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software de onboarding

Como um Software de Onboarding ajuda sua empresa a economizar?

Os benefícios de um processo de onboarding eficiente podem ser sentidos muito além das primeiras semanas de um novo contratado. Durante o onboarding, as empresas coletam dados vitais dos funcionários e definem expectativas que influenciam diretamente o sucesso que os novos funcionários terão na empresa. Com um software de onboarding , colaboradores e empresas beneficiam-se de um sistema simples e fácil de usar que não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também causa uma ótima primeira impressão.

Estudos mostram que, embora o onboarding seja fundamental para melhorar a retenção de funcionários, poucos colaboradoresestão satisfeitos com o processo de onboarding.  Neste artigo, discutiremos as ferramentas de onboarding que podem ajudar sua empresa a reduzir a papelada e o tédio. Com um software de RH que possui o recurso de onboarding, os novos contratados se sentirão rapidamente em casa – e prontos para trabalhar.

guia onboarding

Por que um software de Onboarding é tão importante?

O surgimento de softwares de onboarding revolucionou a contratação de funcionários. O processo de onboarding manual, com formulários de papel, é lento, com pilhas de papelada, notas adesivas e péssima caligrafia. Os gestores de RH precisam decifrar esses documentos, inserir dados em vários sistemas e arquivar tudo se quiserem usar as informações no futuro. Erros caros são difíceis de detetar e qualquer negligência irá assombrar os negócios no futuro.

Além disso, relativamente às novas contratações, utilizar apenas caneta e papel não é mais algo tão profissional. Seus funcionários provavelmente preferem economizar tempo e energia e fazer tudo online. Dessa forma, eles podem revisar facilmente seus formulários e modificar os erros por conta própria. O software de onboarding não apenas aumenta a produtividade, mas também aumenta o engajamento dos funcionários e ajuda os novos contratados a sentirem-se mais informados.

Um software de onboarding de funcionários melhora a experiência tanto para funcionários quanto para empregadores. Com ferramentas especializadas, como fluxos de trabalho automatizados, arquivamento centralizado e materiais de treinamento de fácil acesso, o software limita os custos e maximiza a eficiência.

A ascensão do “Self onboarding” dos funcionários

O onboarding é um processo de integração muito importante, mas pode ser caro. Não existem apenas custos tangíveis, como papel e tinta usados ​​em formulários e materiais de formação. Há também custos de mão de obra perdidos para gestores de RH e novos contratados. Muitas empresas estão atualmente a buscar o self onboarding. Essa é uma forma de fornecer uma experiência de integração completa para os funcionários por um custo bem mais acessível.

O software de onboarding e RH cria um fluxo de trabalho automatizado. Com isso, os novos contratados são direcionados de uma tarefa para a outra automaticamente. Assim que os funcionários preenchem os formulários corretos, as informações relevantes são enviadas aos departamentos que precisam delas. Detalhes sobre benefícios ou horas extras, por exemplo, estarão disponíveis na plataforma. Isso significa que o RH gasta menos tempo a responder perguntas redundantes. O onboarding torna-se então self-service do funcionário.

Isso certamente economiza tempo e dinheiro do departamento de RH. Imagine que, nesta empresa, um gestor de RH ganhe 50.000 € / ano, o que é cerca de 24 €/ hora. Cada hora gasta a organizar formulários, direcionar perguntas e arquivar papéis é uma hora que não é gasta em outras tarefas mais urgentes. Por exemplo, talvez um profissional de RH geralmente passe 10 horas a integrar um novo funcionário. Com o software, eles só precisam gastar 2. Isso representa uma economia total de 8 horas: 192€ / nova contratação. Agora multiplique isso por cada nova contratação. Se uma pequena empresa contratar 10 pessoas por ano, a economia pode ficar em torno de  1.920 € / ano.

onboarding de funcionarios

Calculando o ROI do software de onboarding de funcionários

Para determinar o quanto um software de onboarding de funcionários pode salvar seu negócio, vamos dividir o processo de onboarding em partes. Quais são os obstáculos em que sua equipa de RH pode estar presa? Onde está a ser gasto o dinheiro? Vejamos os números.

  • Preparar a papelada do novo funcionário

Quando chega a hora de um novo contratado se juntar à equipa, cabe ao departamento de RH enviar o contrato e a papelada para fazer o processo seguirem. Os contratos analógicos envolvem custos de impressão, custos de postagem e valiosas horas de trabalho perdidas na organização de documentação. O RH também precisará revisar a papelada de trabalho para legibilidade e conclusão e arquivar tudo para referência futura.

O software de onboarding pode livrar a sua empresa do incômodo dos contratos em papel e do trabalho de lidar com o correio! Com o recurso de assinatura eletrônica, os funcionários poderão assinar contratos digitalmente. Depois de assinado e revisado, o contrato é armazenado em um gestor de documentos centralizado.

  • Reunir, encaminhar e aprovar a documentação do novo funcionário

Os contratos são apenas o primeiro passo! Os funcionários também devem preencher outros formulários, juntamente com as informações fiscais. A depender da área de atuação, os novos contratados podem ter que enviar verificações de antecedentes criminais ou informações sobre testes de drogas.

Eles também precisarão organizar informações de depósito direto, formulários de contacto de emergência e formulários de confirmação da política do local de trabalho.

O RH também precisará enviar solicitações ao departamento de TI, recibos de vencimento e organizar o fornecimento de equipamentos. Normalmente, eles terão que revisar cada documento e certificar-se de que todas as informações necessárias sejam encaminhadas aos departamentos competentes.

No entanto, com fluxos de trabalho automáticos , os funcionários passam de um documento para o outro sem a supervisão do RH. Dessa forma, existe menos espaço para erros e a informação fica mais acessível para todos.

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  • Preencher Formulários

O RH gasta muito tempo a gerir a documentação, mas os novos contratados passam muito tempo a preencher cada um desses documentos! Muitos formulários acabam por solicitar as mesmas informações repetidamente. Os funcionários que fornecem suas informações online poderão terminar esta tarefa muito mais rápido do que aqueles que escrevem à mão. Multiplique essa economia de tempo por cada contratação, por ano, e começará a ver uma grande diferença.

A informação digital também é mais fácil de arquivar! Os novos contratados vão gostar da autonomia de poder revisar suas informações online por meio do portal do colaborador. Enquanto isso, o RH irá gostar muito de ter um banco de dados de funcionários fácil de navegar.

Bônus: não fazer com que os funcionários tenham que lidar com montanhas de papelada pode ter efeitos positivos no desempenho geral e melhorar a satisfação dos colaboradores.

  • Custos de tempo para produtividade

Uma das partes mais caras da contratação é o tempo que leva para um novo funcionário se adaptar. Alguns estudos mostram que pode demorar até uma semana para que os novos contratados comecem a trabalhar de forma produtiva!

Um software de onboarding de funcionários pode reduzir significativamente esse tempo. Ele não apenas acelera o processo de documentação, mas também pode dar aos funcionários acesso direto a materiais de formação. Assim, eles podem se familiarizar com pessoas, lugares e informações importantes.

Com um processo de onboarding eficiente por meio de um software, os colaboradores estarão prontos e ansiosos para contribuir mais rápido do que nunca.

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Onboarding manual vs. digital: análise de custos

Aqui, compilamos suas economias em um gráfico manual. Usando um white paper da Taleo Research e dados de ICMS e CPS HR Consulting, estimamos as horas que um profissional de RH gasta em diferentes tarefas.

Supondo, por uma questão de simplicidade, que tanto o profissional de RH quanto o novo contratado recebem  24 €/ hora, incluímos um detalhamento dos custos por hora de integração.

Melhor software de onboarding de funcionários para pequenas empresas

Os dados falam por si! Resumindo, investir em software de onboarding e de RH é uma boa aposta para o seu negócio. Como sua empresa pode encontrar o melhor software de onboarding?

Recomendamos que procure algo que ofereça todos os recursos mais importantes. É preciso ter o recurso de gestão de documentos, fluxos de trabalho automáticos, assinatura eletrônica e um portal de funcionários.

O ideal é buscar um software de onboarding que se integre com o resto de seus processos de RH – tudo, desde variações da recibo de vencimento até gestão de folgas e ausências. Pode parecer pedir muito de um pequeno software, mas não se preocupe! O melhor software de integração de RH está mais perto do que pensa!

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