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RH Estratégico nas organizações: 15 dicas e ferramentas

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Neste artigo explicamos o que é RH estratégico, quais as vantagens para as organizações e dicas para implementá-lo. Além disso, trazemos-lhe exemplos de ferramentas que podem ser utilizados para tornar o RH estratégico.

Durante muito tempo o setor de Recursos Humanos era visto como um departamento restrito às questões operacionais e burocráticas da empresa. Estava essencialmente responsável por atividades como o onboarding de novos funcionários, rescisão de contratos e gestão de salários.

No entanto, sabemos que é intrínseco aos RH atuar com foco no crescimento e desenvolvimento dos funcionários, contribuindo para o crescimento das empresas.

Nos últimos anos, o setor de Recursos Humanos passou por muitas mudanças, impulsionadas principalmente pelo surgimento de ferramentas que automatizam processos e reduzem as atividades manuais. Desta forma, a área da digitalização e automatização tornou-se cada vez mais estratégica para as organizações.

É neste contexto que o conceito de RH estratégico ganha ainda mais força no mercado. Cada vez mais estes profissionais procuram perceber como podem melhorar os resultados da empresa e quais os recursos que podem ajudar neste desafio. 

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O que é o RH estratégico?

Antes de perceber como pode tornar a área de Recursos Humanos mais estratégica, é preciso entender exatamente o que é o RH estratégico. E em que difere do RH dito “tradicional”.

Assim, podemos definir RH estratégico da seguinte forma:

O RH estratégico é um modelo de gestão de Recursos Humanos no qual os funcionários são considerados uma parte estratégica da empresa. Esta abordagem traz consigo a missão de otimizar processos e decisões através da utilização da tecnologia. Além disso, faz-se a partir de dados e indicadores que ajudam no crescimento e na rentabilidade do negócio.

Podemos ainda dizer que o RH estratégico tem uma capacidade de influenciar positivamente nos seguintes pontos:

  • Aumento da participação no mercado
  • Expansão da base de clientes
  • Inovação de produtos, que levam ao crescimento das vendas
  • Agilidade da empresa

Para conquistar estes resultados é naturalmente necessário investir no capital humano da empresa, mas de uma forma mais eficiente.

Além disso, para implementar uma estratégia nos RH não é suficiente agir de forma imediata aos problemas que vão surgindo no dia a dia. É, sim, essencial coordenar e prever antecipadamente ações que levam ao desenvolvimento dos colaboradores.

Ser estratégico significa tomar decisões fundamentadas, planear antes de agir, atualizar processos. Tudo combinado, abre-se caminho para a otimização de tempo e melhoram-se os resultados!

Dicas e exemplos para tornar o RH estratégico

Para levarmos os Recursos Humanos da nossa empresa a uma posição de destaque dentro da estratégia corporativa é necessário:

  • Otimizar rotinas e atividades produtivas
  • Desenvolver métricas para fazermos análises e reports
  • Incorporar a tecnologia aos fluxos de trabalho

Mas como aplicar isto na prática? A pensar nisso deixamos-lhe abaixo 5 dicas para tornar o seu RH mais estratégico.

1. Promover a digitalização dos processos de RH

Os profissionais de RH são responsáveis por garantir que cada ação e processo ocorra de forma correta e de acordo com a lei vigente no Código do Trabalho. Damos como exemplo o processo de contratação de um novo colaborador ou a rescisão ou saída de um colaborador da empresa.

De maneira geral, os profissionais que tratam de todas as questões operacionais e legais, têm a necessidade de trabalhar de forma mais prática e objetiva.

Todavia estas tarefas consomem muito tempo, e agregam pouco valor à estratégia geral do departamento de recursos humanos. Nestes casos, a implementação do RH estratégico é um pouco mais difícil do que em outras áreas de atuação do RH.

A boa notícia é que, hoje, a maior parte dessa carga de trabalho pode ser simplificada através da automatização das principais tarefas. Entenda-se que automatizar tarefas não é substituir o trabalho humano, mas sim otimizar as atividades do dia a dia de um profissional de RH.

A digitalização dos processos de RH nada mais é do que transformação digital, alterando os métodos de trabalho a partir da integração e utilização da tecnologia.

🎧 [Webinar] Transformação digital no RH: Tendências para 2022

2. Incorporar a análise de dados na tomada de decisão

A recolha e análise de dados pode impulsionar práticas que apoiam tendências emergentes, desenvolvendo, assim, novas oportunidades de negócio. A análise de dados também pode revelar que as estratégias estão melhor alinhadas com os objetivos da organização.

Além disso, cada colaborador oferece um conjunto de informações essenciais para a sua gestão e crescimento como profissional. O histórico antes e já dentro da empresa, relação entre resultados obtidos e a performance do funcionário, os pontos de melhoria e as atividades desenvolvidas individualmente.

Tudo isto são dados que podem ser medidos e considerados, tanto individualmente como de forma agregada para a empresa.

Por fim, utilizar HR Analytics para fundamentar decisões importantes na gestão de pessoas é muito mais do que um ganho de competitividade.

Tomar decisões baseadas em informações concretas, é uma forma bem estruturada que permite o alcance de melhores resultados. Ao fazê-lo dá um passo, bem grande, em tornar o seu RH estratégico.

[e-Book] Estratégias e ferramentas de People Analytics

3. Ampliar a interação do RH com outras áreas

A área de recursos humanos não deve trabalhar de forma isolada das restantes equipas numa empresa. Muito pelo contrário, o ideal é procurar o máximo de interação entre as diferentes equipas e as suas áreas de atuação.

Um exemplo de RH estratégico pode ser quando os profissionais de RH analisam, em conjunto com os gestores das mais diversas áreas, competências-chave e necessidades identificadas por cada um.

Podemos identificar os seguintes benefícios, retirados das interações com os gestores de diversas áreas:

  • Comercial: Melhor entendimento do potencial de vendas de cada representante
  • Finanças: Aprofundar o diáologo, permitindo encontrar soluções economicamente viáveis para uma nova política de salários e benefícios
  • Marketing: Discutir novas formas de promover a marca empregadora e employer branding

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Concluindo, podemos dizer que os RH têm um papel muito importante numa organização, podendo atuar até como mediador entre as diferentes áreas de negócio de uma organização.

Não obstante, não se pode esquecer o elo de ligação entre todas as interações estabelecidas: o potencial humano da empresa!

4. Criar uma política de retenção de talentos

O RH estratégico tem como uma das principais preocupações elaborar um plano de retenção de talentos. Afinal, entre recrutamento e onboarding, substituir um funcionário pode acarretar demasiados custos.

O objetivo é tornar a empresa um local atraente para se trabalhar, diminuindo a probabilidade de saída dos colaboradores. Alguns dos elementos dessa estratégia deverão ser:

  • Criar bom clima organizacional e de trabalho
  • Oferecer suporte e apoio profissional e pessoal aos colaboradores
  • Desenvolver planos de carreira bem estruturados
  • Oferecer formações internas (e externas) contínuas
  • Reunir benefícios atrativos
  • Planear e executar uma boa estratégia de employer branding

Estes tópicos são essenciais para a criação de uma política de retenção de talentos que, consequentemente, ajudará a cimentar um bom RH estratégico. No entanto, importa não esquecer o quanto o reconhecimento é essencial!

Reforçar positivamente o bom trabalho dos colaboradores, a par da estimulação das competências e habilidades das equipas, poderá ser a “cereja no topo do bolo”!

O reconhecimento do progresso individual de cada colaborador está intrinsecamente ligado com um sentimento de aprendizagem constante. Esta ligação poderá ser determinante na retenção dos talentos.

🎧[Webinar] Planos de Carreira para Líderes

5. Utilizar a tecnologia para a gestão de talentos

Ao longo deste artigo já tivemos a oportunidade de explorar o que é o RH estratégico e qual a sua linha orientadora. O RH estratégico é orientado por dados. Através deles conseguem-se obter informações legítimas sobre o sucesso (ou não) dos projetos em que as empresas decidem investir.

Neste sentido, os profissionais de RH e, mais concretamente os gestores das equipas, devem olhar sempre para o potencial dos colaboradores. Desta forma, as capacidades e potencial destas pessoas contribuem para que cada área das empresa tenha estratégias mais sólidas e estruturadas.

Ao utilizar-se a tecnologia a favor neste processo, é possível:

  • Desenvolver ciclos de avaliação de desempenho mais eficientes e frequentes, sem ser uma sobrecarga
  • Criar e promover uma cultura de feedbacks, essencial para o crescimento pessoal e profissional
  • Realizar uma pesquisa de clima organizacional, ajudando a manter o bom ambiente no trabalho
  • Cruzar os dados da pesquisa com o desempenho dos colaboradores, e perceber se há desequilíbrios

Após serem reunidas estas informações, e entendendo exatamente o que é o RH estratégico, torna-se possível coordenar ações! A ideia central é que melhores decisões sejam tomadas, com base na gestão de pessoas e no que todas as ferramentas e estudos nos indicam.

📚[Artigo] Clima Organizacional: como fazer esta pesquisa?

Ferramentas para tornar o RH estratégico

Uma das funções de quem trabalha com RH estratégico é estar sempre atualizado sobre as tendências e recursos que possam otimizar os processos.

Com isto em mente, decidimos destacar algumas ferramentas e modelos, que poderão ser usados em diferentes tarefas de RH. O objetivo? Melhorar os resultados e tornar cada tarefa e processo mais eficiente.

Gestão de documentos

Uma das principais preocupações de um profissional de RH envolve a gestão de inúmeros documentos. Falamos, por exemplo, de contratos, recibos de vencimento, folhas de registo de horas, baixas médicas, avaliações, e tanto mais.

Os profissionais responsáveis por estas operações devem rever, arquivar e organizar estas informações todas. Ao disponibilizarem facilmente estes documentos, torna-se mais fácil tanto para o colaborador como para empresa, de as encontrarem caso seja necessário.

Os profissionais de RH são também responsáveis por receberem e entregarem documentos, garantindo que estes sejam devidamente assinados. Isto pode tornar-se especialmente complexo em empresas com centenas funcionários, ou em empresas com vários escritórios.

Por isso, contar com sistemas que ajudem a centralizar e organizar estes documentos pode ser uma grande ajuda. Especialmente se queremos ter um RH estratégico, logo, um RH estruturado, planeado e com boa previsão e execução de tarefas.

Dito isto, um outro recurso essencial nas empresas nos dias de hoje é a assinatura digital. Este recurso permite que o colaborador ou fornecedores assinem documentos à distância, com total segurança.

👉 Ferramenta: Gestão de documentos online com assinaturas digitais

Gestão dos recibos de vencimento

Um dos processos de RH mensais mais trabalhosos (e mais importantes!) é a gestão dos recibos de vencimento. Em empresas mais pequenas, o fecho do recibo de vencimento ocupa quase todo o tempo disponível.

No recibo de vencimento deverá ser calculado o salário, variáveis e os benefícios, de cada pessoa de cada equipa. É também necessário fazerem-se todos os descontos e contribuições.

Além da documentação obrigatória, um recibo de vencimento deverá incluir outras informações. Tais como: o tipo de contrato de trabalho, os benefícios do colaborador, informações pessoais, horas de trabalho efetuadas e, ainda, dados relativos às baixas médicas.

Não esquecer, por fim, a parte em que alguém deverá comunicar todos estes documentos à Segurança Social e à Autoridade Tributária.

Por ser um processo demasiado burocrático, muitas empresas decidem terciarizá-lo. Isto é, contratar empresas que tratem de todas as questões operacionais de pagamentos.

Contudo, com um sistema de recursos correto e fácil, é possível torná-lo mais eficiente e seguro. E, claro, integrá-lo no planeamento do RH estratégico.

👉 Ferramenta: Automatização do recibo de vencimento

Modelo de competências

Na hora de mapear as competências de uma função, ou avaliar as competências dos colaboradores numa equipa, alguns modelos podem ser bastante úteis!

Ao serem utilizadas certas metodologias, nas diversas etapas do desenvolvimento profissional do colaborador, dá-se espaço para se criar um RH estratégico. Falamos, por exemplo, de metodologias de recrutamento e seleção, de plano de carreira, ou avaliações de desempenho.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para mapear as competências-chave de uma função ou cargo é a Matriz de Competências. Este recurso permitirá entender quais são as skills que os colaboradores deverão ter.

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Controlo de ponto

Controlar os horários e a assiduidade dos funcionários é outra atividade que cabe aos profissionais de RH. Esta tarefa pode ser feita através dos dados recolhidos do relógio de ponto, de plataformas de ponto digital, ou mesmo através de grelhas em Excel. Tudo depende do método utilizado pela empresa.

Rever as soluções manuais como as grelhas preenchidas pelos funcionários, ou processar dados extraídos a partir de sistemas externos à empresa, pode representar uma carga de trabalho enorme.

Com recurso a soluções digitais, todas as entradas e saídas diárias ficam mais fáceis, permitindo a comparação de horas trabalhadas em relação às horas previstas.

👉 Ferramenta: Sistema de relógio de ponto e controlo de assiduidade

Assinatura digital

Com os novos regimes de trabalho à distância ou teletrabalho, muitas empresas tiveram que encontrar soluções para ter assinados todos os documentos necessários.

Falamos de documentos oficiais como contratos, autorizações, folhas de ponto dos funcionários, enfim, todos os documentos que precisam de ser assinados. E não podem depender de tempo de espera até cada pessoa estar no escritório.

Com isso em vista, ter uma ferramenta de assinatura digital e eletrónica tornou-se essencial para qualquer organização. Um dos requisitos é ter, obviamente, uma solução 100% segura e legal, cumprindo todos os requisitos de segurança.  Além disso, este recurso deve ser confiável e cómodo.

👉 Ferramenta: Assinatura digital

SCRUM

O SCRUM é uma estrutura utilizada dentro da Metodologia Agile. O objetivo é otimizar a execução das atividades e organizar a divisão de tarefas dentro das equipas.

Envolve a realização de um projeto específico dentro de um prazo estipulado, normalmente de 30 dias. Este formato ajuda a fragmentar um objetivo maior em pequenas tarefas.

👉 Ferramenta: Guia prático sobre a metodologia SCRUM

Gestão de férias e ausências

O planeamento das férias e ausências dos funcionários também deve fazer parte do RH estretégico. Isto porque requer um bom trabalho de logística e de organização. As datas devem atender tanto às necessidades da empresa quanto às do colaborador.

Além do mais, é fundamental não esquecer o subsídio de férias de cada funcionário. Segundo o Código do Trabalho, o subsídio de férias deve ser pago antes do início do período de férias e proporcionalmente em caso de gozo interpolado de férias.

Isto significa que o valor dever ser pago à medida que o colaborador vai gozando férias. Contudo, o mais comum é as empresas pagarem o 14º mês de uma só vez, num dos meses de verão. Esta é uma política que cada funcionário tem que perceber junto do seu empregador.

Não restam dúvidas de que é muito importante que a empresa tenha uma boa organização e, claro, um RH estratégico que preveja tudo isto. Podemos ter soluções de mapa de férias em excel, mas e que tal utilizarmos uma ferramenta mais completa e prática?

As soluções digitais para a gestão de férias permitirem que os próprios colaboradores solicitem as suas folgas, ausências e férias. E mais, estas soluções ajudam também a reunir toda a informação dos colaboradores e as suas equipas em calendários visuais e intuitivos.

Assim, todos os colaboradores conseguem perceber quando os colegas estão de férias, ou quantos dias ainda lhes restam para tirar, no seu caso individual.

👉 Ferramenta: Gestão de férias e ausências online

Avaliação de desempenho

Pense nos profissionais com a melhor performance da sua empresa. Sabe dizer quem são? Conhece-os? Sabe dizer a razão ou como se destacam em relação aos seus colegas? Este entendimento pode ser feito a partir de avaliações de desempenho e cruzamento de dados.

Um sistema de gestão de desempenho possibilita identificar os profissionais que mais se destacam e por que são bem-sucedidos. Desta forma, torna-se mais fácil replicar a estrutura para outros colaboradores e departamentos da empresa.

A partir desta estratégia, podem ser tomados diferentes caminhos dentro do RH estratégico. Falamos, por exemplo, de implementar pesquisas de clima organizacional para melhorar o envolvimento dos profissionais, criar planos de desenvolvimento individual para guiar o progresso de cada colaborador. Ou realizar mudanças nos programas de formação e desenvolvimento da empresa.

👉 Ferramenta: Avaliação de desempenho online

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Recrutamento e seleção

Para encontrar e contratar os melhores talentos para a sua empresa, é fundamental ter eficiência no processo de recrutamento e seleção. É aqui que o RH estratégico toma forma. Não apenas ajuda a encontrar os profissionais mais qualificados, mas também monitorizam a experiência do candidato ao longo de todo o processo.

Afinal, a marca empregadora está sempre a ser avaliada. Um bom employer branding é essencial para a captação de talentos, mas não se pode descartar também ter um bom employer experience.

Ter uma página de carreiras atrativa, com um portal de empregos informativo e fácil de utilizar, é a melhor forma de comunicar ao mundo as oportunidades que existem na sua empresa.

Além disso, os fluxos de comunicação e a automatização do envio de mensagens permitem gerir as expectativas dos candidatos. Dar resposta a cada candidato é essencial. Por isso, comunicar com clareza cada etapa do recrutamento é um ponto que não pode ser esquecido.

Centralizar as informações e gerir o processo de vários candidatos numa só plataforma, tornará o processo muito mais fluido, tanto para a empresa quanto para o candidato.

👉 Ferramenta: Sistema ATS para Recrutamento e Seleção

Objetivos e OKRs

A metodologia OKR (Objetive Key Results), sucintamente, consiste num conjunto de técnicas de planeamento e organização. Esta é uma metodologia que pode ajudar bastante a tornar o RH estratégico. Por quê? Explicamos-lhe melhor a seguir.

Utilizar um sistema para conectar os objetivos da empresa ao dos colaboradores traz a possibilidade de organizar melhor o trabalho de todas as equipas. Além disso, permite acompanhar o status e os resultados de cada objetivo traçado.

Com sistemas inteligentes é possível escolher e atribuir objetivos a um ou mais funcionários, para que todos saibam quais são as suas responsabilidades e metas, de acordo com as suas competências.

Personalizar os objetivos e redefinir metas e datas concede flexibilidade conforme a evolução dos projetos.

👉 Ferramenta: Gestão de OKRs online

Indicadores de desempenho do RH estratégico

Existem alguns indicadores de Recursos Humanos que devem ser monitorizados continuamente. Alguns deles são extremamente importantes para um plano de RH estratégico. Entre eles, destacamos:

  • absentismo
  • taxa de rotatividade
  • tempo médio na empresa
  • competitividade salarial
  • clima organizacional
  • retorno sobre investimento com as formações
  • custo per capita de benefícios
  • produtividade
  • entre outros.

Ponderar e considerar cada um destes indicadores é crucial. Ao serem acompanhadas continuamente, estes indicadores possibilitam que as equipas se possam tornar mais eficientes e contar com decisões mais eficazes.

Desta forma, e tendo em conta todas as informações, dados e monitorizações, é possível tornar o RH estratégico.

RH estratégico: Software e recursos

Atividades burocráticas como onboardings de novos colaboradores, gestão de horários e turnos ou envio dos recibos de vencimento, podem ser otimizadas e centralizadas por softwares disponíveis em cloud.

Assim, a empresa reduz o tempo dedicado a tarefas administrativas e investe estas horas no planeamento e na execução de tarefas estratégicas.

Além dos pontos enunciados anteriormente, estes sistemas também garantem a segurança das informações e evitam erros humanos como o esquecimento ou erros de digitação.

Um exemplo de ferramenta que pode ser essencial no apoio do desenvolvimento de um RH estratégico é o software de RH da Factorial. Esta solução centraliza todos os processos de RH num só sistema. Além de que é uma solução fácil, intuitiva e rápida de implementar.

Eis algumas das possibilidades que o software de RH da Factorial pode oferecer:

  • Gestão de férias, ausências e baixas médicas de todos os colaboradores
  • Relatórios com dados dos colaboradores e da empresa
  • Calendário com informações de cada equipa
  • Gestão de formações online e presenciais
  • Eventos e comunicados da empresa
  • Avaliações de desempenho personalizadas
  • Envio e assinatura de documentos online
  • Sistema ATS de recrutamento e seleção integrado na própria plataforma

Torne o RH da sua empresa mais estratégico: registe-se gratuitamente e experimente o software de RH da Factorial durante 14 dias

Este artigo também está disponível em: Brasil

Ana Matos é Content Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais em diferentes formatos desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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