O setor dos restaurantes e cozinha em Portugal é caracterizado por uma elevada rotatividade dos colaboradores e por picos sazonais que implicam contratações temporárias. Desde garantir que o novo colaborador se sente integrado, aprende rápido e entra no ritmo sem comprometer a qualidade do serviço, existe uma série de fatores a ter em conta na hora de planear um onboarding em restaurantes e cozinha.
Se tudo correr bem, o colaborador será capaz de ser autónomo mais rapidamente e a probabilidade de permanecer no mesmo emprego por mais tempo aumenta. Com a funcionalidade de onboarding da Factorial, é possível simplificar este processo, tornando-o consistente e fácil de replicar, independentemente da dimensão da equipa ou da frequência da rotação dos seus membros.
Na prática, o que diferencia o onboarding em restaurantes e cozinha de outros setores?
Receber um novo colaborador num restaurante não é de todo o mesmo que recebê-lo num escritório ou numa função administrativa. Quando se fala em onboarding em restaurantes e cozinha é essencial ter em mente:
- A elevada rotação de pessoal, que implica um processo de integração rápido e eficaz, que não prejudique a qualidade do serviço.
- O trabalho sob pressão: num ambiente onde uma falha pode resultar numa reclamação, e onde frequentemente a prioridade é diminuir ao máximo o tempo de espera do cliente, é necessário procurar o equilíbrio certo entre o tempo que envolve o processo de onboarding e a necessidade de autonomia do colaborador. A juntar a tudo isto, o ambiente físico do restaurante (calor, ruído, correria) também é propício a um maior desgaste, quer do colaborador que acabou de entrar, quer dos colegas e gestores que o tentam integrar.
- A necessidade de coordenação entre funções: num restaurante cada colaborador tem uma função muito própria, ao mesmo tempo que se integra numa equipa que opera numa lógica de cascata sequencial com outras: o fim de uma ação de um colaborar significa o começo da ação de um outro.
- A uniformização de processos: num restaurante, para cada prato há uma “assinatura” que deve ser respeitada. O onboarding serve também para transmitir este tipo de padrões que garantem um serviço uniformizado independentemente dos colaboradores responsáveis por determinada mesa.
Passo a passo para o onboarding em restaurantes e cozinha
1. Começar a preparação antes do primeiro dia
- Documentação legal: envie e/ou assine digitalmente com a Factorial contratos, termos de confidencialidade, fichas de aptidão médica, entre outros.
- Materiais de trabalho: planeie o acesso a uniformes, utensílios específicos ou explique o processo de picagem de ponto.
- Manuais e normas: disponibilize num único sítio fichas técnicas de pratos ou protocolos de higiene e segurança alimentar.
2. Planear a receção durante o primeiro dia
- Apresente a pessoa à equipa e ao espaço.
- Explique a dinâmica do serviço, como funcionam os horários e os momentos críticos mais previsíveis.
- Demonstre onde ficam os equipamentos e onde são as zonas de descanso.
3. Estruturar a formação
Desde conceitos mais teóricos (como notas sobre o ambiente do restaurante ou dados sobre o menu), a componentes práticas (como onde está o quê), experimente:
- Shadowing: o novo colaborador acompanha de perto um colega mais experiente para observar em primeira mão de que modo são cumpridas as tarefas do dia a dia.
- Sessões curtas de componente teórica, como normas de higiene, segurança, especificidades relacionadas com o atendimento.
- Checklists de tarefas: a Factorial permite criar e atribuir listas para cada função.
4. Desenvolver práticas de avaliação e feedback contínuo
O acompanhamento é fundamental para garantir que o desempenho evolua e que o novo elemento se sente apoiado. Opte por:
- Reuniões rápidas no fim de cada turno na primeira semana.
- Sessões de feedback ao fim de 7, 15 e 30 dias.
- Registo de progresso na Factorial, acessível para chefes de equipa e Recursos Humanos.
Erros mais comuns no onboarding em restaurantes e cozinha (e como evitá-los)
1. Não preparar antes do primeiro dia
É natural pensar que, especialmente tratando-se de um trabalho presencial, há pouco a fazer antes de se encontrar cara a cara com o novo colaborador. Se optar por esta abordagem rapidamente verá que, na hora, faltarão os básicos: a farda pronta a usar, o contrato assinado, a checklist que indique por onde começar. Esta improvisação passa uma imagem pouco profissional e aumenta o stress inicial.
Com a Factorial é possível planear este pré-onboarding através do envio prévio de documentos, a definição de checklists (que pode duplicar para diferentes funções) ou a partilha de vídeos explicativos, por exemplo, antes do primeiro dia.
2. Excesso de informação
A sobrecarga de informação no primeiro dia é a receita indicada para o esquecimento. Entre conhecer os novos colegas, perceber os procedimentos associados à função, conhecer o menu e as práticas do negócio, se toda esta informação for passada de uma vez é natural que não seja assimilada corretamente. A Factorial permite-lhe definir este processo de forma estratégica: pode, por exemplo, segmentar uma tarefa por várias etapas e libertar conteúdos ou informação relativa à formação de forma progressiva, com prazos definidos ou ao fim da concretização de um milestone específico, por exemplo.
3. Falta de acompanhamento após a primeira semana
O onboarding deve ser um processo contínuo que pode durar até 90 dias nalguns contextos. Quando depois do esforço inicial os colaboradores são largados à sua sorte, a reputação da entidade empregadora é posta em causa, e o nível de satisfação do novo membro da equipa também. O descontentamento de um colaborador fechará a abertura e motivação do mesmo para concluir o processo de onboarding. Com a Factorial, pode agendar check-ins automáticos (7, 15, 30 dias), com formulários de feedback e registo de progresso para garantir que está presente ao longo de todo o processo.
4. Não considerar a cultura da casa
Por vezes, o foco em questões práticas do dia a dia é tão grande que questões como o estilo do serviço que se pretende, o tom da comunicação ou a forma de lidar com clientes difíceis fica para segundo plano. Na Factorial pode criar módulos de onboarding específicos relacionados com a cultura e os valores do restaurante, de forma a garantir que a identidade se mantém mesmo com equipas em constante mutação.
Como avaliar o sucesso do onboarding
Procurar rastrear indicadores concretos é meio caminho andado para perceber se o tempo investido está realmente a dar frutos. Pode focar-se em:
- Tempo médio até o colaborador ser autónomo
Quantos dias (ou semanas) o colaborador demora a desempenhar funções sem supervisão constante.
- Taxa de retenção nos primeiros 90 dias
Um dos grandes problemas do setor é a saída precoce de colaboradores. Com uma integração bem planeada é possível reduzir esta taxa e evitar custos excessivos com o recrutamento e a formação.
- Nível de satisfação do colaborador
Medir o quão integrado e confiante se sente o novo elemento ajuda a prever o seu desempenho futuro.
- Qualidade do serviço nas primeiras semanas
Menos erros, menos pedidos devolvidos, menos reclamações. Tudo isso é reflexo direto de um onboarding bem feito.
A funcionalidade de onboarding da Factorial não só acompanha cada passo da integração, como regista dados e gera relatórios automaticamente, para que consiga:
- Ver o progresso das tarefas atribuídas
- Obter feedback digitalmente, através de questionários.
- Consultar o histórico para comparar processos, identificar padrões e replicar o que funciona melhor.
Para ficar a conhecê-la, agende a sua demonstração gratuita hoje mesmo e familiarize-se com a plataforma, antes de optar pela subscrição que melhor se adequa à sua realidade.
