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Recibo de vencimento: o que é e como criar o seu

O recibo de vencimento é um documento básico de qualquer empresa que tenha trabalhadores contratados. Por isso, explicaremos como criar um modelo para os funcionários da sua empresa.

Normalmente, as empresas têm uma pessoa ou um departamento inteiro cuja função é exclusivamente calcular e gerar o recibo de vencimento de todos os trabalhadores. Mas se é um empreendedor que acabou de iniciar seu negócio, deverá fazer todo este trabalho sozinho. Por isso, preste atenção nas conceitos a seguir:

Sumário

O que é um recibo de vencimento

Embora certamente já saiba o que é um recibo de vencimento, nunca é demais revisar os conceitos básicos.

Este é um documento obrigatório, determinado por lei, que deve ser gerado pela empresa todos os meses. Nele, a empregador específica o salário que o funcionário receberá naquele mês pelo trabalho realizado.

Mas o recibo de vencimento é muito mais que isso, é uma fatura na qual se reflete o relacionamento entre a empresa e o funcionário. No recibo de vencimento o colaborador encontrará dados muito importantes para a gestão das suas próprias finanças. Como as horas trabalhadas e os descontos da Segurança Social e do IRS.

Mesmo que não possua um especialista em recursos humanos e contabilidade na sua empresa, devido ao seu tamanho, é necessário conhecer todas essas informações. Já que os recibos de vencimento fazem parte da contabilidade da empresa e devem estar de acordo com o Código do Trabalho e com o Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social.

A seguir, informaremos cada um dos detalhes básicos para que possa criar os recibos de vencimento dos seus colaboradores. Todos os detalhes abaixo são válidos para todos aqueles que trabalham em Portugal Continental.

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Etapas a considerar ao criar um recibo de vencimento

Para criar um recibo de vencimento, é necessário considerar os diferentes fatores que influenciam no valor final. Antes de prepará-lo, tenha os seguintes dados:

Tipo de contrato

Não é o mesmo trabalhar em período integral como meio período ou ter um contrato a termo certo ou incerto. Isto afeta o salário, e consequentemente a porcentagem descontada da Segurança Social e do I.R.S.

Situação pessoal do funcionário

Saber se o funcionário é casado, tem filhos ou dependentes também é importante no cálculo do imposto sobre a renda. Mais adiante, na parte de deduções, explicamos como calculá-lo.

Acordo coletivo de trabalho

É uma convenção entre sindicatos de empregadores e de funcionários de uma categoria. Afeta o piso salarial e os suplementos salariais que o colaborador receberá. Como o valor das horas extras, gratificações, adicional por insalubridade, vales, entre outros.

Benefícios extras

Saber se os benefícios serão divididos ou se serão pagos unicamente pela empresa, é importante ao calcular o I.R.S.

Horário de trabalho

Registar o horário de trabalho de todos os colaboradores é algo de extrema importância numa empresa. Além de constar no contrato de trabalho, é interessante constar também nos recibos de vencimentos mensais. Já que é uma forma de atestar a validez do mesmo.

Baixas

Se o funcionário estiver de baixa médica ou gozar de uma licença parental. Isto também influenciará no valor total.

Há muitos detalhes a considerar ao criar um recibo de vencimento a partir do zero. Portanto, começamos com o que seria criar um recibo de vencimento padrão. Mensal, sem baixas e com benefícios divididos por ambas as partes.

Como criar um recibo de vencimento

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Cabeçalho do recibo de vencimento

O recibo de vencimento começa com os dados pessoais da empresa e do trabalhador e a data referente.

Dados da empresa: o nome legal da empresa, a sua morada fiscal, o seu NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva, o NIF da empresa) e o seu número de identificação na segurança social.

Dados do trabalhador: nome completo, NIF(número de contribuinte), NISS (número de identificação na segurança social), categoria ou grupo profissional, grupo de contribuição, data de contratação e número de contrato

Período de liquidação: é o mês referente ao recibo de vencimento. Inclui data de início, data de término e total de dias.

Identificação da apólice de seguro de acidentes de trabalho do trabalhador.

Proventos

Esta parte do recibo de vencimento corresponde a tudo relacionado com os valores recebidos. Como salários, horas extras, benefícios e adicionais. Somados compõem o salário bruto de um funcionário e são divididos entre percepções salarias e não salariais.

Percepções salariais.

São as percepções económicas totais que o empregado recebe pelo seu trabalho. Seja através de uma transferência bancária ou em espécie, além dos bônus salariais. Todos este contam para a Segurança Social e estão divididos em:

Salário base

Valor que o trabalhador recebe pelos dias trabalhados e que não pode ser inferior ao estabelecido pelo contrato.

Suplementos salariais

Referem-se aos valores extraordinários que o funcionário recebe pelo seu trabalho. Seja um bônus de convenção, antiguidade, adicional noturno, por insalubridade, etc. Ou o acréscimo que o trabalhador recebe se o seu salário for variável (salário-base + extras, de acordo com os seus objetivos).

Por exemplo, como ocorre em muitos departamentos de vendas. Estes suplementos também são divididos em pessoal e coletivo, conforme determinado pela empresa.

Horas extras

Se o funcionário, voluntária ou forçosamente, trabalhou além do horário de trabalho. Estas horas devem aparecer no seu recibo de vencimento. As horas extras valem mais do que as horas estabelecidas pelo contrato.

Caso um funcionário trabalhe horas extras em dias de trabalho normal, receberá 25% a mais pela primeira hora e 37,5% pelas horas seguintes. Caso trabalhe nos dias de descanso ou feriados receberá 50% a mais pela hora extra.

Segundo o código do trabalho, o colaborador pode fazer até 2 horas extra diárias ou o número de horas normal num dia de descanso. Além disso, há um limite de horas suplementares anuais. De 175 horas para empresas com menos de 50 trabalhadores e de 150 horas para empresas com pelo menos 50 trabalhadores.

Subsídio de Férias

O subsídio de férias é um valor adicional pago aos funcionários segundo o artigo 264.º do código de trabalho. e que é igual ao valor do ordenado base. Salvo acordo contrário no contrato, o subsídio de férias deve ser pago antes do início do período de férias e proporcionalmente em caso de gozo interpolado de férias.

Subsídio de Natal

O subsídio de natal é um adicional ao trabalhador, também conhecido como 14º mês, e validado pela Lei n.º 7/2009 do Código de Trabalho. O subsídio de natal é referente ao salário bruto de um funcionário em um mês normal de trabalho, considerando que o mesmo trabalhou na empresa nos 12 meses do ano. Caso contrário, este valor é proporcional aos meses trabalhados.

Subsídio de transporte

De acordo com o Código do Trabalho, o subsídio de transporte é obrigatório para todos os funcionários públicos e facultativo para os funcionários de entidades não públicas. Caso o trabalhador receba um subsídio de trabalho, este deve constar no contrato. De todos os modos, são considerados elementos da retribuição para os trabalhadores de empresas privadas. Por isso, estão sujeitos a pagamento de contribuições para a segurança social e retenção na fonte para efeitos de IRS.

Percepções não salariais.

Esse tipo de percepção não é pago à Segurança Social e pode incluir indenizações ou suplementos. Além de compensação por transferências, suspensões ou demissões e qualquer percepção extra que compense as despesas incorridas para o trabalhador durante a execução do seu trabalho.

Como dissemos, ao adicionar todos os acréscimos, encontraremos o salário bruto do trabalhador. Este será especificado no recibo de vencimento como total acumulado.

Deduções

São todos os valores que devem ser descontados do salário bruto de um colaborador.

Ao criar um recibo de vencimento, existem vários tipos de deduções a considerar:

Taxas da Segurança Social

As taxas pagas à Segurança Social são um desconto referente aos auxílios que o trabalhador pode receber do governo. Como, por exemplo: aposentadoria, subsídios por doença e licença parental.

O desconto dos trabalhadores à Segurança Social é relativo a 11% do seu salário bruto de maneira geral. Salvo exceções, como trabalhadores em pré-reforma, funcionários acima dos 65 anos, trabalhadores no domicílio, entre outros. Para mais informações, consulte o site da Segurança Social.

I.R.S. (Imposto sobre a renda) retido na fonte

O percentual deduzido do I.R.S. retido na fonte varia em função do salário, estado civil, dependentes a cargo do trabalhador, entre outros dados. Todos os anos, o diário da república publica novas tabelas com o percentual a ser deduzido para distintos tipos de trabalhadores.

São nove tabelas diferentes para Portugal continental, que consideram tanto os trabalhadores por conta de outrem como os independentes. Para conhecer todas as tabelas e porcentagens, aceda ao Despacho n.º 785/2020 do Diário da República.

Subsídio alimentação

Segundo o código do trabalho, o subsídio alimentação não é obrigatório por lei para os trabalhadores do sector privado. No entanto, muitas empresas o oferecem já que este está previsto no contrato. O valor mínimo do subsídio de alimentação é de 4,77€ para os trabalhadores do sector público. Por isto, este valor também é utilizado como referência para o setor privado.

Remuneração flexível

A remuneração flexível é quando o funcionário decide usar parte de seu salário em favor de determinados produtos e serviços oferecidos pela empresa. É por isso que o seu valor é subtraído na parte de deduções. Entre os tipos de remuneração flexível mais comuns estão o plano de saúde e as quotas de ginásios.

Outros descontos no salário bruto

Aqui, pode incluir outras deduções como o adiantamento salarial e quotas sindicais.

Essas deduções são calculadas individualmente e, em seguida, somadas para obter o total a ser deduzido do salário bruto. Desta subtração, virá o líquido a ser recebido, ou seja, o salário que o trabalhador receberá no final do mês.

Líquido a perceber

esta parte é mostrada após a definição dos salário bruto e dos descontos do trabalhador. O líquido a perceber pode variar de acordo com o mês, devido a proventos como o subsídio de férias e natal e as horas extras trabalhadas cada mês.

Além do líquido total a perceber, é importante mostrar no recibo de vencimento valores como a base de cálculo do I.R.S., da segurança social e os extras no rodapé dos recibos de vencimento.

Rodapé da folha de pagamento

Como mencionamos anteriormente, na secção final de um recibo de vencimento, encontramos alguns dados importantes. Estes servirão tanto para os cálculos financeiros do funcionário como para as finanças da empresa.

Como pode ver, as informações no rodapé estão divididas em diferentes colunas: retribuição total, extras, base do auxílio desemprego, base do IRS, total de abonos (salário bruto) e o total a deduzir.

Assim, independente do trabalhador, veremos um rodapé como este:

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Além destes dados, é importante que o recibo de vencimento conte com um espaço para a assinatura do documento. Também é necessário indicar a data e o local de recebimento do mesmo. Assim, é possível validar a veracidade do documento.

Entrega e recebimento da folha de pagamento

A Código do Trabalho indica que um trabalhador deve receber documentação de seu salário através de um recibo individual que serve como comprovante de pagamento. Como dissemos no início, o recibo de vencimento é como uma fatura para o trabalho de cada funcionário.

Esse recibo, deve estar em conformidade com as diretrizes do Ministério do Trabalho e da Segurança Social. Além de considerar as convenções coletivas e os acordos com a empresa no contrato.

Portanto, embora um recibo de vencimento inclua todos os conceitos incluídos no modelo e seu nome não seja alterado, este pode incluir modificações formais e elementos adicionais com informações para o trabalhador.

Existem empresas que imprimem os recibos de vencimento dos seus trabalhadores e os entregam manualmente. Algumas os enviam por correio eletrónico, e as que usam a Factorial, através do nosso software de RH. O importante é que estes cheguem ao trabalhador e que ele saiba todos os meses o que recebeu e o porquê de cada valor.

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O nosso software analisa os recibos de vencimento da empresa e envia cada um ao trabalhador correspondente.

O funcionário, receberá automaticamente um aviso no seu e-mail. Assim, poderá consultar o seu recibo de vencimento na secção Meus Documentos e imprimi-lo. Além disso, caso seja necessário assinar o seu recibo de vencimento, pode fazê-lo dentro do nosso sistema.

Através da assinatura digital, é possível assinar os documentos da empresa, digitalmente e com toda segurança.

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