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Gerir Reuniões One-on-One: O Guia Definitivo [+ Modelo Grátis]

One-on-one

Neste artigo apresentamos-lhe as reuniões one-on-one, quais os seus benefícios e como pode planear uma de sucesso.

De acordo com uma pesquisa recente, 71% dos gestores disseram que as suas reuniões são improdutivas e ineficientes. O que levanta uma questão: por que é que um gestor quereria gastar tempo numa reunião individual com cada um dos seus subordinados diretos?

Acontece que, para muitos gestores bem-sucedidos, as reuniões individuais são a principal forma de descobrir que tipo de problemas têm as suas equipas. Na verdade, uma reunião individual bem organizada pode ser a ferramenta mais eficaz quando se trata de construir confiança, aumentar a satisfação no trabalho e promover o crescimento dos funcionários.

Continue a leitura e entenda como planear reuniões one-on-one com propósito e bem estruturadas, que atendam às suas necessidades e às da sua equipa.

Tabela de Conteúdos

Modelo One-on-One

O que é uma reunião one-on-one?

A expressão “reuniões one-on-one” vem do inglês “one-on-one meetings” ou “1:1 meetings”. As reuniões one-on-one são reuniões individuais entre um funcionário e o seu gestor, nas quais são discutidos problemas relacionados com o trabalho, desenvolvimento profissional, objetivos e metas.

Geralmente, os gestores realizam reuniões individuais com os funcionários que lhes reportam diretamente. Ocasionalmente, estas reuniões podem existir entre funcionários e os seus treinadores ou mentores.

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Objetivos das reuniões one-on-one

Reuniões one-on-one podem ser a forma mais eficaz para os gestores comunicarem e sincronizarem com a sua equipa. Aqui estão algumas das razões pelas quais tantos gestores de grandes e pequenas empresas utilizam esta modalidade de reuniões.

1. As one-on-one facilitam a comunicação interna

Muitas vezes, é possível que sejam os membros de uma equipa os que percebem padrões e detectam possíveis problemas que precisam de ser resolvidos. No entanto, muitas vezes, os funcionários não têm a plataforma certa para expressar as suas observações.

Como resultado, essas opiniões acabam por correr o risco de nunca serem ouvidas, impactando outros departamentos ou até mesmo a organização como um todo. Esse sentimento de reciprocidade e abertura é algo que torna as one-on-one únicas. Nestas reuniões existe o espaço ideal para trocar, partilhar e mover ideias.

Propósito principal

2. As one-on-one desenvolvem qualidades de liderança

Além de simplesmente facilitar a comunicação, as one-on-one permitem que os membros da equipa ensinem algo novo aos seus supervisores. Assim como os programas de orientação no local de trabalho, as informações em reuniões 1:1 são partilhadas de forma a promover a comunicação horizontal e beneficiar toda a equipa a longo prazo.

3. Reuniões individuais aumentam a produtividade

Andrew Grove diz que 1,5 horas utilizadas numa reunião 1 to 1 podem melhorar a qualidade de 80 horas de trabalho. Adicionalmente, ter um esboço claro do que se quer mencionar, antes do início da reunião, pode garantir que essa hora e meia seja utilizada da melhor maneira possível.

Para além disso, as reuniões individuais dão aos gestores e aos colaboradores um espaço designado para todas as dúvidas e preocupações diárias, o que pode reduzir drasticamente a quantidade de interrupções contínuas. Assim, esta modalidade de reuniões promove, não só a gestão de tempo, mas também a autonomia.

4. Boas reuniões one-on-one podem reduzir a rotatividade

Quando se fala de contratações mal sucedidas ou demissão de funcionários, a culpa é, geralmente, apontada para as estratégias de recrutamento, contratações de pequenas empresas e/ou estratégias de remuneração. No entanto, o principal fator da retenção de funcionários – gestores que ouvem as necessidades dos seus funcionários – é pouco discutido.

Numa reunião individual, os gestores conseguem ter uma noção geral da satisfação dos seus funcionários e de como os mesmos se estão a adaptar à cultura de trabalho da empresa. Assim, conseguem evitar futuras perdas de talentos e frustrações relacionadas com o trabalho.

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Gestor vs. Funcionário numa reunião one-on-one

Numa reunião one-on-one, tanto o gestor como o funcionário têm de assumir o seu papel e contribuir para que boas ideias se criem. Em baixo, apresentamos-lhe como podem ambas as entidades contribuir para a boa conduta das one-on-one meetings.

Qual é o papel do gestor?

A maioria dos especialistas concorda que, para uma one-on-one funcionar, o foco do gestor deve estar no funcionário, e não nele próprio. Isto significa que sua principal prioridade como gestor deve ser ouvir o que o funcionário tem a dizer.

O empresário de tecnologia e capitalista de risco, Ben Horowitz, afirma que, numa one-on-one, “o gestor deve falar 10% e ouvir 90%”. Resumindo, o papel principal do gestor deve ser facilitar a expressão de ideias e ouvir os problemas do funcionário.

Em situações onde membros de uma equipa possam ser mais introvertidos, os gestores precisam de ter um cuidado especial para não forçar os funcionários a falar. Devem sim fazer bastantes perguntas e, assim, tentar chegar à raiz das questões pertinentes.

Em suma, o papel do gestor deve ser aprender, treinar e construir confiança com os seus funcionários, nas reuniões individuais.

Papel dos gestores numa one-on-one

Qual é o papel do funcionário?

Por outro lado, os funcionários devem percecionar as reuniões one-on-one como uma oportunidade de partilhar sentimentos e ideias e ter conversas influentes com os gestores.

As reuniões individuais são a oportunidade perfeita para os funcionários partilharem descobertas e realmente impactarem a maneira como os gestores e líderes da empresa avançam.

No entanto, os funcionários devem chegar à reunião preparados e prontos para assumir um papel ativo. Para tirar o máximo proveito de uma reunião individual, os funcionários devem:

  • Acompanhar de forma proativa os KPIs da empresa;
  • Fazer perguntas sobre desempenho, problemas técnicos e objetivos da equipa;
  • Oferecer apoio aos gestores.

Muitas vezes, os gestores querem ajudar os funcionários a atingir os seus objetivos, mas não sabem exatamente por onde começar. Uma reunião individual é uma ótima maneira de os funcionários comunicarem as suas preocupações e necessidades.

Praticalidades das reuniões one-on-one

Antes de começar a planear uma one-on-one é importante que perceba algumas praticalidades destas reuniões. Descubra, em baixo, com que frequência deve realizar estas reuniões, quanto tempo devem demorar e onde as pode ter.

Com que frequência deve realizá-las?

Na maioria das vezes, as reuniões individuais são agendadas semanalmente ou quinzenalmente. Mesmo assim, a frequência pode mudar dependendo de alguns fatores:

  • O nível de experiência que um funcionário tem com uma tarefa específica. Os gestores podem adotar uma abordagem mais “interativa” para reuniões 1:1 se os funcionários tiverem mais experiência com uma tarefa ou responsabilidade específica. É importante relembrar que ter mais experiência numa tarefa não significa que esse funcionário seja necessariamente mais sénior ou tenha mais experiência na empresa.
  • O ritmo do ambiente de trabalho. Se estiver a trabalhar num ambiente de ritmo acelerado, pode ser necessário realizar reuniões semanais. Outros tipos de condições de trabalho, como atividades baseadas em pesquisa, podem exigir menos reuniões.

Como regra geral, com um novo subordinado, o melhor é planear sempre reuniões semanais nos primeiros 2-3 meses. Futuramente, poderá adaptar a frequência às necessidades desse colaborador especifico.

É, também, uma boa ideia agendar as suas reuniões de forma contínua, em vez de ter um cronograma rígido. Deve sempre basear o agendamento no seu volume de trabalho e no do seu colaborador.

Quanto tempo devem as one-on-one demorar?

De um modo geral, as reuniões individuais normalmente duram de 1 a 1,5 horas e não devem ser inferiores a 45 minutos. Conduzir uma one-on-one em menos do que esse período de tempo pode não permitir que os funcionários discutam questões importantes em profundidade e, assim, não cumpram o objetivo da reunião.

Ainda assim, a flexibilidade deve ser colocada como prioridade ao decidir quanto tempo a sua one-on-one deve demorar. O tempo de reunião deve ser ajustado com base no volume de trabalho e na quantidade de questões que precisam de ser discutidas.

Onde deve realizar uma reunião one-on-one?

Embora possa parecer um detalhe minucioso, o local das reuniões é, na verdade, um elemento importante a ser considerado. Se presencial, poderá ser importante que o gestor se mova ao escritório do seu colaborador. Isto porque os gestores podem aprender muito ao entrar no espaço de um membro da sua equipa e observar o seu ambiente de trabalho.

Além disso, conduzir a reunião na zona de conforto do seu colaborador pode ajudá-lo a sentir-se mais à vontade e mais aberto a partilhar as suas opiniões.

Como conduzir uma reunião one-on-one

Para realizar uma reunião 1:1 de sucesso, é crucial que tenha em mente algumas tarefas que necessita de realizar antes, durante e após esta modalidade de reunião. A seguir, encontrará alguns tópicos a não esquecer.

Antes da reunião 1:1

Antes que uma one-on-one ocorra, tanto o gestor como o membro da equipa devem saber:

  • Como será a reunião;
  • Quais os temas que serão discutidos;
  • Quais são os objetivos.

Se estiver a realizar uma reunião individual pela primeira vez, será uma boa ideia enviar um e-mail aos colaboradores descrevendo quais as suas expectativas e qual o objetivo da reunião. Caso contrário, os funcionários podem sentir que o motivo da reunião é para corrigir algo que fizeram de errado.

O mais importante é certificar-se de que todos estão na mesma página e que as reuniões são positivas e produtivas.

Durante a reunião 1:1

Para tirar o máximo proveito do seu one-on-one, certifique-se de que os seguintes tópicos são abordadas durante a reunião:

  • Problemas e mudanças que ocorreram desde a reunião anterior. Isto inclui questões globais que afetam toda a empresa. Por exemplo, questões organizacionais, problemas de contratação e planos.
  • KPIs e outros números que refletem as funções e responsabilidades de um funcionário. Para que este tópico seja abordado durante a reunião, é necessário que, antes da reunião, os funcionários já saibam quais os KPIs da sua responsabilidade ​​e que tenham um sistema para monitorá-los.
  • Problemas potenciais que devem estar no radar do supervisor. Quando um membro da equipe tem dúvidas ou sente que algo está errado, ele deve trazer à tona durante o 1:1.
  • Perguntas tanto para gerentes como para funcionários. Ao fazer perguntas, observe que o foco deve estar sempre no funcionário. Esta é a sua oportunidade de partilhar e dar feedback.

Após a reunião 1:1

Terminada a reunião deve:

  • Partilhar notas e acordos escritos. Um problema comum depois de qualquer tipo de reunião é que as informações discutidas são perdidas após o fim da reunião. Tomar notas ajuda o gestor e os funcionários, tanto a não esquecer os tópicos mencionados como a processar todas as informações discutidas durante a reunião. É essencial que exista um relato escrito de todas as conclusões e pontos-chave discutidos.
  • Pedir feedback da reunião ao seu funcionário. É especialmente importante, após as primeiras reuniões individuais, que peça feedback ao seu funcionário. Ao pedir sugestões estará, também, a incluí-lo no processo de criação da reunião.
  • Pensar na sessão da próxima semana. Certifique-se que anota os tópicos que não foram discutidos ou aqueles que precisam de ser falados em mais detalhe.

Como estruturar uma reunião one-on-one

Eu tenho duas one-on-ones semanais com a minha equipa. A minha equipa é uma equipa de cinco pessoas, então nem todos reportam diretamente a mim. Criámos uma estrutura em que os gestores têm alguém por baixo, para que também possam ter uma sensação de gestão.

— Andrea Carlon, Diretora de Desenvolvimento de Negócios na Lano

No início pergunto sempre como (o colaborador) está e se precisa algo de mim, ou se se sente preso nalguma coisa e o posso ajudar de alguma forma. Estas são as perguntas básicas.

— Mireia Barón, Gestora de Pessoas na Factorial

Começo por perguntar “como está?”. Falamos sobre como o funcionário está e depois sobre as suas preocupações. E às vezes há mais coisas para falar. Coisas com as quais eles precisam de ajuda, ou algo que possa dar errado. Por vezes, peço também a opinião deles sobre algo porque gostaria de receber o seu feedback.

— Jonathan Centeno, Gestor de Crescimento na Factorial

3 maneiras de estruturar uma one-on-one

As one-on-one não funcionam com uma só abordagem. Embora existam diferentes formas de estruturar reuniões, tanto os funcionários como os gestores devem ter um sentimento de responsabilidade pelas mesmas. Aqui estão algumas das maneiras mais comuns que os gestores escolhem para organizar esta modalidade de reuniões:

Estrutura das one-on-one

  1. Divida ao meio. Com este modelo, todas as responsabilidades são divididas igualmente entre os gestores e os seus trabalhadores diretos. Isto significa que ambos têm a mesma quantidade de tempo para discutir tópicos importantes, fazer perguntas e dar feedback.
  2. Reporte direto assume a liderança. Esta é a maneira mais sugerida de organizar uma reunião individual. Com este modelo específico, os gestores podem ter vários graus de responsabilidade organizacional. Por exemplo, podem definir diretrizes gerais ou decidir que tópicos devem ser discutidos primeiro. Em último caso, pode caber aos subordinados diretos dirigir a reunião.
  3. Divida por 3. ⅓ do tempo para subordinados diretos, ⅓ do tempo para gestores e ⅓ do tempo para planos e metas futuras.

Exemplos de perguntas e conversas nas reuniões one-on-one

As reuniões podem tornar-se rotineiras e haver pouco progresso e resultados gerais. Como mencionado anteriormente, é extremamente importante que one-on-ones sejam direcionadas e com objetivos claros. As perguntas e discussões que ocorrem devem, idealmente, ser consistentes com esses objetivos.

Perguntas de gestores para funcionários

Por norma, os gestores fazem perguntas aos seus funcionários relacionadas com 4 áreas principais: crescimento profissional, comunicação interna, produtividade e envolvimento. Deixamos-lhe, abaixo, algumas perguntas que pode utilizar nas suas reuniões:

Questões relacionadas com crescimento profissional:

  • Como está a correr o seu curso de formação? O que aprendeu desde a nossa última reunião?
  • Existe alguém na empresa que gostaria de acompanhar?
  • Posso ajudá-lo no seu desenvolvimento profissional? Se sim, de que forma?

Questões relacionadas com comunicação interna:

  • Experienciou algum “bloqueio” de comunicação recentemente que o impediu de progredir?
  • Como foram as suas reuniões na última semana?
  • Gostaria de colaborar em projetos atuais? Vê uma oportunidade para tal?
  • O que pode ser feito para facilitar a comunicação geral dentro da nossa equipa?

Questões relacionadas com produtividade:

  • Quais foram as principais conquistas desta semana?
  • Sente que algum membro da sua equipa está a esforçar-se além do que é pedido?
  • Quais são as suas principais prioridades para a próxima semana?

Questões relacionadas com envolvimento:

  • Qual é o projeto que o motiva mais neste momento?
  • Como é que o ambiente de trabalho atual pode aumentar o seu envolvimento?
  • Como descreveria a última semana?
  • Quais foram os maiores desafios da última semana?
  • É capaz de manter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal com os seus objetivos e expectativas atuais?

Perguntas de funcionários para gestores

Tal como o gestor, também o funcionário pode ter algumas perguntas pertinentes a fazer. Em baixo, damos-lhe algumas dicas do que pode esperar que o seu colaborador lhe pergunte.

  1. O que acha do meu progresso no projeto X?
  2. Sabe se existem alguns cursos de formação e/ou recursos que me possam ajudar a preencher as minhas lacunas de habilitações?
  3. Qual é a habilitação nº1 que devo trabalhar para melhorar antes da nossa próxima reunião?
  4. Será que me pode ajudar a comunicar melhor com o departamento X?

Exemplos de conversas individuais

Nesta secção, pode observar como uma conversa numa reunião one-on-one deverá ser conduzida. O exemplo apresentado a seguir é uma boa prática entre o gestor e o funcionário.

Conversa one-on-one

Dicas para Gestores

Agora que já entendeu o que é uma reunião one-on-one e como agir antes, durante e após este tipo de reunião, pode encontrar, em seguida, algumas dicas finais para que crie reuniões de sucesso. Seguindo estas dicas, as suas one-on-ones serão mais organizadas e úteis para si e para o seu colaborador.

Dicas organizacionais para gestores

  • Peça aos seus funcionários que esbocem a reunião com antecedência. Em termos práticos, um gestor poderá não ter tempo para criar um esboço para cada uma das suas reuniões one-on-one. No entanto, ter um esboço também promove eficiência, organização e produtividade. Se os funcionários ajudarem na criação deste esboço, ambas as partes saberão quais os pontos-chave da reunião e quanto tempo despender nos mesmos.
  • Todos devem tirar notas. Tomar notas desempenha um papel fundamental na eficácia geral das 1:1s. Em primeiro lugar, dá formalidade às decisões tomadas e ajuda a cultivar um senso de compromisso. Além disso, escrever ajuda tanto o gestor como os membros da equipa a permanecerem presentes durante a reunião.
  • Mostrar ações e progresso. Além de dar e receber feedback, é importante que os gestores e os subordinados diretos mostrem como agiram sobre o que foi falado nas reuniões anteriores. De que forma os comentários e discussões levaram a diferenças observáveis?

Dicas emocionais para gestores

  • Comece com um quebra-gelo. Uma atividade de quebra-gelo ajudará a estabelecer uma relação e fazer com que os trabalhadores se sintam confortáveis ​​desde o início. Um exemplo de quebra-gelo poderá ser uma pergunta “O que vai fazer este fim de semana?”.
  • Passe mais tempo a ouvir do que a falar. Fazer muitas perguntas aos funcionários é uma ótima maneira de os ajudar a partilhar mais sobre qualquer tópico. A escuta ativa irá ajudá-lo a ganhar confiança e mostrar que o gestor está realmente comprometido com o bem-estar profissional do determinado funcionário.
  • Não se proíba de conversas de coração para coração. A melhor maneira de fazer com que subordinados diretos introvertidos se abram é ao partilhar os seus próprios problemas e preocupações. Tenha em mente que nem sempre é fácil fazer com que as pessoas partilhem os seus sentimentos. No entanto, não desista! À medida que as reuniões progridem e os níveis de conforto mudam, haverá mais oportunidades para construir confiança.

⬇️ Para mais dicas, veja este episódio da série Manager Tips da Factorial! Estas são as dicas da Ana Brazão! ⬇️

Modelo de RH para as reuniões one-on-one

Agora que já percebeu como planear uma reunião one-on-one de sucesso, a melhor maneira de começar a delinear a sua é através de um modelo de reuniões one-on-one. O modelo individual da Factorial irá ajudá-lo a manter-se preparado e organizado. Neste modelo encontrará:

  • Dicas de 1:1 para gestores: Esta “cheatsheet” é a referência perfeita para gestores que queiram melhorar as suas práticas one-on-one. No documento, encontrará uma lista de “Do’s” e “Dont’s” claramente descritos.
  • Modelo de planeamento de uma reunião one-on-one: Este modelo ajudará a estruturar as suas reuniões da maneira mais eficaz. Se quiser, antes de cada reunião, peça aos seus subordinados diretos para preencher o modelo ou pensar sobre os diferentes tópicos. Desta forma, pode ter discussões direcionadas, permanecer na mesma página e identificar facilmente as áreas problemáticas com antecedência.
  • Perguntas para funcionários: Antes de ter uma reunião individual, é uma boa ideia que os gestores tenham de 3 a 5 perguntas extras preparadas. Esta lista de perguntas poderá dar-lhe um bom ponto de partida antes de qualquer reunião iniciar.

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Este artigo também está disponível em: English US, English UK

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