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Relógio de ponto digital: como funciona e porque usá-lo na sua empresa?

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8 minutos de leitura
Relógio de ponto

Neste artigo, contamos-lhe o que é o relógio de ponto digital, como funciona, o que diz a lei sobre a picagem de ponto e como pode aplicar o ponto digital na sua empresa.

O relógio de ponto digital é uma ferramenta que permite ao departamento de Recursos Humanos fazer o controlo de assiduidade de maneira segura, prática e confiável. Estes serviços têm sido uma grande mais-valia, principalmente para empresas que têm de lidar com muitos profissionais fora do escritório.

Com o aumento do número de trabalhadores em regime remoto, crescem também as dúvidas sobre o controlo de assiduidade. O relógio de ponto não pode ser levado para a casa de todos os colaboradores da empresa. Ou não podia…

A internet mudou a maneira como fazemos tudo, e o controlo dos horários dos colaboradores não foi excluído desta nova rotina digital. Os relógios de ponto digitais são uma ferramenta que torna mais fácil a gestão dos horários e pode ser usada mesmo quando os trabalhadores estão em teletrabalho.

Acompanhe-nos neste artigo e descubra tudo!

Tabela de Conteúdos: 

controle de ponto online

Relógio de ponto: o que é?

Existem várias formas de controlar a presença dos funcionários no local de trabalho: folha de presenças em papel, folha de presenças em Excel, ou relógio de ponto.

Um relógio de ponto é uma ferramenta que permite ao empregador fazer o controlo de assiduidade e pontualidade dos seus funcionários através de uma máquina ou do uso da tecnologia.

Existem diversos tipos de relógios de ponto. A escolha sobre qual usar deve depender das necessidades da sua empresa, bem como da quantidade de funcionários que trabalham fora do escritório. Se tem muitos colaboradores em teletrabalho ou a trabalhar a partir de diversos lugares (como é o caso do setor da construção), faz sentido optar por uma escolha mais digital e sem limite de espaço.

👉 Leia mais sobre como gerir a sua equipas através da geolocalização no controlo de assiduidade.

4 tipos de relógio de ponto

Existem 4 tipos de relógio de ponto, que utilizam diferentes tipos de tecnologia e devem ser escolhidos com base nas necessidades de cada organização. Assim, os tipos de relógio de ponto são:

1) Cartográfico

Aqui, o controlo de assiduidade é feito através de um cartão de papel, que é passado, por cada colaborador, numa máquina que regista o tempo de trabalho (hora de entrada e saída). A ocorrência de erros pode ser alta.

2) Eletrónico

Para registarem a sua assiduidade através de um relógio eletrónico de ponto, os colaboradores necessitam de ter um cartão magnético que encostam a uma máquina. Esta máquina eletrónica de controlo encontra-se no local de trabalho. A desvantagem deste tipo de ponto é que o empregador não tem como saber se o dono do cartão é quem o passa todos os dias.

3) Digital (ou online)

Também conhecido por relógio de ponto online, este utiliza a tecnologia para controlar a presença dos colaboradores. A ideia é que o controlo do ponto seja feito online e a partir de um dispositivo eletrónico, onde o próprio colaborador insere a sua hora de entrada e saída a partir de qualquer lugar. Se conjugado com biometria e/ou reconhecimento facial, este pode ser o tipo de relógio de ponto mais verídico e confiável do mercado.

4) Biométrico ou por reconhecimento facial

Tal como dissemos acima, os relógios de ponto biométricos e/ou com reconhecimento facial são dos mais confiáveis do mercado. Isto porque, para picar o ponto, o colaborador necessita de colocar ou a sua impressão digital ou apresentar a sua cara.

relógio de ponto biométrico

👉 Quer saber mais sobre este tópico? Leia o artigo sobre 6 soluções para picar o ponto no trabalho!

[Grátis] Modelo de folha de presenças em Excel

Sabemos que algumas empresas ainda preferem controlar a assiduidade dos colaboradores por meios mais tradicionais. Foi por isso que optámos por criar um modelo de folha de presenças em Excel para que possa controlar a picagem de ponto dos seus colaboradores.

Assim, continua a fazê-lo por um meio tradicional, mas que dá uso às novas tecnologias para facilitar o processo. No entanto, o próximo passo é render-se ao relógio de ponto digital!

⬇️ Descarregue o modelo abaixo! ⬇️

modelo de folha de presenças em excel

Porque é importante o controlo de assiduidade?

Muitos trabalhadores veem o ato de picar o ponto como um dever. Mas esquecem-se de que este é também um direito. Este controlo é a garantia, por exemplo, de que as horas extras estão a ser pagas corretamente.

O registo cumpre ainda um papel importante para os trabalhadores que têm funções externas ao escritório. Esperamos sempre que as tarefas sejam desempenhadas em segurança, no entanto todos estamos expostos a acidentes, e um profissional pode sofrer um a caminho de um trabalho externo, por exemplo.

Por ter picado o ponto, esta infelicidade é considerada um acidente de trabalho. Assim, o profissional estará amparado pela Segurança Social. Se o ponto não tiver sido picado, o trabalhador pode não ter como comprovar que estava, de facto, no exercício das suas funções.

Para a empresa, o controlo de assiduidade é igualmente importante. Em primeiro lugar, para cumprir as determinações do Código do Trabalho. Depois, há uma série de benefícios no registo dos horários, sendo as principais:

Portanto, o relógio de ponto acaba por ser um amigo, tanto dos trabalhadores como das empresas. Por isso, o processo de picar o ponto deve ser o mais preciso e facilitado possível.

👉 Aprenda como monitorar as horas trabalhadas e as tarefas diárias no home office.

Relógio de ponto: legislação

Relativamente ao relógio de ponto, as obrigações da empresa estão descritas no Artigo 202º do Código do Trabalho. De acordo com a lei, a organização deve manter os registos dos horários de trabalho em local acessível para os trabalhadores. O mesmo é válido para os profissionais isentos de horário de trabalho.

No registo, devem constar os seguintes dados:

  • Horário de início e termo do tempo de trabalho;
  • Interrupções e intervalos, como pausa para o almoço;
  • Modalidade que permite verificar as horas trabalhadas por dia e semana.

A lei prevê também os casos já referidos de tarefas executadas fora do local habitual. O registo deve ser feito imediatamente após o regresso à empresa. Alternativamente, o trabalhador pode avisar os horários num prazo de até 15 dias a contar da prestação do serviço externo.

Ou, em empresas que já utilizam o relógio de ponto digital, o trabalhador pode fazer o registo em tempo real, mesmo fora do escritório.

Os registos de ponto devem ser mantidos pela empresa por cinco anos, segundo o Código do Trabalho.

O que é o relógio de ponto digital?

Dito de forma simples, o relógio de ponto digital é um serviço online que permite fazer o controlo de assiduidade e dos horários trabalhados pela internet, ou a partir de um software. Apresenta-se como uma boa alternativa às ferramentas mais tradicionais, como os relógios de ponto analógicos ou eletrónicos.

O funcionamento do relógio de ponto móvel é bastante simples. Cada colaborador recebe um código. A partir de uma aplicação instalada no seu telemóvel ou no seu computador de trabalho, o profissional pica o ponto nas mesmas ocasiões que picaria num relógio de ponto tradicional.

A maior diferença do ponto online é também um dos seus maiores benefícios: o trabalhador pode picar o ponto de qualquer local com acesso à internet. Com o aumento do trabalho remoto durante a pandemia, esta ferramenta tornou-se numa grande mais-valia para os profissionais de RH.

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relógio de ponto digital

Vantagens do relógio de ponto online

O sistema de relógio de ponto digital dispensa a utilização de equipamentos físicos. Isso traz para a empresa uma série de benefícios, que vamos apresentar a seguir.

1) Redução de custos

Um sistema de picagem de ponto tradicional, eletrónico ou biométrico, tem um alto custo de instalação para a empresa. Para além disso, os equipamentos precisarão também de manutenções periódicas com o passar do tempo. O relógio de ponto digital não tem nenhum destes custos.

Mas a empresa poupa ainda mais: os sistemas de ponto online não precisam de servidores grandes e dedicados. Tudo é registado numa plataforma online.

Outra redução está nos custos de formação. Por serem bastante simples, os sistemas de picar o ponto online não requerem grandes esforços na transição. A implementação pode ser feita pelo próprio analista de RH, e os colaboradores não têm grandes dificuldades de adaptação, por ser uma ferramenta de fácil compreensão.

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2) Segurança

Os relógios de ponto online mais modernos estão hospedados em servidores dedicados e seguem os melhores protocolos de segurança do mercado. Ademais, os dados ficam armazenados na nuvem. Assim, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa.

Os serviços de relógio de ponto digital contam também com diferentes níveis de acesso às informações. Portanto, é possível conceder permissões personalizadas para os vários profissionais que podem precisar de lidar com a plataforma.

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3) Maior facilidade ao acesso de informações

Além da segurança, o armazenamento dos dados na nuvem tem um outro benefício. Trata-se da facilidade de acesso às informações. Apenas com a palavra-passe de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode aceder aos registos de ponto de qualquer sítio, sem precisar de estar no escritório para isso.

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4) Maior produtividade

As plataformas de relógio de ponto oferecem mais do que somente o registo das horas trabalhadas. Estes serviços fazem relatórios e facilitam a integração destas informações com outros departamentos da empresa, como o de contas a pagar, por exemplo.

A automatização destes processos e tarefas poupa o tempo dos profissionais de RH. Assim, estes podem dedicar-se a atividades mais estratégicas para a empresa, aumentando a produtividade geral.

Factorial HR: o software de relógio eletrónico de ponto

Atualmente, existem várias plataformas de relógio móvel. Assim, o gestor de RH pode escolher que plataforma prefere para controlar a picagem de ponto. Este serviço é uma das funcionalidades oferecidas pela Factorial, plataforma “tudo-em-um” de gestão de Recursos Humanos.

A Factorial permite personalizar o relógio digital às leis do país, bem como inserir novos colaboradores de maneira simples e rápida.

Ao longo de todo o mês, o colaborador insere os seus horários de trabalho e de pausas todos os dias. Ao fim do mês, o gestor de RH ou os gestores de departamentos previamente autorizados devem aprovar o registo do ponto dos colaboradores.

Uma vez aprovado, o registo não pode ser mudado. É possível, ainda, exportar os dados para uma folha de cálculo Excel — tudo de forma bastante intuitiva e segura!

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Este artigo também está disponível em: Brasil

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