Desde o processo de onboarding, atualizações de contratos, documentação relativa a formações ou aprovação de orçamentos, a possibilidade de assinar documentos online veio aumentar a rapidez, eficiência e segurança dos processos, otimizando os fluxos de trabalho entre colaboradores. Existem várias opções no mercado para este efeito, no entanto quando se trata de dados pessoais ou documentos confidenciais, é preciso escolher com critério e comparar a fundo as diversas opções para que compreenda a que melhor se integra com os processos atuais da empresa, e a que é mais eficaz e confiável.
Neste artigo, fique a conhecer os melhores softwares para assinatura eletrónica em 2025, e compreenda qual a melhor opção para a sua empresa.
As vantagens dos melhores softwares para assinatura eletrónica
Rapidez e otimização de processos
Existe uma série de procedimentos internos recorrentes que exigem respostas constantes quase imediatas, como é o caso da assinatura de termos de responsabilidade ou a autorização de pagamentos. Sem a entrega de papelada em mãos, os melhores softwares para assinatura eletrónica permitem que não seja necessário dispender de muito tempo para este tipo de tarefas com uma incidência praticamente diária.
Validade legal assegurada
É natural que surjam dúvidas sobre a legalidade da assinatura eletrónica. No entanto, o enquadramento legal, quer a nível nacional como europeu, é bastante claro: em Portugal, a assinatura digital tem plena validade jurídica, desde que cumpra os requisitos do Regulamento eIDAS.
Menos desperdício
Diminui-se a necessidade de papel e tinteiros, os gastos com deslocações para obter assinaturas ou até mesmo a necessidade de armazenar fisicamente todos os documentos… tudo isto faz com que optar pela assinatura digital seja também ela uma escolha sustentável para as organizações.
Controlo e centralização
Com soluções como a da Factorial, os arquivos ficam automaticamente armazenados e acessíveis, o que significa que os risco de perda de informação ou de estar a trabalhar com informação desatualizada, são amplamente minimizados.
Melhores softwares para assinatura eletrónica: funcionalidades inegociáveis
Integração com os sistemas e fluxos internos
Na maioria dos casos, lidar com uma série de programas que funcionam de forma isolada traduz-se em perdas de tempo. Desde o processo de onboarding, a alterações salariais ou folhas de ponto, a possibilidade de integração com outras ferramentas de Recursos Humanos é essencial e tudo deve estar compilado e interligado num mesmo lugar.
Facilidade de utilização para todos os intervenientes
Sempre que um novo processo é complexo, pouco intuitivo ou exige passos desnecessários, a adesão é baixa, e os erros podem multiplicam-se. A experiência de utilizador não deve ser subvalorizada. Com uma interface limpa e intuitiva, a plataforma da Factorial foi pensada para ser usada tanto por gestores de Recursos Humanos como pelas restantes equipas. A aplicação móvel da Factorial elimina barreiras geográficas e permite que as assinaturas sejam efetuadas mesmo quando as equipas se encontram em deslocação.
Automatização e gestão integrada de documentos
Uma assinatura digital não se resume a assinar um PDF. É importante saber quem criou o documento, que alterações foram feitas e por quem, onde fica guardado. Além da possibilidade de enviar ficheiros para assinatura num clique, a Factorial dispõe de templates base de contratos, por exemplo, com os dados já inseridos e garante que o ficheiro final fica automaticamente associado ao perfil do colaborador, dentro da própria plataforma.
Quanto custa… realmente?
Um problema recorrente na hora de escolher um software para assinaturas digitais são os custos ocultos. É importante ver com atenção o que é que o plano inclui, verdadeiramente. É comum ser necessário acrescentar módulos, ter um número limitado de assinaturas por mês ou até necessitar de um suporte extra que não é disponibilizado.
Suporte, personalização e evolução
As necessidades da sua empresa mudam, e os melhores softwares para assinatura digital têm se conseguir acompanhá-las. É fundamental uma equipa de suporte técnico que comunique em português, uma plataforma que se atualiza frequentemente e que permite personalização total, para garantir que todas as necessidades de Recursos Humanos da sua empresa têm resposta (sem precisar de plataformas extra que envolvem mais custos).
Factorial vs. Adobe, DocuSign e Oneflow: qual o melhor software para assinatura eletrónica?
Adobe, DocuSign, Oneflow… é legítimo questionar-se sobre o que distingue realmente cada solução. Fique a conhecer as principais diferenças.
DocuSign e Adobe: robustas, mas demasiado generalistas
Tanto a DocuSign como a Adobe Acrobat Sign são ferramentas extremamente populares. Não há margem de dúvida quanto à sua fiabilidade e alcance. No entanto, são soluções pensadas para o mercado na sua generalidade e, quando aplicadas ao contexto de equipas de Recursos Humanos, muitas vezes falham numa área crítica: integração com os restantes processos internos. Por sua vez a Factorial é na sua génese uma plataforma de gestão de Recursos Humanos, em primeiro lugar, que disponibiliza a assinatura digital como parte de um sistema mais completo e vasto que inclui, entre outras coisas, ferramentas para a gestão de contratos e férias, a possibilidade de efetuar avaliações de desempenho e automática os processos de onboarding e offboarding, bem como o controlo de assiduidade e turnos.
Oneflow: moderna, mas com limitações no ecossistema de Recursos Humanos
Apesar da Oneflow ser uma plataforma eficaz no que diz respeito à gestão de contratos, fica bastante aquém no que toca aos restantes componentes essenciais para uma boa gestão de Recursos Humanos, como um todo. Para além da necessidade de uma curva de aprendizagem mais técnica para lidar com a plataforma, é também difícil compartimentalizar a documentação por colaborador, aumentando o risco de desorganização e até mesmo perdas de informação.
Factorial: assinatura digital integrada numa solução completa
No dia-a-dia da sua empresa, o que significa a implementação da assinatura digital? Eis alguns dos cenários mais comuns:
- Contratação de novos colaboradores: quando um novo membro se junta à equipa, o contrato pode ser automaticamente gerado e preenchido tendo por base os dados do perfil inserido na plataforma. O documento é automaticamente enviado para assinatura e fica devidamente arquivado no perfil da pessoa.
- Onboarding digital: frequentemente o processo de onboarding resume-se a uma lista de passos comuns à maioria dos departamentos, com pequenas variações consoante o cargo. Isto significa que não há necessidade de começar do zero sempre que alguém dá início ao seu primeiro dia de trabalho. Documentos como o regulamento interno, plano de formações ou política de teletrabalho podem ser enviados automaticamente e ficar devidamente validados e registados.
- Renegociações salariais ou alterações contratuais: seja por atualização de funções, promoções ou ajustes legais, os documentos necessários são criados, enviados e assinados com rastreabilidade.
- Encerramento de contrato ou emissão de declarações: tudo é tratado formalmente, com um processo seguro e rápido.
Tudo o que precisa de ser assinado, fica assinado. Tudo o que precisa de ser arquivado, fica arquivado. E tudo o que precisa de ser revisto, está facilmente acessível. Deixa de haver trabalho redundante. Além disso, a curva de aprendizagem é curta, a navegação é fluida, e não há necessidade de formações longas nem de departamentos de IT a fazer pontes entre sistemas.
Os planos da Factorial vão desde o Starter a planos “a la carte”, feitos à medida da sua empresa. Para começar, o melhor mesmo é solicitar uma demonstração gratuita e começar a inteirar-se acerca da plataforma em si, antes de explorar que tipo de plano é mais adequado à sua realidade.
