Uma das tarefas mais difíceis em tempos de teletrabalho é integrar os novos funcionários a empresa. Principalmente em um momento tão delicado como o que vivemos, em que muito de nós somos obrigados a trabalhar em casa, devido à quarentena do coronavírus. Por isso, muitas empresas e equipas de RH possuem centenas de dúvidas quanto a melhor maneira de realizar um onboarding online.
Como realizar a integração de um novo funcionário que não está presente no escritório? Quais são as melhores ferramentas para realizar um onboarding online? Como ter uma comunicação ótima com os novos membros da equipa? Estas são apenas algumas das perguntas mais relevantes dos gestores em momentos como este.
O onboarding digital pode parecer algo complexo. Mas não se preocupe, é mais simples do que parece. Basta ter a equipa, as técnicas e as ferramentas certas. Para saber mais, basta continuar a ler este artigo.
Tabela de Conteúdos:
- Antes do onboarding online
- O Manual do onboarding digital
- A agenda de boas-vindas
- Ferramentas essenciais para o teletrabalho
- A integração com a equipa através do onboarding online
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Antes do onboarding online
É necessário que os gestores e o departamento de recursos humanos realizem uma série de tarefas antes que o novo colaborador comece efetivamente a trabalhar. Assim que o candidato aceitar a oferta, prepare-se para a sua chegada!
Antes do onboarding, seja ele digital ou não, é necessário enviar um e-mail de confirmação ao novo funcionário e a sua nova equipa. Além de preparar os documentos essenciais, como o contrato, certifique-se que o colaborador tem todo o material necessário.
Caso este novo funcionário trabalhe remotamente, envie a sua casa os itens indispensáveis para o seu trabalho. Além de todo o material da empresa, verifique se ele possui uma boa conexão à internet e um local tranquilo para trabalhar. Para ajudá-lo nesse momento inicial, é interessante enviá-lo também um kit de boas vindas. Presentes como uma camisa ou caderno da empresa, por exemplo, são uma maneira de motivar os novos colaboradores.
O Manual do funcionário para o onboarding digital
Assim que o novo funcionário entrar na empresa, é importante que este receba um manual de onboarding. Isto é, um documento com todo o necessário para os seus primeiros dias na empresa. Aí, deverá explicá-lo todas as normas da empresa, como férias, organograma, horário e a plataforma de recursos humanos, onde irão registar o horário de trabalho, os dias de folga, e muito mais.
Além disso, é importante apresentá-lo às ferramentas essenciais para se comunicar com as equipas e para exercer o seu trabalho. Os primeiros dias em uma empresa são cruciais para uma boa integração dos funcionários. Por isso, certifique-se que o manual recebido pelos funcionários seja claro e contenha todas as informações.
O seu formato pode variar, sendo um documento Word, uma apresentação, ou mesmo um vídeo. O importante é conteúdo.
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A agenda de boas-vindas no onboarding online
Não se esqueça de organizar os primeiros dias do colaborador e o seu treinamento. Este é um dos passos principais de um bom onboarding digital e que fará toda a diferença para o funcionário.
Além de ter todas as informações em um documento, utilize um sistema inteligente de calendário online. O Google Calendar, por exemplo, pode ser bastante útil neste momento. Nele, é possível agendar reuniões e tarefas com distintos membros da equipe e administrá-las numa única página.
Partilhamos consigo, alguns dos principais conteúdos que deve introduzir ao novo colaborador durante os primeiros dias.
- O que é o produto/serviçoe o modelo de negócio da empresa? Agende reuniões com outros funcionários para que eles possam explicá-los. Nesta etapa, o novo funcionário também deve separar horas da sua semana para conhecer melhor o serviço da empresa.
- A cultura da empresa. Apresente videos e documentos sobre a cultura da empresa. Mais do que o serviço ou produto vendido pela companhia, explique a história, a visão e os valores desta.
- A função de cada colaborador.Além das ferramentas de uso geral para toda a empresa, existem os softwares e tarefas correspondentes a cada equipa. Peça para os gestores das equipas prepararem um manual para que o novo funcionário execute as suas tarefas diárias.
- O Follow up. Agende reuniões de follow up nas semanas seguintes. Tanto com o responsável de RH como com o gestor direto.
Ferramentas essenciais para o teletrabalho
Dentro do manual de onboarding online dos funcionários é necessário listar as ferramentas mais importantes da empresa. Sejam elas as plataformas que o colaborador necessitará dentro da sua equipa, como aquelas imprescindíveis para comunicar-se com a equipa e para facilitar o teletrabalho.
Para este período em que a maioria de nós estamos a teletrabalhar devido à quarentena, é importante utilizar os seguintes tipos de ferramentas:
- Canal de chat.Existem inúmeras plataformas que oferecem serviço de chat gratuito para empresas. O próprio telegram, ou o Slack, que utilizamos aqui na Factorial, sãos os melhores exemplos. Estes podem ser muito úteis para estabelecer a comunicação entre os funcionários desde o primeiro dia.
- Gestão e armazenamento de documentos na nuvem. Com soluções, como o google docs, é possível gerir documentos empresariais de qualquer lugar do mundo. Sem a necessidade de estar fisicamente presente no escritório. Se já trabalha com as soluções do Google, tire proveito do Drive para criar e partilhar ficheiros com a equipa.
- Programa de video chamada.Durante o teletrabalho, é importante aumentar o número de reuniões e feedbacks com a equipa. Não só para o treinamento do novo funcionário, mas também para que este sinta-se integrado com a nova equipa.
- Software de recursos humanos. Um bom programa de RH, lhe oferecerá uma visão 360 da sua empresa e o ajudará a programar o onboarding dos funcionários. Além disso, ferramentas como a Factorial, auxiliam o dia a dia dos funcionários remotos. Já que monitoram as horas trabalhadas, turnos, ausências e, inclusive, as avaliações de desempenho.
Estas são só algumas plataformas que ajudarão a sua equipa a trabalhar remotamente e a ser produtiva. Se precisa de mais soluções, leia o nosso artigo 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office.
A integração com a equipa através do onboarding online
O último passo, e um dos mais importantes dentro do onboarding online, é a integração do novo funcionário com a equipa. Como este trabalhará remotamente, é necessário tirar proveito de todas as soluções online e dos fortalezas da empresa para motivá-lo e integrá-lo.
Apresente o novo funcionário à equipa e aos responsáveis por ajudá-lo em cada tarefa e organize momentos descontraídos para uma maior integração. Com um colaborador que trabalha em casa isso pode parecer um pouco mais difícil, mas não é impossível.
O primeiro passo é programar reuniões e treinamentos com os membros da equipe. Depois, organize trocas de experiência com outros times, para que este tenha uma visão global da empresa. Mas isto não é tudo!
Os momentos de descontração também são importantes. Por isso, não hesite em propor jogos e afterworks entre os novos e os funcionários que estão há mais tempo na empresa.
A sua empresa também está a organizar onboardings online para os funcionários que trabalham remotamente? Se a resposta é sim, conte-nos como. Sempre há novas maneiras de melhorar o sector de recursos humanos.
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