Sabemos que picar o ponto no trabalho tornou-se uma necessidade e que, sem ele, torna-se difícil cumprir com a lei da assiduidade. É por isso que, neste artigo, lhe apresentamos as melhores soluções de picagem de ponto para a sua empresa, começando pelas mais tradicionais e acabando nas mais digitais.
Simplificar o processo e torná-lo o mais fácil possível, para perder o mínimo de tempo, é uma vantagem. Se optar por uma solução mais digital, é muito importante escolher um sistema de controlo de assiduidade eficiente, que não seja demorado e incómodo para os funcionários.
A chave é estudar as opções que o mercado oferece e escolher a solução certa. Descubra, neste artigo, as várias maneiras de picar o ponto, e aprenda a adaptar-se às leis do controlo de horário de trabalho e as suas constantes mudanças.
Tabela de Conteúdos:
- Picagem de ponto: o que diz a legislação?
- 8 melhores soluções para picar o ponto
- 📥 [Descarregue grátis] Kit de Gestão de Tempo para os RH
- Factorial: plataforma para picagem de ponto online
Picagem de ponto: o que diz a legislação?
O Código do Trabalho, em Portugal, prevê leis relacionadas com o registo do tempo de trabalho (Artigo 202º) e com o horário de trabalho (Artigos 212º a 217º).
Resumindo, relativamente ao registo de tempo de trabalho, a legislação prevê que:
- O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho num local acessível e de consulta imediata, se necessário;
- O registo deve conter, obrigatoriamente, a hora de início, fim e intervalos de cada dia de trabalho;
- O empregador deve manter o registo do tempo de trabalho de cada funcionário durante, pelo menos, 5 anos.
Após entender o que diz a legislação sobre picar o ponto, é importante definir qual a solução que pretende utilizar para controlar a picagem de ponto dos seus funcionários. Veja abaixo, as soluções que lhe sugerimos.
8 melhores soluções para picar o ponto
Há muitas formas de tornar o processo de picagem de ponto um processo eficiente e fácil. Aqui mostramos-lhe algumas delas.
Mas, como saberá qual escolher? Em primeiro lugar, deve informar-se sobre todas as soluções e, de seguida, escolher a que melhor satisfizer as necessidades da sua organização.
Ao implementar um novo sistema de RH para picar o ponto, é importante dar aos funcionários um período de transição para que tenham tempo de se integrarem totalmente à ferramenta escolhida. Monitorize o seu uso e descreva as limitações que forem observadas ao usar o novo relógio de ponto no trabalho.
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Leia, então, abaixo, as 8 melhores soluções de RH para picar o ponto e tome uma decisão informada!
1. Utilizar um mapa de horário de trabalho em Excel [📥 descarregue o nosso grátis!]
Um dos métodos mais tradicionais de picar o ponto é o mapa de horário de trabalho. Este método consiste em cada colaborador apontar a sua assiduidade numa folha de papel ou Excel, assim que chega ao local de trabalho.
Utilizando a tecnologia para aprimorar a folha de presenças, criámos um modelo em Excel para que os seus colaboradores a possam preencher a partir de qualquer lugar, utilizando um computador.
Utilizar um modelo em Excel de folha de presenças não é a solução mais eficiente, mas funciona como uma boa ferramenta para quem ainda não quer adotar soluções 100% digitais.
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2. Implementar um Relógio de Ponto Cartográfico para picar o ponto
Um relógio de ponto cartográfico é outro exemplo mais tradicional de picagem de ponto. Consiste em implementar uma máquina à entrada do local de trabalho onde cada colaborador passa um cartão de papel e a máquina regista a hora de entrada e saída.
Tanto este método, como o da folha de presenças podem funcionar bem em empresas mais pequenas, mas à medida que a sua organização cresce, o relógio de ponto precisará de evoluir também, utilizando as novas tecnologias.
3. Instalar um Sistema de Ponto Eletrónico
O relógio de ponto eletrónico é uma máquina de ponto colocada à entrada do escritório da empresa, que representa uma versão atualizada do sistema de cartão perfurado.
Em vez de um cartão de ponto, os funcionários usam a sua identificação para entrar e sair. Os dados são transferidos automaticamente para um computador onde são calculadas as horas trabalhadas.
Este é um método bastante comum nas empresas em Portugal. No entanto, após a pandemia, tornou-se bastante obsoleto visto que não permite o controlo horário em teletrabalho.
👉 Leia mais sobre a Lei do Teletrabalho: Guia atualizado segundo o Código do Trabalho
4. Utilizar uma máquina de picar o ponto com uso de código QR
Quer conhecer uma versão da típica máquina para picar o ponto que utiliza uma tecnologia mais recente? Sugerimos-lhe os ecrãs de boas-vindas com uso de códigos QR.
Alguns sistemas de relógio de ponto consistem num código QR que o trabalhador possui no seu dispositivo móvel, e este é lido por ecrãs localizados na entrada do escritório. Desta forma, a entrada e saída do local de trabalho são perfeitamente registadas.
5. Monitorizar funcionários remotos com um sistema de geolocalização
Monitorizar as horas de trabalho de funcionários em trabalho híbrido ou em regime de teletrabalho pode tornar-se difícil sem um sistema de geolocalização.
Durante a pandemia, muitas empresas adotaram o regime de teletrabalho em Portugal e no mundo. Mas como gerir equipas à distância e ainda continuar a ter o controlo de assiduidade de cada funcionário? Para isso, o ideal é usar um sistema picar de ponto online que inclua ainda a função de geolocalização.
O satélite de posicionamento global, comumente chamado de GPS, funciona em telemóveis e tablets. Os empregadores monitorizam os horários a partir dos dados recolhidos através de um telemóvel comercial com GPS para que os movimentos sejam seguidos legalmente.
Num momento em que é tão comum que um colaborador passe mais tempo a executar as suas tarefas fora do escritório do que dentro dele, este método torna-se muito importante. Se não existirem soluções remotas e digitais para picar o ponto, é impossível manter o controlo da assiduidade desses colaboradores.
6. Instalar um software de relógio de ponto digital no computador
Existem muitos softwares de relógio de ponto digital disponíveis, portanto vale a pena dar uma vista de olhos em algumas opções antes de decidir qual é o melhor para o seu negócio.
Por norma, esses métodos são intuitivos. Ou seja, os seus funcionários não precisarão de nenhuma formação para utilizá-los no dia a dia.
Para além de picar o ponto no trabalho, com o software de relógio de ponto, os funcionários podem rever as suas horas trabalhadas, bem como as horas acumuladas e as baixas médicas disponíveis. Esses recursos ajudam a tornar o software fácil de ser adotado pelos colaboradores.
A luta para a maioria das empresas é encontrar um software intuitivo e fácil de usar. A boa notícia é que a maioria dos sistemas vem com uma demonstração gratuita, que dá às empresas a oportunidade de experimentar diferentes recursos. E, com esta opção, o departamento de Recursos Humanos pode inclusive imprimir relatórios com estes registos de horas!
7. Obter um software hospedado na nuvem
Ter um sistema de registo de presenças e de horas de trabalho precisos contribui para os custos de mão de obra. É por isso que as empresas precisam de ter um sistema de ponto, mas não lhes convém pagar demasiado por ele.
Assim, hardwares internos demasiado caros estão a tornar-se obsoletos, à medida que mais empresas procuram uma solução mais barata. O que mais funciona nestes casos é ter um sistema de controlo de assiduidade na nuvem.
Os softwares hospedados na nuvem, ou seja, em que é possível aceder de qualquer sítio online, oferecem soluções fáceis de login. Os resultados abrangem todos os aspetos das horas de trabalho dos funcionários.
E, assim, encontrará um pagamento fácil, oportuno e preciso e questões regulatórias resolvidas. Para além disso, a equipa pode aceder através dos seus telemóveis, laptops, tablets ou computadores desktop.
Muito mais acessível do que um programa que todos os funcionários terão que descarregar. Entre no site da ferramenta, insira as suas credenciais e está pronto para uso!
8. Instalar um relógio de ponto biométrico: impressões digitais e reconhecimento facial
Se quiser dar um passo adiante (e que o seu escritório seja de alta tecnologia), pode obter um relógio de ponto biométrico.
Este método usa impressões digitais para permitir que o funcionário entre e saia. Também existem métodos que usam reconhecimento de fala ou facial (scanner de retina).
Os relógios de ponto biométricos oferecem maior segurança, já que é impossível replicar a impressão digital de um colega de trabalho (embora já existam muitas tecnologias não tão refinadas que resolvem esse problema).
A desvantagem desse método são as implicações de privacidade, pois exigirá que os funcionários forneçam informações pessoais altamente confidenciais, pelas quais a empresa será responsável.
👉 Transformação Digital: Quais as Vantagens para os RH?
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Factorial: plataforma para picagem de ponto online
O sistema de relógio de ponto digital dispensa a utilização de equipamentos físicos. Isso traz para a empresa uma série de benefícios.
Até agora, apresentámos-lhe algumas alternativas para picar o ponto. Alguns desses métodos de relógio de ponto, como sistemas de acompanhamento de dados centralizados, tornam mais fácil para os funcionários e para os gestores acompanhar o horário de trabalho.
Ao escolher a solução certa para o controlo de ponto, as empresas podem ter tempo e suporte rápidos, simples e sem complicações. Atualmente, existem várias plataformas de relógio de ponto digital para o gestor de RH escolher. Este serviço é uma das funcionalidades oferecidas pela Factorial!
A plataforma Factorial oferece uma série de vantagens para o controlo horário, tais como:
- Personalização do relógio de ponto digital às leis do seu país;
- Integração da Factorial com os dispositivos Innux para reconhecimento facial e/ou impressão digital;
- Inserção de novos colaboradores de maneira simples e rápida;
- Ao longo de todo o mês, o colaborador insere os seus horários de trabalho e de pausas todos os dias;
- Para picar o ponto, o colaborador só precisa de abrir a aplicação no telemóvel ou computador e fazer clock in.
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- Gerir as férias e ausências dos seus colaboradores;
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