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Outsourcing de RH: Quando utilizar? [+ exemplos práticos]

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Saiba o que é Outsourcing, quando o RH deve utilizá-lo e confira dicas para que esta prática funcione da melhor forma possível nas empresas. Leia o artigo completo a seguir.

De acordo com o modelo de negócios de uma empresa, ela pode escolher diferentes modalidades de gestão do talento humano. O Outsourcing de RH, traduzido para o português como Terceirização de RH, é uma metodologia bastante comum que representa benefícios e desafios para as organizações.

Dependendo das necessidades da empresa, outra empresa externa, ou seja, um terceiro ator no que diz respeito aos processos internos, será responsável pelas diferentes tarefas de gestão de pessoas. Existem diversos exemplos de Outsourcing que podem ser utilizados pela área de Recursos Humanos. Conheça os principais aspetos dessa prática a seguir:

Para que serve o Outsourcing de RH?

Como acontece com outros departamentos nas empresas, terceirizar os recursos humanos não é novidade. Na verdade, o Outsourcing ou terceirização de tarefas começou a ser utilizado por grandes empresas há 30 anos, na década de 1990.

Os avanços tecnológicos em termos de informação e comunicação que se desenvolveram naquela época, permitiram pensar na gestão de tarefas fora do espaço de trabalho.

Com o advento da Internet e hoje, graças ao big data, inteligência artificial e software baseado em nuvem e outras tendências em RH, o Outsourcing de recursos humanos é uma prática mais comum a cada dia.

De um modo geral, o Outsourcing permite que um provedor externo execute uma ou mais funções e / ou atividades de recursos humanos. Quando uma organização decide terceirizar para outra empresa ou profissional a gestão da força de trabalho, isso resulta em um terceiro tomando decisões e entregando os resultados estabelecidos associados a essa atividade específica.

Existem muitos fatores que uma organização deve considerar antes de terceirizar. Dependendo do tipo de negócio, do setor, dos valores, da cultura da empresa e da gestão de despesas, o Outsourcing de recursos humanos será uma boa opção, ou não.

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Quais serviços o Outsourcing de RH inclui?

As relações humanas, ou seja, a forma como os diferentes membros de uma organização interagem entre si, com seu ambiente e o ambiente em que atuam, são parte essencial de qualquer empresa.

Os laços, o bem-estar no trabalho , o clima organizacional, a motivação e a produtividade, dependerão em grande parte do que acontecer entre equipas, colegas, subordinados e supervisores.

Por este motivo, o departamento de recursos humanos costuma ser responsável por quase todas as facetas da gestão de funcionários. Com isso, esta área tem a enorme responsabilidade dentro da empresa. São estes profissionais que irão selecionar, preservar e nutrir o melhor capital humano para que as empresas atinjam o desenvolvimento organizacional e o cumprimento dos objetivos empresariais.

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Exemplos de Outsourcing 

O departamento de RH pode delegar à outras empresas ou profissionais diferentes processos. É preciso avaliar com cautela o que ficará à cargo da empresa e o que será terceirizado e conhecer todas as opções. Estes são alguns exemplos de Outsourcing das funções de RH:

1) Recrutamento de pessoal:

É uma das tarefas-chave que podem definir o sucesso ou pode ser um verdadeiro incômodo nas empresas. O recrutamento de novos funcionários inclui tudo, desde a publicação de um anúncio de emprego até o planeamento do onboarding.

Um serviço de Outsourcing cuidará disso, e deve incluir a triagem de currículos e a marcação de entrevistas. Muitas empresas recorrem a headhunters ou a profissionais que ajudarão no próprio recrutamento interno.

👉 Headhunting: O que é e quando utilizá-lo na sua empresa?

2) Serviços de gestão do recibo de vencimento:

O pagamento do ordenado dos funcionários envolve diversas etapas e variáveis que devem ser consideradas. Para que os colaboradores sejam pagos de forma adequada, o responsável pelos recibos de vencimento deve cumprir todas as obrigações contratuais e exigidas pelo Código do Trabalho.

Em Portugal,  as empresas costumam terceirizar este serviço a um contador. Ainda assim, é importante considerar ferramentas e sistema que podem ajudar neste processo.

👉Variações nos Recibos de vencimento: Ferramenta de automatização de pagamento

3) Auditorias de RH:

Este é um ótimo exemplo de Outsourcing nas empresas. Avalie o “estado de saúde” da empresa, descubra como estão seus colaboradores, verifique se cumprem as normas de segurança e higiene ou se, simplesmente, os contratos de trabalho estão em vigor.

Essas são apenas algumas das tarefas que se concentram em uma auditoria de RH. Fazê-lo internamente economiza tempo e dinheiro, mas não garante o mesmo nível de rigor e objetividade.

4) Formação e desenvolvimento:

Outro processo que pode ser terceirizado pelo RH é a formação dos funcionários. Hoje, existem muitas empresas especializadas no desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores que podem ajudar neste desafio. Cursos, gestão da liderança, mentorias e coaching são ótimos exemplos.

👉Metodologia Agile: Como aplicar no RH?

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Tipos de Outsourcing de RH

Para além dos motivos pelos quais uma empresa pode optar (ou não) por um serviço externo que desempenha parcial ou totalmente as funções de departamento de recursos humanos, existem também diversos tipos de empresas de outsourcing pelas quais pode optar. Destacamos alguns exemplos a seguir:

  • ASP (Applicaction Service Provider):

Em português, Provedor de serviços de aplicações. Um grande número de empresas especializou-se em fornecer hardwares e softwares para dar suporte a grandes organizações. Elas instalam, personalizam e fornecem suporte para a execução dessas aplicações. A principal desvantagem do ASP são os custos associados ao software de aplicação.

  • SaaS (Software as a Service):

Baseadas na computação em “nuvem”, esses tipos de plataformas não exigem grandes investimentos, pois proporcionam o máximo de adaptabilidade em qualquer sistema operacional, seja computadores ou dispositivos móveis. Eles geralmente têm versões de teste, demos e modalidades premium. Um exemplo disso é o software da Factorial, que permite uma gestão abrangente ou 360 graus de todos os aspetos da gestão de Recursos Humanos.

  • Outsourcing Integral:

Nesse tipo de Outsourcing, todas as funções de RH são realizadas por um provedor de serviços externo. Não existe um departamento específico de recursos humanos na organização, uma vez que é justamente o prestador de serviços que desempenha um conjunto de funções não estratégicas e contactos com os colaboradores.

Isso acontece muito em pequenas empresas, onde é comum encontrarmos pessoas com funções seniores responsáveis ​​pelo planeamento estratégico e que coordenarão as tarefas com o provedor externo.

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Quando optar pelo Outsourcing de RH?

Para avaliar se um serviço externo é adequado, existem algumas questões que devemos considerar. Em tese, o Outsourcing de RH é para qualquer empresa que precise. No entanto, existem outros desafios que podem surgir se não pesarmos os prós e contras.

Portanto, antes de sairmos à caça de uma empresa de Outsourcing, devemos refletir sobre os seguintes problemas que podemos enfrentar. Caso algum desses cenários seja familiar, terceirizar a área de RH é provavelmente a melhor opção.

  • Na empresa, descobriu-se que uma quantidade desproporcional de tempo é investida em tarefas de recursos humanos em comparação com outras necessidades de negócios.
  • A empresa já possui ações judiciais, inconveniências, ações trabalhistas e / ou fiscalizações por descumprimento do Código do trabalho.
  • Falta de recursos para contratar novos funcionários ou cobrir os custos do pessoal interno de recursos humanos.
  • As funções de recursos humanos são distribuídas entre os funcionários de outros departamentos.
  • Não há pessoal interno de RH suficiente para equilibrar adequadamente as tarefas de recrutamento com o gestão de funcionários.
  • A estrutura de negócios não é robusta o suficiente para ter uma área específica de RH.

A decisão de terceirizar a gestão de talentos de uma empresa tem a ver com essas prioridades, modelo de negócio e, mais do que tudo, com os inconvenientes que a empresa enfrenta.

O objetivo e o maior benefício que o outsourcing deve trazer é maximizar o ROI em capital humano. Além disso, deve otimizar os processos internos em direção aos objetivos comerciais. Por isso, é preciso avaliar as vantagens e desvantagens dessa prática.

Vantagens e desvantagens do Outsourcing de RH

O mais importante que devemos saber quando pretendemos delegar a gestão humana da organização a terceiros, é tudo o que essa decisão pode implicar a nível interno. Antes de fechar qualquer contrato, avalie todas as consequências desta decisão. Destacamos a seguir as principais vantagens e desvantagens do Outsourcing.

Vantagens do Outsourcing

Algumas das principais vantagens para RH quando o Outsourcing é implementado são:

  • Economia de capital.

Sim, a empresa pagará para terceirizar suas tarefas de RH. No entanto, a conta anual de Outsourcing de RH não chegará perto do salário médio dos funcionários de RH internos.

Se o custo anual de terceirizar seu RH for muito menor do que contratar um funcionário de RH, imagine quão caro seria contratar uma equipa inteira. Para além disso, considere os impostos sobre o recibo de vencimento e os benefícios.

  • Adequado para grandes empresas.

Se a empresa precisa de um pacote de benefícios de gestão para um grande grupo de pessoas (como uma força de trabalho de mais de 50, 100 ou 200 funcionários), isso ajuda na negociação. Empresas e plataformas de Outsourcing costumam ter tarifas e planos especiais para organizações com grande equipas.

  • Poupança de tempo.

Poupar tempo é essencial para qualquer empresa. Se não puder pagar uma equipa interna dedicada de RH, alguém que possa estar no ramo de criação de valor ou vendas terá que lidar com todas as tarefas da área. Além disso, terá que fazer muitas tarefas de forma manual.

Ao terceirizar esses tipos de processos, os funcionários que anteriormente lidavam com essas responsabilidades terão mais tempo para suas tarefas principais. Como resultado, a produtividade e a eficiência de sua empresa provavelmente terão um aumento notável.

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Desvantagens do Outsourcing

Sem dúvidas o Outsourcing pode ser interessante para muitas empresas. No entanto, é provável que não haja aspetos tão positivos nesta opção. Destacamos a seguir algumas possíveis desvantagens do Outsourcing.

  • Pode ser impessoal.

No caso de problemas delicados, lidar com terceiros fora da empresa pode ser frustrante para os colaboradores. Erros no recibo de vencimento, pagamento de horas extraordinárias ou subsídio de férias, são assuntos que podem ser muito particulares.

Portanto, neste caso, o melhor seria ter uma plataforma onde os funcionários tivessem controlo e acesso às suas informações pessoais. Para isso, um Portal do funcionário pode ser uma ótima opção.

  • Pode ser complexo durante o recrutamento.

Sim, mencionamos que esta é uma das tarefas mais comuns delegadas a um provedor externo. Porém, dependendo do tipo de liderança em uma empresa, esse pode ser um grande ponto que gera mais dores de cabeça do que benefícios. Ao avaliar uma empresa terceirizada, será necessário propor ou desenvolver políticas ou estratégias mutuamente acordadas a esse respeito.

O Outsourcing de recursos humanos não é novidade, está conosco há décadas e tudo indica que, cada vez mais, os processos serão automatizados ajudando as empresas a maximizar seus recursos.

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Este artigo também está disponível em: Español, Brasil

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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