de recursos humanos.
4) Alfresco
O Alfresco é um software de gestão de documentos de código aberto. Há semelhança dos softwares anteriores, o Alfresco permite que os utilizadores trabalhem em simultâneo no mesmo documento/projeto. Além de ter recursos de automação de fluxo de trabalho, permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas e giram processos complexos.
O Alfresco também oferece recursos avançados de pesquisa e relatórios, fazendo com que os colaboradores obtenham insights valiosos sobre o uso dos seus documentos.
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