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assinatura digital recursos humanos

Como a assinatura digital transformou os Recursos Humanos 

O seu departamento de Recursos Humanos usa a assinatura digital? Se a resposta for “sim”, certamente já conhece os seus benefícios, tanto para as empresas quanto para os trabalhadores.

Com a crise do COVID-19, muitas empresas implementaram o teletrabalho e precisam de uma assinatura digital para sobreviver.

Devido ao processo de transformação digital que as empresas estão a passar, a era do papel já é coisa do passado. Agora, através da internet e com os serviços na nuvem, podemos otimizar, gerir e proteger nossos documentos muito melhor.

Se deseja implementar novas medidas para automatizar processos internos no departamento de Recursos Humanos e não tem muita certeza sobre o que é isso da assinatura eletrónica, o convidamos a ficar e ler o artigo inteiro

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Assinatura digital: 7 principais vantagens

1. Simplifica o processo de contratação

Algumas empresas têm picos de contratação, por exemplo, durante períodos de férias. Portanto, ter uma assinatura digital pode facilitar todo o processo.

2. Otimiza a gestão de altas e baixas de funcionários

Os trabalhadores devem assinar certos documentos quando iniciam um novo trabalho, quando decidem sair ou são demitidos. Nas empresas em que muitos contratos são movidos, ter a assinatura eletrónica pode significar um grande avanço e otimização do tempo.

3. Disponibilidade em qualquer dispositivo, sempre que quiser

Diferente da assinatura em papel, na qual precisamos que a pessoa esteja presente no escritório, a assinatura eletrónica pode ser utilizada 24 horas por dia, 7 dias por semana. O melhor de tudo,é que podemos usá-la em computadores, telefones móveis ou tablets, sem nenhum problema.

4. Economiza papel

Com as novas tecnologias, podemos fazer um favor ao planeta e parar de consumir tanto papel. Além disso, se sua empresa gerar muitos contratos, faça os seus cálculos dos custos. Assim verá como pode economizar em termos de papel e tinta, além da manutenção da impressora.

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5. Poupa tempo

Muitas vezes nos pedem para assinar o contrato antes do primeiro dia, gerando deslocamentos que poderiam ser evitados. Portanto, se optarmos por usar a assinatura digital, evitaremos gerar mais emissões de CO2 para o planeta. Isso é especialmente crucial agora com a crise do Coronavírus. Já que a maioria das empresas está a trabalhar remotamente.

6. Melhora a gestão de documentos

No modelo tradicional, cada contrato significa um papel a ser cumprido. Imagine não ter que se preocupar em arquivar todos esses papéis e usar esse espaço para outros fins mais interessantes!

7. Garante o recrutamento e a privacidade dos funcionários

A lei de assinatura digital aprovada em 1999 (Decreto-Lei n.º 290-D/99) garante que ela tenha o mesmo valor que a assinatura manuscrita. Portanto, é válida para a celebração de qualquer tipo de contrato. Além disso, com a assinatura eletrónica, garantimos a privacidade dos trabalhadores, pois temos controle sobre quem pode acessar os documentos.

Como uma assinatura eletrónica ajuda na prática os seus contratos?

A assinatura digital é um avanço para o departamento de Recursos Humanos da sua empresa. Esta o ajudará a melhorar sua produtividade e, como resultado, poderá dedicar mais tempo às tarefas que aportam mais valor à empresa. Com essa economia de tempo, pode investir mais horas para recrutar e reter os melhores profissionais.

Nestes tempos em que vivemos, onde tudo acontece tão rápido, não fique para trás e comece a agregar valor à sua empresa para diferenciar-se da concorrência.

Se até agora os conceitos foram claros, mas não sabe como eles são colocados em prática, continue lendo!

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Processo de recrutamento e onboarding (integração e boas-vindas)

Tanto no processo de recrutamento de pessoal, como no onboarding um novo trabalhador, recolhemos informações e dados pessoais. Além de usar a assinatura eletrónica em contratos, também será útil quando tivermos que gerir outros documentos, como acordos de confidencialidade ou ofertas contratuais.

Se decidir incorporar a assinatura digital, poderá ter esses documentos prontos no mesmo dia. Além disso, a imagem que projetará para os futuros colaboradores será muito positiva.

Processo de offboarding (despedimento)

Um dos erros do departamento de RH tem a ver com não assinar documentos quando uma demissão é comunicada verbalmente. Quando nos reunimos com o colaborador e comunicamos que nossa relação de trabalho terminou, precisamos formalizá-la com um documento assinado que valide que o trabalhador foi informado dessa situação. Não fazer isso pode resultar em reivindicações de rescisão e multas para a empresa.

Como criar uma assinatura digital e implementá-la no seu software de Recursos Humanos

Com o software de Recursos Humanos da Factorial, é possível assinar os seus documentos de maneira digital, rápida e segura. E o melhor é que pode armazenar todos os seus documentos assinados na plataforma e tê-los sempre que quiser em qualquer dispositivo móvel.

A sua equipa também poderá fazer o mesmo com os seus documentos pessoais. Já que o nosso portal do colaborador oferece a possibilidade de acessar qualquer documento que eles assinaram.

Estas são as etapas a seguir para que seus documentos sejam assinados da maneira eficaz:

# 1 – Carregue um arquivo e selecione as pessoas que necessitam assiná-lo. Os colaboradores receberão instantaneamente uma notificação com o documento para assinar.

# 2 – Receba documentos de maneira totalmente válida e segura, com todos os consentimentos marcados. Assim que os colaboradores assinarem um documento, o gestor e/ou o RH receberá uma notificação por email.

# 3 – Revise o documento quando todos tiverem assinado. Verifique como o software fez a atualização e já terá todas as assinaturas guardadas com segurança.

Precisa implementar esse processo na sua empresa? A Fatorial quer ajudá-lo e é por isso que está a oferecer um período de teste gratuito e ilimitado. Comece a usar a assinatura digital agora e peça a vários funcionários para assinar documentos de uma vez!

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