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Controlo de custos da empresa: Como escolher o melhor software?

controlo de custos empresa

Neste artigo escrevemos-lhe sobre a importância do controlo de custos numa empresa, bem como os benefícios da utilização de um software de controlo de custos para os RH. 

Os gestores e profissionais de RH têm muito trabalho a fazer, por isso estão interessados ​​em automatizar tarefas importantes, mas que são chatas e repetitivas. A gestão de despesas ineficiente tem um impacto muito negativo na produtividade e desempenho dos seus colaboradores e, em última análise, no seu orçamento.

Está na hora de melhorar e atualizar estes processos! Os softwares para controlo de custos da empresa facilitam muito o acompanhamento das despesas pela empresa e pelo colaborador. Dessa forma, poderão utilizar o tempo e esforço economizados noutras atividades, como em ações para o crescimento e sucesso do negócio.

Leia abaixo e descubra tudo sobre a digitalização do controlo de custos!

Tabela de Conteúdos:

Software Gestão de Gastos

O que é o controlo de custos de uma empresa?

O controlo de custos da empresa representa a mais conhecida expressão gestão de despesas. Assim, o controlo de custos é um processo de organização, verificação e controlo de todos os gastos que a empresa teve no ano corrente.

Deve ser uma das principais tarefas dos recursos humanos, visto que é importante perceber para onde está a ser alocado o orçamento de RH de uma empresa, por exemplo. O controlo de custos da empresa é uma tarefa metódica e que deve ser realizada com a máxima atenção.

Importância do controlo de custos da empresa

Dizem que é preciso gastar dinheiro para gerá-lo. Quando uma empresa cresce, estão inerentes todos os tipos de despesas. Os funcionários podem ter que comer com clientes, a empresa pode enviar representantes a outros países para expandir o negócio, os colaboradores participam em workshops para melhorar suas habilidades, etc. Este tipo de atividades são contínuas, pelo que gerir e controlar os custos que envolvem pode ser mais complicado do que parece.

Se um colaborador for a uma exposição internacional de produtos e precisar de se hospedar num hotel, pagar as refeições, transportes, etc, como controlar tudo que está a ser gasto? A gestão eficiente dos gastos facilitará o controlo dos mesmos.

O que está incluído na gestão de despesas de uma empresa? A seguir, detalhamos tudo que um gestor de RH deve fazer para manter um bom controlo de custos da empresa e dos funcionários. Apresentamos-lhe, também, uma solução digital que torna o controlo de custos  mais organizado e eficiente.

Políticas de Despesas em Viagens

Um bom exemplo para mostrar a importância de controlar os gastos da empresa são as viagens de negócios, mais importantes e comuns do que nunca . Na verdade, a Global Business Travel Association afirma que estes gastos chegarão a 1,7 trilhão de dólares em 2022.

Para ter controlo de quanto custam essas viagens em termos de orçamento, muitas empresas estão a investir em programas de controlo de custos. Os gestores precisam de criar políticas e/ou orçamentos de viagens e despesas e, se tiverem um programa que automatize esses processos, poderão fazê-lo mais rapidamente e numa só plataforma.

Com um software para controlo de custos da empresa, o gestor pode criar etiquetas personalizáveis, que os funcionários usarão para suas despesas, como “alimentação” ou “transporte”. Assim, ficará muito mais claro saber para que o dinheiro da empresa está a ser usado. Outros tipos de tags podem ser utilizados ​​para controlar as despesas de projetos, o que significa que os gestores podem melhorar os orçamentos do projeto.

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Acompanhamento e Centralização de Despesas

Acompanhamento de despesas é um dos pontos mais importantes para o controlo de custos de uma empresa. No entanto, muitas vezes, devido à enorme quantidade de despesas, certos pagamentos são mal feitos ou perdem-se recibos de vencimento.

Em vez de pedir recibos físicos aos seus colaboradores e gerí-los, os funcionários poderiam inserir os seus recibos num programa que os processava diretamente. Ou seja, as despesas seriam muito mais claras e seria possível esquecer facturas ilegíveis ou incorretas.

Tudo isto é possível com a ajuda de um software, como o da Factorial. Tudo ficaria muito mais acessível tanto para os colaboradores quanto para os seus superiores.

Para além disso, digitalizar e centralizar documentos também significa que os que forem salvos serão mais acessíveis para todos. E isso não só protege a empresa, mas também aumenta a transparência.

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Aprovação de Relatórios de Despesas

Uma das fases finais do controlo de custos de uma empresa é a aprovação do relatório das despesas. Neste relatório poderão ser encontradas todas as informações acerca das despesas de cada colaborador. É importante que seja feita uma revisão detalhada sobre este relatório, o que, por vezes, se torna chato e demorado.

Ter todas as despesas digitalizadas num só lugar torna a sua revisão, e consequente aprovação ou rejeição, muito mais rápida. Os gestores podem monitorizar os custos a qualquer momento, em qualquer lugar. Utilizando uma plataforma “all-in-one”, já não será preciso saltar de plataforma em plataforma, do digital ao papel. Tudo fica guardado no mesmo software.

Os responsáveis pela revisão das despesas receberão notificações quando houver solicitações de aprovação e poderão criar fluxos de trabalho ou fluxos automáticos de ações para acelerar ainda mais o processo. Tudo isto aumentará a eficiência das tarefas de controlo de custos!

Modelo de Controlo de Custos da empresa

Agora que já lhe explicámos o que é o controlo de custos da empresa e a sua elevada importância para qualquer negócio, é necessário escolher os melhores recursos para uma gestão mais organizada das despesas.

Ainda que um software de RH para gerir despesas seja uma das suas melhores opções para otimizar processos, também criámos um modelo online, em formato excel, onde pode organizar as suas despesas.

Pode descarregá-lo clicando no banner abaixo ⬇️

Modelo de Controlo de custos

Benefícios de um software de controlo de custos para a sua empresa

Começar a utilizar um software de gestão de pessoas para gerir as despesas da sua empresa, só lhe pode trazer benefícios! Veja quais os benefícios de um software de gestão de despesas no dia a dia da sua organização.

1) O colaborador já não tem de perder tempo a procurar recibos e facturas

Está cansado de desenterrar recibos continuamente e de ter que procurar informações para completá-los? Os funcionários trazem documentos que encontraram no fundo das malas depois de vários meses desde que a despesa foi feita?

Os seus colaboradores não devem perder tempo a preencher despesas em papeladas. Com um software digital, todas as despesas ficam guardadas na plataforma. Assim, não se perdem as despesas, nem se perde o tempo dos funcionários e gestores.

2) Aprovar despesas à distância de poucos cliques. Fácil e rápido!

Os colaboradores preenchem relatórios de despesas e precisam de esperar semanas para ver se foram aprovados? O relatório aguarda homologação do superior, já está na contabilidade ou é aplicado no vencimento de amanhã?

A verdade é que, muitas vezes, um funcionário pede o seu relatório de despesas e o gestor já não sabe onde ele está. Todos perdem tempo valioso com estes mal entendidos. Para além disso, quando os relatórios de despesas são rejeitados, o funcionário nem sabe o que deu errado, por falta de transparência. Sabe qual é o resultado? Menos produtividade e satisfação dos colaboradores!

É por isto que digitalizar o controlo de custos pode ser uma mais valia, tanto para a organização, como para a sua equipa de RH.

3) Gerir contas já não é difícil e confuso

Gerir despesas não precisa de ser um stress! Está a perder muito tempo com o controlo de custos comerciais? Tenta encontrar justificativas para gastar e melhorar as políticas da empresa?

A frustração é um sinal definitivo de que é importante melhorar o sistema que sua empresa utiliza para gerir despesas. As tarefas de RH não precisam de ser chatas e demoradas. Utilizar um software para gerir despesas faz com que os funcionários se sintam mais felizes e valorizados.

Benefícios de um software de controlo de custos da empresa

Requisitos para um software de controlo de custos da empresa

Com a ferramenta certa de controlo de custos, é possível eliminar todas as dificuldades do processo tradicional. Faça a gestão de despesas online com um software que digitaliza os seus recibos, automatiza fluxos de trabalho e cria relatórios personalizados. Como resultado, a satisfação e segurança dos seus colaboradores irá melhorar!

Estas são algumas funcionalidades que consideramos necessárias existir num software de gestão de despesas:

1) Seguimento de despesas

Com o software para controlo de custos comerciais, os funcionários podem colocar as despesas diretamente numa única plataforma. Para além disso, podem utilizar uma aplicação móvel para carregar uma foto do recibo assim que for assinado.

Isto significa menos papelada, zero recibos do mês anterior e zero faturas ilegíveis. Digitalizar os documentos ajudará a controlar melhor as despesas.

2) Automatização das aprovações de despesas

Numa plataforma de gestão de despesas é essencial que os gestores possam criar categorias personalizadas para os colaboradores selecionarem ao adicionar os seus gastos. Categorias como “alimentação” e “transporte” podem tornar mais fácil saber para onde está a ir o dinheiro da empresa.

Deverá também ser possível automatizar ações repetitivas ao nomear supervisores para rever as despesas. Enquanto a despesa está em processo de revisão, os colaboradores podem verificar o status dos seus pedidos a qualquer momento e receber atualizações.

3) Análise de despesas e relatórios

Nem todos os softwares fornecem uma análise da situação atual da empresa. No entanto, o melhor software de controlo de custos permitirá saber exatamente para onde foi o orçamento da empresa alocado e mostrará, ainda, possíveis oportunidades de melhoria.

Os gestores serão capazes de criar relatórios de RH personalizados para cada colaborador, num período de tempo. Tudo isto tornará muito mais fácil não exceder o orçamento, permitindo focar-se em melhorar a estratégia da sua empresa.

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4) Aumento da transparência

Quando se trata de relatórios de despesas e solicitações de aprovação, é compreensível que os colaboradores queiram ser informados das mudanças no processo. Ter um software faz com que as políticas de gastos sejam aplicadas diretamente em cada processo.

Assim, os colaboradores saberão os motivos pelos quais um relatório de despesas não é aprovado e saberão que estão a ser tratados com mais justiça.

5) Cumprimento de regulamentos

Boas ferramentas de controlo de custos da empresa cumprem as normas de proteção de dados. Para além disso, cumprem também as normas de cada país e comunidade autónoma.

Ter este tipo de documentos em formato digital protegerá, também, a sua empresa e demonstrará que todos os documentos foram processados de acordo com as leis estipuladas.

Software de RH da Factorial para a gestão de despesas das PMEs

As pequenas e médias empresas, geralmente, precisam de se limitar a um orçamento mais restrito. Enquanto as despesas das empresas maiores têm uma margem de erro maior, as PMEs têm que levar muito mais a sério a gestão de despesas. É por isso que é importante recorrer a um software que facilite e agilize o processo.

A Factorial tem um software de gestão de despesas que se adapta às suas necessidades. Estas são 3 características cruciais que qualquer software deve ter e que a Factorial tem:

1) Fácil utilização

Escolha um software que os seus colaboradores vão querer usar. Torne a plataforma clara, intuitiva e agradável! Os funcionários poderão adicionar as suas despesas com muito mais rapidez e os administradores poderão analisá-las com mais facilidade.

Também é recomendável que o software inclua uma aplicação móvel! Hoje em dia, ninguém tem tempo para fazer tudo no computador, por isso, uma app móvel pode dar jeito.

⬇️ Veja o vídeo abaixo e perceba o quão fácil é utilizar o software da Factorial para gestão de despesas! ⬇️

2) Software integrado

Um software de gestão de despesas deve poder ser integrado com as ferramentas que já são usadas pela empresa. Ou, melhor ainda, que tenha recursos complementares como gestão de férias ou relógio de ponto digital. Desta forma, poderá gerir tudo o que é relacionado com o seu departamento numa única plataforma.

Com o software multifuncional da Factorial, por exemplo, a gestão de despesas anda de mãos dadas com outras soluções para que nada fique de fora.

3) Segurança

Um software para controlo de custos deve ser seguro. É importante encontrar um em que sua empresa possa confiar antes de se comprometer. Dito isto, é uma boa ideia optar por realizar o período de teste gratuito. Assim, pode ter certeza de que o software escolhido atende às suas necessidades.

✅ Teste a Factorial durante 14 dias e descubra se este é o software de gestão de despesas ideal para a sua empresa!

Este artigo também está disponível em: Mexican

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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