Como gerir o trabalho remoto? Esta empresa do vale do silício dá o exemplo

O conceito do trabalho se tornou cada vez mais comum em empresas de todos os tamanhos e escopos. Principalmente em momentos como a pandemia do coronavírus, que nos obriga a ficar dentro de casa. 

A tecnologia avançou bastante e possibilitou aos funcionários da mesma empresa trabalhar remotamente, enquanto ainda se sentiam conectados à equipa. Na maioria das vezes, as empresas oferecem a opção de trabalhar remotamente como uma vantagem no trabalho. 

Outras vezes, como durante a epidemia de COVID-19, as empresas tornam obrigatório trabalhar em casa. Ao gerir o teletrabalho neste caso, o nosso objetivo é reduzir as chances de propagação do vírus. Para saber mais sobre o tópico do Coronavírus e suas implicações no local de trabalho, incluindo estratégias de prevenção durante a crise, leia o artigo Coronavírus nas empresas: planos de prevenção e quarentenas. 

Como a Zapier está a gerir o trabalho remoto

Embora nada supere a comunicação cara a cara, há muitos benefícios em permitir que os funcionários trabalhem em casa. Tanto é assim que grandes empresas incorporam cada vez mais trabalhadores remotos em comparação com a equipa de escritório. Principalmente as empresas mais inovadoras de tecnologia do Vale do Silício. 

A Zapier, uma empresa nascida na Califórnia que permite que os usuários integrem seus aplicativos da Web, trabalha com uma equipe remota desde o início. Eles agora estão em mais de 25 países. A equipe remota da Zapier é composta por mais de 250 funcionários.

Se alguém sabe a melhor maneira de gerenciar funcionários remotos, são os fundadores da Zapier. Eles reconheceram três dos ingredientes mais importantes para tornar o trabalho remoto bem-sucedido. A equipa, o software e as ferramentas utilizadas e os processos com os quais trabalham. 

Benefícios de ter uma equipa que trabalha em remoto

Ter trabalhadores em diferentes fusos horários ajuda a oferecer serviço ao cliente 24 horas. A contratação remota também oferece aos empregadores acesso a um conjunto maior de talentos. Por esses motivos, empresas e trabalhadores adotam a filosofia do home office. 

Os funcionários que têm a oportunidade de trabalhar remotamente tem uma grande flexibilidade. Por isso, se sentem mais produtivos. Além disso, quando um funcionário sente que a empresa confia que eles trabalhem fora do escritório, geralmente o seu desempenho também é melhor. 

Quando um colaborador se sente apoiado pela empresa ele tende a comprometer-se mais no trabalho. Por isso, o teletrabalho é uma das soluções mais importantes criadas no século XXI. E, ainda que o coronavírus nos traga vários problemas, ele já faz muito mais pelo teletrabalho do que a maioria das empresas ao redor do mundo.

No dia de hoje já existem centenas de ferramentas para gerir o trabalho remoto de uma empresa. No entanto o principal desafio segue sendo o capital humano. Como comunicar-se com equipas à distância? Como fortalecer laços e estabelecer conexões? 

Dicas para gerir o trabalho remoto da sua equipa

1. Transforme o teletrabalho em parte do DNA da sua empresa

Como no exemplo da Zapier que comentamos anteriormente, uma mentalidade de equipe remota está no DNA das empresas. 

Se você tiver funcionários ou freelancers que fazem home office, lembre-se que uma comunicação clara é essencial. Estabeleça regras, horas de trabalho, canais de comunicação e objetivo para cada um dos funcionários. 

Use softwares para ajudar a sua equipa nesse processo. Como os que mencionamos em um dos nosso artigos: Trabalho remoto: 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office. Essa estratégia de comunicação também permite que os gerentes saibam quando um funcionário está trabalhando fora do escritório e por quais razões.

A melhor maneira de gerir o trabalho remoto e as ausências dos seus funcionários é com um software. Como o que a Factorial oferece para as empresas e equipas de recursos humanos. Ao utilizar o software para rastrear solicitações de trabalho remoto, oferecer aos seus funcionários uma breve introdução ao sistema.

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É importante explicar a eles como solicitar trabalho em casa durante o dia. Além disso, informe aos funcionários as políticas de férias e ausências. Além das diretrizes que regulam quais solicitações são aprovadas ou negadas. A chave para uma estratégia bem-sucedida de funcionários remotos é criar uma cultura na qual os funcionários reconheçam os desafios e as vantagens do trabalho remoto e do know-how para melhor trabalhar com base neles. 

Se os funcionários que trabalham no mesmo escritório não entenderem o valor do trabalho remoto, ou como lidar com os desafios de colaborar com colegas trabalhando remotamente, ambos os grupos e seu trabalho poderão sofrer. Esse ponto geralmente é decisivo para as empresas que tentam estabelecer esse novo tipo de estratégia de trabalho.

2. Estimule a equipa que está a trabalhar remotamente

Tentar acompanhar todos os seus funcionários não é uma tarefa fácil. Isso é especialmente desafiador quando uma grande maioria deles trabalha fora do escritório. O seu trabalho ao gerir trabalhadores remotos é garantir que eles nunca sejam esquecidos. 

Estes são uma prioridade tanto quanto os funcionários que estão todos os dio escritório. Como gestor ou gerente de RH, é crucial que esteja ciente das necessidas nades deles. Além disso, verifique se eles sabem que tem o seu apoio. E, se eles precisarem de algo, informe-os.

Quando as reuniões da equipa ocorrerem, incentive os funcionários remotos a contribuir. Sugira inclusive que eles liderem as reuniões de vez em quando. Isso ajuda os trabalhadores a se sentirem parte integrante da equipa. Junto com isso, forneça a eles as ferramentas e a tecnologia para participar ativamente dessas reuniões e realizar o seu trabalho com o mais alto padrão.

3. Ofereça benefícios para os funcionários que trabalham remotamente

Os funcionários que fazem teletrabalho tendem a perder as pequenas vantagens de estar no escritório. Além dos benefícios financeiros, existem outros detalhes como as festas de empresa, almoços e eventos que promovem a inclusão dos funcionários na equipa. 

Os funcionários que não estão presentes no escritório também podem perder conversas com colegas que lhes permitem estabelecer laços profissionais e de amizade.Por isso, é importante que as empresas encontrem maneiras de oferecer benefícios semelhantes para trabalhadores remotos.

Além das newsletters internas da empresa, pense em outros tipos de comunicação. Envie comunicados através da aplicação da Factorial e utilize outros recursos para chats e video chamada. Nós recomendamos o uso do chat do Slack para integrar as equipas. 

E, em tempos de coronavírus, na Factorial começamos a criar versoes online dos nossos eventos. Além de canais de chat, criamos eventos no Zoom para celebrar o happy hour na empresa, competições de vídeo game além e canais para manter a saúde física e mental durante o covid-19.

4. Tenha ferramentas para melhorar a comunicação 

A comunicação presencial e as ferramentas de colaboração em tempo real são necessárias para que os funcionários sejam produtivos. Ter as ferramentas certas permite que as pessoas executem o seu trabalho com sucesso enquanto trabalham remotamente.

Aqui estão algumas das ferramentas mais populares nas quais os especialistas em RH recomendam investir:

  • Laptops equipados com webcams ou webcams separadas para computadores de mesa
  • Conexão Wifi de alta velocidade ou com fio à Internet para evitar atrasos e chamadas não atendidas
  • Ecrãs e câmaras grandes em salas de reunião maiores para que todos possam ser vistos
  • Fones de ouvido / microfones para melhorar a qualidade do som
  • Um bate-papo ou comunidade interna, como Slack, etc.
  • Unidade compartilhada e armazenamento na nuvem para trabalhar em documentos (por exemplo, Google drive)
  • Um sistema online como o da Factorial HR para facilitar solicitações de ausências, férias e a gestão de tarefas de toda a equipa

Criar um ambiente perfeito de trabalho remoto não é fácil. Mas durante este período nós podemos ajudá-lo. Durante o COVID-19, apoiaremos a sua equipa a trabalhar remotamente, oferecendo uma avaliação gratuita ilimitada. Além de uma consultoria grátis para implementação do sistema e gestão de RH. 

Registe-se grátis na Factorial e melhore a gestão do seu teletrabalho

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