Como monitorar as horas trabalhadas e as tarefas diárias no home office

Uma das maiores dificuldades quando trabalhamos remotamente é monitorar as horas trabalhadas cada dia. Não apenas as horas totais de trabalho, mas também as horas que empregamos a cada uma das nossas tarefas.

Por um lado alguns profissionais sentem-se menos produtivos ao trabalhar de casa. Mas por outro, há aquelas pessoas que afirmam que trabalha muito mais quando estão a trabalhar de “home office”. As razões para tal percepção são muitas. Como as distrações dentro de casa e a falta de uma divisão entre o local de trabalho e o sítio de descanso durante o teletrabalho.

Muitas pessoas afirmam também, que devido ao trabalho remoto, se sentem na obrigação de trabalhar mais. Principalmente nos dias em que vivemos, com a atual pandemia do coronavírus. Mas é necessário que os funcionários e gestores estabeleçam e monitorem essas horas trabalhadas para que ao final do dia possam conectar.

Para saber como monitorar com eficiência as horas trabalhadas e as horas dedicadas a cada tarefa, siga lendo este artigo.

Dicas para monitorar as horas trabalhadas durante o home office

Estabelecer uma rotina
Utilizar um software de relógio de ponto
Separar intervalos de tempo específicos para cada tarefa
Organizar feedbacks recorrentes

Estabelecer uma rotina adaptada ao teletrabalho

Se é um funcionário não está acostumado ao teletrabalho, saiba que uma das coisas mais importantes antes de começá-lo é definir uma rotina. Os gestores devem entrar em acordo com as equipas sobre a jornada de trabalho dos funcionários durante o home office.

O ideal é que a hora de saída e a hora de entrada permaneça a mesma. No entanto, muitos profissionais que precisaram trabalhar remotamente se veem diante de outros obstáculos. Ter que cuidar dos filhos pequenos ou de pessoas de idade avançada durante o home office é algo que altera o ritmo do trabalho.

Cabes às empresas ter uma flexibilidade nestes casos e entender as necessidades de cada colaborador. Por outro lado, os funcionários devem adaptar-se a esta nova realidade. Isso significa ajustar o horário que gastam em cada tarefa considerando uma possível interrupção. Além disso, é interessante programar paradas estratégicas para ter uma atenção dedicada aos filhos ou pais idosos.

Utilizar um software de relógio de ponto

Outro recurso que será de grande ajuda durante o teletrabalho é um relógio de ponto inteligente.

Mas ter uma folha de presença em excel não é o suficiente? O problema das folhas de excel é que deverá atualizá-las constantemente com as horas trabalhadas por dia, inclusive com cada intervalo de almoço e descanso. Além de cada dia trabalhado e horas extras realizadas durante o trabalho remoto.

Isto supõe um tempo desperdiçado não só para os funcionários, mas principalmente para as equipas de RH. Já que estas terão que verificar um por um, cada ficheiro de excel e considerar inúmeras variáveis. Tais como a jornada de trabalho habitual de cada funcionário, os dias que cada um trabalha durante a semana, os diferentes turnos, as horas restantes e as horas extras de cada um.

Atualmente alguns softwares, como o da Factorial, já contam com versões mais completas do tradicional relógio de ponto. Além de ser acedido através de um site, o nosso relógio de ponto online também está disponível em uma aplicação móvel.

E, para aquelas empresas que desejam ter ainda mais controle sobre as horas trabalhadas, é possível ativar a opção de geolocalização. Assim, os gestores saberão a todo momento, de onde os seus funcionários estão a picar o ponto.

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Separar intervalos de tempo específicos para cada tarefa

Para começar bem o nosso dia é importante fazer uma lista com as tarefas a serem executadas. Logo, defina quantas horas gasta para cada uma delas. Por exemplo, revisar o e-mail é algo rápido e pode ser feito em meia hora. Já escrever um artigo para um blog pode tomar horas do seu dia.

Uma dica simples para gerir as horas trabalhadas em cada tarefa é utilizar o Google Agenda. Provavelmente já o utiliza para marcar reuniões, mas ele pode ser útil também para organizar outros aspetos do seu trabalho. Crie eventos para cada uma das tarefas, com as horas estimadas para cada uma.

Crie eventos também para os seus intervalos de descanso. Assim, este espaço estará bloqueado para que ninguém o convide para uma reunião quando precisa comer ou descansar.

Existem outras ferramentas que também podem ajudá-lo. Uma delas é a Marinara: Pomodoro Assistant, uma extensão do Google Chrome para monitorar o tempo gasto em distintas atividades. Esta extensão utiliza a técnica Pomodoro e configura cronômetros de 25 minutos para que os utilizadores foquem em uma tarefa específica.

A sua empresa utiliza o Trello ou algum programa de gestão de tarefas similar? É possível instalar uma extensão de monitoramento de horas para estas ferramentas. Uma delas é a Harvest que, além de funcionar no Google Chrome, tem integração direta com outros softwares como o Asana.

Organizar feedbacks recorrentes

Por fim, uma das medidas mais eficientes em tempos de trabalho remoto generalizado, são os feedbacks entre gestores e colaboradores. Pode parecer algo simples, mas uma rápida reunião de equipa diária faz toda a diferença. Através de uma vídeo chamada, é possível obter ter um feedback de cada funcionário sobre as tarefas diárias e recorrentes e o esperado de cada um.

E a nível geral, é importante de um feedback de todos os funcionários sobre as condições de trabalho durante esta fase. Se já utiliza o software da Factorial pode aceder à secção de avaliação de desempenho e enviar um questionário a toda a empresa, ou a algumas equipas, e realizar perguntas objetivas aos funcionários sobre a sua produtividade e a comunicação da empresa.

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