Gestão de custos: o que é e qual o papel dos RH?

A gestão de custos é uma das maiores preocupações de qualquer empresa e o departamento de recursos humanos tem um papel preponderante nesta gestão. Saiba mais neste artigo!

Como economizar dinheiro, sem colocar em causa a eficácia e eficiência de uma empresa? Ou como aumentar a sua produtividade e lucratividade? Este é não só um desafio, como também uma missão que tem de ser gerida todos os dias.

Mudar pequenos hábitos, implementar novos softwares ou reduzir custos no processo de recrutamento são apenas alguns exemplos de iniciativas que uma boa estratégia de gestão de custos tem incluídas.

Se exerce na área de recursos humanos ou simplesmente tem curiosidade na gestão de custos em RH, leia este artigo!

Gestão de custos: o que é?

O principal objetivo de qualquer negócio é o lucro. E, sobretudo, que este perdure e aumente ao longo dos anos. No entanto, estamos conscientes que há cada vez mais concorrência nos diversos setores. Para tal, é essencial uma boa gestão de custos, que envolve também uma boa gestão de despesas.

A gestão de custos é nada mais nada menos do que a gestão estratégica de todos os gastos da empresa. De forma organizada e racional, sejam eles em recursos humanos, maquinaria, softwares de trabalho, energia elétrica. Ou em água, matérias-primas, logística, comunicação ou qualquer outro recurso.

Requer capacidades analíticas, estratégicas e operacionais.

📚 [Artigo] Otimizar o controlo de custos da sua empresa

Qual é a importância da gestão de custos?

A gestão de custos traz enormes benefícios ao seu negócio, uma vez que permite monitorizar o estado financeiro da sua empresa. Além de fornecer dados e informações para a tomada de decisões, proporcionam o crescimento sustentável da empresa.

Ao realizar a gestão de custos de forma correta, otimizando os recursos disponíveis, consegue obter melhores níveis de produtividade. Além de melhorar o desempenho e obter uma maior margem de lucro. Consequentemente, promove-se o equilíbrio e a sustentabilidade financeira da empresa.

Por outro lado, ao implementar uma estratégia de gestão e controlo de custos, conseguirá ter mais verba e recursos disponíveis para investir no crescimento do negócio. E, também, no aumento de valor acrescentado no produto e/ou serviço que entrega ao cliente.

Lembre-se que o mercado é cada vez mais competitivo. E que há uma necessidade constante de adaptação às exigências dos novos consumidores, que requerem recursos por parte da empresa.

Como é que os RH influenciam a gestão de custos?

Nenhuma empresa consegue desenvolver a sua atividade sem uma boa equipa de profissionais. Contudo, estes representam uma fatia significativa do bolo que é os custos de um negócio.

Mas, afinal, como e onde é que os RH influenciam a gestão dos custos?

• Processos de recrutamento e seleção;
• Remuneração/salários;
• Formação dos colaboradores;
• Benefícios;
• Comunicação interna;
• Eventos corporativos.

Alguns mais óbvios do que outros, o que é certo é que em todos eles, os processos de RH influenciam a gestão de custos de uma empresa. Explicamos-lhe o porquê:

1) Processos de recrutamento e seleção

Encontrar profissionais qualificados para cada posição em aberto de uma empresa envolve recursos e gastos. Além das despesas inerentes ao recrutamento, há gastos a ter em conta como as condições salariais, o espaço do trabalho. Sem esquecer o equipamento necessário para executar as tarefas e o tempo necessário para integração do novo colaborador.

Todos o processo de recrutamento e seleção é desgastante. Consome muito tempo e impossibilita a concretização de outras tarefas igualmente importantes.

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2) Remuneração/salários

O custo de um trabalhador para a empresa é maior do que a remuneração salarial que este recebe ao fim do mês. Neste parâmetro estão envolvidos impostos e contribuições, como as da Segurança Social, ou o seguro de acidentes de trabalho. É, por isso, um dos custos mais elevados para as empresas.

3) Formação dos colaboradores

Seja interna ou externa, o investimento em formação, apesar de preciso, é importante e obrigatório para qualquer negócio. Conheça na Subsecção II do Código de Trabalho, nos artigos 130.º a 134.º. Esta diz respeito à legislação relativa à formação interna dos colaboradores.

Este é, sem dúvida, mais um encargo financeiro para as empresas.

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4) Benefícios

Os salários, em Portugal, estão aquém das pretensões salariais de muitos colaboradores, o que gera desmotivação. Assim, os benefícios oferecidos pelas empresas são cada vez mais procurados pelos colaboradores.

Podem ser coisas tão simples como:

• Seguro de saúde;
• Subscrições mensais/anuais de determinadas plataformas;
• Descontos no comércio local (mercearias, lojas de vestuário, lojas de artesanato, etc.);
• Programas de formação;
• E tantos outros!

Todos os benefícios devem ser considerados na gestão de custos de uma empresa. E o RH é responsável por encontrar os benefícios mais apreciados pelos colaboradores. Fazer um estudo interno e ouvir os funcionários é sempre boa opção 😉

📚 [Artigo] Controlo de custos de uma empresa: como escolher o melhor software?

5) Comunicação interna

Uma ótima estratégia de comunicação interna tem diversos benefícios associados. Podemos falar da melhoria do ambiente de trabalho, o fomento das relações entre equipas, e até o aumento da capacidade de resolução de problemas.

Todos estes aspetos contribuem para a melhoria do desempenho dos colaboradores e, consequentemente, da empresa. Contudo, existem vários gastos inerentes à mesma, que têm de ser considerados na gestão de custos de recursos humanos.

Nomeadamente, contar com profissionais qualificados para desenvolver, implementar, acompanhar e operacionalizar a estratégia de comunicação.

Além disso, subscrever as ferramentas necessárias para difundir as mensagens. Seja de canais digitais interativos (e-mails, chats corporativos, etc.), seja de peças de comunicação físicas (flyers, cartazes, dísticos, cartas, entre outros).

Além disso, pode utilizar uma plataforma que melhore a comunicação interna da sua empresa, lançando comunicados e eventos acessíveis a todos!

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6) Eventos corporativos e ações de teambuilding

Quer os eventos corporativos, quer as ações de teambuilding são essenciais para fomentar laços entre equipas. Além de promoverem a cooperação e a empatia, abre-se espaço para um momento de aprendizagem conjunta.

No entanto, quer um, quer outro envolvem, por norma, elevados orçamentos, encarados pelas empresas como um investimento importante e necessário. Estas iniciativas também devem ser consideradas na gestão de custos de uma empresa.

📚 [Artigo] Team building online: 6 Exemplos de atividades + dicas

Como fazer a gestão de custos?

Agora que já sabe o que é a gestão de custos e como é que os RH a influenciam, é importante que fique a conhecer algumas metodologias que lhe irão permitir fazer a gestão dos custos da sua empresa.

Identificar os gastos e despesas do negócio é o primeiro passo para concretizar a sua missão.

Assim, sugerimos-lhe um conjunto de tarefas a concretizar:

1. Listar todos os custos fixos e variáveis da empresa (todos têm de ser considerados na gestão de custos, seja um gasto de um cêntimo ou de milhares de euros);
2. Analisar e estudar que custos poderão ser reduzidos e como;
3. Definir uma nova estratégia de gestão de custos e implementar;
4. Monitorizar as mudanças implementadas, controlando todas as despesas fixas e variáveis da empresa;
5. Otimizar, regularmente, a gestão de custos, por forma a garantir que são cumpridas todas as diretrizes definidas na nova estratégia.

Estas dicas são apenas linhas gerais que devem ser adaptadas à realidade de cada empresa, não esquecendo que é importante todo o processo. Desde a listagem à otimização regular para que se concretize uma gestão de custos eficaz.

Como podem os RH contribuir positivamente para a gestão de custos de uma empresa?

Como já aprendemos ao longo deste artigo, os recursos humanos têm uma forte influência na gestão de custos de uma empresa. Todavia, existem várias iniciativas/ações que pode consolidar, de modo a contribuir para uma gestão de despesas positiva, tais como:

1) Reduzir os custos dos processos de recrutamento

A forma mais rápida, eficaz e económica de poupar nos processos de recrutamento é através de medidas de retenção de talento. Isso mesmo! O custo de recrutar um novo colaborador e dar-lhe toda a formação sobre o funcionamento da empresa e procedimentos, para a execução das suas tarefas, é mais caro do que reter os colaboradores que já fazem parte da sua equipa.

É fundamental que reduza as taxas de rotatividade de pessoal, através de ações que aumentem a satisfação dos seus colaboradores.

Por outro lado, também é possível reduzir os custos de recrutamento ao efetuar contratações mais acertadas. Para isso, é importante ter uma boa equipa de recrutamento e seleção, que tenha experiência em analisar e avaliar candidatos, consoante a função para a qual estão a ser contratados.

De modo a ajudá-lo nesta otimização, disponibilizamos-lhe 10 exemplos de testes para recrutamento e seleção 👇

2) Investir em mais benefícios

Suportar o peso de ordenados mais elevados poderá dificultar a gestão de custos. Além de colocar em causa o equilíbrio financeiro e a sobrevivência da empresa, o que é um risco para os colaboradores e para o negócio.

Contudo, poderá contornar este obstáculo investindo em benefícios para os seus colaboradores. Como?

• Desenvolvendo parcerias com outras empresas: de forma a que possa oferecer um maior número de benefícios, a um menor custo possível.
  Por exemplo: descontos em determinados supermercados ou mercearias locais; benefícios em consultas médicas; descontos em determinadas lojas de vestuário.
• Ofereça subscrições mensais em plataformas: se tem uma equipa jovem, aconselhamos a subscrição na Netflix, HBO, Amazon Prime Video ou Spotify.
• Incentive a formação certificada: em Portugal, todas as despesas alusivas à formação podem ser deduzidas. Além disso, colaboradores formados aplicam o know-how adquirido nas suas tarefas diárias, fazendo com que as mesmas sejam executadas com maior rigor e eficiência.
• Avalie a satisfação dos seus colaboradores: tenha um papel de escuta ativa e perceba se os benefícios fornecidos vão ao encontro das expetativas da sua equipa. De nada lhe servirá oferecer benefícios, se estes não forem usufruídos pelos seus colaboradores.

3) Controlar as horas extra dos seus trabalhadores

Se ainda não tem implementado um relógio de ponto digital, deve considerar fazê-lo. Desta forma irá conseguir controlar, diariamente, o número de horas trabalhadas por cada colaborador.

É importante perceber a quantidade e o porquê das horas extra e quais são as tarefas que assim o exigem. Posteriormente pode efetivar políticas de produtividade e de gestão de prioridades, que permitam a execução do trabalho em horário útil.

📚 [Artigo] Relógio de ponto online: como funciona e porque utilizá-lo na sua empresa

4) Envolver todos os departamentos na gestão de custos dos colaboradores

Os recursos humanos não estão limitados ao departamento de RH. Existem vários colaboradores em outros departamentos da empresa, com chefias mais próximas, capazes de olhar para as suas equipas e dar sugestões de melhoria no que toca à otimização de tempo e também à gestão salarial.

Já ponderou, por exemplo, um sistema de comissões? Ou organização de trabalho por objetivos? Antes de definir a sua estratégia de gestão de custos, reúna-se com os responsáveis de cada departamento. Desta forma pode obter diferentes pontos de vista e é capaz de elaborar uma estratégia eficiente.

Considere ainda perceber, junto dos colaboradores, quais são as dificuldades e as barreiras que sentem à execução das suas tarefas. E, depois, desenvolva um plano de melhorias, que se irá refletir em produtividade e redução de custos.

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5) Implemente as tendências de flexibilidade e regime híbrido

Associadas aos benefícios abordados no ponto dois, as tendências nas novas metodologias de trabalho são cada vez mais procuradas pelos colaboradores. E poderão impactar positivamente a sua gestão de custos.

No que concerne à flexibilidade no trabalho, ao permitir que os seus colaboradores consigam conciliar as suas vidas pessoais com as profissionais, irá ver os níveis de produtividade, de motivação e de desempenho, a aumentarem.

Lembre-se que colaboradores satisfeitos, são colaboradores mais felizes e capazes de vestir a camisola da empresa.

Já no que toca ao regime híbrido ou de teletrabalho, além das questões mencionadas no parágrafo anterior, a empresa ainda vê reduzidos alguns custos fixos e variáveis, como a água, a luz ou até mesmo os materiais de escritório.

✅ [Template pronto a descarregar] Teste de motivação no trabalho

6) Digitalize e automatize processos

O tempo investido em tarefas administrativas de recursos humanos pode tornar-se num gasto demasiado elevado, que prejudica a estratégia de gestão de custos. Numa era cada vez mais digital, não faz sentido processos manuais em papel, que exigem muito tempo e recursos.

Se existir, por exemplo, um profissional de recursos humanos para cada 100 colaboradores, o processamento manual do salário, gestão de férias e outras tarefas inerentes, pode levar semanas. Procure investir num software de recursos humanos, que irá ajudá-lo na gestão de custos e tempo.

Com a Factorial, não necessita de perder tempo com as tarefas administrativas, como a gestão de férias, ausências ou licenças médicas dos colaboradores.

A organização de formações online, a gestão de documentos ou a execução de relatórios personalizados com o total de horas trabalhadas de todos os seus funcionários, pode ser feita num software de RH all-in-one!

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