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Conhecer e ter o controlo dos custos de uma empresa, independentemente do seu porte, será de grande importância na hora de melhorar o desempenho e a produtividade.

Embora seja verdade que algumas organizações, principalmente as de menor porte, demonstrem falta de recursos ao criar um departamento dedicado a essa tarefa, isso não deve ser desculpa para evitar o controlo de custos e despesas decorrentes do desenvolvimento de sua atividade.

Uma empresa deve sempre analisar seus custos para perceber como eles impactam na lucratividade e no desenvolvimento dos negócios, a fim de tomar decisões mais assertivas em todos os momentos.

Neste artigo abordaremos o tema das despesas empresariais para que possa conhecer e reconhecer os diferentes tipos de despesas e a melhor forma de gerí-las. Também detalharemos dicas de como reduzir custos e as possibilidades de digitalização dessa tarefa com um software de gestão de despesas.

 

Quais são os custos gerais de uma empresa?

Uma despesa pode ser definida simplesmente como a saída de dinheiro, seja dinheiro físico, outro meio de pagamento, ou qualquer item que diminua o lucro ou aumente o prejuízo da organização.

Toda organização, pelo simples facto de existir, deve arcar com uma variedade de custos empresariais, algumas das quais derivam diretamente da produção do bem ou serviço oferecido e outras que são independente destes. Entre estas últimas encontramos as chamadas despesas gerais.

Em outras palavras, serão aqueles custos da empresa que não são custos diretos de produção, mas são necessários para seu funcionamento. Nesta categoria encontramos todos os derivados de gestão, instalações, logística e recibo de vencimento. Desta forma, ficam isentos os gastos com matérias-primas ou materiais de produção.

Conhecer e tomar conhecimento dessas despesas é a primeira tarefa que toda empresa deve realizar para alcançar uma gestão de despesas efetiva e ter o controlo de todos os gastos. Algumas das despesas mais comuns e transversais aos diferentes tipos de organizações são:

  1. Compra de material de escritório: despesas que vão desde papelaria até mercadorias e móveis que a empresa adquire para o seu dia-a-dia.
  2. Rendas: inclui dependências, escritórios ou imóveis em geral.
  3. Marketing, publicidade e design: todos os custos relacionados com esses serviços de promoção e comunicação.
  4. Despesas de viagem: inclui viagens, estadia, diárias, despesas de locomoção e quaisquer gastos de viagem de funcionários.
  5. Despesas financeiras e administrativas: juros, comissões bancárias, descontos aplicados a vendas, etc.
  6. Serviços: qualquer serviço básico como eletricidade, gás, água, wi-fi, telefone, etc.
  7. Serviços prestados por outras empresas ou profissionais autônomos: desde consultorias a consultorias terceirizadas.
  8. Manutenção e reparos imprevistos: despesas que advêm da conservação e atualização de instalações, edifícios, máquinas, etc.
  9. Recibo de Vencimento, Salários e Previdência Social: despesas relacionadas com salários e contribuições dos empregados sobre o recibo de vencimento.
  10. Transporte e logística: despesas de mobilidade da empresa e da sua atividade.

modelo recibo vencimento

Gestão de despesas de viagem e alimentação

Uma das despesas que muitas empresas enfrentam e não sabem gerir são aquelas relacionadas com gastos extras de funcionários, geralmente relacionados a uma viagem ou deslocamento associados ao trabalho.

Despesas com viagens: são as despesas derivadas de passagens aéreas, combustível, uso de veículos ou qualquer outro meio de transporte.

Ajudas de custo: trata-se de uma compensação financeira da empresa por despesas derivadas do trabalho de um empregado que podem ir da alimentação ao alojamento. Geralmente estão associados a viagens de negócios.

Na gestão desses custos, as empresas costumam escolher entre dois modelos que se adaptam às suas necessidades e realidades: o modelo fixo ou o modelo de justificação de custos. No primeiro, é definido um determinado valor para um conjunto de despesas previamente definidas, evitando o controlo detalhado de cada movimento. No segundo, cada trabalhador deve apresentar comprovativos (passagem, fatura, voucher, etc.) para reclamar adequadamente o dinheiro gasto. Aqui, a empresa avaliará a despesa e após aprová-la pagará o valor declarado.

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Tipos de custos que podemos encontrar em uma empresa

Uma vez percebidas as despesas gerais, devemos nos aprofundar nas diferentes tipologias para realizar uma abordagem mais detalhada. Podemos identificar custos diretos, indiretos, fixos e variáveis.

Custos Diretos

Custos diretos são aqueles diretamente relacionados à produção. Eles abrangem desde a matéria-prima até os recursos humanos e materiais utilizados diretamente na produção do produto ou prestação do serviço.

Custos Indiretos

Embora de alguma forma também sejam necessários para garantir a produção, não derivam diretamente dela. Aqui encontramos, entre outros, os custos derivados da venda, gestão e comercialização dos bens produzidos.

Custos Fixos

Talvez sejam os mais fáceis de identificar, pois são aqueles que se mantêm constantes e não se alteram em relação ao número de clientes ou volumes de produção. Mais uma vez, custos fixos serão aqueles em que a empresa incorre pelo simples facto de existir.

Custos fixos existem na empresa mesmo na inexistência de negócios (entendido como a venda de bens e serviços). Isso significa que, em princípio, eles não são diretamente afetados pela variação da atividade empresarial.

Por serem fixos não quer dizer que sejam mensais, nem precisam ser recorrentes, mas simplesmente que não dependem do volume de produção. Ainda assim, existem certos custos fixos que normalmente são assumidos:

  • Despesas de arrendamento ou pagamento de empréstimo ou hipoteca.
  • Impostos e taxas.
  • Despesas com suprimentos e contas de serviços públicos. Nesse caso, há quem coloque este custo em uma categoria externa como “custo semifixo”, embora hoje em dia haja uma certa estabilidade nos valores, além de ter um caráter fixo e recorrente.
  • Serviços de empresas externas. São custos fixos de gestão, manutenção web, agência de publicidade ou design, escritório jurídico, etc.

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Custos Variáveis

Os custos variáveis ​​são aqueles que estão diretamente associados ao negócio ou produção. Eles geralmente aumentam ou diminuem quando os negócios também o fazem na mesma direção. Esses custos dependerão das circunstâncias e da atividade de cada empresa.

Aqui encontramos de tudo, desde a manutenção de máquinas, containers e embalagens, insumos até a compra de matéria-prima. Por esta razão, os valores de custo variável de um pequeno armazém de bairro podem ser muito diferentes dos de uma grande fábrica.

Esses valores podem oscilar de forma voluntária ou involuntária, dependendo do grau de controle que a empresa exerce sobre eles.

Mesmo com todas essas peculiaridades, existem certos custos variáveis ​​que podemos encontrar em quase todas as empresas, tais como:

  • Custos com pessoal: principal custo variável que as empresas têm de enfrentar. Previdência social, aumentos, promoções e novas contratações estão incluídos aqui.
  • Matérias-primas: todos os materiais necessários à produção, embalagem e acondicionamento do produto.
  • Impostos específicos e custos de distribuição.

Como controlar os custos de uma empresa

Ter um bom controlo de custos é fundamental para evitar tensões em questões contábeis, responder a imprevistos, bem como criar políticas de preços de venda e futuros percentuais de reinvestimento. No final das contas, uma empresa existe para gerar lucros.

Para isso, é necessário ter um plano de negócios que inclua todas as variáveis ​​possíveis. É importante antecipar os futuros possíveis e as circunstâncias adversas que podem aparecer.

Por outro lado, teremos que calcular os custos fixos e variáveis que teremos que enfrentar todos os meses e todos os anos, fazer uma projeção de receitas e lucros e buscar em todos os casos que o saldo seja positivo. Além disso, é essencial fazer previsões com certeza periodicidade.

Na árdua tarefa de gerir despesas, há uma série de etapas que devemos seguir para controlá-las:

Digitalize despesas e recibos

A primeira dica é que é possível fazer a gestão de despesas, faturas, vouchers e tickets de forma digital. Manter uma planilha do Excel pode ser uma tarefa bastante complicada e sempre teremos uma margem de erro devido à entrada manual. Existem programas específicos que permitem gerir estes documentos relativos aos custos, bem como etiquetá-los e determinar o montante e a que funcionário corresponde.

Controlar, revisar e decidir

Com todos os dados inseridos no sistema e devidamente classificados, será possível tomar decisões com base em informações corretas e reais.

Pergunte-se: existem custos que poderiam ser evitados e, portanto, eliminados? Algum custo poderia ser reduzido se buscarmos por novos fornecedores ou alternativas? É possível detetar níveis óbvios de flutuação nos custos de mês a mês? Qual é o motivo?

Elabore um orçamento

Mais uma vez, com as conclusões e aprendizados do passado, podemos aprender a fazer orçamentos anuais cada vez mais realistas. Geralmente, é aconselhável partir de uma média dos 12 meses do ano e depois analisar mês a mês e comparar com este número.

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Crie políticas ou procedimentos de compra e gastos que todos compartilhem

De acordo com a natureza da empresa e de sua atividade, é possível definir um orçamento e escolher um método de controlo de custos ao longo do ano.

Ter procedimentos padronizados para qualquer tarefa que implique custos permitirá o controlo e a priorização de despesas com base nas metas estabelecidas.

Compare o que está previsto com o que está realmente a ser feito

Assim que o ano terminar, reserve um tempo para revisar o cumprimento de suas previsões e a possível aparição de desvios. Por fim, um orçamento é apenas um palpite do que achamos que vai acontecer. Comparar é necessário para tirar conclusões e melhorar o desenvolvimento do negócio.

Comunique às suas equipas a importância de economizar e evitar desvios de orçamento

Isso deve ser vivenciado no dia a dia e será uma tarefa fundamental para chefes e supervisores. O treinamento e a conscientização sobre a importância de controlar os custos e da correta execução das tarefas conforme estabelecido também terão impacto no controlo de custos.

Da mesma forma, quem cumpre esta diretriz pode ser recompensado por incentivar o envolvimento com o crescimento e a rentabilidade da empresa.

O que são planilhas de controlo de custos?

Qualquer empresa que queira controlar bem suas despesas não pode ignorar esse conceito. Uma folha ou nota de despesas é simplesmente o documento em papel ou digital que os funcionários devem preencher para notificar e processar o reembolso de quaisquer gastos incorridos em relação ao desenvolvimento de seu trabalho.

Essas planilhas conterão pelo menos o nome do provedor, conceito da despesa, valor, data e nome do funcionário que efetuou a despesa.

Em primeiro lugar, a nota deve ser escrita, o que normalmente é feito com base nos tickets ou vouchers que o funcionário solicitante guardou. Uma vez enviada, a empresa deve verificar a veracidade das despesas e sua adequação às políticas estabelecidas. Por fim, será processada a folha de despesas, incluindo-a no próprio sistema de contabilidade da empresa para finalmente proceder ao reembolso.

Alcançar uma boa gestão da folha de despesas pode ser uma tarefa complicada, pois duas perspectivas diferentes devem se complementar: a da empresa e a do funcionário. Além disso, a preparação dos relatórios de custos pode ser demorada, interromper outros processos e levar a fraudes internas se não for totalmente controlada.

Essa tarefa será mais fácil de realizar com um software que permite gerir as despesas da sua empresa e funcionários de forma rápida. Assim, pode receber notificações automáticas sobre novas despesas e permitir que sejam aprovadas ou rejeitadas na hora.

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Este artigo também está disponível em: Español, Italiano, Mexican

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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