Definir OKRs (Objetivos e Resultados-Chave, ou, em inglês, Objectives and Key Results) em empresas de manutenção consiste, na prática, em estabelecer um sistema que permite a uma empresa definir os objetivos que quer alcançar e de que forma vai medir a sua progressão.
Num meio propício à dispersão, onde é necessário responder com prontidão na hora, a delineação de OKRs permite que não se perca o norte, isto é, que os objetivos maiores da empresa não fiquem para segundo plano num ambiente que é reativo por natureza.
Do gestor de manutenção ao técnico no terreno, todos sabem o que se espera de si e de que forma a sua contribuição será avaliada, o que motiva as equipas. Quando os resultados são visíveis e acompanhados de forma transparente, cada membro da equipa sente-se incluído num todo maior, e sabe de que forma o seu papel é imprescindível para contribuir para os objetivos de toda a empresa.
É uma forma de trazer clareza a uma área que, por norma, vive do improviso e da resposta rápida. No fundo, os OKRs em empresas de manutenção permitem sair da lógica de “apagar fogos” constante para um modelo de trabalho mais estratégico, previsível e sustentável.
Da teoria à prática: exemplos de OKRs em empresas de manutenção
Melhorar a eficiência das equipas de manutenção
- Objetivo: Aumentar a eficiência na execução de ordens de trabalho.
- Resultados-chave:
- Concluir 90% das ordens de manutenção dentro do prazo definido.
- Reduzir em 15% o tempo médio de reparação de equipamentos críticos.
- Diminuir em 20% a necessidade de segundas intervenções.
- Concluir 90% das ordens de manutenção dentro do prazo definido.
Reduzir custos operacionais de manutenção
- Objetivo: Tornar a manutenção mais eficiente em termos de custos.
- Resultados-chave:
- Diminuir 10% dos gastos em peças através de melhor gestão de inventário.
- Aumentar em 20% a taxa de reparações bem-sucedidas logo na primeira visita.
- Implementar planos de manutenção preventiva em 70% dos equipamentos críticos.
- Diminuir 10% dos gastos em peças através de melhor gestão de inventário.
Aumentar a satisfação do cliente interno ou externo
- Objetivo: Melhorar a experiência de quem depende da manutenção.
- Resultados-chave:
- Obter 95% de satisfação em questionários pós-serviço.
- Garantir resposta a pedidos urgentes em menos de 2 horas.
- Aumentar em 30% a comunicação proativa com clientes sobre o estado dos equipamentos.
- Obter 95% de satisfação em questionários pós-serviço.
Aumentar a segurança no ambiente de trabalho
- Objetivo: Reduzir incidentes relacionados com falhas de manutenção.
- Resultados-chave:
- Atingir zero falhas em inspeções obrigatórias de segurança.
- Formar 100% da equipa em protocolos de manutenção preventiva.
- Diminuir em 25% os incidentes registados em equipamentos críticos.
- Atingir zero falhas em inspeções obrigatórias de segurança.
As vantagens de implementar OKRs em empresas de manutenção
Socorrer-se de ferramentas que facilitam a automatização de tarefas é meio caminho andado para aumentar a satisfação das equipas. Em primeiro lugar os colaboradores distanciam-se de tarefas burocráticas repetitivas, e em segundo lugar encontram um maior propósito noutros focos de trabalho que acrescentam valor à empresa. Além disso, soluções como a Factorial fomentam:
- Transparência entre a direção e as equipas: com a Factorial cada colaborador tem acesso em tempo real ao seu painel de objetivos, que inclui a sua lista e descrição bem como o seu estado e progresso. Este alinhamento ajuda a reduzir conflitos e fomenta o espírito de equipa.
- Comunicação mais fluida: objetivos mal transmitidos, falta de feedback contínuo, informação que se perde pelo caminho… tudo isto são problemas do passado. A Factorial centraliza toda a informação relativa aos OKRs garantindo que não existem versões diferentes de um mesmo objetivo nem dúvidas sobre a meta final.
- Melhoria na produtividade: questões como o tempo médio de reparação ou custos com peças transformam-se em números acionáveis. Este tipo de dados fomenta a tomada de decisões informada e impacta positivamente a rentabilidade do negócio.
Como é que a Factorial facilita a implementação de OKRs?
A Factorial permite alinhar o trabalho de toda a equipa e acompanhar em tempo real a evolução dos resultados através de:
- Criação de diferentes tipos de objetivos
Com a Factorial, pode definir objetivos 100% adaptáveis por empresa, equipa ou individuais. Além disso, é possível atribuir uma retribuição variável a cada um deles. Desta forma, dentro de uma mesma equipa, cada colaborador pode obter uma retribuição variável consoante o cumprimento dos objetivos que podem ser um bónus, por exemplo, pelo cumprimento de uma meta, um incentivo resultante da diminuição do tempo médio de reparação, um extra vinculado à satisfação dos clientes. Estes objetivos podem ainda ser reprogramados todos os meses e são 100% transparentes: o funcionário consegue ver, em primeira mão, quanto falta para atingir um dado objetivo e se este está ou não atualizado.
- Personalização de cada objetivo
Para cada objetivo pode atribuir um nome, um prazo, e escolher como irá medir as metas. Pode adaptar os objetivos e personalizá-los de acordo com as funções de diferentes equipas ou colaboradores. Pode ainda criar objetivos para diferentes períodos de tempo.
- Aumento da transparência
Quando cada funcionário está ciente da remuneração variável no fim do mês, deixam de haver surpresas e o trabalho é realizado com foco. Com a Factorial, cada membro da equipa pode ficar imediatamente a par do progresso dos seus objetivos através da atribuição de estados como “em progresso”, “em dia” e “em atraso”. Além disso, é possível fechar os objetivos sempre que tiverem expirado, de modo a reduzir lapsos e aumentar a clareza.
Erros comuns na definição de OKRs em empresas de manutenção e como evitá-los
- Definir objetivos demasiado vagos, como “melhorar processos” ou “aumentar a eficiência”. Para o evitar, com a Factorial cada objetivo tem de estar associado a resultados-chave claros e mensuráveis.
- Falta de acompanhamento: para uma estratégica eficaz de implementação de OKRs não basta defini-los no início do semestre e confirmar o seu estado estado no fim. Os dashboards da Factorial e os relatórios automáticos permitem estar em cima do acontecimento e adaptar objetivos ou remediar desvios atempadamente.
- Criar demasiados objetivos ao mesmo tempo: cada objetivo tem de estar integrado com o planeamento completo das funções a desempenhar por um colaborador. Se o número de objetivos não for suportado pelas horas necessárias, é muito fácil que nenhum seja cumprido, o que não só é pouco produtivo como pode trazer sobrecarga ao funcionário.
- Não considerar o alinhamento entre equipas numa área que frequentemente envolve o desempenho de vários membros para a concretização de uma só tarefa: técnicos, armazém, qualidade, gestão de clientes. Com o software certo, os objetivos tornam-se facilmente visíveis para toda a organização, e é mais fácil definir metas que se complementam ao invés de chocarem entre si.
- Focar apenas no curto prazo: é natural que a pressão do dia a dia leve muitas empresas de manutenção a pensar apenas no imediato. Mas se os OKRs forem sempre de curto prazo, nunca se avança para objetivos estratégicos como a implementação de manutenção preditiva ou a melhoria da experiência do cliente. Na Factorial é possível combinar objetivos de curto e longo prazo no mesmo ciclo, garantindo que as urgências são tratadas sem perder de vista a visão estratégica.
Se a sua empresa de manutenção procura sair do ciclo da reação constante e evoluir para uma operação mais estratégica, a resposta está ao seu alcance. Experimente a ferramenta de OKRs da Factorial e veja como é possível deixar que os objetivos deixem de ser apenas teóricos, para passarem a estar assentes em números e metas concretas e práticas.
