Onboarding de funcionários: conceito, processo e ferramentas

No primeiro dia em um novo emprego surgem muitas dúvidas. Como quem eu tenho que perguntar, com quem vou trabalhar, que tarefas devo executar, para onde vou … .. Precisamos responder a todas essas perguntas se queremos que o novo colaborador tenha uma ótima impressão da empresa. Todo esse esse processo de integração também é conhecido comoOnboarding defuncionários.

O onboarding é responsável por facilitar a incorporação de novos trabalhadores para que eles estejam satisfeitos na empresa. Além de estimular a produtividade e uma maior retenção de talentos.

Esse conceito já existia desde os anos 80, mas agora que está a ser implementado cada vez mais nas empresas. É muito importante fazer um bom plano para a incorporação de novos colaboradores.

Além disso, responsáveis ​​pelos recursos humanos devem estar cientes da importância do onboarding de funcionários e saber executá-lo da melhor maneira possível. Para tal, existem certas ferramentas digitais que o ajudarão na aplicação desse processo.

Sabe como elaborar um bom plano para a incorporar novos colaboradores? E as ferramentas ideais para executá-lo? Se está realmente interessado em aprender sobre esse tópico, continue a ler este artigo.

Onboarding: tudo sobre o plano de integração de novos funcionários

O que é o Onboarding de funcionários?

O onboarding de funcionários é o processo de incorporação e integração de novas pessoas à uma empresa. Nesse procedimento, os novos funcionários aprenderão sobre a organização, o seu cargo, os seus novos colegas de trabalho e a filosofia da empresa. Além disso, é importante explicar os processos internos, as suas tarefas diárias e os sistemas que os usarão.

Foi demonstrado que 90% dos trabalhadores decidem-se já nos primeiros meses se querem ou não deixar a empresa. Portanto, é necessário que, desde o primeiro momento em que a empresa entre em contato com o possível trabalhador, ele se sinta à vontade e tenha uma boa impressão.

Além disso,há o custo econômico de um funcionário que sai nos primeiros meses de uma empresa. Já que se gasta tempo e esforços em recrutamento, seleção e treinamento.

Se um colaborador decidir sair nos primeiros 6 meses, isso pode ocorrer por um destes dois motivos:

  • Uma falha no processo de seleção de pessoal ou
  • Um péssimo plano de integração; nesse caso, o trabalhador não entende bem a cultura da empresa e não sabe fazer bem o trabalho.

Quanto à sua duração, pode ser de 1 dia, 1 mês, 3 meses, 6 meses ou até um ano. A duração dependerá do tipo de administração da empresa.

Short Em resumo, a onboarding são as ações que a empresa precisa realizar para facilitar o início do novo colaborador. Além da integração à equipa e a adaptação ao novo trabalho. É uma boa ferramenta de negócios para melhorar a produtividade, reter os melhores profissionais e reduzir os custos de recursos humanos.

Benefícios do Onboarding para funcionários e empresas

beneficios onboarding funcionarios

✔ Os benefícios do onboarding para empresas:

  • Retenção de talentos. Se impedir que trabalhadores com alta qualificação profissional saiam, poderá ter os melhores em cada área da empresa.
  • Maior produtividade. Se os novos funcionários se sentirem integrados, tiverem metas claras e a filosofia da empresa, eles serão produtivos mais rapidamente. Até 54% mais produtividade pode ser alcançada pela empresa com novos funcionários.
  • Boa impressão. Se os novos colaborador se sentirem confortáveis ​​desde o primeiro dia, eles terão um maior senso de pertencimento à empresa.
  • Menores custos de contratação. Há um grande custo econômico para a empresa quando os trabalhadores saem logo nos primeiros meses. Já que a empresa precisará contratar outra pessoas.

✔ Os benefícios para o trabalhador são:

  • Eles se sentem parte da empresa
  • Estão mais bem informados sobre as suas tarefas e o funcionamento da empresa
  • Tem mais motivação para mostrar o seu valor
  • Estarão satisfeitos e decidirão permanecer na empresa

Onboarding e Offboarding

Já vimos que o onboarding é o processo de integração do trabalhador em seu novo trabalho, enquanto o offboarding é o processo a ser realizado quando um funcionário sai da empresa. E é mais complicado do que o onboarding.

Durante ooffboarding, deverá explicar a seus colegas de trabalho o motivo pelo qual foi demitido ou deixou a empresa, Além de toda a parte legal. Como assinar documentos e cancelar a inscrição nos sistemas da empresa. Já que não deve ver as informações privadas de um funcionário quando este deixa de trabalhar na empresa. É importante alterar senhas para que os funcionários antigo não acedam aos sistemas.

registo-onboarding-funcionarios

Objetivos do processo de integração de novos trabalhadores

Esse processo tem vários objetivos, os principais são:

  • As políticas internas da empresa. O novo colaborador deve conhecer todas as regras relacionadas ao seu trabalho. Das normas de natureza legal e social até as de segurança.
  • O cargo de um trabalhador e as suas funções. Explique as técnicas, métodos e ferramentas necessárias para executar corretamente suas tarefas.
  • A filosofia da empresa. O novo colaborador deve entender quais são os valores, objetivos, missão e visão da empresa.
  • A posição do funcionário no organograma da empresa. É necessário entender a sua localização na hierarquia social da empresa. Para isso, deve auxiliar o trabalhador a estabelecer relacionamentos com os demais colegas, a fim de facilitar o desenvolvimento diário das suas tarefas.

Processo de integração para empresas

O processo de integração tem duas partes importantes:

1ª Parte: Administrativa

Tem a ver com a documentação que deve ser preparada e assinada antes da chegada de um novo trabalhador. Por ejemplo, o contrato de trabalho. Também está relacionado a todas as dúvidas que possa ter sobre o funcionamento da empresa. Como os dias de férias correspondentes, o código de vestimenta, o horário de trabalho etc.

2ª Parte: Formativa

Refere-se a todo o treinamento pelo qual o novo trabalhador está a passar.

Criação de um plano para a incorporação de novos funcionários

Não existe um modelo geral de onboarding de funcionários.O plano de incorporação dependerá do tipo de empresa, da gestão e da equipe que a compõe. Este processo começa antes do colaborador ingressar na empresa e ter várias fases:

1ª Fase: Durante o processo de seleção de pessoal

Ao escrever a oferta de emprego, já deve explicar qual é a filosofia da empresa, os seus valores e objetivos. Durante a entrevista com o candidato, tudo deve ser feito para que ele tenha uma boa impressão e tenha a certeza que a sua empresa é o sítio ideal.

Para isso, explique-lhe as regras diárias que terá que seguir. Além disso, mostre-lhe as instalações e até apresente-o aos demais colegas etrate-o de maneira personalizada.

Logo depois que o candidato aceita a proposta de trabalho, comece pelos documentos essenciais. Isto significa registar-se nos sistemas que usará no trabalho e, claro, na segurança social.

2ª Fase: 1º dia de trabalho

O primeiro dia chegará com muitas dúvidas e entusiasmo. Para que o nosso membro da equipe seja bem recebido, pode presenteá-lo com um cartão assinado por todos, um chocolate ou até flores. Agora, com as novas tecnologias, muitas empresas fazem vídeos de boas-vindas para os novos colaboradores.

Uma prática que todas as empresas deveriam fazer éenviar um e-mail para toda a equipa sobre a chegada de um novo trabalhador. Além disso, também pode anunciá-lo nas redes sociais para criar um bom ambiente acolhedor, com uma foto do novo funcionário e uma breve biografia.

Além das boas-vindas, também é extremamente importante na integração que os novos colaboradores recebam treinamento. Indique quais são suas funções, o que se espera dele, e quais são os meios necessários para realizar seu trabalho. Coloque um gestor à sua disposição para ajudá-lo, apresente-o a seus novos colegas para que eles também possam ajudá-lo no trabalho.

Tudo isso deve ser refletido num documento ou manual, que pode ser entregue à mão ou por e-mail. Para facilitar este processo, faça vídeos explicativos com todas as instruções para que ele possa aceder às informações quando quiser.

3ª Fase: 1ª Semana

Ter umfeedback sobre a empresa e o cargo é muito importante nessa fase de onboarding dos funcionários. Sente-se em um local tranquilo, pergunte se ele tem todas as informações que precisa, se possui os recursos necessários e pode aceder a todos os sistemas. Trata-se de saber se esta pessoa está contente. Caso contrário, faça as alterações necessárias.

4ª Fase: 1 mês em diante

Após o primeiro mês, não deixe de conversar com o novo funcionário com frequência e perguntar se ele está satisfeito com a empresa. Envolva-o nas atividades para que ele se sinta mais identificado com a entidade e aumente a sua motivação. Fale sobre o desenvolvimento dele na empresa e o seu plano de carreira.

👉 Como deve ter notado, um plano de onboarding de funcionários é algo que está vivo. Esta integração não é predeterminada e muda conforme os feedbacks dos trabalhadores.

ferramentas integracao digital

Tipos de ferramentas para a integração digital

A execução de algumas tarefas nesse processo de integração pode levar semanas.As ferramentas digitais permitem acelerar e automatizar o processo de integração e melhorar a experiência do novo funcionário. Por esse motivo, é cada vez mais comum recorrer à integração digital.

As ferramentas digitais facilitam o acesso dos funcionários às informações que precisam consultar. Já que podem fazê-lo quando quiserem e de qualquer dispositivo, seja um tablet, PC ou smartphone. Estas podem ser acedidas mesmo antes do primeiro dia do trabalho, assim já se acostuma ao ambiente da empresa.

A seguir, veremos os diferentes tipos de ferramentas digitais que podem ser usadas ao integrar um novo funcionário:

Checklists

Eles são muito usados ​​para fornecer as informações que o trabalhador precisa antes de iniciar seu novo trabalho. Ele pode ser enviado em excel por e-mail ao novo funcionário e, portanto, estará sempre disponível para consulta.

Um exemplo de ferramentas de checklists é o Trello, que é um aplicativo amplamente usado no mundo dos negócios. Se precisa de uma plataforma ainda mais simples, utilize o Google Keeps, que é integrado ao Gmail.

Ferramentas especializadas:

Esses tipos de ferramentas são especializados para executar somente a integração de empresas. Um exemplo de uma ferramenta específica para o onboarding de funcionários é o Talmundo. Esta plataforma transforma o processo de contratação de trabalhadores em uma experiência estruturada e intuitiva para todos.

Ferramentas Integradas – HRMS:

São sistemas que integram muitos processos: o onboarding, o treinamento e até a assinatura eletrónica. Um exemplo disto é osoftware da Factorial HR, que integra diversas funções para facilitar a gestão de recursos humanos. Com uma plataforma única é possível economizar dinheiro e tempo na execução de tarefas administrativas.

Assinatura digital:

Um software deassinatura digital automatiza processos, já que não é necessário que todas as partes estejam presentes no local. Principalmente se os funcionários trabalham remotamente.

Learning Management Systems:

São ferramentas muito caras e custam muito para implementar, mas ajudam muito no treinamento. Sua escolha dependerá do orçamento da empresa. Um exemplo desse tipo de ferramenta é ocornerstoneque promove a aprendizagem social para obter melhor comunicação e envolvimento dos funcionários.

Chatbots:

Já existem empresas que aplicam esta nova ferramenta que permite ao trabalhador fazer as suas perguntas diretamente ao chatbot. Assim, já não é necessário perguntar o básico aos gestores.

Ferramentas multimídia gratuitas:

Atualmente, existem alguns aplicativos gratuitos que permitem gravar vídeos, como o Loom. Ter vídeos com as instruções da empresa pode ser muito útil para um novo colaborador.

software-rh-gratis

Benefícios do onboarding digital

Economia de tempo gasto em tarefas administrativas:

Isso permite que invista mais tempo no desenvolvimento de carreiras e pessoas para garantir uma experiência positiva para o trabalhador.

Minimize o risco de você esquecer de enviar um documento:

Evita que se esqueça de dar a alta de um trabalhador ou registar uma baixa médica.

  • Autoatendimento. O onboarding digital funciona muito bem para trabalhadores remotos, que trabalham em casa ou em diferentes países. A integração é feita no ritmo do trabalhador.
  • Conteúdo atualizado. Graças às ferramentas digitais, pode fornecer ao colaborador as informações atualizadas sobre o seu trabalho.
  • Facilita o monitoramento do progresso de novos funcionários
  • As informações são compartilhadas e integradas. A empresa partilha informações com o novo funcionário. Com uma ferramenta de onboarding digital, ele pode aceder o seu banco de dados e consultar informações, como o contrato.
  • As informações estão sempre disponíveis. Os funcionários poderão consultá-las sempre que quiserem, no seu próprio ritmo.
  • O custo da contratação é reduzido. Ter acesso às informações necessárias sempre que precisar gera uma boa experiência do usuário. Além de impedir que os funcionários deixem a empresa durante os primeiros meses. Se o oposto acontecer, será necessário gastar com a contratação de outro trabalhador.

Resumo Final

O onboarding de funcionários é uma ferramenta muito poderosa para os responsáveis ​​por recursos humanos. Foi demonstrado que, se um colaborador tiver uma experiência positiva desde o primeiro dia, menores são as chances de que ele deixe a empresa já nos primeiros meses.

Para que o trabalhador se sinta à vontade, é necessário fornecê-lo todas as informações e recursos necessários. Também é importante que ele se sinta integrado para lhe dar as boas-vindas agradáveis ​​por parte da empresa e dos colegas. Além de ter feedbacks constantes.

O onboarding digital acelera o processo de integração do novo funcionário e contribui para uma experiência mais positiva.

Como gestor de recursos humanos, deve estar preparado para fazer um bom plano de integração. Isso significa saber quais são as etapas e ferramentas digitais necessárias para acelerar esse processo.

Com as informações fornecidas neste artigo, estará mais do que preparado para fazer um bom plano onboarding de funcionários.

Registe-se grátis na Factorial e otimize o processo de onboarding dos seus funcionários.

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