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O que é um Organograma de Empresa? [Modelo grátis!]

O que é exactamente um organograma de empresa? Como ele ajuda uma empresa? Ter um organograma com todos os colaboradores da empresa permite visualizar de forma clara e rápida a estrutura interna, funções, equipas e departamentos da organização.

Ilustrar estas informações da empresa ajuda os funcionários a melhorar a comunicação interna, a saber com quem têm de falar em diferentes situações e a ter mais conhecimento sobre a empresa. Assim é possível saber que são os seus colegas, superiores, subordinados, etc. Também pode ser algo a que clientes, colaboradores e fornecedores usam para saber quem são os responsáveis por cada área e poupar tempo, pois assim evita-se contactar as pessoas erradas.

A surpresa? Nem todas as empresas pensam que precisam de um organograma. O organograma das empresas deve ser preparado no momento de criação da mesma, e incluído no plano de negócios. A cada nova contratação, mudança ou reestruturação, o organograma deve ser redesenhado (uma vez que é um instrumento vivo, que muda e evolui) pelo departamento de Recursos Humanos.

Não importa se a sua empresa é grande ou pequena, ter um organograma será uma boa solução para se organizar. E já sabemos que a organização é fundamental para cumprir os objectivos (e cumpri-los da melhor forma possível).

Este é mais um passo na concepção da estratégia empresarial global. Quer saber mais sobre os organogramas, os seus benefícios e como projectá-los? Confira no artigo abaixo!

O que é um Organograma de Empresa?

O organograma é um esquema organizacional que representa graficamente a estrutura interna de uma empresa. É especialmente útil para o departamento de Recursos Humanos, pois permite-lhes visualizar rapidamente a hierarquia da empresa por equipas, dependendo de quem se reporta a cada pessoa, ou de quem é responsável por cada equipa ou funcionário.

Antes de nos concentrarmos nas funções dos organogramas e nos seus benefícios, vamos rever que elementos precisam de incluir para se ter uma melhor ideia do que irão ilustrar.

Nem todos os elementos precisam de aparecer no nosso organograma, uma vez que cada um tem de ser adaptado à estrutura e às necessidades das diferentes empresas, e reflectir as posições da melhor forma possível. Vamos dar uma vista de olhos a estes elementos:

Ápice Estratégico

Isto refere-se aos quadros superiores da empresa. Estão encarregados de tomar as decisões que mais afectam a empresa e a sua imagem. São eles que precisam de aprovar mais processos, terão mais controlo sobre os outros departamentos e delegarão mais tarefas aos seus subordinados (que serão bem indicados no organograma).

Linha do Meio

Estes são os quadros médios da empresa. Actuam como ponte entre os quadros superiores e os trabalhadores que são responsáveis pela realização de acções que irão afectar directamente a empresa. Por este motivo, a comunicação para este grupo de colaboradores é crucial, e o organograma será o seu melhor aliado na gestão de equipas.

Operações Principais

Trabalhadores que estão em contacto directo com as funções da própria empresa. Quer se trate da produção ou distribuição do bem ou serviço. Este grupo de empregados passará a maior parte do tempo a desenvolver acções concretas que foram, na sua maioria, decididas pelo ápice estratégico ou, pelo menos, aprovadas por ele.

Pessoal de Apoio

Em muitos casos, estes trabalhadores não fazem completamente parte da empresa, mas são subcontratados. Em qualquer caso, a sua função é apoiar os colaboradores que realizam uma actividade específica para que o desempenho final seja melhor.

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Para que servem os Organogramas de Empresa?

O organograma permite às empresas analisar de forma ordenada todas e cada uma das estruturas da organização representada. Desempenham um papel muito importante dentro do departamento de Recursos Humanos, reflectindo a estrutura e informação de toda a organização.

Num organograma de empresa pe possível encontrar os nomes das pessoas responsáveis pela gestão de cada um dos departamentos. Para além disso, encontra-se também as divisões da empresa por departamentos, equipas, etc. Assim, fica mais fácil perceber as actuais relações de competências e relações hierárquicas da organização.

Um organograma fornece informação essêncial sobre o funcionamento da empresa. De forma a coordenar diferentes aspetos do negócio e projectos a serem realizados. Além disso, é um bom indicador do crescimento de um negócio. Para além de tudo isto, ter um organigrama tem outros benefícios:

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Ajuda a definir melhor os objectivos gerais e específicos em cada departamento, e a acompanhar a forma como estes estão a ser realizados (uma vez que o fio condutor das acções pode ser seguido).

Para os colaboradores, fica mais claro o caminho da promoção dentro da empresa. Uma possível promoção é um desafio, algo que pode motivar o trabalhador a querer subir no organigrama, e não uma ideia abstracta.
Ilustra a hierarquia e como devem ser definidas as relações dentro dos departamentos.

Maiores Vantagens de um Organograma

Uma das maiores vantagens é a capacidade de dividir e distribuir as diferentes tarefas entre os vários empregados. Desde os maiores e gerais até aos mais pequenos e específicos, tornando-os assim objectivos accionáveis que ajudarão o crescimento e os lucros de toda a empresa.

Permite detectar falhas na estrutura em que a empresa está organizada e, com a sua melhoria, optimizar as funções. Por exemplo, pode ter um papel duplicado e não o saber porque não pode ter uma visão clara de quem faz o quê.
É uma ferramenta que o departamento de Recursos Humanos pode utilizar para fazer ajustes para facilitar a comunicação entre empregados e equipas e para melhorar os sistemas de trabalho.

Para além disso, torna mais fácil melhorar a distribuição da autoridade. Um trabalhador pode ter demasiados filtros de aprovação para realizar uma tarefa simples, ou pode haver problemas de comunicação por parte de um líder. O organigrama também o ajuda a detetar quais os papéis que estão a funcionar e quais os que precisam de ser alterados.

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Que tipos de organogramas existem?

Existem muitos tipos de organogramas e, de facto, em termos de concepção, não existem limites desde que seja a melhor forma de reflectir a informação neles contida. Vamos ver que tipos de organogramas podemos definir de acordo com diferentes parâmetros.

De acordo com o tipo de informação

1. Fluxogramas de Informação: oferecem uma visão simplificada de toda a organização, uma vez que apenas mostram a informação mais relevante. Este tipo de organigrama é disponibilizado a todo o público (empregados) para mostrar a estrutura básica da empresa.

2. Gráficos de Organização Analíticos: mostram dados muito mais detalhados e específicos da organização. Têm uma finalidade analítica que pode ajudar a detectar fugas orçamentais, distribuição, relações entre departamentos…

3. Organogramas Formais: Estes representam o modelo de funcionamento planeado ou formal de uma empresa e requerem aprovação prévia. Um organigrama que reflecte uma S.A. será considerado um organigrama formal quando tiver sido aprovado pela direcção da empresa.

4. Organogramas Informais: Neste caso, o organograma não foi aprovado pela organização.

De acordo com a organização

1. Organograma Hierárquico: Este é o mais comum, pois depende do poder ou controlo dentro da empresa (do mais alto para o mais baixo), seguindo um desenho piramidal. Este desenho facilita a comunicação entre superior e subordinado. Além de ser visualmente mais claro, mas também mais rígido na definição das funções de cada trabalhador.

2. Organograma Matriz: Isto é típico em empresas com mais do que um director, ou mais do que uma pessoa responsável por um projecto, ou mais do que um superior por departamento ou trabalhador. A sua capacidade de incluir relações interdepartamentais pode ser muito positiva para o desenvolvimento de projectos comuns. Porém também confusa quando se trata de gerir responsabilidades.

3. Organograma Horizontal: Um organograma sem cargos médios de direcção, deixando apenas duas funções; gestores e empregados. Implica uma relação muito mais directa, proporcionando mais autonomia aos trabalhadores.

organograma empresa

De acordo com as necessidades da empresa

1. Organograma Geral: As posições são especificadas até aos departamentos.

2. Organograma Abrangente: Vai um passo mais além, entrando em todas as unidades administrativas.

3. Organograma Funcional: Todas as posições que existem na empresa são especificadas, e mesmo as tarefas que dependem de cada papel podem ser acrescentadas.

De acordo com a Representação Visual

1. Fluxograma Vertical: Os dados são representados sob a forma de uma pirâmide. No topo da pirâmide estão os gestores mais importantes da empresa ou entidade, e na base estão os trabalhadores com o menor poder de decisão.

2. Organograma Horizontal: São ordenados da esquerda para a direita. Os níveis hierárquicos são representados como uma coluna.

3. Organograma Circular: No centro está a direcção e à sua volta os outros membros que ocupam uma posição com base na sua posição e poder.

4. Organigrama Misto: Inclui elementos verticais e horizontais para completar as possibilidades de grafismo.

Dicas para a criar um bom Organograma de Empresa

Antes de decidir como vai realizar fisicamente o organograma da sua empresa, se com um software, uma ferramenta online ou um modelo pronto é preciso levar em conta algumas variáveis. Vamos ver a seguir  qual desenho a situação de cada um dos trabalhadores nele representado faz mais sentido para si.

Como cada organigrama é diferente, primeiro terá de decidir o que pretende reflectir nele. Abaixo encontra-se uma lista de considerações que terá de pôr em prática para criar o organigrama da sua empresa.

Segmentar Departamentos

Para poder visualizar a empresa em equipas de trabalho, é necessário dividi-la em departamentos de acordo com as funções que cada equipa está encarregada de desempenhar. Analisar as posições para saber que grupo de trabalhadores fará o quê e, sobretudo, que funções serão desempenhadas independentemente e quais serão desempenhadas em conjunto.

Para ter uma melhor ideia dos papéis e implicações de cada trabalhador em cada projecto, é preciso atribuir responsabilidades e tarefas. Desta forma é possível ver quais as que necessitam de ser alargadas para cima ou para baixo no organograma. Isto é, aos subordinados e/ou superiores.

Se souber que tarefas foram atribuídas a cada pessoa, será mais fácil detetar sobreposições ou projectos que não tenham equipa suficiente, bem como perceber quais as responsabilidades de cada um, o que nos leva ao ponto seguinte.

Planear a Cadeia de Comando

Saber qual será a hierarquia do trabalho é uma das primeiras coisas que terá de determinar para criar um organigrama. Uma vez que, na realidade, é o que será mais reflectido. Ou seja, as obrigações específicas de cada trabalhador, quantos níveis de comando existem e por quantas pessoas têm de passar.

Também quem toma as decisões e é responsável pela gestão de outros trabalhadores e pela coordenação de mais do que um.

Não importa se não houver demasiados níveis de controlo na sua empresa. Esta organização ajudará sempre o fluxo de comunicação e a gestão dos Recursos Humanos. Assegurar que os superiores e subordinados estão bem definidos e que o conjunto faz sentido para o funcionamento da actividade empresarial.

Para isso, terá de ir de cima para baixo, começando pelo Director Executivo e seguindo com os Chefes de Departamento.

Decidir sobre a Dependência (ou Independência) dos Colaboradores

Ou seja, o controlo que os trabalhadores com o mais alto nível de comando têm sobre os empregados ao seu cargo, e quantos deles são. Referimo-nos também à liberdade que o superior deixa aos seus subordinados.

Um organigrama permitirá aos trabalhadores responsáveis identificar as tarefas em curso e serem capazes de tomar decisões. Baseando-se na magnitude e estratégias para alcançar os objectivos que a empresa estabeleceu.

Torná-lo Ilustrativo e Intuitivo

É verdade, os organogramas devem ser adaptados às condições e contexto de cada empresa, também têm que ser claros e intuitivos. Pense neles como um instrumento para facilitar os processos e melhorar a comunicação. Todos devem perceber exatamente o que está ilustrado no vosso organograma.

É essencial que todos os colaboradores estejam representados, e saibam com quem irão trabalhar, que responsabilidades dependem deles e quais serão as suas possibilidades de crescimento na empresa.

Finalmente, o tipo de organograma e desenho que escolher devem estar de acordo com o tipo de empresa e com as equipas. Existem muitos tipos de organigrama para as empresas, por isso escolha um que se adeque às suas necessidades.

É importante lembrar que, antes de criar um organigrama da empresa, é necessário ter um objectivo. Uma vez que o conteúdo e a concepção dependerão dele. Com um organograma, a tomada de decisões será melhor e a comunicação dentro das equipas fluirá melhor do que nunca.

Modelo de Organograma 

Para ajudá-lo a criar um organograma para a sua empresa, disponibilizamos um modelo customizável. Dessa forma, será mais fácil ter controlo sobre como a sua empresa está organizada. Para além disso, será possível ajudar os seus colaboradores a perceber a quem eles devem recorrer caso tenham alguma questão específica e não saibam como resolver.

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Para além disso, podes optar por diferentes tipos de visualização e contar ainda com um calendário de equipa, onde é possível ver quem está ausente na empresa a cada dia.

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