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Como aplicar o teletrabalho na sua empresa em tempos de coronavírus

O coronavírus está a fazer mais pelo teletrabalho nas empresas do que muitas tecnologias. Principalmente agora que o facto de fazer home office deixou de ser uma piada e passou a ser implementado em muitas companhias. 

As medidas para evitar a disseminação do COVID-19 mudam todos os dias. Mas a possibilidade de se proteger ao trabalhar de casa é muito maior. Grandes companhias como a Deloitte, uma empresa pioneira em serviços profissionais em todo o mundo, já implementam essa ação há dias. 

Quer saber mais sobre as recomendações para a prática do teletrabalho durante esta crise? Como implementar o home office? Como trabalhar em casa sem afetar a sua produtividade? Respondemos a todas as suas perguntas neste artigo.

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Quem recomenda o teletrabalho e por que as empresas o utilizam agora?

O governo português, a DGS, os sindicatos e as associações de empregadores, bem como agentes socioeconômicos e outras organizações indicam diversas medidas para a prevenção do coronavírus. A recomendação mais importante é a flexibilização da mão-de-obra, como o teletrabalho, antes que a crise cresça ainda mais.  

Nos casos em que precisem e de acordo com o contrato pode ser exercidas outras medidas. Tais como ajustes de produção, turnos reduzidos, redistribuição dias úteis, adaptações ao calendário de trabalho e o lay-off nas empresas. Além disso, Associação Portuguesa de Bancos recomenda a utilização de canais digitais e telefónicos aos clientes. 

Até agora, estas são as recomendações. No entanto, deve-se enfatizar que essas medidas de prevenção são tanto para o bem dos funcionários (evitar contágio) quanto das empresas (evitar a paralisação da produção e a perda de lucros). 

Um funcionário pode recusar-se a ir ao escritório e trabalhar em casa? 

Essa confusão está a afectar seriamente as relações de trabalho entre funcionários e empregadores. É necessário lidar com estas situações com parcimônia já que podem levar a demissões coletivas. Por isso é muito importante saber o que é obrigatório e o que não é.

No momento, um trabalhador não pode recusar-se a ir ao escritório por “medo de contrair o coronavírus”. Não sabemos se o governo vai adotar medidas mais drásticas que obrigam os trabalhadores a estarem em casa. Mas hoje as medidas preventivas não são obrigatórias, embora sejam fortemente recomendadas. 

Ignacio Hidalgo, advogado da área trabalhista da Auren, explicou ao jornal ABC que “a maneira mais lógica de garantir a segurança dos trabalhadores é que as empresas tenham protocolos de prevenção que incluem algumas decisões”.

E o mesmo vale para viagens de negócios. Até que seja emitido um alerta de saúde que exija a ação, os trabalhadores não poderão recusar nada. Cabe às empresas decidir se desejam seguir os conselhos das instituições ou não.

Da mesma forma, uma empresa também não pode obrigar nenhum funcionário a se comunicar; o teletrabalho é voluntário, a menos que, novamente, sejam criados regulamentos para regulamentá-lo devido ao COVID-19.

O que é obrigatório para as empresas que querem aplicar o home office?  

Segundo o artigo 15.1 da Lei n.º 102/2009 do Código de Trabalho de Portugal “O empregador deve assegurar ao trabalhador condições de segurança e de saúde em todos os aspectos do seu trabalho”. 

Se o governo mudar de ideia, de acordo com a situação de emergência, as empresas devem criar um protocolo que inclua, entre outras medidas, o teletrabalho. Embora essas diretrizes também dever ser especificadas pelo próprio governo. 

Em caso de violação desta lei, uma vez que a situação é oficialmente “risco iminente”, as empresas poderão enfrentar multas. O valor das coimas dependerá da gravidade da situação e do nível de contágio. Para mais informações sobre os valores completos, pode aceder ao artigo 555.º do Código de Trabalho.  

A obrigação é estar em conformidade com a legislação trabalhista e com o acordo coletivo uma vez iniciado o teletrabalho na sua empresa.

Como as empresas ao redor do mundo estão a aplicar o teletrabalho na crise do Covid-19?

Países como Itália e Japão já introduziram o teletrabalho no dia-a-dia dos seus cidadãos. Inclusive até mudam a rotação caso o home office não seja possível. Ou seja, duas pessoas com o mesmo papel na empresa não podem coincidir.De modo que, se ocorrer uma infecção, nem todas correm o risco de pegá-la e não há posição essencial que não esteja preenchida. 

Se a sua dúvida é sobre a viabilidade e a produtividade das empresas que adoptaram o teletrabalho como medida preventiva, a resposta é ampla. Há histórias de sucesso e diminuição da eficiência. Portanto, é importante implementá-lo bem.

✔️Descarregue o checklist para otimizar o trabalho remoto

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Como implementar o teletrabalho na sua empresa?

A digitalização de processos e as novas tecnologias tornaram possível (na maioria dos casos) trabalhar apenas com um computador e uma boa conexão à Internet. As empresas que oferecem essa possibilidade o fazem para melhorar as condições de trabalho. Além disso, é uma maneira de tornar a oferta mais atraente, por meio do equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho. Com a crise do COVID-19, surgiu um novo motivo para implantar o teletrabalho devido à urgência da situação.

Até agora, a sua equipa já trabalhava em remoto? Quer saber como torná-lo possível sem comprometer a sua produtividade? Aqui está tudo o que tem de saber:

Fornecer tudo o que os seus trabalhadores precisarem

É vital que, antes de enviar todos os seus trabalhadores para trabalhar em casa, eles tenham tudo o que precisam para desempenhar suas funções fora do escritório. Pode ser o computador, certos documentos, um segundo ecrã, auscultadores, carregador, etc. Garanta que seus funcionários tenham tudo o que precisam em suas casas. Para isso, recomendamos que você tome nota da nossa Lista de itens essenciais para o teletrabalho na sua empresa.

Mas não é só isso, o mais importante é ter uma boa conexão com a internet. Para descobrir a rapidez da conexão com a Internet, eles podem fazer o teste através de sítios como o www.speedtest.net. Além disso, eles também podem configurar a conexão VPN com a sua ajuda ou a dos seus técnicos.

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Evitar o isolamento 

Isolar-se pode ser muito prejudicial para a produtividade e a eficiência do trabalho de equipes e trabalhadores. Mas por que fazer isso se houver uma infinidade de ferramentas que podem nos ajudar? Aqui na Factorial usamos plataformas de comunicação interna, como o Slack, e o Google Agenda. Assim nos mantemos atualizado sobres tudo o que acontece e que precisa ser feito. 

Para videoconferências e realizar reuniões on-line com, uma das opções é o Google Hangouts Meet. Na Factorial também utilizamos o Discord, um bate-papo por voz para conversar com os seus colegas de trabalho enquanto trabalha em casa. Assim os colaboradores se sentem menos sós e assimilam melhor a experiência do teletrabalho. 

Organizar melhor as tarefas de cada funcionário 

Trabalhar em casa, organizar tarefas e prioridades pode parecer um pouco mais confuso do que no escritório. Para otimizar esse ponto, existem programas como Asana, Todoist, Trello e muitos mais. Isso ajuda a equipa a consultar tarefas pendentes, priorizar e delegar tarefas a outros colegas. Também é uma boa ideia usar o Google Drive, o Google Docs, o Google Sheets e outras ferramentas de organização. 

Mas tenha cuidado! Ter muitos aplicativos de organização é tão ruim quanto não ter nenhum. Tenha aqueles que sejam necessários, intuitivos para os trabalhadores e mais bem adaptados ao tipo de trabalho que realizam. Anna Martí, editora na Xataka, garante que a chave é ter “ferramentas multi plataforma, multi-dispositivo e com backups para aceder sempre e onde quiser”.

Usar uma ferramenta para medir a assiduidade 

Isto é muito importante para cumprir com a lei. Uma planilha em Excel pode ser a sua solução se quiser apenas contar as horas em que o trabalhador está a executar as suas funções, Mas um software mais completo, como o da Factorial, pode ajudá-lo a garantir mais eficiência no controlo de assiduidade. Este pode ser seja feito através de um desktop ou de aplicações móveis.

É importante que recomendar aos seus funcionários como estes devem gerir o seu tempo em casa. Ajude-os a saber quando e como parar de trabalhar para que sejam mais produtivos. E, para que a organização das suas tarefas e a contabilidade das horas sejam eficazes, ensine-os a planejar o dia. Com uma simples vídeo chamada diária de 15 minutos é possível conseguí-lo.

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Aconselhar a sua equipe sobre bons hábitos 

O teletrabalho não é uma ciência nova nem desconhecida. Há muitas pessoas que trabalham em casa há anos e sabem quais problemas tiveram que superar e quais erros tiveram que aprender.

De não trabalhar de pijama a dedicar um espaço de trabalho separado do resto da casa (se possível.; Existem muitas práticas que os seus funcionários podem seguir. Ter boa iluminação, evitar distrações domésticas, conseguir uma cadeira confortável e manter uma postura correta. Além de fazer alongamentos e pequenos exercícios físicos de tempo em tempo. 

Tem outras dicas para as empresas que desejam implantar o teletrabalho pela primeira vez? Partilhe as suas ideias nos comentários!

 

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