Devido à expansão do Covid-19 em todo o mundo, muitas empresas foram obrigadas a mudar os seus hábitos e adotar uma rotina 100% digital e adaptada ao trabalho remoto. Mesmo que a sua empresa já seja adepta ao home office, seguramente ainda enfrenta muitos desafios para garantir a produtividade das equipas.
Aqui na Factorial passamos pelo mesmo processo e recorremos cada vez mais a novas tecnologias para otimizar a nossa rotina. Por isso, listamos aqui as 22 Apps e ferramentas mais relevantes para quem está a trabalhar remotamente. Esperamos que também sejam de grande ajuda para a sua empresa!
- Comunicação entre equipas
- Reuniões
- Suporte remoto
- Organização de projetos
- Gestão de tempo
- Gestão documental
- Recursos Humanos
Comunicação entre equipas
Uma das soluções mais importantes para as equipas é ter um chat dedicado para a comunicação interna. Estes podem agilizar os processos, evitar imensas cadeias de e-mails. Além disso, são uma solução profissional para chats como o Whatsapp e o Telegram, que deveriam ser apenas ferramentas de lazer.
- Slack. Um chat para equipas grandes ou pequenas, que possibilita a criação de diferentes grupos de empresas e canais múltiplos. O Slack é utilizado para conversas rápidas e escritas. É a solução que utilizamos na Factorial quando precisamos comunicar algo simples e urgente.
- Google talks/Hangouts. Esta ferramenta é muito útil para aqueles que já utilizam Gmail, porque podem aceder diretamente da sua caixa de entrada. Para utilizá-lo basta selecionar um contacto que já possui no Gmail, abrir o chat e começar a escrever. O hangouts também pode ser usado para vídeo chamadas.
- Discord. Mais focado em trocar informações por canais de áudio, o Discord também possui opções de chat e de vídeo chamada. Na Factorial começamos a utilizá-lo há pouco tempo, durante o isolamento causado pela crise do Coronavírus. Este programa nos ajuda na comunicação e a sentir-nos mais próximos dos nossos colegas de equipa.
Plataformas para reuniões durante o período de trabalho remoto
- Skype. O programa mais popular de vídeo chamadas. Por isso, a maioria das pessoas que estão acostumadas ao teletrabalho possuem uma conta no Skype. Este está conectado às contas Microsoft e é mais eficaz para conversas com apenas duas pessoas.
- Zoom. Esta plataforma de vídeo é especializada nas chamadas com muitas pessoas. É o programa que usamos na Factorial para reuniões a distância e no nosso caso já tivemos reuniões com até 60 colaboradores. O Zoom também é utilizado por outras grandes empresas que realizam trabalho remoto, como a Uber ou a Pandora.O seu software é potente e relevante também para webinars. Por isso, as suas ações não pararam de subir durante o início da crise do coronavírus.
- WebEx. Uma solução similar ao Zoom, porém menos conhecida para as reuniões e vídeo chamadas. Além de ser um software para ajudar no trabalho remoto, também oferece soluções para webinars, reuniões abertas, treinamentos e suporte remoto.
Softwares de suporte remoto
Quando trabalhamos em equipa e não estamos acostumados ao teletrabalho, uma das preocupações que temos é o funcionamento correto dos dispositivos que utilizamos no dia a dia. Nas empresas maiores sempre há um responsável de TI que auxilia os funcionários nestes casos. E, inclusive nas empresas pequenas, sempre há a opção de pedir ajuda ao colega ao lado.
Quando essa figura de suporte não está presente fisicamente, é necessário recorrer a um software.
- LogmeIn. Um programa que permite aceder e gerir computadores remotamente de maneira segura. Com o LogmeIn também é possível automatizar tarefas rotineiras de TI e oferecer suporte a equipas de uma mesma empresa que estão em diferentes escritórios. Assim, não precisa ter profissionais de TI dedicados para escritórios com poucos funcionários.
- TeamViewer. Um software de suporte remoto para empresas e sistemas mais robustos. Além assistência remota via desktop, o TeamViewer dispõe de uma solução de Realidade Aumentada e um suporte a dispositivos móveis.
Programas de gestão de projetos
Uma das tarefas mais complicadas durante o trabalho remoto é estar ao dia do andamento dos projetos de uma equipa. A monitorização dos projetos de cada funcionário também sofre já que é necessário criar uma nova rotina. Por isso, listamos aqui também uma série de softwares de gestão de projetos.
- Google Keep. A solução mais fácil e simples de lidar com listas e tarefas a fazer. O Google Keep é uma ferramenta que possibilita ver as suas tarefas pendentes na mesma janela do seu Gmail ou de um Google doc.
- Trello. Um dos programas mais utilizados para a gestão e organização de tarefas. Com o Trello é possível organizar listas de tarefas por colunas diferentes e diferentes fases dos projetos.Também é possível adicionar outros membros da sua equipa às tarefas e está disponível para todos os dispositivos móveis. Além disso, pode adicionar extensões específicas para o Trello, como as que contabilizam as horas de cada tarefa.
- Airtable. Um software completo e user-friendly para a gestão de tarefas. É como um Trello em esteróides, com uma interface muito mais prática e divisão horizontal.Através do Airtable, os diferentes membros de uma mesma equipa podem ver o que cada um está a fazer e a prioridade de cada projeto. Na Factorial todas as equipas utilizam o Airtable, do Marketing até os desenvolvedores.
- Tandem. Mais do que acompanhar projetos, com o Tandem as equipas podem executá-los ao mesmo tempo. Através de integrações com outras plataformas como o Slack ou o Asana é possível ver quem está a trabalhar em qual software. O Tandem também conta com a possibilidade de partilhar ecrãs e de cursores.
- Asana. Com características similares ao Trello (como o painel em colunas) e uma atribuição de prioridade semelhante à usada no Airtable, o Asana é outro gestor de projetos bem interessante. Este é muito relevante para as equipas de desenvolvimento e design que trabalham com prazos geralmente apertados.
- Toggl. Mais do que verificar o andamento de cada projeto, com o Toggl é possível ver as tarefas mais importantes da empresa numa única página. Com esta ferramenta verá na mesma timeline todos os times e as tarefas de dependem de uma ou mais equipes. Parece simples, mas é algo utilizado por empresas tão grandes com o Spotify.
Apps de gestão de tempo durante o home office
- Pomofocus. Uma aplicação que te ajuda a administrar o tempo através da técnica pomodoro. Este método é baseado na ideia de que as pausas frequentes são importantes para aumentar a eficiência e agilidade de uma pessoa que executa uma ou mais tarefas. Nesta tática, normalmente o trabalho é dividido em período de 25 minutos ou menos.
- RescueTime. Esta ferramenta funciona no background do seu computador ou dispositivo móvel e mostra quanto tempo gasta em cada site, página ou tarefa, sem precisar adicionar manualmente os dados.
- Timely. A aplicação que monitora o tempo de tudo em que está a trabalhar. Através da sua inteligência artificial, o Timely contabiliza cada segundo gasto. Inclusive em tarefas como responder e-mails e que no final do dia nos consomem grande parte da nossa jornada de trabalho.
Soluções para gerir e armazenar documentos
- Dropbox. O software que nos permite guardar documentos na nuvem e gerir ficheiros de maneira inteligente. O dropbox, além de guardar os seus dados com segurança, possui uma aplicação para aceder os seus documentos de onde estiver.
- Google Drive. A plataforma do Google para criar e partilhar diferentes tipos de documentos. Com o Drive, é possível criar textos, planilhas, apresentações, imagens e muito mais.É muito útil já que várias pessoas podem utilizá-la ao mesmo tempo e abrir os documentos em qualquer dispositivo. Também é possível editar grupos de partilha e permissões para quem verá cada documento.
- One Drive. A solução da Microsoft para o armazenamento e partilha de documentos na nuvem. Além de contar com todo o pacote Office online, o OneDrive possui links com data de expiração para uma partilha mais segura.
- iCloud. O sistema de armazenamento na nuvem desenvolvido pela Apple. É extremamente útil para aqueles que utilizam distintos dispositivos da marca.Grande parte da sua informação, inclusive fotos tiradas por um iPhone, pode ser guardada automaticamente e acedida através do seu Apple ID. É mais indicado empresas que oferecem serviços de design e marketing.
Softwares de Recursos Humanos
- Factorial. Com o nosso software, verifique quais colaboradores trabalham de casa, quem está de férias e quem está ausente. Também é possível registar o ponto fora do escritório, através da nossa aplicação móvel. E para os gestores, oferecemos um sistema geolocalização que lhes permite ver de onde os funcionários estão a picar o ponto.
O nosso programa de recursos humanos também auxilia outras partes da gestão diária de pessoas de uma empresa. Contamos com funcionalidades como a assinatura eletrónica e a criação de eventos e notificações dentro do software. Estas, além de ajudar a digitalizar as empresas são cruciais nestes momentos em que o trabalho remoto é obrigatório por questões de saúde.
