Como gerir a sua equipa em tempos de coronavírus

A chegada do COVID-19 virou a maioria das empresas de cabeça para baixo. Todo o mercado português e europeu foi afetado e uma das áreas que mais notou-se a mudança foi o setor de Recursos Humanos. Já que gerir equipas em tempos de Coronavírus é totalmente diferente do que estamos acostumados.

A declaração do estado de alarme obrigou muitas empresas a incorporar o teletrabalho no seu dia a dia. Dessa forma, os trabalhadores podem continuar suas atividades sem ir ao escritório, evitar multidões e possíveis infecções.

Teletrabalho: o grande desafio

O teletrabalho não é uma prática desconhecida, mas é pouco aplicada em Portugal, apesar de se enquadrar nas leis trabalhistas desde 2003.

Até agora 11% dos trabalhadores portugueses praticavam essa modalidade regularmente e 2% exclusivamente. No entanto, o teletrabalho foi implantado de maneira massiva devido ao COVID-19.

Ter todos os trabalhadores no mesmo espaço facilita muito o gestão das equipas. Mas, o que acontece agora que todos estão a trabalhar em casa?

Esse é um dos principais desafios para todos aqueles que gerem pessoas diferentes para um projeto e para os departamentos de Recursos Humanos. Basicamente porque o teletrabalho foi implementado por poucas empresas em Portugal. Além disso, as empresas mais tradicionais não estavam acostumadas com essa modalidade de trabalho.

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É o responsável por uma equipa de trabalho ou faz parte do departamento de Recursos Humanos? Fique aqui porque temos algumas diretrizes para gerir a sua equipa remotamente durante esta quarentena.

Como gerir a sua equipa em tempos de Coronavírus

Como responsável pelos Recursos Humanos, deve ser claro sobre o seguinte: os trabalhadores devem confiar em si e sentir que está presente.

Muitos trabalhadores ainda não estão acostumados ao teletrabalho. Por isso, é normal que se sintam estranhos e, inclusive, pouco conectados à empresa. Daí a importância de estar presente e de comunicar-se com eles. Agora, em um contexto de crise, precisa saber o que comunicar e como fazê-lo.

Antes de mergulhar a fundo nos projetos, recorde-se…

  • Fale sobre o coronavírus. Embora os funcionários assistam às notícias, nunca é demais se a própria empresa falar sobre o COVID-19. No entanto, é necessário manter o equilíbrio. Não se trata de falar sobre o lado negativo da situação, mas de aportar também medidas preventivas e partilhar pontos positivos. Obviamente, antes de relatar, verifique todas as informações que chegarem (é importante não divulgar boatos ou fake news).
  • Envie uma mensagem de esperança sobre a situação económica. As duas principais preocupações de qualquer trabalhador em tempos de coronavírus são o contágio e a situação econômica. Sobre o último, é melhor ser realista quanto à positividade, pois, graças ao teletrabalho, a empresa continua a operar enquanto outras empresas não podem ou tiveram que solicitar um layoff.

 

Dê diretrizes para um teletrabalho eficiente

Parece que o teletrabalho e o coronavírus chegaram de mãos dadas . Portanto, é normal que os funcionários se percam quando se organizam para trabalhar em casa. Ajude-os com dicas de organização e gestão de tarefas.

Por exemplo, pode aconselhá-los sobre a técnica Pomodoro ou algum outro método semelhante. Essa maneira de organizar o tempo consiste em blocos de 25 minutos, mas pode ser diferente, dependendo de quem o aplica.

Aconselhe os seus funcionários sobre rotinas de exercícios

A vida dos trabalhadores de escritório tornou-se subitamente mais sedentária devido à crise do coronavírus. Eles mal saem e aqueles que praticam atividades físicas fora de casa tiveram que deixar o desporto. Mostre preocupação com a saúde dos colaboradores, aconselhando rotinas de exercícios que pode fazer facilmente em casa.

Estabeleça canais de comunicação virtual

Há informações que podem ser transmitidas por e-mail, mas existem outras formas de comunicação virtual que também são necessárias para transmitir maior proximidade e facilitar o entendimento entre os profissionais. Uma das ferramentas mais usadas para conseguir isso é o Slack, que funciona como um bate-papo. No Slack, é possível estabelecer canais diferentes e também enviar mensagens privadas.

E não se esqueça de ver os rostos dos seus funcionários! Somos seres humanos e precisamos nos ver de vez em quando. Portanto, é essencial que faça reuniões virtuais da equipa nas quais todos possam se ver e conversar entre todos. Além disso, isso também ajuda a otimizar determinadas comunicações e melhorar a eficiência da equipa.

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Existem muitas ferramentas para trabalhar remotamente. Para saber mais, leia o nosso artigo sobre 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office.

Não pare de treinar e desenvolver os profissionais da sua empresa

Muitos cursos e treinamentos profissionais já são disponibilizado há muito tempo de maneira online. Com a ocorrência do coronavírus, os treinamentos online aumentaram exponencialmente, principalmente os cursos online.

Neste momento é interessante incentivar a sua equipa a buscar mais conhecimento e formação, já que há um grande número de ofertas gratuitas. Além disso, é um bom momento para promover a troca de conhecimento dentro da empresa, através de lições geridas pelos próprios funcionários.

Controle a produtividade das equipas

Assim como a produtividade é controlada no escritório, ela também pode ser feita por teletrabalho. Para fazer isso, é necessário registar as horas de trabalho de cada colaborador. Se já utiliza Factorial na sua empresa, os funcionários podem picar o ponto através do nosso software online ou da nossa App, em suas próprias casas.

Também é possível acompanhar o volume de trabalho realizado com alguma ferramenta de produtividade. Para saber mais sobre isso, leia o nosso artigo Como monitorar as horas trabalhadas e as tarefas diárias no home office.

Eteja consciente sobre a importância da segurança online

A segurança cibernética é algo que todos devemos ter em conta quando trabalhamos em casa. Normalmente já existem muitas notícias faltas a circular por WhatsApp e também por e-mail. E a chance de que isto aumente agora é muito grande. Portanto, é muito importante que ninguém da equipa abra nenhum e-mail suspeito. Já que estes podem conter algum malware que irá degradar o computador da empresa.

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A gestão de equipas em tempos de Coronavírus é baseada na confiança

Como acabamos de ver, gerir equipas durante a quarentena do coronavírus, pode ser algo complexo. Mas não é impossível, assim como a adaptação das empresas ao teletrabalho.

Os colaboradores precisam confiar no departamento de Recursos Humanos e essa confiança também deve ser mútua.

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