Controlo de custos da empresa: Como escolher o melhor software?

Os gestores e profissionais de RH têm muito trabalho a fazer, por isso estão interessados ​​em automatizar tarefas importantes, mas que são tediosas e repetitivas. O controlo de custos da empresa continua sendo feito com uma planilha Excel? Ou de forma manual em um livro de finanças? Esses sistemas são muito antigos e não ajudam em nada o dia a dia.

A gestão de despesas ineficiente tem um impacto muito negativo na produtividade e desempenhos dos seus colaboradores e, em última análise, em seu orçamento. É hora de melhorar e atualizar seus processos!

Os softwares para controlo de custos da empresa facilitam muito o acompanhamento das despesas pela empresa e pelo colaborador. Dessa forma, poderão utilizar o tempo e esforço economizados no que for mais necessário, como em ações para o crescimento e sucesso do negócio .

Um software para controlo de custos da empresa ajuda a controlar todo o tipo de despesas, desde o táxi para o aeroporto à alimentação com os clientes.

No artigo de hoje, falaremos sobre por que a gestão de despesas é tão importante , sobre os benefícios que um software de controlo de custos pode trazer para sua empresa e como escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades .

Por que o controlo de custos da empresa é importante?

Dizem que é preciso gastar dinheiro para gerá-lo. Quando uma empresa cresce, ela tem todos os tipos de despesas. Os funcionários podem ter que comer com clientes, a empresa pode enviar representantes a outros países para expandir o negócio, os colaboradores participam de oficinas para melhorar suas habilidades, etc. Esses tipos de atividades são contínuos, mas gerir e controlar os custos que envolvem pode ser mais complicado do que parece.

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Se um colaborador for a uma exposição internacional de produtos e precisar se hospedar em um hotel, pagar as refeições, transportes e assim por diante, como controlar tudo que está a ser gasto? A gestão eficiente dos gastos facilitará o controlo de tudo isso no final.

O que está incluído na gestão de despesas de uma empresa? A seguir, detalhamos tudo que um gestor de Recursos Humanos deve fazer para manter um bom controlo de custos da empresa e dos funcionários e como as regras do jogo mudariam se um programa fosse usado para automatizar esses processos.

Políticas de despesas e viagens

Um bom exemplo para mostrar a importância de controlar os gastos da empresa são as viagens de negócios, mais importantes e comuns do que nunca . Na verdade, a Global Business Travel Association afirma estes gastos chegarão a 1,7 trilhão de dólares em 2022. Para ter controlo de quanto custam essas viagens em termos de orçamento, muitas empresas estão a investir em programas de controle de custos.

Os gestores precisam criar políticas ou orçamentos de viagens e despesas e, se tiverem um programa que automatize esses processos, poderão fazê-lo diretamente nele.

Com um software para controlo de custos da empresa, eles podem criar etiquetas personalizáveis que os funcionários usarão para suas despesas, como “alimentação” ou “transporte”. Isso tornará as coisas muito mais fáceis para gestores ou administradores e ficará mais claro para que o dinheiro da empresa está a ser usado. Outros tipos de tags podem ser usados ​​para controlar as despesas dos projetos, o que significa que os gestores podem melhorar os orçamentos do projeto.

Acompanhar e centralizar despesas

Ao invés de coletar recibos físicos e gerí-los, os funcionários poderiam inserir seus recibos em um programa que os processava diretamente. Imagine que eles possam até completá-lo com informações como o número do telefone do restaurante! Isso significa que as despesas serão muito mais claras e será possível esquecer facturas ilegíveis ou incorretas. Com o software, tudo ficaria muito mais acessível tanto para os colaboradores quanto para seus superiores.

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Além disso, digitalizar e centralizar também significa que os documentos que forem salvos serão mais acessíveis para todos. E isso não só protege a empresa, mas também aumenta a transparência.

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Aprovação de relatórios de despesas

Ter todas as despesas digitalizadas e em um só lugar torna sua aprovação ou rejeição muito mais rápida.

Os gestores podem monitorá-las a qualquer hora, em qualquer sítio. Não será mais preciso pular de plataforma em plataforma, do digital ao papel e do eletrônico ao manual! Tudo o que eles acessarem será armazenado no mesmo software.

Eles receberão notificações quando houver solicitações de aprovação e poderão criar fluxos de trabalho ou fluxos automáticos de ações para acelerar ainda mais o processo. Fazer isso dessa forma aumentará a eficiência e deixará os gestores com tempo para se concentrarem em outras tarefas.

Sua empresa se beneficiaria com um software para controlo de custos da empresa?

Quando é a hora de melhorar seu sistema de gestão de despesas? Aqui estão alguns sinais de que precisas de um software para digitalizar, automatizar e centralizar suas despesas comerciais.

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O colaborador tem que procurar recibos e facturas

Está cansado de desenterrar recibos continuamente e de ter que procurar informações para completá-los? Os funcionários trazem documentos que encontraram no fundo das malas depois de vários meses desde que a despesa foi feita? Seus colaboradores não devem perder tempo a preencher despesas com o cartão em uma das mãos e o calendário na outra. É hora de automatizar o processo.

O período de espera para aprovações é muito longo

Os colaboradores preenchem relatórios de despesas e precisam esperar semanas para ver se foram aprovados? O relatório aguarda homologação do superior, já está na contabilidade ou é aplicado no vencimento de amanhã? Parece familiar que um funcionário peça seus relatórios de despesas e eles dizem para perguntar a outra pessoa e depois a outro e depois a outro?

Todos estão a perder um tempo valioso com isso. Para além disso, quando os relatórios de despesas são finalmente rejeitados, o funcionário nem sabe o que deu errado, por falta de transparência. Resultado? Menos produtividade e satisfação dos colaboradores.

Gerir contas é difícil e confuso

Gerir despesas não precisa ser uma agonia! Está a perder  muito tempo com o controlo de custos comerciais? Tenta encontrar justificativas para gastar e melhorar as políticas da empresa? Trabalha muito para que todos saibam sobre isso?

A frustração é um sinal definitivo de que é importante melhorar o sistema que sua empresa utiliza para gerir despesas. 

O que procurar em um software para controlo de custos da empresa

Com a ferramenta certa de controlo de custos, é possível eliminar todas as dificuldades que tens agora. Faça a gestão de despesas online com um software que digitaliza seus recibos, automatiza fluxos de trabalho e cria relatórios personalizados. E, a propósito, melhore a satisfação e a segurança dos seus colaboradores!

Aqui está tudo o que é possível com este tipo de programa, se for um bom sistema de controlo de custos:

1. Descarregue e rastreie despesas

Com o software para controlo de custos comerciais, os funcionários podem carregar despesas diretamente em uma única plataforma. Para além disso,  eles podem usar uma aplicação móvel para carregar uma foto do recibo assim que assiná-lo. Isso significa menos papelada, sem recibos de um mês atrás e sem facturas ilegíveis. Digitalizar os documentos o ajudará a controlar melhor as despesas.

2. Automatizar aprovações de despesas

Os gestores podem criar seções personalizadas para os colaboradores selecionarem ao carregar seus gastos. Categorias como “alimentação” e “transporte” podem tornar mais fácil saber para onde está indo o dinheiro da empresa. Os gestores também podem automatizar ações repetitivas ao nomear supervisores para revisar as despesas. Enquanto isso, os colaboradores podem visualizar o status de suas solicitações a qualquer momento e receber atualizações.

A automação torna o processo mais rápido e todos estão incluídos.

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3. Analise despesas e relatórios

Nem todos os softwares fornecem uma análise de como a sua empresa está, mas o melhor software de controlo de custos permitirá saber exatamente para que o orçamento da empresa foi alocado e mostrará possíveis oportunidades de melhoria. Os gestores serão capazes de criar relatórios de RH personalizados para cada colaborador e período de tempo, o que tornará muito mais fácil não exceder o orçamento e, assim,  realizar medidas de economia.

Se ainda controla os custos da sua empresa manualmente, pode estar a negligenciar informações que são muito importantes para a estratégia da sua empresa.

4. Aumente a transparência

Quando se trata de relatórios de despesas e solicitações de aprovação, é compreensível que os colaboradores queiram ser informados das mudanças no processo. Ter um software significa que as políticas de gastos são aplicadas diretamente em cada processo. Assim, os colaboradores saberão os motivos de um relatório de despesas não ser aprovado e saberão que estão a ser tratados com mais justiça. Eles também podem acompanhar o status de suas solicitações por conta própria, sem perder tempo a perguntar para pessoas diferentes.

5. Cumprir os regulamentos

Boas ferramentas de controlo de custos da empresa cumprem as normas de proteção de dados. Para além disso, cumprem também as normas de cada país e comunidade autônoma. Ter esses tipos de documentos em formato digital também protegerá sua empresa e te ajudará a demonstrar que eles foram processados de acordo com as leis corretas.

Qual é o melhor software para controlo de custos para PMEs?

As pequenas e médias empresas geralmente precisam se limitar a um orçamento mais restrito . Enquanto as despesas das empresas maiores têm uma margem de erro maior, as PMEs têm que levar muito mais a sério a gestão das despesas, por isso é muito importante escolher o programa com o qual ela é realizada.

Se você deseja encontrar o sistema de controle de despesas que melhor se adapta ao seu negócio, certifique-se de que ele tenha as seguintes características:

1. Interface fácil de usar

Escolha um software que seus colaboradores queiram usar. Torne a plataforma clara, intuitiva e agradável e todos ganharão! Os funcionários poderão carregar suas despesas com muito mais rapidez e os administradores poderão analisá-las com mais facilidade.

Também é recomendável que o software inclua uma aplicação móvel ! Hoje em dia ninguém tem tempo para fazer tudo no computador. Então, ter uma aplicação vai melhorar muito a experiência do usuário.

2. Integrações

Quando estiver a procura de um software para o controlo de custos da empresa, certifique-se de que ele possa ser integrado com as ferramentas que já são usadas pela empresa. Ou, melhor ainda, que tenha recursos complementares como gestão de férias ou relógio de ponto digital. Desta forma, poderá gerir tudo relacionado com o seu departamento na mesma plataforma.

Com o software multifuncional da Factorial, por exemplo, a gestão de despesas anda de mãos dadas com outras soluções para que nada fique de fora.

3. Segurança

Um software para controlo de custos deve ser seguro. É importante encontrar um em que sua empresa possa confiar antes de se comprometer. Recomendamos que evite soluções totalmente “gratuitas”. Quando não se paga, sua empresa é o produto.

Dito isso, é uma boa ideia optar por período de teste gratuito. Assim, pode ter certeza de que é a solução que atende às suas necessidades.

Em resumo: Pare de viver no passado! Passe a gestão dos seus custos para o mundo online e para softwares que lhe permitirão melhorar seus processos e ser mais eficiente. Com recurso de controlo de custos da Factorial, os colaboradores podem carregar suas despesas no sistema de onde quiserem e os administradores podem fazer o mesmo para aprová-las. Gerir despesas de negócios nunca foi tão fácil, então é hora de entrar no movimento.

 

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