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Templates para o controlo do teletrabalho da sua equipa [download Excel]

Nas próximas semanas, estaremos todos a trabalhar nas nossas casa e para isso é necessário que nos adaptemos a todos os inconvenientes e vantagens do teletrabalho. Pode parecer algo difícil, principalmente para as equipas de RH. Já que estas necessitam gerir colaboradores que trabalham de distintas partes. 

Além de se certificar que estão todos a trabalhar nos turnos e horários corretos, existem outras variáveis. Como os dias que cada funcionário trabalha, as suas folgas e as tarefas que cada um tem de entregar. 

Continue a ler este artigo para descobrir as melhores soluções para a gestão do teletrabalho da sua equipa.

Controlo de assiduidade e do horário de trabalho 
Gestão de ausências de funcionários em trabalho remoto 
Excel vs Software de gestão de recursos humanos 
Como a Factorial pode ajudá-lo a gerir o trabalho remoto
✔️ Template em Excel de controlo de assiduidade
✔️ Template em Excel de gestão de ausências da equipa
Registe-se grátis na Factorial e melhore o controlo do teletrabalho na sua empresa

Controlo de assiduidade e do horário de trabalho 

Quando falamos sobre a gestão do teletrabalho, devemos considerar as diferentes abordagens que as empresas têm sobre o horário de trabalho. Enquanto muitas possuem um horário fixo e restrito, outras optam pela flexibilidade. Isso também varia quanto o tipo de funcionário e a tarefa que exerce. 

Em empresas como a Factorial, a maioria dos funcionários optam por um horário flexível. Isso significa que em algumas equipas, como a de marketing, podemos entrar de 8 a 10 horas da manhã, ter o nosso intervalo quando queremos e sair quando completamos as nossas 8 horas de trabalho ao dia. 

No entanto, existem outros funcionários, como os de vendas e atenção ao cliente, que precisam de um horário fixo. Isto é, entrar às 9h em ponto e sair às 18h cada dia, com 1 hora fixa de almoço. 

Para estar ao dia de todos estes horários e funcionários, é necessária ferramenta que considere estas variáveis. Principalmente, quando trabalha com diferentes turnos e uma equipa grande. 

Gestão de ausências e turnos de funcionários em trabalho remoto 

Uma outra variável dentro do controlo do teletrabalho são os dias de trabalho de cada funcionário. Mesmo durante a expansão do coronavírus, alguns funcionários pedirão dias de férias. Por isso, é importante saber quais pessoas da equipa estão a trabalhar remotamente e quais não estão a trabalhar. 

Se trabalha com equipas de atenção ao cliente e suporte, então terá uma dificuldade a mais. Já que estas normalmente trabalham também aos fins de semana. E se os funcionários não estão no escritório, como saber se todos estão a trabalhar adequadamente nos dias que tocam? Nestes casos, é importante contar também com um relógio de ponto virtual que o avise quem está a trabalhar virtualmente e quando.

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Excel vs Software de gestão de recursos humanos 

Ter um template em Excel pode ser relevante e ajudá-lo a curto prazo quando acaba de iniciar a gestão do teletrabalho. No entanto este não considera as variáveis que mencionamos acima e tampouco permite uma visão completa de todo a equipa. 

Quando escolhe gerir o trabalho remoto dos seus funcionários deve ter em conta o preenchimento de distintas planilhas. Já que terá que criar um Excel de controlo de assiduidade para cada colaborador. Além de um Excel de gestão de ausências para cada equipa. Sem falar nos turnos, já que terá que anotá-los em outro documento. 

Isso supõe que terá que abrir dezenas de documentos e comunicar-se com cada funcionário através de cadeias de e-mail. O que significa horas de trabalho para as equipas de RH. Além das horas necessárias para preencher cada um dos documentos. 

Neste momento em que estamos a viver, o mais importante não deveria ser a gestão de documentos. Pelo contrário, deveríamos focar nas pessoas e em como uní-las em um momento tão delicado. Deveríamos focar nos feedbacks, nas reuniões one to one e nas dinâmicas para fomentar o bem estar durante teletrabalho. 

Como o software de RH da Factorial pode ajudá-lo

Na Factorial, desenvolvemos um software de RH que possibilita visualização de todos estes dados em uma página. Num mesmo calendário, é possível ver os dias de folga de toda a equipa e os funcionários que estão a teletrabalhar. Neste calendário consideramos as variáveis de dias laborais e inclusive os colaboradores que trabalham aos fins de semana. 

Como indicamos na imagem abaixo, verá o tipo de folga, férias ou ausência de todos os trabalhadores em um mesmo sítio. 

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A nível de controlo de assiduidade, é possível monitorar quanto cada funcionário trabalha por dia e por semana. Além disso, os colaboradores terão gestores que poderão revisar e gerir os turnos diários. Assim, o trabalho não fica centrado nas mãos da equipa de recursos humanos. 

Mas o que fazer se os funcionários não podem picar o ponto no escritório? Na Factorial oferecemos um relógio de ponto digital dentro no nosso software. Com ele os colaboradores podem administrar as suas jornadas de trabalho no site da Factorial ou na aplicação móvel.

Além disso, trabalhamos com um sistema de geolocalização na nossa app. Assim, os gestores saberão a todo o momento onde os seus funcionários estão a registar a entrada ou a saída. 

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Templates para o controlo do teletrabalho

Se ainda acredita que o que pode ajudá-lo no controlo do teletrabalho são templates em Excel, não há problema. 

Deixamos aqui dois templates para auxiliá-lo a gerir os seus recursos humanos durante a crise do coronavírus. 

✔️ Descarregar template em Excel de controlo horário e folha de presença

✔️ Descarregar template em Excel de gestão de ausências

Caso precise de uma solução mais simples de usar e que te ajude a economizar tempo e dinheiro, já sabe. Basta registar-se no nosso site e começar a utilizar a Factorial.  

Lembramos que até o fim do período de crise do coronavírus, oferecemos um período de `rova grátis estendido. Além de uma implementação e consultoria gratuita.  

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