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Plano de Comunicação interna: 5 dicas para fazer o seu [+Modelo grátis]

Ter uma boa comunicação interna nas empresas é mais importante do que nunca. Agora que cada vez mais funcionários estão em regime de teletrabalho ou trabalho flexível, elaborar um Plano de Comunicação Interna é o primeiro passo para manter as equipas unidas e conectadas.

Mas não só por isso, uma boa comunicação interna, seja com colaboradores remotos ou não, é fundamental para o bom desempenho de todos, para a eficácia dos esforços de cada departamento e, por fim, para que todos sigam os mesmos objetivos empresariais.

Neste artigo, iremos explicar tudo o que precisa de saber sobre comunicação interna, principalmente como pode melhorá-la. Por fim, damos o passo a passo para a criação de um plano de comunicação interna e disponibilizamos um modelo grátis de plano de comunicação, que pode ser personalizado de acordo com as características da sua empresa.

software de recursos humanos

O que é comunicação interna nas empresas?

A comunicação interna é o contacto entre colaboradores, de forma ascendente ou descendente, horizontal ou vertical, entre departamentos ou entre membros da mesma equipa, dentro da mesma empresa. Este conceito é também conhecido como comunicação corporativa e comunicação organizacional. Seja qual for o termo utilizado, a elaboração de um plano de comunicação interna é de extrema importância para um negócio.

O objetivo de um plano de comunicação interna? Estimular o diálogo e alinhar os esforços de todos os integrantes da organização para o mesmo objetivo : o do negócio. Ou seja, obter os melhores resultados.

Mas, além disso, ter uma boa comunicação interna traz todos esses outros benefícios :

  • Aumenta a motivação e a produtividade. Quando todos têm as informações de que precisam, eles se sentem mais valorizados e mais integrados à empresa. E isso, ao mesmo tempo, ajuda a evitar a rotatividade de pessoal.
  • Melhora o ambiente de trabalho. É claro que uma boa comunicação entre colegas, superiores e subordinados, melhora o relacionamento entre eles. Isso também irá encorajar a participação e promover uma troca de feedbacks enriquecedora.
  • Ajuda a resolver problemas. Se a comunicação interna for boa, a gestão de conflitos no trabalho será mais eficaz e, claro, mais rápida, o que nos leva ao próximo ponto.
  • Proporciona maior satisfação do cliente. Quando existe um bom plano de comunicação interna, o cliente percebe. Ou melhor, não percebe. Isso significa que sua percepção é de que tudo está a correr bem e que pode confiar na capacidade e qualidade do trabalho dos membros da empresa.
  • Otimiza tarefas e melhora a organização. Com uma comunicação corporativa eficiente, as tarefas podem ser organizadas por prioridade. Essa prioridade pode mudar rapidamente para reagir a necessidades mais imediatas. Além disso, o tempo será melhor gasto.

Diferença entre comunicação interna e externa

Já dissemos que a comunicação interna é aquela que tem por objetivo otimizar a organização e o funcionamento da empresa. Por outro lado, a comunicação externa é a que se encarrega de conectar-se com o público-alvo do negócio, os clientes potenciais ou já existentes.

Aspetos como imagem corporativa, tom da marca, equipa de marketing, equipa de suporte oucomercial, etc. estão envolvidos na comunicação externa. Para além disso, a qualidade do employer branding da empresa está diretamente ligado tanto à comunicação interna quanto à externa.

Annie Bartoli, em seu livro ‘Comunicação e Organização’, define três tipos de comunicação externa : comunicação externa operacional, comunicação externa estratégica e comunicação externa de notoriedade.

Mas quantos tipos de comunicação interna conhecemos? Veja a seguir.

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Exemplos e tipos de comunicação interna

Não existe um único tipo de comunicação interna. A comunicação corporativa de uma empresa não pode ser unidirecional, pois isso significaria não obter todos os benefícios de que falamos nas seções anteriores. Por isso, um plano de comunicação interna é tão importante.

Então, antes de dar o passo a passo para criar este plano, vamos definir os tipos de comunicação interna que existem, de acordo com a direção dessa comunicação. Veja a seguir.

1) Comunicação interna organizacional

Toda a comunicação interna é organizacional, não existindo outro tipo de comunicação interna que não sirva para manter as equipas de trabalho alinhadas.

Por isso, ferramentas como o organograma são tão importantes nesse processo, pois quanto mais claro, melhor as informações circularão.

2) Comunicação interna descendente

Esse tipo de comunicação interna é aquela que está presente em qualquer empresa, mesmo nas mais tradicionais, pois sempre há feedback de cima para baixo, ou de superior para subordinado .

São os gestores de equipas ou departamentos, assim como os diretores, que orientam e transmitem os objetivos da empresa , desde o seu lugar na pirâmide hierárquica até o fim.

A comunicação descendente pode ser eficaz por meio de reuniões, comunicações da empresa com os trabalhadores (por exemplo, por e-mail ou outra plataforma), circulares, o manual do funcionário, etc.

Alguns dizem que este tipo de comunicação é obsoleto em comparação com os seguintes tipos que comentaremos.

3) Comunicação interna ascendente

A comunicação interna ascendente pode ser chamada de outra forma mais clara e explicativa: trata-se de ouvir seus funcionários, os membros de sua equipa ou as pessoas sob sua responsabilidade. É muito importante que estes aspetos façam oarte do plano de comunicação interna da empresa.

Isso resulta em ideias e sugestões de melhorias e opiniões de especialistas em áreas específicas da empresa. É um tipo de comunicação que estimula o crescimento e o bom funcionamento do negócio.

A comunicação ascendente pode ser aplicada por meio de uma caixa de sugestões, questionários de satisfação do funcionário, avaliações de desempenho 360°, reuniões, etc.

4) Comunicação interna horizontal

Esse tipo de comunicação é aquele que ocorre entre colaboradores que estão no mesmo nível hierárquico. Ou seja, entre colegas de equipa, por exemplo. Quando essa comunicação é incentivada, a colaboração, a participação e o trabalho em equipa são aprimorados.

Como podemos promover a comunicação horizontal? A partir de reuniões, redes sociais internas ou externas da empresa, boa gestão de projetos, delegando responsabilidades, etc.

ferramentas de comunicação interna

Ferramentas para comunicação interna

Se quer ter certeza de que a comunicação interna da sua empresa é boa e que as equipas estão alinhadas, é preciso que trabalhar nisso. Isso significa que deve planear uma estratégia de comunicação interna e executá-la com as ferramentas que melhor se adequam.

Porém, se deseja centralizar todos os seus esforços nesta área e certificar-se de que seus trabalhadores estejam conectados e informados mesmo quando estão em teletrabalho,  é preciso contar com ferramentas para isso. Por isso, recomendamos o uso de uma ferramenta, programa ou software que tenha um portal do funcionário integrado com canais de comunicação interna como o Slack, que permite uma comunicação bidirecional e um espaço para estar sempre atualizado.

Para além disso, um software de gestão o de recursos humanos da Factorial oferece várias maneiras de melhorar a comunicação interna das empresas. 

Recursos para incluir no plano de comunicação interna da empresa:

  • Avaliações de 360 ​​graus. A funcionalidade de avaliação de desempenho permitirá obter muitas informações, tanto ascendentes, descendentes e horizontais, por meio de pesquisas, questionários, comentários, etc.
  • Portal do colaborador. Este é um espaço pessoal no qual cada colaborador tem todas as suas informações centralizadas, armazenadas de forma segura e de fácil acesso. Os gestores e o RH também terão informações atualizadas para consultar sempre que preciso.
  • Eventos, alertas e comunicados. A comunicação descendente ficará mais fácil com todas as ferramentas oferecidas para possibilitar a comunicação com os funcionários. Assim, eles estarão a par de tudo o que acontece na empresa.
  • Comunidades. Agora com a Factorial já pode criar comunidades como uma empresa, mas também pode permitir que seus funcionários criem as suas próprias. Nestes grupos, os funcionários podem partilhar interesses em comum, o que aumenta a integração interna.
  • Gestor de documentos. Com um gestor de documentos como o oferecido pela Factorial, é possível enviar facilmente documentos de forma totalmente digital, o que irá melhorar a troca de informações.
  • Integração com Slack. O chat da empresa mais utilizado pode ser integrado ao software da Factorial, o que significa maior facilidade para todos os tipos de comunicação interna e mais rapidez nessas comunicações.
    Se quiser saber mais sobre a comunicação interna com a Factorial, clique neste link .

Com estes recursos, é possível adicionar diversas ações e estratégias ao plano de comunicação interna da empresa e otimizar os resultados.

Plano de Comunicação Interna [Modelo grátis para download] 

Se deseja começar aos poucos, uma opção é organizar suas estratégias e ações em um documento Excel. Para te ajudar a colocar em prática as dicas sobre como fazer um plano de comunicação interna, disponibilizamos um modelo de Plano de comunicação interna personalizável.

Com este template em excel, é possível alterar e adicionar as informações mais importantes da sua estratégia. Depois de preencher  tudo o que deseja, basta salvar no formato PDF. Ter um plano de comunicação interna em PDF ajuda a organizar e orientar toda a equipa em direção aos mesmos objetivos.

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plano de comunicação interna pdf

Defina prazos para enviar mensagens ou comunicações, estabeleça o canal de comunicação interna que será utilizado e o responsável por cada ação. Além disso,  é possível adicionar detalhes e notas para objetivo.

No entanto, se deseja ir além, teste ferramentas de comunicação interna que podem centralizar e organizar todo o seu plano de comunicação interna em um mesmo sítio.

5 dicas para fazer o Plano de comunicação interna da sua empresa

Para ter um plano de comunicação realmente eficaz, é preciso passar por algumas etapas.  É fundamental que seus funcionários percebam os objetivos, missão e estratégia da sua empresa. No entanto, criar um ambiente de trabalho dinâmico, colaborativo e de mente aberta também é importante.

A comunicação interna precisa funcionar sem problemas para que qualquer empresa tenha sucesso, mas infelizmente não é tão fácil de conseguir quanto parece. A seguir, destacamos algumas dicas que podem ajudar na hora de criar um plano de comunicação interna. Veja abaixo:

1. Estabeleça metas claras e expectativas realistas para o seu plano de comunicação interna

Um ponto comum a todos os projetos é que eles têm um objetivo ou meta a atingir. No entanto, pode ser difícil comunicar essas metas claramente aos membros de sua equipa. A falha em perceber esses objetivos só levará a confusão e mal-entendidos. Por outro lado, se a comunicação for eficaz, sua equipa poderá obter resultados instantâneos.

A primeira coisa a fazer ao definir uma meta é identificar o que precisa ser realizado. Em seguida, é preciso estabelecer os resultados específicos e as ações necessárias para alcançá-los.

Use o método “SMART” para ajudá-lo a criar objetivos mais claros e realistas. De acordo com essa técnica, as metas ou objetivos devem ser: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos . Isso o ajudará a definir expectativas claras para sua equipa.

Definir um plano de comunicação interna claro e cumpri-lo também é essencial. E lembre-se sempre: Ao definir metas motivadoras, os membros de sua equipa ficarão emocionalmente ligados a elas. Isso os incentivará a se esforçarem mais para entregar melhores resultados.

2. Ouça seus funcionários

Ouvir sua equipa é o que fortalecerá o relacionamento com seus colaboradores. Isso também garante que eles estejam alinhados com os valores e objetivos da empresa

Então, qual é a melhor maneira de ouvir os funcionários? Um ponto importante é ter informações transparentes e acessíveis, para que eles possam alcançá-las e percebê-las com facilidade.

Tente se comunicar horizontalmente, pois isso fará com que sua equipa se sinta mais conectada ao trabalho. Isso é alcançado com a comunicação entre pessoas e departamentos no mesmo nível de hierarquia. Manter um diálogo contínuo com seus funcionários garantirá que eles estejam cientes do progresso dos diferentes projetos e de como podem melhorar seu desempenho.

3. Use a gamificação em um contexto de negócios

Pode ser difícil envolver sua equipa e promover métodos de comunicação inovadores no trabalho. A gamificação nas empresas é uma boa técnica para motivar os funcionários. Esta tecnologia é usada para incentivar os colaboradores por meio do uso de jogos em um contexto comercial .

Ao transformar algo que os funcionários normalmente achariam difícil ou confuso, em algo divertido e gratificante, a gaificação melhorará muito o desempenho deles. Um bom exemplo disso pode ser o processo de onboarding do funcionário – torne-o uma experiência empolgante e transforme-o em uma caça ao tesouro informativa. Desta forma, o novo funcionário se sentirá recompensado ao encontrar pistas e informações ao se encontrar com seus novos colegas de trabalho.

Trazer a gamificação para o seu local de trabalho certamente aumentará a produtividade e os resultados da sua equipa.

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4. Implemente uma plataforma de colaboração

O e-mail está se tornando uma das maiores ameaças à produtividade no trabalho – não é tão eficaz quanto pensamos. As taxas de leitura são baixas, é quase impossível obter um bom feedback dos funcionários e não é uma forma dinâmica de comunicação.

De acordo com o “The Guardian”, gastamos cerca de 40% do seu dia  a responder e-mails. O tempo perdido é enorme! Existe uma alternativa ao e-mail para comunicação interna: plataformas de colaboração online.

A maioria deles possui um chat para empresas, o que lhes permitirá organizar sua comunicação de acordo com o projeto ou departamento, enviar uma mensagem para sua equipa e ter conversas mais segmentadas e seguras. Por isso, inserir esta ferramenta em seu plano de comunicação interna é essencial.

Outra vantagem de mudar para este tipo de ferramenta é que ela facilita o famoso “brainstorming” para gerar novas ideias. Permita que mais pessoas contribuam em tempo real. Todo o seu trabalho é registrado, pesquisável e acessível de qualquer lugar, a qualquer hora. Chega de pesquisar cadeias de e-mail em busca de uma conversa ou documento importante!

5. Envolva mais sua equipe com emojis e GIFs

A comunicação no local de trabalho vai de estritamente profissional a mais calorosa e criativa. Nos tornamos cada vez mais digitais e buscamos comunicação instantânea. No entanto, muitas pessoas podem achar difícil expressar suas emoções ao escrever um e-mail ou mensagem para seus colegas de trabalho.

Usar emojis e Gifs é uma maneira nova e moderna de se comunicar. Por quê? Bem, para começar, dá uma sensação instantânea de amizade. Também adiciona humor e personalidade, tornando mais fácil se expressar com mais precisão. À medida que mais a geração dos millennials começa a se associar a mais e mais empresas, é importante se adaptar à sua maneira de se comunicar para se conectar em um nível mais profundo.

Como colocar em prática o plano de comunicação interna?

Agora que já sabe tudo o que precisa saber sobre como fazer um plano de comunicação interna da empresa, conhece seus benefícios e sabe quais as ferramentas que são mais adequadas para usar, é preciso colocar essas dicas em prática. Veja abaixo como o software da Factorial pode ajudar a implementar seu plano de comunicação interna:

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