Nas startups, os hábitos que se instalam no início tendem a acompanhar a empresa durante muito tempo e as mudanças prometidas para depois tendem a tardar mais do que o esperado. Automatizar salários em startups é um passo crucial para gerir recursos da melhor forma e garantir otimização de tempo e conformidade legal. É uma decisão estratégica e os benefícios são evidentes a curto prazo.
Por que se devem automatizar salários em startups?
Quando se fala em startups, a imagem que normalmente nos vem à cabeça é a de uma equipa pequena, cheia de energia, focada em crescer rápido e em conquistar mercado. Mas por detrás de todo este dinamismo por vezes são negligenciados alguns processos que se “deixam para mais tarde”.
No que toca ao processamento de salários, no início pode ser intimidante não saber por onde começar: qual a melhor opção do mercado? Qual o orçamento que podemos alocar a esta decisão? Vai ser preciso muito tempo até conseguir usar a plataforma sem esforço?
Mas é precisamente a abertura para este planeamento inicial que libertará tempo no futuro: menos tempo gasto a arquivar recibos de vencimento ou a calcular subsídios, e mais tempo focar no que realmente importa, o produto e os clientes.
Além disso, do lado dos colaboradores, o impacto também se faz sentir. A automatização deste tipo de processos regulares reduz drasticamente os atrasos nos pagamentos, ou os erros no processamento de salários, o que beneficia inevitavelmente a taxa de retenção da empresa e a projeção da sua boa imagem.
O que acontece quando os salários não são automatizados?
Perda de tempo e foco
Numa startup, o processamento manual de salários é uma tarefa repetitiva e burocrática que retira ao responsável por ela mais tempo do que devia. A pior parte é que não é um processo estanque: basta as equipas duplicarem que a burocracia aumenta proporcionalmente.
Cálculos errados e falhas no cumprimento da lei
Fazer cálculos manuais e cruzar informações, como dias de férias ou baixas, é um processo moroso e propício a erros. Além do constrangimento natural que este tipo de equívocos acarreta, existem ainda as consequências legais associadas a este tipo de erros fiscais.
Desmotivação dos colaboradores
Em empresas em fase de crescimento, é normal que os processos ainda não estejam totalmente apurados e vão ocorrendo pequenas falhas. No entanto, um acumular excessivo de lapsos pode ter consequências difíceis de reverter, desde a falta de confiança a uma sensação de desorganização permanente.
Automatizar salários em startups: os primeiros passos
Centralizar todos os dados dos colaboradores
O primeiro de todos os passos consiste em ter toda a informação associada aos colaboradores num único sítio, incluindo contratos, horas de trabalho, ausências e benefícios.
Ao ter tudo incorporado numa única solução evita-se o cruzamento de dados manual, propício ao erro, e desenvolve-se uma base sólida que irá catapultar um processamento salarial automático e fidedigno.
Configurar a criação automática de recibos de vencimento
Quando se vê cumprido o primeiro passo, está na hora de acionar o que realmente procura: a automatização de salários.
Na Factorial, é possível definir a periodicidade da política de pagamento (mensal, semanal, a cada duas semanas, e duas vezes por mês) e quando pretende ativar a configuração. Pode ainda criar várias políticas diferentes e associá-las a colaboradores específicos.
Cumprir as obrigações legais
Através do cálculo automático de impostos e contribuições de acordo com as tabelas atualizadas, a Factorial torna-se o seu braço direito no que toca a evitar multas ou outras complicações legais.
Além disso, sendo uma plataforma que permite o armazenamento seguro de dados, tem à distância de poucos cliques o acesso ao histórico de pagamentos que pode ser necessário quando ocorrem inspeções gerais do trabalho.
Como a Factorial descomplica o processamento de recibos de vencimento
Desde contratos, a horas trabalhadas, ausências, benefícios ou subsídios, a Factorial gera recibos de vencimento tendo por base os dados que estão centralizados na plataforma. Desta maneira os colaboradores são poupados do risco de receber recibos incorretos, ou sofrer atrasos no pagamento.
Além disto, o processo é totalmente transparente. A cada colaborador pode ser garantido o acesso ao histórico de pagamentos ou a determinado recibo dentro do portal, eliminando-se a dependência ou a necessidade de contactar o departamento de Recursos Humanos para consultar informações básicas.
Enquanto plataforma tudo-em-um, a Factorial integra o processamento de recibos de vencimento com outras áreas de Recursos Humanos. Os salários podem, por exemplo, ser conectados com dados relativos à assiduidade, gestão de férias ou de benefícios.
Perguntas Frequentes
É possível criar relatórios de folha de pagamento?
Sim, com a Factorial é possível compilar dados relativos aos custos da empresa, como despesas suplementares ou evolução dos salários, e obter insights úteis através de relatórios.
Além disto, consegue facilmente obter uma vista geral das novas contratações, das rescisões, tipos de contrato ou horas trabalhadas.
É possível sincronizar as despesas com a folha salarial?
Sim, é possível. Com a Factorial, sempre que um colaborador fizer um pagamento do próprio bolso, o reembolso pode ser sincronizado com a folha de salário, como uma espécie de suplemento adicional, para que nada fique esquecido. Saiba mais sobre a ferramenta de gestão de despesas da Factorial.
Na prática, o que é que as equipas de Recursos Humanos podem fazer com a ferramenta de automatização de salários da Factorial?
Com permissões de administrador, consegue:
- Gerir e partilhar folhas de pagamento com a empresa.
- Contactar diretamente o contabilista através da Factorial Professionals.
- Descarregar dados relativos aos recibos de vencimento e sincronizar suplementos extra, com a possibilidade de notificar o contabilista.
O que são suplementos?
Os suplementos incluem bónus, comissões, horas extraordinárias, entre outros. São altamente configuráveis e adaptáveis, podendo definir a sua periodicidade como melhor lhe convier, se são fixos ou variáveis e ainda acrescentar quantos suplementos quiser.
Quem pode aceder aos recibos de vencimento?
Para além da equipa de Recursos Humanos, os próprios colaboradores podem aceder ao histórico de recibos de vencimento diretamente no seu perfil, a partir de qualquer lugar.
É possível cruzar os dados da Factorial com o contabilista?
A Factorial integra-se facilmente com o software que o seu contabilista já usa. Desta forma, pode enviar automaticamente os recibos sem ter de trocar de uma plataforma para outra.
Pode ainda optar por automatizar o processo e enviar as incidências dos recibos de vencimento ao seu contabilista de forma automática, ou acrescentar notas e comentários, se necessário.
Automatizar salários em startups: um investimento a pensar no futuro
A solução da Factorial foi desenhada para simplificar, centralizar e garantir que a gestão de recibos de vencimento deixa de ser uma preocupação, através de cálculos fiáveis, armazenamento de dados seguro e conformidade legal assegurada.
Para uma startup que precisa de correr mais rápido do que a concorrência e não pode perder tempo em burocracias, esta automatização é um investimento voltado para o futuro, com consequências práticas no imediato.
Milhares de clientes usam de forma ativa a funcionalidade de processamento salarial automático da Factorial. O resultado traduz-se numa redução de erros nas faturas e recibos a rondar os 80%, e trabalhadores que relatam maiores índices de satisfação no trabalho graças à automatização. Veja por si mesmo e agende hoje a sua demonstração gratuita.
