Neste artigo, exploramos o enquadramento legal das deslocações em serviço em Portugal, conforme o Código do Trabalho. Distinguimos as regras entre o setor público e o privado, detalhamos o regime de ajudas de custo para 2026 e mostramos como otimizar a gestão de despesas com as ferramentas certas.
Tabela de conteúdos:
- O que são as deslocações em serviço?
- Benefícios das deslocações em serviço
- O que diz a legislação sobre as deslocações em serviço?
- Deslocações em serviço: setor público vs. privado
- Que despesas são cobertas nas deslocações em serviço?
- 👉 Como otimizar a gestão de despesas de deslocações?
O que são as deslocações em serviço?
Este tipo de deslocação refere-se a viagens realizadas por colaboradores de uma empresa para fins profissionais. Podem ser com o objetivo de reunir com clientes ou de participar em conferências, formações e eventos.
No caso de organizações de maior dimensão, com vários escritórios, as deslocações em serviço podem também ser visitas a filiais. Ou até a parceiros de negócios.
No mundo do trabalho são um passo essencial para as empresas se expandirem e para os profissionais estabelecerem contactos. Quer se trate de uma viagem de negócios de curta duração ou de uma deslocação prolongada.
Estas viagens oferecem uma oportunidade única para o crescimento pessoal e profissional. Para além disso, fortalecem a presença e o alcance da empresa no mercado e têm diversos outros benefícios.
Benefícios das deslocações em serviço
Uma das principais vantagens das deslocações em serviço é a possibilidade de estabelecer relações pessoais mais sólidas. Quer seja com clientes, parceiros ou colegas.
O contacto presencial permite uma interação direta, criando uma base consistente para a construção de relacionamentos de confiança. Adicionalmente, as deslocações em serviço proporcionam a oportunidade de conhecer necessidades e desafios mais de perto. Isto faz com que possam ser encontradas soluções mais eficazes e personalizadas.
Outra vantagem importante das deslocações em serviço é proporcionar a aprendizagem e o crescimento profissional. Ao participar em eventos relacionados com a área de atuação da empresa, os colaboradores têm acesso a conhecimentos atualizados. Deste modo, ficam também a par das tendências emergentes no mercado.
Este conhecimento adquirido contribui diretamente para o sucesso da sua empresa, ao poder ser aplicado no desenvolvimento de estratégias. No limite, permite a expansão das oportunidades de negócio e impulsionar o crescimento num mercado competitivo como o atual.
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O que diz a legislação sobre as deslocações em serviço?
O Código do Trabalho (CT) prevê a noção de local de trabalho. No Artigo 193.º encontramos que:
1- O trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte.
2- O trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional.
Assim, podemos concluir que as deslocações em serviço se encontram previstas na legislação. O artigo 194.º determina as circunstâncias em que o empregador pode transferir o trabalhador para outro local de trabalho. Seja esta transferência temporária ou definitiva. No n.º 4 desse mesmo artigo podemos, ainda, ler que:
O empregador deve custear as despesas do trabalhador decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e da mudança de residência ou, em caso de transferência temporária, de alojamento.
É crucial notar que a obrigação de custear as despesas, nos moldes definidos por lei, aplica-se diretamente à Função Pública. No setor privado, embora não exista uma lei específica, as normas do setor público servem como principal referência, como veremos de seguida.
Deslocações em serviço: setor público vs. privado
Antes de mais, é necessário estabelecer que não existe legislação específica relativa às deslocações em serviço para o setor privado. Ainda que sejam mencionadas no CT, não existem regras próprias pelas quais se devam reger as empresas deste setor.
Assim, é bastante comum que cada organização acabe por criar o seu regulamento interno, no qual define as suas normas e como as deslocações em serviço são processadas. No entanto, isto não significa que os trabalhadores deixem de ter direitos e deveres, quando em deslocação.
Relativamente a deveres, os trabalhadores deverão obedecer às regras adjacentes ao trabalho normal, nomeadamente no que aos horários de trabalho diz respeito.
Quanto aos direitos, mesmo que fora do local habitual de trabalho, ou em deslocação em serviço, os trabalhadores deverão estar protegidos contra acidentes de trabalho.
Por fim, quanto às ajudas de custo nas deslocações em trabalho, são apenas aplicáveis ao setor público, como já vimos. Contudo, os valores das ajudas de custo fixados para a Função Pública acabam por servir de referência para o setor privado.
Nesta linha, o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril e a sua atualização no Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro, são frequentemente seguidos pelas empresas privadas.
Neles são definidas questões como quais os tipos de deslocação, a contagem de distâncias e o valor e reembolso das despesas. De forma sucinta, em caso de deslocações em serviço, o empregador deverá custear as deslocações e o alojamento (quando aplicável). Conheça este tema mais em detalhe, de seguida.
👉 Será que sabe o que dizem as leis laborais sobre os direitos dos trabalhadores?
Que despesas são cobertas nas deslocações em serviço?
As principais despesas que podem ser consideradas para as ajudas de custo na Função Pública são:
- Transporte: Inclui o pagamento por quilómetro em viatura própria (fixado em 0,40 €/km em 2026, segundo a factorialhr.pt ), bilhetes de transportes públicos, aluguer de viaturas ou despesas com táxis em situações justificadas., as noted by sapo.pt
- Alojamento: Custos com hotel ou outro tipo de alojamento, quando a deslocação impede o regresso diário.
- Alimentação: Despesas com refeições que excedam o valor do subsídio de alimentação regular, como detalha a factorialhr.pt.
- Outras despesas: Custos adicionais como portagens, estacionamento e outras taxas de serviço indispensáveis à deslocação.
Limites de isenção para 2026
Para o setor privado, os valores de referência da Função Pública são cruciais para determinar a isenção de impostos. Segundo os valores em vigor para 2026, como publicado pela grupyour.com e pela brma.pt, as ajudas de custo estão isentas de IRS e Segurança Social até aos seguintes limites diários:
| Tipo de Deslocação | Trabalhadores em geral | Administradores e Gerentes |
|---|---|---|
| Nacional | 65,89 € | 72,65 € |
| Internacional | 156,36 € | 175,42 € |
Fonte: Valores de referência para o setor público em 2026. Qualquer valor pago acima destes limites é considerado rendimento e sujeito a tributação.
Com base nestes dados, o setor privado pode, assim, optar por definir as suas próprias verbas para as ajudas de custo. No que concerne ao pagamento de IRS e de Segurança Social, estas verbas estão isentas se o valor atribuído for inferior ao que está legislado para os membros do Governo. Caso sejam superiores, passam a ser tributáveis.
Assim, é importante otimizar as deslocações em serviço para garantir não só o seu sucesso, mas também a sua eficiência e controlo de custos. Esta otimização passa por:
- Planear cuidadosamente a viagem.
- Escolher o meio de transporte mais adequado.
- Selecionar criteriosamente o alojamento.
- Agendar de forma eficiente os compromissos.
É também crucial acompanhar e controlar os custos relacionados com cada um destes pontos. Só assim pode ser garantido que os benefícios alcançados superem o investimento realizado. Neste aspeto, recorrer a uma ferramenta que auxilie no controlo dos custos e possibilite esta otimização torna-se indispensável.
Como otimizar a gestão de despesas de deslocações?
Uma gestão eficiente é fundamental para controlar custos e garantir a conformidade legal. A utilização de um software especializado, como a Factorial, centraliza e automatiza todo o processo.
Usando esta solução, não só a gestão das despesas realizadas em deslocação em serviço passa a ser muito mais simples, como completa. Além de que todas as despesas ficam centralizadas numa única plataforma. Otimizando, assim, recursos e tirando o melhor proveito possível do investimento feito.
Para uma gestão de despesas verdadeiramente automatizada, mas simultaneamente flexível e à medida das necessidades da sua empresa, pode ainda optar pela solução de cartões de despesas.
Vantagens de um software de gestão de despesas
Automatizar o controlo e gestão de despesas efetuadas durante deslocações em serviço permite poupar não só tempo, mas também custos. E nada como uma boa ferramenta de gestão para o fazer.
Entre as principais vantagens de recorrer às soluções da Factorial encontram-se a possibilidade de:
- Controlar despesas através de um software, deixando de usar métodos desatualizados e falíveis, como inserir gastos num Excel. É também o final da verificação manual de faturas.
- Acompanhar permanentemente custos, receitas e despesas, em tempo real. Deste modo pode saber facilmente onde e como o dinheiro da empresa está a ser gasto.
- Aprovar ou rejeitar despesas rapidamente. Acabam-se as trocas de e-mails, sendo que todos os pedidos são centralizados numa única plataforma onde, além do pedido, poderá ser incluída uma foto da fatura.
- Sincronizar pagamentos de reembolso de despesas com a folha de vencimento. Deixa de haver multiplicação de transferências de pagamentos e poupa-se em recursos e em custos.
Direitos e deveres do trabalhador em deslocação
Durante as deslocações em serviço, o trabalhador mantém os seus direitos e deveres contratuais. É fundamental destacar:
- Direito à segurança: O trabalhador está coberto pelo seguro de acidentes de trabalho durante toda a deslocação, segundo a doutorfinancas.pt.
- Dever de cumprimento: Devem ser cumpridos os horários de trabalho e as funções atribuídas, tal como no local de trabalho habitual, como destaca a doutorfinancas.pt.
- Reembolso de despesas: O empregador deve reembolsar todas as despesas legítimas e comprovadas, mesmo que não pague um abono de ajuda de custo fixo, de acordo com a doutorfinancas.pt.
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Perguntas frequentes sobre deslocações em serviço
Encontre respostas claras e atualizadas sobre deslocações em serviço, incluindo legislação, ajudas de custo e boas práticas de gestão para empresas e colaboradores.
As deslocações em serviço são viagens realizadas por colaboradores fora do local habitual de trabalho, com objetivos profissionais, como reuniões, formações, visitas a clientes ou participação em eventos.
Sim. O Código do Trabalho prevê a possibilidade de deslocações no âmbito das funções do trabalhador e estabelece que o empregador deve suportar despesas adicionais associadas, especialmente em situações de transferência temporária.
No setor público existem regras específicas, incluindo valores definidos para ajudas de custo. Já no setor privado, não há legislação detalhada, sendo comum as empresas seguirem as referências da função pública ou definirem regulamentos internos.
Normalmente incluem transporte, alojamento, alimentação e outros custos necessários, como portagens ou estacionamento. As despesas devem ser justificadas e relacionadas com a atividade profissional.
As ajudas de custo são valores pagos para compensar despesas em deslocação. Em 2026, estão isentas de IRS e Segurança Social até determinados limites diários definidos com base na função pública. Valores acima desses limites são tributáveis.
Sim. Mesmo que não exista um valor fixo de ajuda de custo, o empregador deve reembolsar despesas devidamente comprovadas e necessárias para a deslocação em serviço.
A melhor forma é recorrer a software de gestão de despesas, que permite automatizar processos, centralizar informação, reduzir erros e garantir conformidade legal.
O trabalhador mantém os seus direitos, incluindo proteção por seguro de acidentes de trabalho, cumprimento do horário laboral e reembolso de despesas associadas à atividade profissional.
