As contas anuais são uma obrigação fundamental para todas as empresas em Portugal, sendo um elemento essencial para assegurar o cumprimento das normas fiscais. Elas consistem na documentação financeira anual que reflete a saúde financeira da empresa. Neste artigo, explicamos o que são as contas anuais, a obrigatoriedade da sua apresentação, como declarar despesas de forma correta, e como pode otimizar a gestão deste processo com o auxílio da Factorial.
Índice
O que são as contas anuais?
As contas anuais são um conjunto de documentos que todas as empresas devem elaborar anualmente, com o objetivo de refletir a sua situação económica e financeira. Estes documentos são essenciais assegurar a transparência do desempenho da empresa durante o ano fiscal e incluem principalmente os seguintes elementos:
- Ata de aprovação das contas e da aplicação dos resultados;
- Balanço: demonstra a posição financeira da empresa no final do ano, indicando o ativo (entrada de dinheiro e bens), o passivo (despesas e dívidas) e o património líquido.
- Demonstração de resultados;
- Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;
- Fluxos de caixa;
- Demonstrações financeiras;
- Certificação legal das contas;
- Parecer do órgão de fiscalização, se existir.
Estes documentos devem ser submetidos ao Registo Comercial e à Autoridade Tributária através do Portal das Finanças. A contabilidade precisa de estar em conformidade com as Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro (NCRF), sendo essencial para a avaliação da saúde financeira da empresa e para o cumprimento das obrigações fiscais.
Para saber mais sobre as contas anuais, pode consultar o site do IRN.
Que entidades estão sujeitas a registo de prestação de contas?
Abaixo, indicamos as principais entidades que estão obrigadas a cumprir este requisito:
- Sociedades comerciais e civis sob forma comercial;
- Sociedades anónimas europeias;
- Empresas públicas;
- Sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal;
- Estabelecimentos de responsabilidade limitada.
Quais são os prazos e obrigações legais para as contas anuais?
O prazo para a entrega das contas anuais depende do tipo de empresa e das suas características. A obrigatoriedade de entregar a declaração de contas anuais no Portal das Finanças deve ser cumprida anualmente, geralmente até julho, após o final do exercício fiscal.
Penalizações por incumprimento
O não cumprimento das obrigações de declaração das contas anuais pode resultar em sanções, incluindo coimas financeiras que variam consoante a gravidade da infração. Além disso, a empresa pode sofrer danos à sua reputação e à sua relação com instituições financeiras.
As contas anuais devem ser registadas e enviadas de forma correta, de acordo com os requisitos legais. O não cumprimento das suas obrigações pode levar à impossibilidade de renovar o registo de algumas empresas e até à sua dissolução, conforme a legislação em vigor.
Como declarar corretamente as despesas nas contas anuais?
A declaração de despesas nas contas anuais é um processo crítico que envolve registar todas as despesas da empresa de forma clara e precisa. A correta declaração de despesas é fundamental para o cálculo correto dos impostos e para garantir a conformidade fiscal da empresa.
Principais despesas a declarar
Algumas das principais despesas que devem ser declaradas nas contas anuais incluem:
- Despesas operacionais: como salários, custos com fornecedores e gastos gerais de operação.
- Despesas com investimentos: relacionadas com a compra de bens ou ativos da empresa.
- Impostos: como IVA e IRC, que devem ser contabilizados corretamente para evitar discrepâncias.
- Despesas financeiras: juros sobre empréstimos e outras despesas financeiras.
Erros comuns na declaração de despesas
Muitos erros podem ocorrer durante a declaração de despesas, como a omissão de despesas ou a atribuição incorreta de categorias. Para evitar erros, é crucial que o departamento financeiro da empresa tenha uma gestão cuidadosa e clara dos gastos ao longo do ano.
Simplifique a gestão financeira da sua empresa com a Factorial
A Factorial oferece uma solução abrangente que simplifica a conformidade legal e a saúde financeira da sua empresa, através da integração de ferramentas que facilitam o controlo e a análise das despesas.
Gestão de despesas automatizada
A plataforma da Factorial permite digitalizar e automatizar a gestão de despesas de forma prática e segura. Com esta funcionalidade, é possível:
- Digitalização de recibos: os colaboradores podem fotografar e carregar os seus recibos diretamente na plataforma, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo o risco de perda de documentos.
- Aprovação em tempo real: os gestores recebem notificações instantâneas das despesas submetidas, podendo aprová-las ou rejeitá-las de forma imediata, o que agiliza o processo de reembolso e mantém o controlo orçamental.
- Relatórios detalhados: a ferramenta gera relatórios pormenorizados que oferecem uma visão clara dos gastos por categoria, departamento ou colaborador, facilitando a análise financeira e a tomada de decisões informadas.
Cartão empresarial da Factorial
Para complementar a gestão de despesas, a Factorial disponibiliza um cartão empresarial que simplifica ainda mais o controlo financeiro. Com este cartão, as empresas podem:
- Monitorizar gastos em tempo real: acompanhar as transações à medida que ocorrem, garantindo transparência e permitindo ajustes imediatos se necessário.
- Definir limites de gastos: estabelecer tetos de despesas para diferentes departamentos ou colaboradores, assegurando que o orçamento é respeitado.
- Integrar com a plataforma de gestão de despesas: todas as transações efetuadas com o cartão são automaticamente registadas na plataforma da Factorial, facilitando a reconciliação de contas e a preparação das contas anuais.
Benefícios adicionais
A utilização das ferramentas da Factorial traz múltiplas vantagens para as empresas:
- Redução de erros: a automatização minimiza a possibilidade de erros humanos na introdução de dados, garantindo maior precisão nas informações financeiras.
- Economia de tempo: processos que antes eram manuais e morosos são agilizados, permitindo que o departamento financeiro se concentre em tarefas estratégicas.
- Conformidade garantida: a plataforma ajuda a assegurar que todas as despesas são devidamente registadas e categorizadas, facilitando a declaração correta das contas anuais e o cumprimento das obrigações legais.
Perguntas frequentes sobre estes documentos
💡A entrega das contas anuais é obrigatória para todas as empresas?
Sim, todas as empresas registadas em Portugal devem entregar as contas anuais, independentemente do seu porte ou atividade. Algumas microempresas podem ter requisitos simplificados, mas continuam sujeitas às regras do SNC.
💡Quem pode consultar as contas anuais de uma empresa?
As contas anuais fazem parte do registo público da empresa e podem ser consultadas por qualquer cidadão. Para aceder a esta informação, basta utilizar o portal gov.pt e selecionar a modalidade desejada. Este registo garante transparência financeira e permite que investidores, clientes e outras entidades analisem a situação económica e fiscal das empresas em Portugal.
💡Como posso saber se a minha empresa foi penalizada por não submeter as contas anuais?
Através do Portal das Finanças, onde pode consultar a situação fiscal da empresa e verificar possíveis coimas por incumprimento.
💡Qual é a relação entre as contas anuais e o pagamento de impostos?
As contas anuais determinam o lucro tributável e o valor de IRC a pagar. Registar corretamente receitas e despesas evita problemas com a Autoridade Tributária.
Garantir a conformidade para garantir o sucesso
A correta gestão das contas anuais é essencial para garantir a conformidade legal e a transparência financeira da sua empresa. O não cumprimento das obrigações pode resultar em penalizações e comprometer a credibilidade da organização.
Para evitar erros e otimizar o processo, é fundamental adotar boas práticas de contabilidade, registar corretamente todas as despesas e utilizar ferramentas que simplifiquem a administração financeira.
A Factorial oferece soluções inovadoras que ajudam a automatizar a gestão de despesas, permitindo um controlo eficiente e reduzindo riscos fiscais, garantindo um processo ágil e livre de erros.
