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A assinatura digital nos contratos de trabalho: guia básico

assinatura digital

Nos últimos anos, o avanço da tecnologia levou a um aumento no uso da Internet por indivíduos e empresas. Isso tem permitido que muitos procedimentos sejam realizados sem sair de casa. As relações de trabalho também sofreram as consequências desse avanço e, hoje, empregadores e trabalhadores se comunicam cada vez mais por meios digitais, e cada vez menos por métodos tradicionais. Prova disso? O uso da assinatura digital nos contratos de trabalho.

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A assinatura digital, também conhecida como assinatura eletrónica, está a ser adotada por muitas empresas para facilitar a gestão de documentos e assinatura de contratos. Apesar das vantagens de usar a assinatura digital em contratos de trabalho, muitos gestores de Recursos Humanos ainda têm dúvidas sobre sua aplicação: questionam sua validade jurídica, sua segurança e como é garantida a identidade dos contratantes.

 

Não sabe se deve aplicar a assinatura digital nos contratos de trabalho de sua empresa? Gostava de saber todos os seus benefícios? Se a sua resposta for sim a estas duas perguntas, convido-o a continuar a ler este artigo, no qual encontrará todas as informações para responder às suas perguntas.

Vamos começar! 👈

Regulamentos sobre a aplicação da assinatura digital nos contratos de trabalho

Para decidir se deve aplicar a assinatura digital, a primeira coisa que precisa saber é o seu regulamento. Neste sentido, deverá obrigatoriamente consultar o Regulamento da União Europeia 910/2014 de 23 de julho de 2014 , relativo à identificação eletrónica e serviços de confiança para transações eletrónicas no mercado interno. Entrou em vigor em 1º de julho de 2016 e é conhecido como elDAS. Então, sugerimos que esse seja o seu primeiro passo; familiarizar-se com os regulamentos.

Este regulamento especifica os requisitos em que os países membros devem reconhecer os meios de identificação eletrónica de pessoas físicas e jurídicas pertencentes a um sistema de identificação eletrónica notificado de outro país membro. Especifica também as as leis para serviços de confiança e um Quadro jurídico para assinaturas eletrónicas, carimbos eletrónicos, carimbos de hora eletrónicos, documentos eletrónicos, serviços de entrega eletrónica certificados e serviços de certificado para autenticação de sites. Em última análise, o que este Regulamento Europeu faz é estabelecer critérios regulatórios únicos para assinaturas digitais na União Europeia.

assinatura digital contratos

Tipos de assinatura eletrónica

O elDas distingue entre três tipos de assinatura eletrónica:

Assinatura eletrónica básica

Com ele, o cliente mostra que está satisfeito com os dados contidos em um documento ou contrato. É uma verificação feita em uma determinada caixa. Sua principal vantagem é que é a assinatura mais rápida e fácil das três, mas tem uma grande desvantagem, que é que o usuário não pode ser identificado com ela. Portanto, não recomendamos essa assinatura digital em contratos de trabalho.

Assinatura eletrónica avançada

Esta assinatura eletrónica dos contratos de trabalho permite que seja identificada a pessoa que o assina, e também permite reconhecer qualquer alteração subsequente nos dados assinados.

Desta forma, é uma assinatura muito mais segura. Além disso, apesar de não ser o que traz segurança máxima (veremos a seguir), é o mais utilizado pelas empresas. Quer saber por quê? Estas são suas principais vantagens:

  • É fácil de usar e implementar
  • Permite reconhecer a identidade do signatário
  • Está vinculada exclusivamente à parte signatária
  • As leis do Ministério Público e as normas que se referem à assinatura eletrónica, descrevem expressamente a possibilidade de a mesma ser admitida como prova em julgamento.
  • Está vinculada aos dados assinados por ela, de modo que deteta quaisquer possíveis alterações subsequentes nos mesmos.
  • É gerada a partir dos dados de criação de assinatura digital que o signatário pode utilizar com controlo total e exclusivo.

Assinatura eletrónica qualificada

Esta tipo de assinatura digital é gerado com um dispositivo de criação de assinatura seguro e é baseado em um certificado reconhecido. Esse tipo de assinatura seria aceito como prova em diversos processos judiciais, pois garante a autenticidade, autoria e identidade do consentimento por meio dela.

Apesar de a assinatura eletrónica qualificada ser a mais segura para a celebração de um contrato de trabalho, não é a mais utilizada hoje, por ser a mais difícil de obter. É preciso passar por uma série de procedimentos para obtê-la, desde uma solicitação até a obtenção do certificado e, em seguida, instalá-lo. Além disso, só é possível usá-la se a parte assinante também tiver esse tipo de assinatura digital.

Benefícios da assinatura digital

A aplicação da assinatura digital em contratos de trabalho traz muitos benefícios, e é possível que ainda não conheça alguns deles. A seguir indicamos cada um deles:

Possui a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita tradicional

Como prova disso, o Decreto-Lei n.º 290-D/99, aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital e reconhece o documento eletrónico privado como meio perfeitamente válido para a celebração de qualquer tipo de contrato.

assinatura eletronica

Oferece economia de tempo

A celebração do contrato de trabalho por meio eletrónico economiza tempo para a realização desse procedimento, pois não é necessário que o trabalhador se desloque ao local de trabalho para realizar a referida assinatura. A ausência de documentos físicos representa agilidade e simplificação dos processos. Para equipas comerciais, por exemplo, facilita todo o processo ao fechar uma venda. Além disso, para os profissionais da área de Recursos Humanos, significa uma otimização na gestão de processos com a Segurança Social.

Sustentabilidade

É importante que as empresas estejam alinhadas aos princípios da Responsabilidade Social Corporativa. Isto envolve a preocupação ambiental e adoção de medidas sustentáveis no ambiente de trabalho. Com a assinatura digital, não é mais necessário imprimir o contrato de trabalho em papel para a sua assinatura, pois ele é enviado por meio digital. Dessa maneira, evita-se a contaminação causada pela tinta e economiza-se papel.

Se chegou até aqui, já deve ter percebido que a assinatura digital para contratos de trabalho oferece muitos benefícios para empresas e colaboradores. Por exemplo, é possível economizar tempo em processos relacionados à Segurança Social. Além disso, agora já sabe que também ela é reconhecida por órgãos oficiais e que tem a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita. Pare de pensar nisso e dê o primeiro passo!

🤔Como obter a assinatura digital para girir contratos e documentos de seus colaboradores?

Existem muitos provedores que oferecem serviços avançados de assinatura digital, como a Factorial, que:

  • Permite recolher os dados biométricos do signatário, com os quais poderá comprovar a sua identidade com maior garantia.
  • Está em conformidade com a lei de proteção de dados de Portugal e da Europa, já que a aprovação do signatário é solicitada antes da coleta de seus dados pessoais e biométricos.
  • Adiciona medidas de segurança ao processo de assinatura, como firewalls de acesso e comunicações criptografadas. Assim, garante a total tranquilidade de que a leitura e a assinatura de seus documentos serão feitas apenas pelas partes designadas para isso.
  • Gera um documento de apoio, no qual são coletadas as evidências digitais geradas durante o processo de assinatura.

👉 Quer ver como funciona a Assinatura Digital de documentos com a Factorial? Assista o vídeo abaixo!

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Este artigo também está disponível em: Español

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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