Perder tempo à procura de documentos, lidar com versões desatualizadas de ficheiros ou enfrentar falhas de segurança são percalços fácies de contornar nos dias que correm. A gestão documental em empresas de tecnologia, quando apoiada no software certo, pode tornar-se num processo automatizado que ajuda a reduzir erros e aumenta a produtividade das empresas.
Com a maioria destes documentos a privilegiar o formato digital, para que possam facilmente circular entre diferentes plataformas (e-mails, sistemas de Recursos Humanos ou armazenamento na cloud), uma gestão documental otimizada permite que qualquer colaborador autorizado encontre rapidamente o que precisa, sem ter de perder demasiado tempo em pesquisas ou a comparar versões para perceber qual é a atualizada.
O principal desafio da gestão documental em empresas de tecnologia
Gerir documentos numa empresa de tecnologia parece simples à primeira vista: afinal, a maior parte da informação existe em formato digital, certo? Mas se pensarmos que a maioria destes documentos se encontram dispersos entre e-mails, drives partilhadas, computadores pessoais e tantas outras ferramentas, a simplicidade do processo é rapidamente posta em causa.
É precisamente esta desordem que exige a implementação de mudanças: se por um lado quem necessita de um determinado documento pode ter de despender de horas até o encontrar, por outro a desorganização pode implicar um descontrolo no acesso a informações confidenciais, aumentando os riscos de segurança e o vazamento de informação sensível.
Os maiores benefícios de implementar um sistema de gestão documental eficiente
As vantagens da implementação de um sistema de gestão documental são imediatas: da produtividade à segurança e crescimento da empresa. Mas vejamos o que significam na prática:
- Aumento da produtividade: quando os colaboradores perdem menos horas a procurar ficheiros, ficam com mais tempo para realizar outro tipo de tarefas que realmente acrescenta valor à empresa.
- Redução de erros: trabalhar com versões desatualizadas, especialmente no que toca a diretrizes ou manuais técnicos, pode causar atrasos e problemas graves no decorrer das operações.
- Segurança e compliance asseguradas: todas as empresas que lidam com dados sensíveis devem conseguir armazenar seguramente as informações, tendo por base o RGPD, e garantir que estão protegidas contra acessos não autorizados ou perdas acidentais.
- Maior flexibilidade: com equipas distribuídas por diferentes regiões ou países, é imperativo que a informação seja facilmente acedida a partir de qualquer lugar.
Principais funcionalidades que um software de gestão documental deve ter
Controlo de versões e acesso
Um bom software de gestão documental mantém um registo completo de alterações e permite recuperar versões anteriores. Além disso, facilita a atribuição de acesso a documentos com base na função, departamento, ou até por colaborador, e ainda permite registar cada acesso.
Pesquisa avançada e filtros inteligentes
Funcionalidades de pesquisa avançada, categorização automática e filtros por data, autor ou tipo de documento permitem localizar qualquer ficheiro em segundos.
Assinatura digital e aplicação móvel
Com notificações automáticas, todos os envolvidos ficam informados sobre alterações ou tarefas pendentes, independentemente da localização, através da aplicação. A assinatura digital permite solicitar assinaturas de um ou mais colaboradores para cada documento, e guardar automaticamente os ficheiros depois de assinados.
O guia para implementar uma estratégia de gestão documental numa empresa de tecnologia
- Mapear os ficheiros existentes
Veja que documentos existem e onde estão (nos e-mails, nos computadores, nas drives partilhadas) e como são realmente usados. Desde contratos, a relatórios ou documentação de Recursos Humanos, a etiquetação eficaz dos ficheiros faz com que não migre para a nova plataforma documentos desnecessários: aproveite para excluir o que não interessa.
- Definir as políticas de acesso
Depois de saber que documentos tem, a pergunta é: quem pode aceder a quê? E até que ponto? Definir regras claras sobre quem pode ver, editar ou aprovar ficheiros é fundamental para evitar problemas de segurança e falhas na gestão documental. Assegure-se de que os acessos estão bem definidos desde o início.
- Escolher o software
O ideal é optar por uma solução de gestão documental que facilite uma integração completa: desde armazenamento centralizado, a controlo de versões, workflows automatizados e acesso seguro. Desta forma poupa tempo, dinheiro e evita a dor de cabeça de ter de gerir várias ferramentas em simultâneo.
- Planear a delegação de tarefas
A implementação não acaba no dia em que o software é instalado. É um processo contínuo que precisa de acompanhamento. É por isso que criar uma equipa responsável pela gestão documental é uma estratégia eficaz para colocar o plano em marcha: este grupo vai ser o ponto de contacto para as equipas, ajudando na migração de ficheiros e na formação, sempre que necessário. É a garantia de que o projeto não perde o norte e que as dúvidas são resolvidas rapidamente.
- Apostar na formação
Pode ter a melhor plataforma do mundo, mas se a sua equipa não souber usá-la, de pouco ou nada servirá. A formação é vital para que possa dotar os seus colaboradores de todas as ferramentas necessárias para perceberem, na prática, como guardar, aceder e partilhar documentos. É o empurrão que eles precisam para maximizar a adoção do sistema.
- Acompanhar continuamente
Depois de tudo a funcionar, não se acomode. A gestão documental é um processo que precisa de ser constantemente monitorizado e ajustado. Que documentos são mais procurados? Existem workflows que podiam ser mais automatizados? Este acompanhamento permite-lhe otimizar a sua estratégia à medida que a empresa cresce.
Como escolher o software de gestão documental certo?
Delinear as funcionalidades obrigatórias
Não se deixe levar por funcionalidades que parecem bonitas, mas das quais a sua empresa não precisa. Faça uma lista do que é inegociável: armazenamento centralizado, controlo de versões, uma boa pesquisa. O que é que realmente vai fazer a diferença no dia a dia?
Analisar a usabilidade do sistema
Não há nada mais frustrante do que um software robusto, mas com uma interface demasiado complexa. Por muito que seja a ferramenta na vanguarda do mercado, a regra é simples: se for difícil de usar os colaboradores vão evitar fazê-lo. Por isso, mantenha o foco na procura por uma plataforma intuitiva. Com a Factorial é possível agendar uma demonstração gratuita para que possa avaliar por si mesmo a solução antes de subscrever.
Optar por suporte em português
No mundo da tecnologia, as coisas mudam rápido e por isso é essencial que a plataforma que escolher acompanhe essa evolução. Em momentos de dúvidas, problemas técnicos ou necessidade de auxílio é fundamental poder contar com uma equipa de suporte que fale a sua língua. É por isso que a Factorial assegura uma equipa de profissionais totalmente disponíveis para o que for preciso, com apoio 100% em português.
A segurança na linha da frente
O software que escolher deve ser compatível com o RGPD e permitir definir permissões personalizadas. Verifique se é possível registar acessos e exportar relatórios para auditorias.
Tudo num só lugar
Saltar de plataforma em plataforma para gerir as diferentes tarefas de Recursos Humanos consome mais tempo do que o que poupa. Uma plataforma que junte a gestão documental com o controlo de assiduidade, de férias ou auxilie no processo de recrutamento é a estratégia mais simples e rápida e que tem muito menos margem para erros.
Próximo passo? Falar com a Factorial.
Se chegou até aqui e percebeu que a gestão documental na sua empresa de tecnologia precisa de uma mudança, o próximo passo é experimentar. Agende uma demonstração gratuita com a Factorial e veja como pode transformar a forma como a sua empresa lida com os documentos hoje mesmo.
