Coordenar uma equipa de logística frequentemente implica gerir em simultâneo diferentes colaboradores, em diferentes localizações, para cumprir o mesmo objetivo de entrega. Com várias operações a decorrer em simultâneo em vários pontos do país e turnos calculados ao minuto, o controlo de horário na área da logística é um desafio que tem vindo a ser mitigado com a implementação de soluções digitais adequadas.
Que desafios se fazem sentir no controlo de horários no sector da logística?
Turnos rotativos, horários repartidos, horas extra: os horários na logística raramente são fixos. Além disso, para responder a imprevistos, pode haver necessidade de adaptar horários à última da hora por questões como avarias, atrasos na chegada da mercadoria ou um cliente que opta por alterar o horário de receção da encomenda.
De acordo com a legislação laboral portuguesa é necessário que estes tempos de trabalho estejam devidamente registados, uma vez que em caso de auditoria os dados têm de ser fiáveis, estar bem organizados e facilmente acessíveis.
Posto isto, o desafio não se resume a controlar ou registar um horário de trabalho. É necessário fazê-lo num ambiente de rotação com equipas em deslocação constante, dispersas por diferentes localizações e com condições que mudam diariamente.
Qual é a solução para o controlo de horários da logística?
Com uma pressão constante para entregar resultados e um foco nas operações, o setor logístico resistiu por muitos anos com um controlo de horário manual. Mas a realidade é que quando se tenta adaptar uma ferramenta que não foi pensada para a realidade logística, quer seja um sistema genérico, um software básico ou um método manual, o resultado não é o esperado. Todas estas aparentes soluções conduzem inevitavelmente a falhas de comunicação entre equipas, erros de registo, falta de visibilidade nas operações e custos acrescidos.
Controlo de horário de logística com a Factorial: a digitalização como solução
Na hora de controlar horários na logística o papel da Factorial é simples: dar às equipas os meios para registar horários de forma precisa, onde quer que estejam, e dar à gestão total visibilidade sobre o que está a acontecer em tempo real. Na prática, o que é que isto significa?
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Registo de horas com geolocalização
Para responder à necessidade de controlo e registo de diferentes horários para grandes equipas, a Factorial permite o registo de entrada e saída de turno a partir de qualquer dispositivo: smartphone, tablet ou desktop, o que é crucial para motoristas em deslocação. O colaborador pode registar o ponto assim que inicia o serviço, quer esteja num camião ou com o cliente final, deixando de haver necessidade de se deslocar a um escritório físico ou avisar o supervisor quando o turno começa.
O sistema permite ainda ativar a funcionalidade de geolocalização, para que a empresa tenha conhecimento da posição geográfica do funcionário ao longo do seu dia de trabalho. A organização pode verificar onde foi feito o registo sem necessidade de cruzar dados.
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Sincronização de diferentes turnos
Se partirmos do pressuposto que uma operação logística envolve desde responsáveis logísticos, a operadores de armazém, gestores de transporte, assistentes administrativos entre tantos outros, é fácil perceber de onde vem a necessidade de otimizar e digitalizar a atribuição de turnos. Em circunstâncias como esta, é comum os diferentes membros das várias equipas praticarem horários diferentes. O sistema da Factorial permite criar escalas detalhadas por colaborador, equipa ou localização e conectá-las ao registo de horas. Ou seja, sempre que um colaborador começa ou termina um dia de trabalho a plataforma cruza essa informação com os dados que estavam pré-definidos e, caso exista algum desvio, é rapidamente sinalizado.
Por outro lado, para além de ser crucial cada colaborador conseguir aceder ao seu horário de forma simplificada, poderá ser necessário que os restantes membros da empresa saibam que horas foram atribuídas a quem, de modo a perceber quem devem contactar em caso de necessidade.
No fim de tudo, caso haja um atraso numa entrega ou caso um operador falte, as tarefas podem ser retribuídas com poucos cliques e os turnos ajustados diretamente na plataforma.
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Informação centralizada
Os Recursos Humanos ou os gestores de operações (entre outros) conseguem automaticamente aceder à plataforma onde os registos, quer se trate de horários ou de geolocalização, são feitos. Não são necessárias aplicações de terceiros nem conhecimentos técnicos avançados. O registo é sincronizado em tempo real numa plataforma intuitiva e fácil de navegar.
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Definição de alertas automáticos
Os alertas automáticos da Factorial são altamente personalizáveis e pode adaptá-los por equipa, colaborador ou circunstância específica. Para além de aliviar a carga mental por eliminar avisos escritos manualmente e enviados um a um, facilita que os processos fluam bem e com poucos entraves uma vez que nada fica esquecido ou por informar. Alguns exemplos de alertas que pode configurar incluem:
- Lembretes de início e fim de turno.
- Aviso de excesso de horas ou incumprimento do descanso definido legalmente.
- Notificação de marcações incompletas ou ausentes.
- Alerta quando existem discrepâncias entre registos de ponto e horários pré-definidos.
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Adaptável a contratos sazonais
A plataforma permite gerir perfis distintos com permissões e acessos ajustáveis, sendo altamente adaptável para equipas que trabalhem com outsourcing ou colaboradores sazonais. Para acomodar esta modalidade pode limitar a visualização de turnos, controlar tempo de serviço por projeto ou cliente e criar relatórios de forma automática, para que possa analisar os dados relevantes ou apresentá-los a entidades externas.
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Facilita a conformidade legal
Todos os registos são armazenados com seguraça e em conformidade com a legislação laboral portuguesa. Podem ser rapidamente exportados em caso de auditorias.
No fim de contas, mas não menos importante, todas estas vantagens permitem uma análise em tempo real da eficácia do fluxo de trabalho. Quando todos os dados são compilados num único sítio é possível identificar padrões, como horas extraordinárias recorrentes ou desequilíbrios entre equipas. Cria-se uma oportunidade de otimizar escalas, com base em dados concretos, potenciar a organização do fluxo de trabalho e aumentar a satisfação dos colaboradores.
Vantagens estratégicas para empresas logísticas com equipas móveis
Em suma, estas são as principais vantagens de um controlo de horário de logística feito digitalmente:
- Visibilidade em tempo real: saber quem está onde e a fazer o quê, e principalmente se se está a cumprir com o plano inicial, permitindo aliviar supervisores e equipas de Recursos Humanos da necessidade de confirmar caso a caso. Passa também a ser possível agir mais depressa em caso de falhas.
- Redução de erros: ainda que a funcionalidade de geolocalização e a possibilidade de definir alertas automáticos não garanta que todos os colaboradores cumpram a sua parte, o que fica assegurado é que o sistema trabalha a favor das equipas e diminui a probabilidade de erros ou esquecimento.
- Otimização dos Recursos Humanos (e não só): quando tudo está sincronizado e é facilmente acessível com poucos cliques, os departamentos de Recursos Humanos e os responsáveis pelas operações deixam de estar atolados de tarefas administrativas e podem concentrar-se na gestão estratégica de pessoas.
No setor da logística, entre a gestão de mercadorias, equipas, horários e clientes, é fácil perder o fio à meada. Quando o controlo de horário é bem feito, a tranquilidade é geral e faz-se sentir não só na gestão como nos membros das equipas. A Factorial combina um sistema robusto e preparado para lidar com equipas móveis, com a facilidade de uso e implementação simplificada. Tudo isto num só lugar. Agende hoje mesmo a sua demonstração gratuita.
