Em Portugal, no que toca à gestão de formação para docentes e equipas académicas, é imprescindível ter em conta não só todas as condições legais referentes ao ciclo de formação, como também outros aspetos estratégicos e que variam consoante o corpo docente ou a instituição. Para garantir que os requisitos são cumpridos atempadamente, e tendo em conta que diferentes profissionais têm diferentes necessidades de formação, torna-se crucial recorrer a uma ferramenta que possibilite a digitalização e otimização de todo o processo.
Como modernizar a gestão da formação para docentes e reduzir a carga administrativa nas instituições de ensino
É ponto assente que todos os docentes devem ter acesso a oportunidades de desenvolvimento profissional ao longo da sua carreira. O que muitas vezes se substima é a complexidade inerente ao planeamento, organização e gestão das formações.
Se partirmos do pressuposto que cada ação de formação implica o levantamento das necessidades de cada membro do corpo docente (considerando também o enquadramento legal), a planificação das formações tendo em conta as prioridades e as modalidades (por exemplo, se se trata de uma formação presencial ou online), a avaliação dos resultados e a definição e cumprimento de um orçamento, entre tantas outras coisas, é natural que tratar deste ciclo com base em processos manuais conduza a erros. Este tipo de erros não só leva a perdas de tempo significativas como pode gerar descontentamento nos diferentes membros das equipas.
Plataformas como a Factorial, que permitem a automatização desta gestão, tornam-se uma mais-valia, aumentando a organização, eficiência e visibilidade de todo o processo. É possível, por exemplo:
- Automatizar a gestão de formações e centralizar todos os dados e custos.
- Criar lembretes automáticos de modo a notificar as equipas e minimizar esquecimentos ou atrasos.
- Garantir conformidade legal com a opção de preparar o Anexo C do Relatório Único.
- Monitorizar a assiduidade e conclusão das formações com dashboards claros e intuitivos.
- Garantir o desenvolvimento de competências e o impacto das formações no desempenho dos professores e das equipas académicas.
O que é o Anexo C do Relatório Único?
Do Relatório Único fazem parte um conjunto de anexos que servem para comunicar ao Estado informações sobre a atividade da empresa, e a sua entrega é obrigatória (caso contrário estará sujeito a coimas que podem ir das centenas aos milhares de euros, dependendo da dimensão da empresa). Um desses anexos, o Anexo C, diz respeito à formação contínua e a sua entrega é obrigatória mesmo que não tenham sido efetuadas formações. Com a Factorial é possível, ao centralizar todos uns dados num só lugar, exportar uma tabela com todos os campos obrigatórios do Anexo C automaticamente preenchidos. Deste modo consegue:
- Ter todos os dados acessíveis e compilados num sítio.
- Reduzir erros resultantes da compilação manual de dados.
- Ter os documentos para inspeções e auditorias prontos num clique.
- Exportar automaticamente o Anexo C com os dados preenchidos.
Gestão de formação da teoria à prática: o que muda com a Factorial
Automatização e fluxos simplificados
A maior parte do tempo perdido na gestão da formação está nas tarefas pequenas e repetitivas, mas obrigatórias, como enviar convites para formações, confirmar inscrições, emitir listas de presenças, relembrar prazos ou arquivar certificados.
Com a Factorial é possível criar de forma automatizada um evento, atribuir-lhe participantes e definir responsáveis, bem como programar notificações automáticas a ser enviadas por e-mail com o respetivo procedimento para inscrição, lembretes ou avaliação final. Com base nos dados atualizados na hora, é ainda possível criar relatórios.
Relatórios e conformidade sem esforço
Nos dias que correm é necessário provar que a formação foi de facto efetuada e que impacto teve na performance do colaborador. Com a Factorial isso deixa de ser um problema, uma vez que é possível gerar relatórios por colaborador, tipo de formação, data ou área, por exemplo. Os registos completos de participação, progresso e conclusão estão sempre à mão, bem como outros indicadores de adesão.
Muito mais do que responder a auditorias, estes relatórios fornecem dados fiáveis que facilitam análises internas e permitem perceber onde se está a investir, que áreas têm menos adesão ou que competências ainda estão por desenvolver.
Integração com outras áreas da gestão de RH
A verdadeira cereja no topo do bolo é a seguinte: a Factorial não funciona de forma isolada e está integrada com as restantes vertentes de Recursos Humanos da instituição: desde os processo de onboaring e offboarding, passando pela gestão de recibos de vencimento, registo de ausências ou avaliação de desempenho, a Factorial foi concebida de modo a ser uma plataforma auto-suficiente que não requer grandes conhecimentos técnicos nem plataformas de terceiros para compilar eficazmente todos os dados relativos a um docente.
Na prática, isto significa que é possível cruzar dados automaticamente e perceber, por exemplo, se há uma correlação entre a conclusão de uma formação e uma melhoria de desempenho, ou entre o plano de formações e a retenção dos colaboradores.
Tomada de decisões fundamentada
São várias as áreas abrangidas pela formação de docentes e importa frisar que para subir de escalão são necessárias pelo menos 25 horas de formação por ciclo avaliativo. Além disso, em determinados escalões a formação tem de estar relacionada com a área científica e pedagógica do docente.
Entre os vários tipos de formação disponíveis encontram-se:
- Didática específica da disciplina (ex: Matemática, Português, História…);
- Tecnologias educativas e digitais;
- Educação inclusiva;
- Cidadania e desenvolvimento;
- Segurança, primeiros socorros, proteção de dados, entre outras (em contexto escolar).
Assim, na hora de definir o plano de formação para a equipa, a direção pode, através da Factorial, consultar:
- Que formações já foram feitas nos últimos dois anos nessa área;
- Quais os docentes que participaram (ou não) nessas ações;
- Que avaliação foi feita pelos próprios participantes após a formação;
- Que relação existe entre a formação e os indicadores de desempenho identificados.
Com estes dados é possível tomar decisões mais fundamentadas. Pode optar-se por uma formação mais prática. Ou por ações diferenciadas para diferentes grupos. Ou até perceber que o problema está menos na falta de formação e mais na sua aplicabilidade no contexto de sala de aula.
Sem essa visibilidade, tudo se resume a intuição. E embora a intuição tenha o seu lugar, não deve ser o único critério de decisão.
Adaptada ao sector educativo
Apesar de ser usada em empresas de diferentes dimensões e sectores, a Factorial ajusta-se facilmente ao contexto educativo. A estrutura da plataforma permite organizar formações por áreas pedagógicas, ciclos de ensino, grupos de recrutamento ou qualquer outro critério interno.
Além disso, permite incluir documentação relevante, criar planos anuais de formação, gerir inscrições por grupo ou equipa, e acompanhar indicadores ao longo do tempo — funcionalidades que são particularmente úteis em agrupamentos escolares, centros de formação ou redes de colégios.
Redução da carga administrativa
Com a Factorial, o tempo gasto em tarefas repetitivas — como enviar emails, controlar inscrições, cruzar folhas de Excel ou emitir declarações — é reduzido de forma drástica. Para as instituições que adotam a plataforma os ganhos em eficiência são evidentes logo nas primeiras semanas.
Mais do que uma questão de conforto, digitalizar e centralizar a informação relativa à formação de docentes significa mais tempo para planear formações com qualidade, fazer acompanhamento pedagógico e avaliar impacto.
Pode agendar hoje mesmo a sua demonstração gratuita para compreender de que modo a Factorial pode ser posta ao serviço da sua instituição de ensino.
