Esta semana entrou em vigor o novo estado de emergência em Portugal. Uma das regras torna o teletrabalho obrigatório novamente em alguns concelhos, e já preocupa centenas de empresas e funcionários.
Voltar a trabalhar remotamente pode ser um alívio, afinal é uma forma de garantir a nossa saúde e bem-estar. No entanto, este processo de mudança do escritório para casa pode trazer algumas dificuldades para os colaboradores, gestores, e principalmente para o departamento de RH, um dos maiores responsáveis por auxiliar as equipas nessa transição.
Com as novas regras do Estado de Emergência, Portugal passou a ter dois regimes vigentes, em que parte dos concelhos deve aplicar o teletrabalho obrigatório, e parte deve seguir orientações específicas de prevenção.
Saber exatamente quais são as novas regras e como funciona a legislação para o teletrabalho obrigatório, a quem se aplica e se há exceções é o primeiro passo para uma volta positiva ao teletrabalho.
Para além disso, começar tudo de novo pode ser trabalhoso e levar muito tempo, certo? Não necessariamente!
Não se desespere com tantas questões. Neste artigo vamos ajudá-lo a perceber todas as novas regras do teletrabalho obrigatório e daremos uma dica sobre como digitalizar os processos e tarefas da empresa rapidamente. Confira a seguir!
- Teletrabalho obrigatório: Novas Regras
- A quem se aplica o teletrabalho obrigatório?
- Quem deve avaliar as condições para aplicação do teletrabalho?
- Regras e orientações para concelhos não abrangidos
- Como facilitar a volta ao teletrabalho nas empresas?
- Como controlar as equipas à distância e digitalizar as tarefas do dia a dia?
Teletrabalho obrigatório: Novas regras
Com o aumento do número de casos de COVID-19 em Portugal, as regras para o regime de teletrabalho voltaram a mudar em muitos concelhos. Com o Decreto-lei 94-A/2020, publicado no último dia 3 de Novembro, o teletrabalho volta a ser obrigatório para as empresas localizadas em concelhos onde o risco de contaminação é maior, de acordo com o governo.
Dessa forma, passaram a haver dois regimes distintos relativos ao teletrabalho. Um a ser aplicado nos concelhos considerados de risco, e outro para o restante.
No primeiro caso, entra em vigor o regime especial, em que passam a valer as regras de teletrabalho obrigatório. Nesse caso, os funcionários deverão obrigatoriamente voltar a trabalhar remotamente.
Já para os concelhos onde o risco ainda é menor, o teletrabalho não é obrigatório, mas as empresas devem seguir algumas regras.
Veja abaixo os detalhes!
A quem se aplica o teletrabalho obrigatório?
Segundo o novo decreto do governo, é obrigatória a adoção do regime de teletrabalho nos 121 concelhos de risco “independentemente do vínculo laboral, sempre que as funções em causa o permitam e o trabalhador disponha de condições para as exercer, sem necessidade de acordo escrito entre o empregador e o trabalhador.”
O teletrabalho obrigatório aplica-se, portanto:
- Às empresas que localizadas nos concelhos abrangidos pelo regime especial.
- Aos trabalhadores, independentemente do vínculo laboral, que residem ou trabalhem em algum dos concelhos referidos anteriormente.
Confira abaixo a lista de concelhos abrangidos:
É importante destacar que esta lista poderá ser revista e atualizada pelo governo. Isso varia de acordo com a situação epidemiológica dos concelhos.
Para além disso, ainda que não estejam ou trabalhem nos concelhos listados, o teletrabalho pode ser requerido por trabalhadores nas seguintes situações:
1. Imunodeprimidos e doentes crónicos que, hipertensos, diabéticos, doentes cardiovasculares, os portadores de doença respiratória crónica, os doentes oncológicos e os portadores de insuficiência renal
2. Trabalhadores com deficiência com grau de incapacidade igual ou superior a 60 %;
3. O trabalhador com filho ou dependente menor de 12 anos ou com deficiência ou doença crónica que seja considerado doente de risco e que se encontre impossibilitado de assistir às atividades letivas e formativas presenciais.
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Exceções ao teletrabalho obrigatório
Há algumas exceções em que os funcionários não estão abrangidos pelo regime especial de trabalho obrigatório, mesmo nos concelhos de risco:
- Profissionais de saúde, das forças e serviços de segurança e de socorro, incluindo os bombeiros voluntários
- Profissionais das forças armadas
- Trabalhadores dos serviços públicos essenciais
- Funcionários de instituições ou equipamentos sociais de apoio aos idosos como lares, centros de dia e outros similares
- Profissionais de gestão e manutenção de infraestruturas essenciais
- Trabalhadores integrados em estabelecimentos de ensino em regime presencial.
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Como avaliar as condições para aplicação do teletrabalho? De quem é a decisão final?
Cabe ao empregador verificar as condições para a aplicação do teletrabalho. A seguir, deve comunicar ao trabalhador a decisão de seguir ou não o regime. Caso o empregador identifique que não existem condições para o trabalho remoto, deve demonstrar aos trabalhadores que suas funções não são compatíveis a este tipo de regime ou então que não há condições técnicas para a aplicação do teletrabalho.
No entanto, após contacto com o empregador, o funcionário tem até três dias úteis para solicitar à Autoridade Condições de Trabalho (ACT) a avaliação e verificação dos factos informados pelo empregador.
A partir daí, a ACT terá o prazo de cinco dias úteis para dar uma reposta ao empregado e empregador sobre a decisão final.
Regime Geral: Como irá funcionar nos outros Concelhos?
No caso dos Concelhos não mencionas acima, onde o risco ainda é menor, o teletrabalho não é obrigatório. No entanto, as empresas devem seguir algumas regras e orientações específicas da Direção-Geral da Saúde (DGS) e da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).
Veja a seguir as principais medidas de prevenção da Covid-19 que devem ser respeitadas pelas empresas:
- Distanciamento: Distanciamento de, no mínimo, 2 metros entre os colaboradores
- Desinfeção regular do espaço de trabalho
- Reforço da ventilação do espaço de trabalho
- Reuniões presenciais com poucas pessoas
- Proteção individual
- Desfasamento de horário: Horários diferenciados de entrada e saída dos colaboradores
Desfasamento de horário de entrada e saída nos locais de trabalho
Esta é uma medida que tem gerado muitas dúvidas entre gestores e funcionários. Ainda que não tenha que seguir as orientações de teletrabalho obrigatório, as empresas com 50 ou mais trabalhadores devem seguir esta medida rigorosamente.
O objetivo é planejar horários de trabalho e de pausa entre as equipas para limitar a interação social e diminuir o contacto entre os funcionários.
Para isso, é importante planejar os turnos dos funcionários da melhor forma possível, tendo em conta cada função. A empresa deve garantir intervalos mínimos de 30 minutos até ao limite de 1 hora entre grupos de trabalhadores.
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Como facilitar a volta ao teletrabalho?
O grande desafio para as empresas nesse momento é manter a qualidade e eficiência do trabalho dos colaboradores mesmo à distância. Sem dúvidas esta transição traz muitos desafios, e cabe à liderança e aos responsáveis de Recursos humanos a busca por soluções que funcionem de forma rápida e prática.
Com isso, separamos algumas dicas que podem ajudar a sua empresa a superar este momento atípico e a manter o bom funcionamento com os funcionários em teletrabalho obrigatório. Confira a seguir:
- Manter a comunicação com os colaboradores aberta e constante
- Informar as equipas sobre medidas de prevenção
- Realizar reuniões para acompanhar projetos e interagir com as equipas
- Organizar melhor as tarefas de cada funcionário: Flexibilidade e apartação são essenciais nesse momento!
- Fornecer o equipamento necessário para os colaboradores realizarem suas tarefas
- Rever gastos
- Digitalizar processos
Como controlar as equipas à distância e digitalizar as tarefas do dia a dia?
Primeiramente é preciso garantir que todos os funcionários tenham acesso aos equipamentos necessários para realizar o teletrabalho. Isso inclui Computador, telemóvel, acesso à internet, etc.
A partir daí, é preciso manter uma comunicação aberta com os colaboradores. Procure saber as dificuldades de cada equipa, promova treinamentos sobre os novos recursos e identifique o que ainda precisa ser melhorado.
O principal desafio das empresas é fazer com que os processos, tarefas e comunicações que ocorriam presencialmente no dia a dia funcionem também a distância. Mas como fazer isso?
A resposta é simples: Digitalize-se! Procure softwares e aplicações que ajudem a empresa a automatizar processos e que facilitem o funcionamento da empresa remotamente. Um desses softwares é o software de RH da Factorial, que conta com recursos que tem ajudado muitas empresas a passar por este período de crise digitalizando diversos processos essenciais.
No software da Factorial, é possível gerir férias, ausências e baixas médicas de todos os funcionários, enviar e assinar documentos online, realizar processos de recrutamento e seleção na própria plataforma da empresa e integrar novos colaboradores a partir do onboarding online. Ou seja: É possível fazer isso e muito mais sem sair de casa!
Para além disso, é possível testar o software por 14 dias antes de fazer a adesão, assim sua empresa poderá avaliar como os recursos podem otimizar o dia a dia de todos, seja em regime presencial ou em teletrabalho. Registe-se agora a conheça as vantagens!
