Onboarding durante o teletrabalho: como realizar um plano de integração?

Com a quarentena gerada pelo COVID-19, muitas empresas tiveram que adaptar-se ao teletrabalho do dia para a noite. Outras fizeram do trabalho remoto um novo item indispensável do seu ADN. Com isto, houveram muitas mudanças nos processos e estruturas internas das empresas. Entre elas, como integrar os novos trabalhadores e realizar o onboarding durante o teletrabalho. 

O processo de integração de novos funcionários passou a ser totalmente digital. O que significa que muitas etapa iniciais do colaborador na empresa tiveram que ser adaptadas, assim como o seu contacto com os outros membros da equipa. Seja neste primeiro momento, onde todos tivemos que teletrabalhar, ou a largo prazo no caso das empresas que adotaram o trabalho remoto permanentemente. 

Acaba de contratar um novo funcionário e não sabe como fazer o plano de onboarding durante o teletrabalho? Aqui, fornecemos as chaves para um processo de integração bem sucedido. Com o qual poderemos oferecer ao nosso novo colaborador as ferramentas e a motivação necessárias neste momento inicial. 

Independente do tamanho da sua empresa, acreditamos que este artigo e o nosso guia digital irá ajudá-lo no processo de integração de novos funcionário. Ficou interessado? Continue a ler o artigo para saber mais, ou simplesmente clique no tópico que desejar no menu abaixo. 

Sumário

Tenho um novo funcionário: como deve ser o plano de onboarding durante o teletrabalho?

Embora pareça para nós que o mundo parou, há pessoas que mudaram de emprego durante a crise do Coronavírus. Seja pelo trabalho que realizam ou porque conseguiram um cargo melhor e com melhores condições numa nova empresa. 

Sabemos que essa situação em que tudo deve ser feito on-line não é a melhor para todos os casos. Mas devemos realizar um bom plano de onboarding e integração de novos funcionários. Tanto para o actual momento, como para depois. Já que diversos sectores mudaram a sua forma de trabalhar e reduziram os seus custos devido ao teletrabalho promovido pela quarentena do covid-19.

Siga nossas recomendações para desenvolver o seu plano onboarding! Deseja pular este artigo e descarregar diretamente o nosso guia para melhorar a integração de novos funcionário? Vá em frente! Clique aqui para descarregar o pdf com o nosso guia de onboarding online. 

Incluir os novos funcionário nos grupos de trabalho online

Para gerir toda a comunicação interna entre os funcionários, é importante ter um canal específico dedicado a este fim. Assim, substituímos também as longas cadeias de e-mail e resolvemos tudo mais rapidamente. Alguma empresas utilizam grupos de whatsapp para isso. No entanto esta não é a plataforma mais profissional para este fim. Para a comunicação profissional, indicamos o Slack, que é uma ferramenta de chat dedicada às empresas.  

Uma boa prática é apresentar esse novo funcionário ao restante da equipa. Mesmo que seja virtualmente através destas plataformas como o Slack ou nas reuniões via Zoom. Dessa forma, o novo colaborador começará a ter esse sentimento de pertencimento e começará o relacionamento com seus colegas.

Envie o kit de onboarding à casa do colaborador

É essencial que o material de trabalho seja enviada ao novo funcionário, à sua morada. Para isso, devemos contratar um serviço que leve os dispositivos do nosso escritório para a casa do trabalhador ou fazer uma compra e que o local de entrega seja a morada do novo funcionário.

Depois que este receber receber todo o material, recomenda-se que o funcionário tire uma foto de todo o kit para que ele possa demonstrar que tudo chegou bem. Assim, este já estará em perfeitas condições para o teletrabalho. Esta foto pode ser partilhada no grupo do Slack, por e-mail, ou da maneira que for melhor para a sua empresa. 

Prepare a sua agenda para uma reunião de integração com o novo funcionário

Como líder do Departamento de Recursos Humanos, deve preparar uma receção remota ou um plano de onboarding online para explicar em detalhes a operação da empresa. Para fazer isso, é possível pode agendar reuniões no Zoom (ou na aplicação de videochamada que achar melhor) e preparar 3 blocos com diferentes conteúdos sobre a empresa. 

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Aqui estão algumas idéias para se preparar para a reunião do seu plano de onboarding durante o teletrabalho. Seja ele durante a quarentena ou para um funcionário que vai trabalhar remotamente de forma permanente. 

# 1 A Cultura da empresa. 

A primeira coisa será explicar a cultura e a filosofia da empresa. A seguir, deve detalhar quais atividades são realizadas. Finalmente, mesmo que esteja à distância, o contrato deve ser assinado. Para isso, se tiver um software específico de Recursos Humanos, poderá fazê-lo perfeitamente por assinatura digital. Se já utiliza a Factorial, temos uma boa notícia para si! Pode encontrar o nosso recurso de assinatura digital dentro do seu portal do colaborador. 

# 2: A Empresa

Neste bloco será necessário explicar os motivos pelos quais a empresa realiza as suas atividades e o que se espera do funcionário na empresa. Nesse ponto, deve detalhar todas as atividades que precisará realizar e quem são os seus colegas de equipa. Para isso, é recomendável usar um organograma. Se quiser usar o seu organograma no Power Point, basta descarregar o nosso modelo. 

# 3 O dia a dia na prática

Depois de explicar as tarefas do funcionário dentro da empresa, é necessário explicar o dia a dia na prática. Num onboarding durante o teletrabalho é necessário ser ainda mais específico quanto às tarefas realizadas diariamente. 

Podemos fazer um teste prático com alguns dos próximos projetos do novo colaborador para explicar como eles devem ser realizados. Depois disso, as próximas etapas a seguir podem ser estabelecidas em alguma plataforma para gerir tarefas online, como Asana ou Trello. Além disso, lembre-se que deverá treinar o novo membro da equipa acerca destas ferramentas. Já que, provavelmente, ele não estará acostumado com as plataformas usadas pela empresa. 

Quer conhecer todas as ferramentas que indicamos para o teletrabalho? Acesse este artigo: Trabalho remoto: 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office.

Sugira uma boa metodologia para o trabalho remoto a partir do onboarding

Num processo de onboarding durante o período do teletrabalho, também é necessário motivar os novos funcionários que começam a trabalhar na empresa. Além de motivar também os colaboradores que já temos na equipa. Assim, podemos desenvolver uma boa metodologia de teletrabalho que se adeque ao ADN da empresa.

Quer saber o que seus funcionários precisam para trabalhar em casa? Descarregue a nossa lista de itens essenciais para o teletrabalho.

Aqui estão algumas idéias para melhorar o teletrabalho:

Equilibre a vida pessoal e profissional

# 1 – Crie uma rotina: não devemos esquecer de nos cuidar. Por isso é importante tomar banho e trocar de pijama (e não trabalhe com ele). No lanche ou no almoço, é recomendável não comer na frente do laptop e fazer as pausas necessárias, o que também pode ser feito virtualmente com os colegas.

# 2 – Crie horários de início e de término para a jornada de trabalho: o fato de trabalhar em casa não deve significar que temos mais horas do que as pré estabelecidas. Se não definirmos um horário de início e de término, prolongaremos muito o nosso dia de trabalho.

# 3 – Estabeleça bons hábitos alimentares e de exercícios: existem muitas aplicações e vídeos no YouTube que podem ajudá-lo a comer bem e a manter a forma em casa. É necessário variar as atividades e manter a forma para evitar os efeitos psicológicos do confinamento.

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Evite a solidão do teletrabalho

# 1 – Use canais de trabalho como o Slack: agora não temos nossos colegas próximos para fazer uma consulta, mas podemos fazê-lo através de ferramentas de trabalho online.

# 2 – Organize reuniões com mais frequência: se acha que a comunicação não é eficiente por meio de mensagens, aproveite as aplicações para fazer chamadas de vídeo e agendar mais reuniões online.

Elimine a sensação de improdutividade

# 1 – Estabeleça um local de trabalho adequado

Se nunca tivermos trabalhado remotamente, talvez tenhamos que improvisar um escritório. Para isso, é importante encontrar uma sala silenciosa, sem distrações e com uma estrutura adequada. Isto significa uma mesa de estudos, cadeira e boa Internet. Se possível, evite usar o quarto e muito menos a cama.

# 2 – Distribua o seu tempo em blocos

Cada caso é um mundo, mas se sabemos que pela manhã somos mais produtivos do que no final do dia, é melhor focar grande parte do trabalho nessas horas e à tarde nos deixar as tarefas que são mais mecânico.

# 3 – Lute por uma boa convivência

Pode ser difícil dizer “não” às pessoas com quem partilhamos uma casa, como nossos filhos, pais, animais de estimação ou parceiro. Mas é muito importante estabelecer limites para um bom relacionamento.

Agora, mais do que nunca, queremos ajudá-lo em todos os processos que realiza na área de Recursos Humanos. Por isso, na Factorial, oferecemos nosso software de RH de graça por tempo ilimitado. Com ele, é possível picar o ponto em casa, gerir licenças médicas e assinar documentos usando a assinatura eletrônica. Entre outras facilidades!

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