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Onboarding de funcionários: conceito, processo e ferramentas

Neste artigo esclarecemos todas as dúvidas sobre o processo de Onboarding de funcionários e demos dicas para que realize um plano de integração ideal. Veja quais as principais etapas,  que ferramentas e apps podem ser utilizadas e como fazer um onboarding digital. 

No primeiro dia em um novo emprego surgem muitas dúvidas. Precisamos responder a todas as perguntas se queremos que o novo colaborador tenha  uma ótima impressão da empresa. Esse processo de integração também é conhecido como Onboarding de funcionários.

O onboarding é responsável por facilitar a incorporação de novos trabalhadores para que eles estejam satisfeitos na empresa. Isso ajuda a estimular a produtividade e garantir a retenção de talentos. Por essa razão, fazer um bom plano de incorporação de novos colaboradores é fundamental.

Sabe como elaborar um bom plano de onboarding de funcionários? E as ferramentas ideais para executá-lo? Se está realmente interessado em aprender sobre esse tópico, continue a ler este artigo.

guia onboarding

O que é o Onboarding de funcionários?

O onboarding de funcionários é o processo de incorporação e integração de novas pessoas à uma empresa. É neste momento que os novos funcionários aprenderão sobre a organização, o seu cargo, os seus novos colegas de trabalho e os valores da empresa.

Além disso, é importante explicar os processos internos, as suas tarefas diárias e os sistemas que os usarão. Foi demonstrado que 90% dos trabalhadores decidem-se já nos primeiros meses se querem ou não deixar a empresa.

Portanto, é necessário que, desde o primeiro momento em que a empresa entre em contacto com o possível trabalhador, ele se sinta à vontade e tenha uma boa impressão.

Em resumo, o onboarding inclui as diversas ações que a empresa precisa realizar para facilitar o início do novo colaborador na organização. Isso inclui a integração à equipa e a adaptação ao novo trabalho.

É uma boa ferramenta de negócios para melhorar a produtividade, reter os melhores profissionais e reduzir os custos de recursos humanos.

👉Software para onboarding de funcionários: Dicas, custos e opções

Onboarding e Offboarding

Já vimos que o onboarding é o processo de integração do colaborador em seu novo trabalho, enquanto o offboarding é o processo a ser realizado quando um funcionário sai da empresa. E é mais complicado do que o onboarding.

Durante o offboarding, deverá explicar a seus colegas de trabalho o motivo pelo qual foi demitido ou deixou a empresa, para além de toda a parte legal. Como assinar documentos e cancelar a inscrição nos sistemas da empresa.

Além disso, há o custo econômico de um funcionário que sai nos primeiros meses de uma empresa. Já que se gasta tempo e esforços em recrutamento, seleção e formação.

Se um colaborador decidir sair nos primeiros 6 meses, isso pode ocorrer por um destes dois motivos:

  • Uma falha no processo de seleção de pessoal
  • Um péssimo plano de onboarding. Nesse caso, o trabalhador não percebe bem a cultura da empresa e não sabe fazer bem o trabalho.

👉Offboarding: Como despedir um funcionário [+ Checklist em excel]

Inboarding X Onboarding

Há outro ponto muito importante sobre o conceito de onboarding de funcionários. Muitas pessoas não sabem a diferença entre inboarding e onboarding, o que pode prejudicar o desenvolvimento do Plano de RH.

Mas as diferenças são bem simples. Enquanto o onboarding de funcionários está relacionado à integração de um novo colaborador à empresa, o inboarding inclui todo o plano de retenção e desenvolvimento dos funcionários que já estão na empresa.

É importante que o RH considere os dois processos para garantir um employee experience completo do início ao fim da jornada do colaborador.

👉Inboarding X Onboarding de funcionários: Saiba todas as diferenças

beneficios onboarding funcionarios

Benefícios do Onboarding para funcionários e empresas

Os responsáveis ​​pelos recursos humanos devem estar cientes da importância do onboarding de funcionários e saber executá-lo da melhor maneira possível.  Veja a seguir as vantagens do onboarding de funcionários:

✔ Os benefícios do onboarding para empresas:

  • Retenção de talentos. Se impedir que trabalhadores com alta qualificação profissional saiam, poderá ter os melhores em cada área da empresa.
  • Maior produtividade. Se os novos funcionários se sentirem integrados, tiverem metas claras e a filosofia da empresa, eles serão produtivos mais rapidamente. Até 54% mais produtividade pode ser alcançada pela empresa com novos funcionários.
  • Boa impressão. Se os novos colaborador se sentirem confortáveis ​​desde o primeiro dia, eles terão um maior sentimento de pertença à empresa.
  • Menores custos de contratação. Há um grande custo econômico para a empresa quando os trabalhadores saem logo nos primeiros meses. Já que a empresa precisará contratar outra pessoas.

✔ Os benefícios para o trabalhador são:

  • Eles se sentem parte da empresa
  • Estão mais bem informados sobre as suas tarefas e o funcionamento da empresa
  • Tem mais motivação para mostrar o seu valor
  • Estarão satisfeitos e decidirão permanecer na empresa

registo-onboarding-funcionarios

Objetivos do processo de onboarding de funcionários

Esse processo tem vários objetivos, os principais são:

  • As políticas internas da empresa. O novo colaborador deve conhecer todas as regras relacionadas ao seu trabalho. Das normas de natureza legal e social até as de segurança.
  • O cargo de um trabalhador e as suas funções. Explique as técnicas, métodos e ferramentas necessárias para executar corretamente suas tarefas.
  • A filosofia da empresa. O novo colaborador deve entender quais são os valores, objetivos, missão e visão da empresa.
  • A posição do funcionário no organograma da empresa. É necessário entender a sua localização na hierarquia social da empresa. Para isso, deve auxiliar o trabalhador a estabelecer relacionamentos com os demais colegas, a fim de facilitar o desenvolvimento diário das suas tarefas.

Além das boas-vindas, também é extremamente importante na integração que os novos colaboradores recebam formação. Indique quais são suas funções, o que se espera dele, e quais são os meios necessários para realizar seu trabalho. Colocar alguém à disposição para ajudá-lo é uma ótima ideia

👉Plano de Recursos Humanos: Como criar um para a sua empresa

Onboarding de funcionários: Papel da empresa

O processo de integração tem duas partes importantes que devem ser consideradas pelas empresas:

1ª Parte: Administrativa

Tem a ver com a documentação que deve ser preparada e assinada antes da chegada de um novo trabalhador. Por exemplo, o contrato de trabalho. Também está relacionado a todas as dúvidas que possa ter sobre o funcionamento da empresa. Como os dias de férias correspondentes, o código de vestimenta, o horário de trabalho etc.

👉Tipos de contrato de trabalho e Portugal: Tudo o que precisa de saber

2ª Parte: Formativa

Refere-se a todo a parte de formação pelo qual o novo trabalhador deverá passar. Isso é importante para que ele adquira todas as habilidades e competências para realizar o trabalho da melhor forma possível.

👉Guia de Formação interna nas empresas [+ebook para download]

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Fases do Plano de onboarding de novos funcionários

Não existe um modelo geral de onboarding de funcionários. O plano de incorporação dependerá do tipo de empresa, da gestão e da equipe que a compõe. Este processo começa antes do colaborador ingressar na empresa e tem várias fases:

  • 1ª Fase: Durante o processo de seleção de pessoal

Ao escrever a oferta de emprego, já deve explicar qual é a filosofia da empresa, os seus valores e objetivos. Durante a entrevista com o candidato, tudo deve ser feito para que ele tenha uma boa impressão e tenha a certeza que a sua empresa é o sítio ideal.

Para isso, explique-lhe as regras diárias que terá que seguir. Além disso, mostre-lhe as instalações e até apresente-o aos demais colegas,  tudo de maneira personalizada.

Logo depois que o candidato aceita a proposta de trabalho, comece pelos documentos essenciais. Isto inclui o registo nos sistemas que usará no trabalho e, claro, na segurança social.

👉Exemplo de Descrição de funções [+Modelos para se inspirar]

  • 2ª Fase: 1º dia de trabalho

O primeiro dia chegará com muitas dúvidas e entusiasmo. Para que o nosso membro da equipa seja bem recebido, pode presenteá-lo com um cartão assinado por todos, um chocolate ou até flores. Agora, com as novas tecnologias, muitas empresas fazem vídeos de boas-vindas para os novos colaboradores.

Uma prática que todas as empresas deveriam fazer éenviar um e-mail para toda a equipa sobre a chegada de um novo trabalhador. Além disso, também pode anunciá-lo nas redes sociais para criar um bom ambiente acolhedor, com uma foto do novo funcionário e uma breve biografia.

Tudo isso deve ser refletido num documento ou manual, que pode ser entregue à mão ou por e-mail. Para facilitar este processo, faça vídeos explicativos com todas as instruções para que ele possa aceder às informações quando quiser.

  • 3ª Fase: 1ª Semana

Ter um feedback sobre a empresa e o cargo é muito importante nessa fase de onboarding dos funcionários. Sente-se em um local tranquilo, pergunte se ele tem todas as informações que precisa, se possui os recursos necessários e pode aceder a todos os sistemas. Trata-se de saber se esta pessoa está contente. Caso contrário, faça as alterações necessárias.

ferramentas integracao digital

4ª Fase: Primeiro mês em diante

Após o primeiro mês, não deixe de conversar com o novo funcionário com frequência e perguntar se ele está satisfeito com a empresa. Envolva-o nas atividades para que ele se sinta mais identificado com a entidade e aumente a sua motivação. Fale sobre o desenvolvimento dele na empresa e o seu plano de carreira.

Como deve ter notado, um plano de onboarding de funcionários é algo que está vivo. Esta integração não é predeterminada e muda conforme os feedbacks dos trabalhadores.

Para além disso, converse sobre o Plano de Carreira. Ao saber suas possibilidades e estar consciente da possibilidade de crescimento na empresa, o funcionário será mais produtivo e ficará mais motivado.

👉Modelo de Plano de carreira [Download]

Tipos de ferramentas para o Onboarding digital

A execução de algumas tarefas nesse processo de integração pode levar semanas. As ferramentas digitais permitem acelerar e automatizar o processo de integração e melhorar a experiência do novo funcionário. Por esse motivo, é cada vez mais comum recorrer ao onboarding digital.

As ferramentas digitais facilitam o acesso dos funcionários às informações que precisam consultar. Já que podem fazê-lo quando quiserem e de qualquer dispositivo, seja um tablet, PC ou smartphone. Estas podem ser acedidas mesmo antes do primeiro dia do trabalho, assim já se acostuma ao ambiente da empresa.

A seguir, veremos os diferentes tipos de ferramentas digitais que podem ser usadas ao integrar um novo funcionário.

1) Checklists

Eles são muito usados ​​para fornecer as informações que o trabalhador precisa antes de iniciar seu novo trabalho. Ele pode ser enviado em excel por e-mail ao novo funcionário e, portanto, estará sempre disponível para consulta.

Um exemplo de ferramentas de checklists é o Trello, que é um aplicativo amplamente usado no mundo dos negócios. Se precisa de uma plataforma ainda mais simples, utilize o Google Keeps, que é integrado ao Gmail.

👉Guia de Onboarding Online: Passo a passo [+PDF]

2) Ferramentas especializadas:

Esses tipos de ferramentas são especializados para executar somente a integração de empresas. Um exemplo de uma ferramenta específica para o onboarding de funcionários é o Talmundo. Esta plataforma transforma o processo de contratação de trabalhadores em uma experiência estruturada e intuitiva para todos.

3) Ferramentas Integradas – HRMS:

São sistemas que integram muitos processos: o onboarding, as formações internas e até a assinatura eletrónica de documentos. Um exemplo disto é o software da Factorial HR, que integra diversas funções para facilitar a gestão de recursos humanos. Com uma plataforma única é possível economizar dinheiro e tempo na execução de tarefas administrativas. Para além disso, é possível testar o software por 14 dias grátis.

onboarding digital

4) Assinatura digital:

Um software de assinatura digital automatiza processos, já que não é necessário que todas as partes estejam presentes no local. Principalmente se os funcionários trabalham remotamente. Isso ajuda imensamente na hora de simplificar o processo de onbarding de funcionários.

👉Onboarding  e teletrabalho: Como realizar um bom plano de integração à distância

5) Learning Management Systems:

São ferramentas muito caras e custam muito para implementar, mas ajudam muito nas formações. Sua escolha dependerá do orçamento da empresa. Um exemplo desse tipo de ferramenta é o cornerstone que promove a aprendizagem social para obter melhor comunicação e envolvimento dos funcionários.

6) Chatbots:

Já existem empresas que aplicam esta nova ferramenta que permite ao trabalhador fazer as suas perguntas diretamente ao chatbot. Assim, já não é necessário perguntar o básico aos gestores.

7) Ferramentas multimídia gratuitas:

Atualmente, existem algumas aplicações gratuitas que permitem gravar vídeos, como o Loom. Ter vídeos com as instruções da empresa pode ser muito útil para um novo colaborador.

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Benefícios do Onboarding digital

  • Economia de tempo gasto em tarefas administrativas:

Isso permite que mais tempo seja investido no desenvolvimento de carreiras e pessoas para garantir uma experiência positiva para o trabalhador.

  • Garante o envio de todos os documentos:

Contar com um sistema para onboarding online ajuda a garantir que etapas importantes sejam cumpridas, como a alta de um trabalhador ou registar uma baixa médica.

  • Autoatendimento. O onboarding digital funciona muito bem para trabalhadores remotos, que trabalham em casa ou em diferentes países. A integração é feita no ritmo do trabalhador.
  • Conteúdo atualizado. Graças às ferramentas digitais, pode fornecer ao colaborador as informações atualizadas sobre o seu trabalho.
  • Facilita o monitoramento do progresso de novos funcionários
  • As informações são compartilhadas e integradas. A empresa partilha informações com o novo funcionário. Com uma ferramenta de onboarding digital, ele pode aceder o seu banco de dados e consultar informações, como o contrato.
  • As informações estão sempre disponíveis. Os funcionários poderão consultá-las sempre que quiserem, no seu próprio ritmo.
  • O custo da contratação é reduzido. Ter acesso às informações necessárias sempre que precisar gera uma boa experiência do usuário. Além de impedir que os funcionários deixem a empresa durante os primeiros meses. Se o oposto acontecer, será necessário gastar com a contratação de outro trabalhador.

A opção ideal para o Onboarding de funcionários

Realizar o onboarding de funcionários é uma tarefa muito poderosa para os responsáveis ​​por recursos humanos. Foi demonstrado que, se um colaborador tiver uma experiência positiva desde o primeiro dia, menores são as chances de que ele deixe a empresa já nos primeiros meses.

Para que o trabalhador se sinta à vontade, é necessário fornecê-lo todas as informações e recursos necessários. Também é importante que ele se sinta integrado para lhe dar as boas-vindas agradáveis ​​por parte da empresa e dos colegas. Além de ter feedbacks constantes.

O onboarding digital acelera o processo de integração do novo funcionário e contribui para uma experiência mais positiva.

Como gestor de recursos humanos, deve estar preparado para fazer um bom plano de integração. Isso significa contar com todas as etapas e ter ferramentas digitais necessárias para acelerar esse processo. É exatamente aí que um software pode ser a opção ideal para o RH.

Veja em 30 segundos o que o Software de RH da Factorial pode fazer pela sua empresa:

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Ana Matos é Content Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais em diferentes formatos desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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