Relógio de ponto online: como funciona e por que usá-lo na sua empresa?

O relógio de ponto digital é uma ferramenta que permite ao departamento de Recursos Humanos fazer o controlo de assiduidade de maneira segura, prática e confiável. Estes serviços têm sido uma grande mais-valia, principalmente para empresas que têm de lidar com muitos profissionais fora do escritório.

Com o aumento do número de trabalhadores em regime remoto, crescem também as dúvidas sobre o controlo de assiduidade. O relógio de ponto não pode ser levado para a casa de todos os colaboradores da empresa. Ou não podia!

A internet mudou a maneira como fazemos tudo, e o controlo dos horários dos colaboradores não foi excluído desta nova rotina digital. Os relógios de ponto online são uma ferramenta que torna mais fácil a gestão dos horários e pode ser usada mesmo quando os trabalhadores estão no home office.

Neste artigo, vamos explicar como funcionam estas ferramentas e como o gestor de RH pode adotá-las na empresa. Iremos abordar os seguintes pontos:

Continue a leitura para esclarecer as suas dúvidas!

Picar o ponto: porquê é importante o controlo de assiduidade? 

Muitos trabalhadores veem o ato de picar o ponto como um dever. Mas esquecem-se de que este é também um direito. Este controlo é a garantia, por exemplo, de que as horas extras estão a ser pagas corretamente.

O registo cumpre ainda um papel importante para os trabalhadores que têm funções externas ao escritório. Esperamos sempre que as tarefas sejam desempenhadas em segurança. No entanto, todos estamos expostos a acidentes, e um profissional pode sofrer um a caminho de um trabalho externo, por exemplo.

Por ter picado o ponto, esta infelicidade é considerada um acidente de trabalho. Assim, o profissional estará amparado pela Segurança Social. Se o ponto não tiver sido picado, o trabalhador pode não ter como comprovar que estava, de facto, no exercício das suas funções.

Para a empresa, o controlo de assiduidade é igualmente importante. Em primeiro lugar, para cumprir as determinações do Código do Trabalho. Depois, há uma série de benefícios no registo dos horários, sendo os principais:

  • redução dos atrasos;
  • aumento da produtividade;
  • maior facilidade para fazer o processamento salarial;
  • diminui os riscos de processos no Tribunal do Trabalho.

Portanto, o relógio de ponto acaba por ser um amigo, tanto dos trabalhadores como das empresas. Por isso, o processo de picar o ponto deve ser o mais preciso e facilitado possível.

Relógio de ponto: a lei diz o quê? 

Relativamente ao relógio de ponto, as obrigações da empresa estão descritas no Artigo 202º do Código do Trabalho. De acordo com a lei, a organização deve manter os registos dos horários de trabalho em local acessível para os trabalhadores. O mesmo é válido para os profissionais isentos de horário de trabalho.

No registo, devem constar os seguintes dados:

  • horário de início e termo do tempo de trabalho;
  • interrupções e intervalos, como pausa para o almoço;
  • forma que permite verificar as horas trabalhadas por dia e semana.

A lei prevê também os casos já referidos de tarefas executadas fora do local habitual. O registo deve ser feito imediatamente após o regresso à empresa. Alternativamente, o trabalhador pode avisar os horários num prazo de até 15 dias a contar da prestação do serviço externo. Ou, em empresas que já utilizam o relógio de ponto digital, o trabalhador pode fazer o registo em tempo real, mesmo fora do escritório.

Os registos de ponto devem ser mantidos pela empresa por cinco anos, segundo o Código do Trabalho.

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O que é o relógio de ponto digital? 

Dito de forma simples, o relógio de ponto digital é um serviço online que permite fazer o controlo de assiduidade e dos horários trabalhados pela internet. Apresenta-se como uma boa alternativa às ferramentas mais tradicionais, como os relógios de ponto analógicos ou eletrônicos.

O funcionamento do relógio de ponto móvel é bastante simples. Cada colaborador recebe um código. A partir de uma aplicação instalada no seu telemóvel ou no seu computador de trabalho, o profissional pica o ponto nas mesmas ocasiões que picaria em um relógio de ponto tradicional.

A maior diferença do relógio de ponto móvel é também um dos seus maiores benefícios: o trabalhador pode picar o ponto de qualquer local com acesso à internet. Com o aumento do trabalho remoto em 2020, esta ferramenta tornou-se numa grande mais-valia para os profissionais de RH.

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Quais são as mais-valias do relógio de ponto online?

O sistema de relógio de ponto digital dispensa a utilização de equipamentos físicos. Isso traz para a empresa uma série de benefícios, que vamos apresentar a seguir.

Redução de custos

Um sistema de picar ponto tradicional, eletrónico ou biométrico, tem um alto custo de instalação para a empresa. Ademais, os equipamentos precisarão também de manutenções periódicas com o passar do tempo. O relógio de ponto digital não tem nenhum destes custos.

Mas a empresa poupa ainda mais: os sistemas de ponto online não precisam de servidores grandes e dedicados. Tudo é registado numa plataforma online. Outra redução está nos custos de formação. Por serem bastante simples, os sistemas de picar o ponto online não requerem grandes esforços na transição. A implementação pode ser feita pelo próprio analista de RH, e os colaboradores não têm grande dificuldades de adaptação, por ser uma ferramenta de fácil compreensão.

Segurança

Os relógios de ponto online mais modernos estão hospedados em servidores dedicados e seguem os melhores protocolos de segurança do mercado. Ademais, os dados ficam armazenados na nuvem. Assim, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa.

Os serviços de relógio de ponto digitais contam também com diferentes níveis de acesso às informações. Portanto, é possível conceder permissões personalizadas para os vários profissionais que podem precisar lidar com a plataforma.

Maior facilidade ao acesso de informações

Além da segurança, o armazenamento dos dados na nuvem tem um outro benefício. Trata-se da facilidade de acesso às informações. Apenas com a palavra-passe de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode aceder aos registos de ponto de qualquer sítio, não precisa estar no escritório para isto.

Maior produtividade

As plataformas de relógio de ponto oferecem mais do que somente o registo das horas trabalhadas. Estes serviços fazem relatórios e facilitam a integração destas informações com outros departamentos da empresa, como o contas a pagar, por exemplo.

A automatização destas tarefas poupa tempo dos profissionais de RH. Assim, estes podem dedicar-se a atividades mais estratégicas para a empresa, aumentando a produtividade geral.

Como adotar o relógio de ponto móvel na sua empresa? 

Atualmente, existem várias plataformas de relógio de ponto móvel para o gestor de RH pode escolher. Este serviço é uma das funcionalidades oferecidas pela Factorial, plataforma de gestão de Recursos Humanos.

No vídeo a seguir, é possível entender melhor esta funcionalidade e tudo o que é possível fazer com a ferramenta.

A plataforma permite personalizar o relógio de ponto às leis do país, bem como inserir novos colaboradores de maneira simples e rápida. Ao longo de todo o mês, o colaborador insere os seus horários de trabalho e de pausas todos os dias.

Ao fim do mês, o gestor de RH ou os gestores de departamentos previamente autorizados devem aprovar o registo do ponto dos colaboradores. Uma vez aprovado, o registo não pode ser mudado. É possível, ainda, exportar os dados para uma folha de cálculo Excel — tudo de forma bastante intuitiva e segura.

Começar a usar o relógio de ponto digital e outras funcionalidades da Factorial é bastante simples, e você pode começar já.

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Texto escrito por Raquel Sodré e revisado por Mariana Ramalho

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