As ajudas de custo são atribuídas pela entidade patronal e são comuns a várias atividades profissionais. Se tem uma empresa ou é profissional de recursos humanos, é importante dominar este tema e auxiliar-se de ferramentas que possam reduzir margens de erro e facilitar o seu trabalho. Neste artigo explicamos-lhe tudo!
Previstas na legislação portuguesa, o pagamento destas ajudas deve ser efetuado com o mesmo rigor de qualquer outra rubrica do processamento salarial do colaborador.
Como funcionam as ajudas de custo, o que diz a legislação, como são calculadas, prazos para pagar estes encargos, sobre declaração em IRS, se representam ou não um custo fiscal, e as alterações previstas para 2023. Saiba tudo neste artigo!
Tabela de Conteúdos:
- O que são ajudas de custo?
- O que diz a legislação sobre as ajudas de custo?
- 👉 Software de despesas da Factorial: pagar ajudas de custo
- Resumindo: tudo o que precisa de saber sobre ajudas de custo
- Ajudas de custo 2023: existem alterações previstas?
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O que são ajudas de custo?
As ajudas de custo são nada mais nada menos do que uma remuneração financeira, efetuada pela entidade empregadora, que visa cobrir, em todo ou em parte, as despesas que os colaboradores possam ter com deslocações ao serviço da empresa.
Estas deslocações são feitas de forma esporádica e não são consideradas uma rotina regular do profissional. Por esse motivo, o seu valor é variável, em função do tipo de deslocação e da sua duração.
De forma mais simples, podemos afirmar que é um complemento ao ordenado base. É variável e dependente da existência de despesas no mês em vigor.
👉 Leia mais sobre Gestão de custos: o que é e qual o papel dos RH?
Exemplos deste tipo de despesas
Ainda continua sem conseguir entender o que são, exatamente, ajudas de custo? Nada melhor que os exemplos para que consiga perceber que tipo de remuneração é esta. Elas podem aplicar-se a custos com transportes, com estadias e/ou com alimentação, sempre ao serviço da empresa.
- Transportes: engloba custos com deslocação em viatura própria, gastos de combustível, portagens, paquímetros, custos com deslocações em transportes públicos;
- Refeições: todas as efetuadas durante a deslocação;
- Estadias: custos com a permanência num dado empreendimento turístico ou outro tipo de alojamento.
Por exemplo, se um colaborador tiver de se deslocar a outro país para conhecer um fornecedor, as despesas associadas ao transporte, alimentação e estadia devem ser consideradas despesas profissionais e, consequentemente, reembolsadas em ajudas de custo. Um outro exemplo é uma deslocação para reunir com um cliente. O custo com portagens, deslocação e refeições deve ser assegurado pela empresa.
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O que diz a legislação sobre as ajudas de custo?
Em Portugal, não existe uma legislação sobre ajudas de custo que se aplique ao setor privado. Contudo, existe o Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril, alterado posteriormente pelo Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro, aplicado à função Pública, que é seguido também por várias empresas privadas.
Isto significa que as empresas privadas podem aplicar práticas distintas, assim como valores diferentes, daqueles que são implementados nas ajudas de custo da função pública.
Como são calculadas as ajudas de custo?
Em Portugal, existem tabelas de ajudas de custo, no setor público, que são usadas como referência por todas as entidades profissionais.
No que concerne aos transportes, estes variam em função do tipo de veículo utilizado e do número de quilómetros efetuados. Em 2022, as ajudas de custo, para o setor público, contam com os seguintes valores:
- Transporte em veículo próprio: 0,36€/km
- Transportes públicos: 0,11€/km
- Transporte veículo motorizado não automóvel: 0,14€/km
- Veículo aluguer (1 funcionário): 0,34€/km
- Veículo aluguer (2 funcionários): 0,14€/km (a cada)
- Veículo aluguer (3 ou mais funcionários): 0,11€/km (a cada)
Já o valor relativo às estadias varia consoante o cargo do trabalhador e se é uma estadia nacional ou internacional:
- Estadia nacional: Trabalhadores em geral em funções públicas: 50,20€
- Estadia nacional: Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19€
- Estadia internacional: Trabalhadores em geral em funções públicas: 89,35€
- Estadia internacional: Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 100,24€
O valor relativo à alimentação é designado de subsídio de alimentação. Em dinheiro corresponde a 4,77€ e em vale ou cartão de refeição a 7,63€.
Note-se que para o colaborador ter direito ao abono das ajudas de custo nas deslocações que faz ao serviço da empresa, estas devem realizar-se além dos 5km do domicílio, nas deslocações diárias (aquelas que duram menos de vinte e quatro horas), e para além dos 20km do domicílio, nas deslocações sucessivas (aquelas que duram mais de vinte e quatro horas).
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Até quando se devem pagar as despesas ao colaborador?
No caso do setor público, é necessário cumprir determinados procedimentos para ter acesso a este reembolso. O colaborador deve preencher uma “ficha de itinerário”, com todas as despesas detalhadas. A esta ficha, devem ser anexados todos os comprovativos das despesas associadas à sua deslocação, no âmbito profissional.
Após a apresentação de todos os comprovativos, a entidade patronal deve proceder ao pagamento das ajudas de custo num prazo máximo de 30 dias.
No setor privado, os documentos a preencher poderão variar, consoante a política de procedimentos da empresa. Por norma, a apresentação dos comprovativos é sempre obrigatória.
👉 Leia mais sobre Como calcular o ROI de RH: passo a passo [+ Modelo em Excel]
As ajudas de custo são declaradas em IRS?
A resposta é: depende. Uma vez que não existe legislação em vigor para o setor privado, os valores máximos para isenção de impostos são os de referência para o setor público.
Caso uma empresa pretenda remunerar o colaborador com um montante superior aos tabelados para o setor público, esse excedente tem de ser tributado tanto de IRS como de Segurança Social.
Estas despesas são um custo fiscal para a empresa?
Uma das dúvidas mais comuns é se as ajudas de custo representam um custo fiscal para as empresas. A resposta é não. Segundo a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º – A do CIRC, não são dedutíveis para efeitos fiscais:
As ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.
As ajudas de custo pagam tributação autónoma?
Este tipo de despesas estão sujeitas a uma tributação autónoma, à taxa de 5%. Contudo, tal só acontece quando as despesas financeiras suportadas não são totalmente faturadas aos clientes ou quando não são tributadas na esfera dos trabalhadores em sede de IRS.
Por outras palavras, podemos afirmar que se faturar as despesas aos seus clientes, a sua empresa não ficará sujeita à taxa de tributação autónoma, sendo o encargo aceite em sede fiscal.
👉 Explore também o artigo sobre trabalho noturno e o que diz a legislação.
Software de despesas da Factorial: pagar ajudas de custo
Aliar-se de softwares que permitam automatizar os processos de recursos humanos é uma mais valia para a sua empresa. Além de diminuir a margem de erro, estes softwares libertam os seus colaboradores para outras tarefas, aumentando os níveis de produtividade.
No software de despesas da Factorial, consegue uma gestão mais eficiente no controlo e gestão de despesas da sua empresa.
Porque é que o software da Factorial me permite uma gestão mais eficiente das ajudas de custo?
Abaixo, listamos algumas das razões porque utilizar o software da Factorial:
- Os colaboradores podem submeter as suas despesas diretamente no software e o profissional de RH consegue aprovar;
- Ao aprovar uma despesa, as mesmas ficam automaticamente refletidas como um suplemento adicional no recibo de vencimento;
- Não corre o risco de perder faturas ou de ficar em dúvida se já reembolsou o seu colaborador.
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Que outras funcionalidades tem este software?
Além da nova funcionalidade para gestão de despesas, encontra outras que vão permitir diminuir o tempo com tarefas rotineiras e repetitivas de RH. Damos-lhe alguns exemplos:
- Controlo horário e de assiduidade: consegue monitorizar a entrada dos seus colaboradores;
- Gestão de documentos e assinatura digital: pode gerir todos os seus documentos importantes de forma 100% digital;
- Avaliação de desempenho: pode avaliar o desempenho dos seus colaboradores e, consequentemente, tomar as melhores decisões;
- Gestão de férias e ausências: os colaboradores podem marcar as suas férias num único local, permitindo-lhe um maior controlo e gestão de aprovações. O mesmo acontece com as ausências e respetivas justificações;
- Comunicação interna: consegue melhorar os processos de comunicação interna, fomentando a transparência e o sentimento de pertença, junto dos colaboradores.
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Resumindo: tudo o que precisa de saber sobre ajudas de custo
Em suma, existem vários pontos relativamente a este encargo financeiro que deve saber, para que consiga informar bem os seus colaboradores e fazer uma boa gestão de RH. Tais como:
- Este tipo de despesas incide sobre os custos com transportes, com estadias e/ou com alimentação, que um colaborador tem ao serviço da empresa;
- As ajudas de custo não são fixas, pelo que não fazem parte do ordenado base do colaborador;
- Este encargo não é considerado para cálculos dos subsídios de baixas médicas e/ou profissionais, licenças de parentalidade, subsídios de desemprego ou qualquer outro tipo de apoio do Estado;
- Não passando o valor excedente àquele estipulado na legislação para o setor público, o colaborador também não desconta para IRS e Segurança Social;
- As ajudas de custo não estão legisladas para o setor privado;
- Existem softwares que o ajudam a fazer uma gestão eficiente das despesas dos seus colaboradores, como o software da Factorial;
- Subsídios de férias e de natal não consideram o valor de ajudas de custos;
- Se o seu colaborador se desloca de forma regular para o estrangeiro, deverá considerar isso no tipo de contrato efetuado;
- Está previsto um limite de 90 dias seguidos de deslocação para a receção do abono de ajudas de custo;
- Este encargo financeiro deve estar refletido no recibo de vencimento do colaborador, com indicação clara da parte não sujeita a IRS;
- A sua inclusão também deve ser feita na declaração anual emitida pela entidade patronal, que é entregue ao colaborador, para efeitos de IRS;
- Caso o seu colaborador adoeça durante uma deslocação, mantém o direito a este abono.
👉 Aprenda também tudo o que deve saber sobre acidentes de trabalho: baixa, indemnização e legislação.
Ajudas de custo 2023: existem alterações previstas?
Desde 2011 que os valores de ajudas de custo não são alterados. Por isso, e tendo em conta o aumento da inflação e custo de vida, a FESAP, Federação de Sindicatos da Administração Pública, solicitou uma atualização dos valores de ajudas de custo em 2023.
Contudo, apesar de já se saber que o Orçamento de Estado para 2023 prevê várias medidas de apoio às famílias e às pequenas empresas, o mesmo ainda não se encontra aprovado, pelo que o valor referência das ajudas de custo em 2023 poderá não sofrer alterações.
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